Регистрация приказов по личному составу: пошаговая инструкция

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
  • о переводе на другую должность или в другое подразделение;
  • о замещении отсутствующего сотрудника;
  • о выплате вознаграждений;
  • о привлечении к работе сверхурочно;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

  • наименование документа;
  • номер;
  • дата;
  • название организации;
  • смысловая часть;
  • Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
  • основание;
  • отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
  • подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

  • приему на работу;
  • увольнениям;
  • отпускам;
  • командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

  • приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
  • те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
  • приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Читайте также:
Охрана труда с нуля: пошаговая инструкция

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

Читайте также:
Открытие ИП патент: пошаговая инструкция

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку .

Основание: 1. Заявление от 07.05.2020.
2. Дополнительное соглашение от 07.05.2022 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2022 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование .

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт .

Реквизит «Виза» включает в себя :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

27 кадровых документов, без которых не обойтись

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

    Для должностных лиц — 1000–5000 руб.

Для предпринимателей — 1000–5000 руб.

Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Читайте также:
Прием на работу совместителя: пошаговая процедура

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

    заявления (отпуска, увольнения),

уведомления (при сокращении, ликвидации),

соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),

распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),

трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),

дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Памятка по систематизации приказов

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Памятка
по систематизации приказов (распоряжений)
в делопроизводстве организации

Согласована решением экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округаот 29 июня 2015 г. (протокол № 6)

г. Салехард
2015

Большое значение в деятельности любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

Памятка по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации (далее – Памятка) разработана в целях упорядочения вопросов систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации по срокам их хранения. С учетом того, что приказ (распоряжение) – это индивидуальный правовой акт организации, выполняющей специализированные функции управления, в Памятке рассматриваются основные принципы и критерии систематизации приказов (распоряжений), но не рассматриваются все вопросы, которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений).

Памятка подготовлена для оказания помощи работникам кадровой службы, службы документационного обеспечения управления организации, а также может быть использована сотрудниками государственных и муниципальных архивов в работе с организациями – источниками комплектования.

1. Основные положения

1.1. Основным назначением приказа (распоряжения) является решение основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

1.2. Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

1.3. Распоряжение – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц.

1.4. Основным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации приказов (распоряжений), является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

1.5. В соответствии со статьёй 19 Перечня определено 3 вида приказов (распоряжений): приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

1.6. Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

1.6.1. срок хранения «постоянно» – для приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности;

1.6.2. срок «75 лет ЭПК» – для приказов (распоряжений) по личному составу;

1.6.3. срок хранения «5 лет» – для приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов (распоряжений) по личному составу.

1.7. Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов.

1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

1.9. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются.

1.10. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам (распоряжениям) по личному составу:

1.10.1. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и другие) обозначаются буквенным индексом «л/с» ( например, № 1-л/с);

1.10.2. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «5 лет» (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дисциплинарные взыскания, дежурства) обозначаются буквенным индексом «к» ( например, № 1-к).

1.11. Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

1.12. Карточки (базы данных), реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов (распоряжений) имеют аналогичный регистрируемым приказам (распоряжениям) срок хранения.

1.13. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов (распоряжений). В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

1.14. Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

1.14.1. приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;

1.14.2. приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

1.15. Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группировать в отдельные дела.

1.16. В случае нарушения принципа систематизации приказов (распоряжений) ( например, если приказы (распоряжения) по личному составу , а также временного (до 10 лет) хранения отнесены к приказам (распоряжениям) по основной деятельности и наоборот), необходимо данные приказы (распоряжения) переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.

1.17. Если в делопроизводстве организации приказы (распоряжения) по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов (распоряжений) со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.

2. Приказы (распоряжения)
по основной (профильной) деятельности
(срок хранения – «постоянно»)

2.1. Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

2.2. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

2.2.1. исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;

2.2.2. осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

2.3. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

2.4. Перечень вопросов по основной (профильной) деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов (распоряжений), определяется уставом (положением) организации. Соответственно, при подготовке приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе (положении).

2.5. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

2.5.1. утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;

2.5.2. утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);

2.5.3. регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;

2.5.4. оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;

2.5.5. создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);

2.5.6. определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;

2.5.7. регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом ( например, электронной подписи ), координации определенных видов деятельности;

2.5.8. оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;

2.5.9. оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;

2.5.10. регулируются другие вопросы при наличии полномочий.

2.6. Подразделять приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется. В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы ( например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок , экологической экспертизы и другие).

2.7. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

3. Приказы (распоряжения)
по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – «5 лет»)

3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений) ;

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств) .

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия ).

4. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «75 лет ЭПК»)

4.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

4.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются:

4.2.1. прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);

4.2.2. увольнение (прекращение действия трудового договора);

4.2.3. аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);

4.2.4. изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;

4.2.5. поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) ( необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);

4.2.6. оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников ( в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения) ;

4.2.7. предоставление отпусков работникам:

4.2.7.1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.7.2. по уходу за ребенком;

4.2.7.3. без сохранения содержания (заработной платы) ( например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством) ;

4.2.8. направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.9. расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;

4.2.10. прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации ( в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).

5. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «5 лет»)

5.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу (срок

хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником.

5.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу со сроком хранения «5 лет» являются:

5.3. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;

5.4. об оказании материальной помощи;

5.5. о дежурствах в выходные и праздничные дни;

5.6. о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;

5.7. о дисциплинарных взысканиях;

5.8. об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.

В большинстве организаций систематизация приказов (распоряжений) производится с нарушением ее принципов: например, часто приказы (распоряжения) по личному составу, а также временного (до 10 лет) хранения относят к основной деятельности. Знание вопросов систематизации приказов (распоряжений) в текущем делопроизводстве организации позволит избежать ошибок при их формировании в дела, подготовке к архивному хранению, а также не допустить поступления документов, не имеющих исторической ценности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Упорядочение вопросов систематизации приказов (распоряжений) исключит формирование приказов (распоряжений) по личному составу отдельно от основного комплекса кадровых документов со сроком хранения «75 лет ЭПК», остающихся на хранении в организации. Соответственно, обеспечит качественную подготовку ответов по запросам граждан о подтверждении фактов трудовой деятельности в организации.

Полный комплекс приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности, переданный на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, позволит получить максимум сведений о роли и значимости организации в системе государственного управления или конкретной отрасли.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43.

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2010.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011.

4. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения / Министерства просвещения СССР. – М., 1981.

5. Быкова Т.А. Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.; под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.В., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под редакцией проф. Куняева Н.Н., 2-е изд, стер. – М.: Логос, 2011.

7. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие / Басаков М.И., 6-е изд., испр. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009.

8. Янковая В.Ф. Систематизации приказов в делопроизводстве организации / Янковая В.Ф. // Секретарь-референт. № 7 2007 / Делопроизводство.

Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Подпишитесь на наш канал на YouTube!

Понятие приказа

Согласно Википедии:

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 “Делопроизводство и архивные дело”
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст “О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации” (вместе с “ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”)
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
– о приеме на работу,
– о переводе на другую работу (перемещении)
– об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
– о дисциплинарных взысканиях,
– о совмещении,
– о поощрении,
– об установлении надбавки к окладу,
– об изменении персональных данных работника,
– о присвоении разрядов, классности,
– об изменении условий труда,
– обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Как зарегистрировать ООО самостоятельно в 2022 году. Пошаговая инструкция

Зарегистрировать ООО в 2022 году можно самостоятельно, причем совершенно бесплатно. Нужно заполнить заявление Р11001, устав, решение единственного участника (если он один) или протокол общего собарния участников (если их несколько) о создании ООО, а для обществ с несколькими учредителями так же понадобится договор об учреждении. Также надо внести минимальный уставный капитал 10000 рублей (деньги будут зачислены на счёт создаваемой компании) и оплатить госпошлину. Можно избежать оплаты госпошлины в 4000 рублей, если подавать документы в электронном виде.

Вы можете подготовить документы за деньги, обратившись в специализированную организацию, можете изучить все инструкции и создать документы самостоятельно, потратив массу времени, а можете подготовить автоматически все документы за 15 минут бесплатно и в полном соответствии с требованиями ФНС.

Готовые документы нужно подавать не в районную, а в регистрирующую ФНС, иначе будет вынесен отказ. Если документы заполните верно, то через 3 рабочих дня, после подачи в ФНС, общество с ограниченной ответственностью будет зарегистрировано.

1. Подготовка документов для регистрации ООО

Пакет документов для регистрации ООО:
  • заявление о регистрации ООО по форме Р11001,
  • устав,
  • решение единственного учредителя о создании ООО или протокол общего собрания учредителей о создании ООО,
  • договор об учреждении ООО для обществ с несколькими учредителями,
  • квитанция об уплате госпошлины нужна только при подаче документов сразу в налоговую или при почтовой отправке.
Список документов:

Заявление на регистрацию ООО заполняется по утвержденной форме Р11001 независимо от количества участников. Заявление состоит из более 20 листов, но обязательно заполняются страница 1-2 (сведения об ООО), лист И (виды деятельности) и лист Н (сведения о заявителе). Остальные листы заполняются в зависимости от статуса учредителей и руководителя.

Подписи в заявлении должны ставить все учредители и только в присутствии налогового инспектора или сотрудника МФЦ. Если кто-то из участников ООО не может присутствовать на подаче документов, его подпись надо заверить у нотариуса.

Решение единственного учредителя — документ в свободной письменной форме, который фиксирует намерение учредителя создать общество на определенных условиях.

Протокол общего собрания учредителей о создании ООО — письменное намерение создать ООО двумя и более участниками. Для ФНС нужен 1 экземпляр документа. Прошивать не надо, достаточно скрепить листы скрепкой.

Договор об учреждении ООО — нужен только для обществ с двумя и более учредителями. В документе надо расписать права и обязанности каждого участника ООО на период регистрационных действий. По закону он не нужен при регистрации общества с ограниченной ответственностью, но налоговые очень часто его запрашивают. Поэтому один экземпляр надо иметь с собой.

Устав — главный документ ООО, регулирующий всю деятельность общества. Устав ООО с единственным участником может отличаться от Устава ООО с несколькими учредителями. В 2022 году компании могут не только сами разработать устав, но и воспользоваться одним из 36 типовых уставов, разработанных Минэкономразвития РФ.

Уведомление о переходе на УСН заполняется по форме 26.2-1, если решили применять этот режим. Подать заявление на упрощенку вы можете сразу с регистрационными документами или в течение 30 дней после регистрации. В обоих случаях, вам будет разрешено применять УСН с даты открытия ООО. На подачу надо подготовить 3 экземпляра уведомления.

Квитанция об уплате пошлины. При оплате госпошлины нужно внимательно проверить реквизиты налоговой, иначе платеж уйдет не в ту ФНС. Получить квитанцию и опалтить пошлину можно на сайте ФНС. При подготовке через наш бесплатный сервис, квитанция будет сформирована автоматически.

Дополнительно ФНС может запросить следующие документы:
  1. Нотариальная доверенность на представителя, если документы будут передавать не сами учредители;
  2. Вид на жительство или разрешение на временное проживание, а также нотариальные переводы удостоверения личности для учредителя — иностранного гражданина, который будет учредителем российской компании;
  3. Нотариальные переводы учредительных документов для иностранной компании, которая будет учредителем российского ООО;
  4. Нотариальное согласие законных представителей для учредителя — несовершеннолетнего. Взамен этого можно предоставить свидетельство о браке несовершеннолетнего или решение суда, о признании его дееспособности;
  5. Согласие собсвенника(ов) жилого помещения (квартиры, дома и т.д.) на регистрацию ООО по этому адресу. Зарегистрировать обществ оможэно по адресу руководителя или одного из учредителей;
  6. Гарантийное письмо от владельца нежилого помещения.

На регистрацию ООО налоговой службе отводится 3 рабочих дня с момента получения документов. Этот срок может, увеличится на период доставки документов до ФНС и обратно.

2. Подача документов

Документы на регистрацию ООО надо подавать в регистрирующую налоговую по месту деятельности общества. Не путайте с районной ФНС, куда вы будете сдавать декларации. Иногда одна налоговая совмещает в себе обе функции, но так бывает не всегда. Узнать свою регистрационную ФНС можете на сайте налоговой.

При подготовке документов через наш бесплатный сервис, ваша регистрационная ФНС определится автоматически.

Подавать документы должны все учредители лично. Если кто-то не может подойти, тогда его подпись в заявлении должен удостоверить нотариус.

Подать документы на регистрацию ООО можно несколькими способами:

  • Подать в регистрирующую ФНС лично или через представителя. При этом способе ваше ООО будет зарегистрировано через 3 рабочих дня. К тому же налоговые специалисты сразу проверят документы на наличие ошибок и укажут, как их исправить. Также вы сможете сразу подать уведомление на УСН. Но не всегда удобно добираться до регистрирующей ФНС, которая может быть одна не регион. К тому же при этом способе потребуется оплата госпошлины 4000 рублей.
  • Подать документы через МФЦ лично или через представителя. МФЦ представлены гораздо шире, чем регистрирующие ФНС, и график работы у них удобнее. Правда, сотрудники МФЦ могут не принять уведомление о применении урощённой системы налогообложения (УСН), которое придется передавать уже после регистрации ООО в свою районную ФНС. Существенный плюс МФЦ — регистрация ООО без оплаты госпошлины. Существенный минус – заявление Р11001 нужо будет нотариально заверить перед визитом в МФЦ. Срок регистрации будет также 3 рабочих дня, в некоторых случаях может увеличиться на пару дней, которые нужны МФЦ для перевода ваших документов в электронный формат.

3. Действия после регистрации ООО

После регистрации ООО нужно:

  • Выбрать режим налогообложения. Если вы хотие применять “упрощёнку” и не подали заявление о применении УСН вместе с документами на регистрацию, то необходимо это сделать в течеиии 30 дней после регистрации. Иначе у вашей ООО будет общий режим налогообложения и оно будет считаться плательщиком НДС, что зачастую очень не выгодно;
  • Заключить трудовой договор с директором. Сделать это нужно обязательно, у ООО всегда есть хотя бы один сотрудник – его руководитель;
  • Сделать взносы в уставный капитал. Учредителям необходимо в течение 4 месяцев после регистрации оплатить;
  • Зарегистрироваться в ПФР и ФСС. Налоговая служба подаст о вас все сведения в ПФР и ФСС автоматически. Дополнительно обращаться в эти фонды вам не надо. Если по истичении двух недель вы не получите уведомление на юридический адрес от ФСС, вам надо самостоятельно встать на учет в ФСС в качестве работодателя. В ПФР не надо регистрироваться даже после принятия работников, главное — платить пенсионные взносы;
  • Получить коды статистики, которые нужны для заполнения налоговых деклараций и открытия счета в банке. Отдел Росстата самостоятельно обязан прислать статистические коды на ваш почтовый или электронный адрес. Если этого не произошло, обратитесь в статистику по месту жительства либо скачать коды с сайта ведомства;
  • Изготовить печать. Вы можете работать и без печати, но это будет связано с рядом проблем. Изготовление печати стоит несколько сот рублей и занимает, как правило, один рабочий день или даже один час;
  • Открыть расчетный счет. Как правило это можно сделать бесплатно в любом банке, условия работы которого вам понравятся;
  • Купить и зарегистрировать кассу. Если ваша деятельность предполагает прием наличности от граждан или оплату картами, то покупка онлайн кассы обязательна;
  • Оформить лицензию, если для вашего бизнеса лицензирование обязательно. Это касается охранной деятельности, фармацевтики, продажи и производства алкоголя, т.д. Для приобретения лицензии, надо обратиться в лицензионный комитет. Условия получения лицензии, размер госпошлины и сумма иных затрат будут напрямую зависеть от вашей деятельности. Такие тонкости надо уточнять в лицензирующих органах;

4. Причины отказа в регистрации

ФНС откажет в регистрации ООО, если:

  1. Один из учредителей является государственным служащим: чиновник, военнослужащий, нотариус, судья, полицейский, работник прокуратуры или ФСБ.
  2. Учредитель не достиг 18 летнего возраста. Правда в некоторых случаях это можно будет сделать если:
    • Если он состояит в браке, который является основанием считать его полностью дееспособным;
    • Есть судебное решение о признании вас дееспособным.
  3. Один из учредителей или руководитель дисквалифицирован решением суда и не может заниматься бизнесом;
  4. ФНС посчитает адрес регистрации общества адресом массовой регистрации юридических лиц или недостоверным;
  5. Неправильно выбрано название ООО (содержит запрещённые слова, противоречит нормам морали и т.д.);
  6. Самые частые причины отказа в регистрации ИП связаны с ошибками в документах или их некомплектностью.

Регистрация предприятия: пошаговая инструкция

Оно должно быть написано кириллицей — транскрибируйте все иностранные слова. Некоторые названия использовать нельзя , например:

  • Названия государств. Для слов «Россия» или «Российская Федерация» и производных от них — «российский», «федеральный» — нужно специальное разрешение. Его можно получить, если больше 25 % уставного капитала ООО принадлежит государству (и это не единственное условие).
  • Названия общественных объединений, например Красный Крест, ООН.
  • Слова, которые прямо указывают или намекают на участие государства в капитале ООО, хотя его нет в учредителях. Например, «муниципальный», «Минсельхоз».
  • Названия, которые противоречат общественным интересам, гуманности и морали.

Придумывать название для компании — большое дело, поэтому у нас об этом есть отдельная статья .

Выберите юридический адрес

По закону юридический адрес надо регистрировать там, где находится руководитель . Можно использовать домашний адрес одного из учредителей ООО, но тут свои нюансы: важно быть собственником квартиры или иметь прописку в ней. Для склада жилое помещение тоже не подойдёт, открыть магазин в нём нельзя.

По юридическому адресу будут приходить с проверкой сотрудники налоговой и других органов, также туда направят все уведомления по почте.

Хорошо, если юридический и фактический адрес совпадают, — так проще для вас. Во-первых, это понравится налоговой и службе безопасности банка, в котором откроете расчётный счёт. Во-вторых, если фактический адрес признают обособленным подразделением, его придётся отдельно регистрировать и сдавать налоговую отчётность.

Не забудьте предоставить документ, подтверждающий право собственности на это помещение или гарантийное письмо от арендодателя.

Выберите генерального директора и утвердите устав

Гендиректора можно выбрать из учредителей, пригласить со стороны или назначить самого себя, если вы единственный учредитель. Решение о назначении принимают на собрании по учреждению ООО и протоколируют на бумаге.

Руководитель будет заключать сделки с контрагентами, распределять финансы и принимать на работу сотрудников. Его имя внесут в заявление. Трудовой договор можно заключить уже после регистрации ООО.

Не забудьте написать устав — на отдельном собрании или тут же, после выбора руководителя.

Выберите коды ОКВЭД

Коды общероссийского классификатора ведения экономической деятельности — это сокращённая закодированная информация о том, чем занимается фирма.

Коды ищите в справочнике . Указывайте несколько — главное, чтобы они подходили вашему роду деятельности, ограничений по количеству кодов нет.

Если ошибётесь в выборе или написании кода, в регистрации откажут. Налоговая может в любой момент провести проверку. Если выяснится, что деятельность работающей фирмы не соответствует кодам ОКВЭД, придётся заплатить штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Выберите систему налогообложения

По умолчанию новая компания будет работать на ОСНО — общей системе налогообложения. Что по налогам:

  • не больше 2,2 % от кадастровой стоимости;
  • на прибыль — 20 %;
  • НДС — 20 %.

Если не хотите работать на ОСНО, сразу подготовьте уведомление о переходе на другой режим и подайте его при регистрации. Для УСН нужна форма № 26.2-1 , для ЕСХН — форма № 26.1-1 . Если подадите заявление позже, чем через 30 дней после регистрации, компания останется на общей системе до конца календарного года.

Соберите пакет документов

В нём должны быть:

  • протокол о создании юридического лица, договор об учреждении ООО;
  • устав юридического лица;
  • квитанция об уплате госпошлины;
  • документы, подтверждающие юридический адрес (например, договор аренды).

Подайте на регистрацию

Заявление на регистрацию заполняют по форме № Р11001 . В нём 24 страницы со сведениями о юрлице. Туда нужно внести:

  • информацию об учредителях;
  • сумму уставного капитала;
  • данные об управляющем или управляющей организации;
  • информацию о гендиректоре;
  • коды ОКВЭД;
  • данные об управляющей компании.

Налоговой понадобится 3 дня для принятия решения. Если всё хорошо, вам выдадут несколько важных документов:

  • свидетельство о постановке на учёт;
  • лист записи ЕГРЮЛ;
  • устав с отметкой налогового органа о регистрации.

Когда зарегистрируете ООО и получите на руки все документы, — но не позже, чем через четыре месяца, — внесите сумму уставного капитала на расчётный счёт. Неоплаченные доли становятся активами организации, их продают или распределяют между участниками.

Где регистрируют ООО

  • В налоговой, к которой относится юридический адрес, — её можно найти в справочнике ФНС .
  • В МФЦ «Мои документы» — центре госуслуг.
  • У нотариуса. Он подпишет документы, используя свою ЭЦП, и отправит их в налоговую.
  • На сайте «Госуслуги».
  • На сайте ФНС.

При подаче документов через сайт «Госуслуги» или на интернет-странице налоговой заверять их у нотариуса не нужно — потребуется только ваша цифровая подпись.

Если в регистрации откажут

Налоговая пришлёт уведомление с причиной отказа: не хватает документов, есть ошибки или опечатки в заявлении, некорректно написано название компании, у учредителя судебный запрет на предпринимательство.

Исправьте недочёты и отправьте документы заново . Если считаете, что вам отказали без оснований, подавайте жалобу в вышестоящую налоговую в том же регионе.

Сколько стоит открыть ООО самостоятельно

Пошлина

Если подавать заявление в налоговой, придётся заплатить 4000 рублей. Если подавать онлайн, пошлину платить не нужно.

Электронная цифровая подпись

Понадобится, когда будете подавать заявление через интернет. Она всё равно вам ещё понадобится, поэтому рекомендуем её оформить. Получить такую подпись можно в одном из центров, аккредитованных Минкомсвязи.

Расчётный счёт

Стоимость разнится в зависимости от банка. В Сбербанке это бесплатно.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: