Кем утверждаются правила внутреннего трудового распорядка организации

Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2022

• Трудовой распорядок организации
• Основные правила ВТР
• Правила ВТР о рабочем времени и периодах отдыха
• Важный «дисциплинарный» раздел
• Кому пригодятся типовые правила ВТР и как учесть корпоративные нюансы
• Итоги

Трудовой распорядок организации

Правила внутреннего трудового распорядка необходимы и работникам, и работодателям. Большая часть работодателей самостоятельно разрабатывает этот документ и может указывать в нем все необходимые аспекты. Государственным учреждениям такая свобода недоступна — для их правил внутреннего трудового распорядка предусмотрен жесткий регламент. К примеру, правила ВТР для работников центрального аппарата Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка утверждены приказом Росалкогольрегулирования от 11.08.2014 № 247.

Правила внутреннего трудового распорядка коммерческих фирм и работодателей-ИП создаются на основе трудового законодательства с учетом внутренней специфики. При этом основополагающий термин этого локального акта — трудовой распорядок, который напрямую связан с определением дисциплины труда: это обязательное для всех работников подчинение внутренним правилам поведения.

ВАЖНО! Определение правил внутреннего трудового распорядка дано в ст. 189 ТК РФ: локальный нормативный акт, содержащий основные права и обязанности сторон трудового договора, режим работы и отдыха, меры взыскания и поощрения и иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Подробнее о понятиях, приводимых в ст. 189 ТК РФ, читайте в материале «Ст. 189 ТК РФ: вопросы и ответы».

Исходя из этого определения, правила внутреннего трудового распорядка могут быть оформлены отдельным локальным актом, с которым под роспись знакомятся все сотрудники. Однако не будет считаться нарушением, к примеру, включение распорядка в виде отдельного раздела или приложения в коллективный договор (ст. 190 ТК РФ).

Если вам требуется что-то исправить в ПВТР или что-то в них добавить, посмотрите, как это сделать правильно. Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение.

Если у работодателя отсутствуют специальные требования к работникам, а все правила ВТР отражены в трудовых договорах, положении о премировании или внутренних инструкциях, работодатель может ограничиться только этими документами и отказаться от составления отдельных правил внутреннего трудового распорядка.

Основные правила ВТР

Разрабатывая правила внутреннего трудового распорядка, необходимо исходить из перечисленных в ст. 189 ТК РФ важных для него составных элементов, не забывая при этом о корпоративных нюансах. Каждый работодатель сам решает, в каком объеме и составе этот документ будет оформлен.

Примерное содержание правил внутреннего трудового распорядка:

• общие положения (назначение правил, цели разработки, сферы распространения и иные организационные моменты);
• прием и увольнение работников;
• права и обязанности работодателя и работников;
• время работы и отдыха;
• дисциплина труда (взыскания и поощрения сотрудников);
• заключительные положения.

Первый (общий) организационный раздел, помимо перечисленного, может включать термины и определения, использованные в данных правилах.

Описание процедур, связанных с поступлением, переводом или увольнением работников, может быть дополнено списком документов, требуемых от работника при поступлении на работу и оформляемых в самой компании в процессе трудовой деятельности работника.

ВАЖНО! Вопросам приема на работу посвящена ст. 68 ТК РФ, а процесс увольнения требует соблюдения требований ст. 77–84.1, 179–180 и других статей ТК РФ.

При разработке правил в части прав и обязанностей работодателя и работников требуется не только формальное перечисление, но и проверка их соответствия требованиям трудового законодательства (ст. 21, 22 ТК РФ).

Ущемление работников в правах, а также возложение на них излишних обязанностей со стороны работодателя недопустимо. В этом значительное влияние на содержание и состав правил ВТР может оказать профсоюзный комитет или иной орган, стоящий на страже соблюдения законных интересов работников.

Правила ВТР о рабочем времени и периодах отдыха

Периоды труда и отдыха в правилах ВТР описываются отдельно. В первую очередь работники должны твердо знать время начала и окончания работы, а также длительность обеда и регламентированных перерывов. Не ознакомленный с режимом работы работник может систематически опаздывать и не подозревать о том, что он нарушает дисциплину труда.

Из правил ВТР работники узнают, какие дни недели считаются выходными, и выясняют нюансы наступления и длительности очередного календарного отпуска.

Если работа организована сменами, отражению подлежат все временные рабочие аспекты: количество смен в сутки, их продолжительность, время начала и окончания каждой смены и т.д.

Грамотно прописать в ПВТР график работы “два через два” или “сутки через трое” вам помогут разъяснения экспертов КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовые решения по указанным выше ссылкам.

Если работодатель не оформляет отдельный локальный акт о ненормированной работе, в правилах ВТР необходимо указать как минимум перечень должностей с ненормированным рабочим днем и условия выполнения обязанностей работниками за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

ВАЖНО! Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день признается особым трудовым режимом, когда работников привлекают к работе за пределами временных рамок трудового дня.

Не следует забывать, что учитывать отработанное сверх нормальной продолжительности рабочего дня время необходимо. Вести такой учет обязывает работодателя ст. 91 ТК РФ. Организовать этот процесс можно, применяя любой разработанный самостоятельно бланк или привычные унифицированные формы Т-12 или Т-13.

Скачать бланки и образцы унифицированных форм табелей можно на нашем сайте:

ВАЖНО! Ненормированный труд не оплачивается в повышенном размере, но вознаграждается дополнительным отпуском (минимум 3 дня по ст. 119 ТК РФ). Максимальное количество дней такого отдыха законодательно не регламентировано, но его длительность, установленная работодателем, должна быть закреплена в распорядке.

Представителю профсоюзов следует проконтролировать содержание правил ВТР на наличие оговорки, в отношении каких работников нельзя применять ненормированные условия работы. К ним, в частности, относятся несовершеннолетние, беременные сотрудницы, инвалиды и др.

Если же сотрудник работает удаленно, учитывайте новые правила дистанционной работы, вступившие в силу с 01.01.2022 года. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Важный «дисциплинарный» раздел

Соблюдение трудовой дисциплины — один из важнейших и требующих скрупулезной проработки вопросов. Без этого правила ВТР будут недостаточными и неполными. Дисциплинарному вопросу уделяют особое внимание, а в отдельных отраслях не ограничиваются разделом правил ВТР, а разрабатывают отдельные положения или дисциплинарные уставы.

Дисциплинарный раздел состоит из 2 частей: о взысканиях и поощрениях. В основе раздела о наказаниях лежит ст. 192 ТК РФ, в которой дисциплинарный проступок определен как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, за которое может последовать 3 вида взысканий (замечание, выговор и увольнение). Никаких иных наказаний трудовым законодательством не предусмотрено.

Подробнее о дисциплинарных взысканиях, предусмотренных ТК РФ, читайте в материале «Виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ».

О дополнительных взысканиях речь может идти только в случаях наложения на сотрудника специальной дисциплинарной ответственности. Они указываются в федеральном законодательстве или дисциплинарных уставах для отдельных категорий работников (ч. 2 ст. 192 ТК РФ). Примером может служить закон «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, относящий к числу дополнительных мер взыскания предупреждение о неполном соответствии и освобождение от замещаемой должности гражданской службы.

ВАЖНО! Согласно ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание будет законным, если работодатель будет соблюдать определенную процедуру (затребует у работника письменное объяснение, составит акт, оформит приказ и др.).

В правилах ВТР необходимо также предусмотреть все случаи, когда дисциплинарное взыскание снимается (ст. 194 ТК РФ).

Правила ВТР могут не содержать раздел, посвященный поощрениям, если данный вопрос уже нашел отражение в иных локальных актах работодателя.

Если этот вопрос нигде не затрагивается, в правилах ВТР должна отразиться как минимум информация о видах поощрений (благодарность, премия и др.) и причинах материального или морального стимулирования (за работу без брака и т.д.).

ВАЖНО! Раздел правил внутреннего трудового распорядка, посвященный поощрениям, позволяет безбоязненно учитывать премии и стимулирующие надбавки в составе зарплатных расходов при расчете налога на прибыль (ч. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ).

Кому пригодятся типовые правила ВТР и как учесть корпоративные нюансы

При оформлении правил внутреннего трудового распорядка можно применять не только собственные внутренние разработки, но и Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213, в части, не противоречащей ТК РФ.

Созданный в 1980-е годы типовой распорядок необходимо корректировать с учетом современных требований. К примеру, внутренние правила современного работодателя могут основываться на вышеуказанных типовых правилах и включать дополнительную информацию, связанную со спецификой его деятельности.

В состав правил ВТР включаются отдельные части, описывающие, к примеру, схему применения магнитных пропусков и соблюдения пропускного режима, а также требования к внешнему виду сотрудников (обязательное ношение в рабочее время форменной одежды с логотипом фирмы или ее элементов и др.). Кроме того, не лишним будет описание требований к внутренней корпоративной культуре поведения работников (формат телефонного и личного общения с клиентами, регламент проведения рабочих встреч и обсуждений и т. п.).

ООО «ХХХ», совершенствуя свою систему безопасности, ввело в офисе пропускной режим. Разработанные ранее на основе постановления № 213 внутрифирменные правила трудового распорядка откорректировали – дополнили главой, посвященной вопросам пропускного режима следующего содержания:

«7. Пропускной режим и работа с магнитными пропусками.

7.1. Проход в офис фирмы и выход из нее осуществляются работниками посредством магнитного пропуска “Охрана-М1”. Получение пропуска производится в службе безопасности фирмы (каб. 118) под роспись.

7.2. В случае потери или повреждения пропуска работнику необходимо незамедлительно сообщить об этом заместителю директора по безопасности.

7.3. Работник, получивший пропуск, несет материальную ответственность за его порчу или утерю. Работник обязан возместить стоимость изготовления пропуска, если после проведения расследования службой безопасности будет подтверждена вина работника в его порче или утрате».

Полный текст главы о пропускном режиме вы найдете в приведенном в настоящей статье образце правил внутреннего трудового распорядка.

Каким бы способом составления этого документа работодатель ни воспользовался, главное условие — это соблюдение законодательно установленных требований и описание всех необходимых специфичных особенностей, обусловленных характером основной деятельности работодателя.

Итоги

Правила внутреннего трудового распорядка – 2022, образец которых вы можете скачать на нашем сайте, нужны всем работодателям. При их разработке необходимо основываться на требованиях трудового законодательства и учитывать специфику основного вида осуществляемой деятельности.

Грамотно составленные правила трудового распорядка помогают не только дисциплинировать работников и избегать трудовых конфликтов, но и обосновать для проверяющих инстанций выплаченные работникам поощрения, стимулирующие их к качественному исполнению трудовых функций.

Правила внутреннего трудового распорядка

Документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» регламентирует общий порядок работы на том или ином предприятии. Несмотря на то, что документ не является строго обязательным, он имеет широчайшее распространение. Его использую компании, задействованные во всех сферах бизнеса, относящиеся как к малому, так и к крупному предпринимательству.

Для чего нужны правила внутреннего трудового распорядка

Роль правил внутреннего распорядка, относящихся к локальным нормативным актам, многогранна:

• они определяют порядок назначения на должность и увольнения сотрудников,
• режим труда и отдыха,
• права и полномочия,
• ответственность за различного рода нарушения,
• способы поощрения и меры наказаний за те или иные проступки,
• дресс-код,
• иные условия.

В глобальном смысле данный документ способствует повышению производительности труда, расширению перспектив организации. В зависимости от предприятия, правила могут редактироваться и содержать какие-то дополнительные пункты.

Единственное, чего не касаются правила трудового распорядка – конкретных трудовых функций сотрудников – их регулируют положения трудового договора или должностная инструкция.

Некоторые компании довольно пренебрежительно относятся к наличию и или составлению данного документа. Это неправильно, поскольку в случае жалобы кого-либо из сотрудников в трудовую инспекцию, ее представителе при выездной проверке, первым делом интересуются именно правилами внутреннего трудового распорядка. Еще и поэтому к составлению документа стоит относиться в высшей степени внимательно и серьезно – это позволит избежать в будущем разногласий с контролирующими структурами и возможных административных наказаний.

Что будет, если кто-либо из сотрудников нарушил правила

В случаях нарушения общих для всех правил внутреннего трудового распорядка, виновнику грозит дисциплинарное наказание. Как правило, их в организациях используется три вида (в зависимости от степени проступка):

Но иногда могут применяться и другие виды взысканий.

В особо тяжелых ситуациях, провинившийся может быть подвергнут административному или даже уголовному наказанию.

Кто составляет документ

Написание данного документа может входить в должностные обязанности любого сотрудника организации, обладающего достаточным уровнем квалификации, определенными знаниями в области трудового и гражданского законодательства. Обычно в роли такового выступает юрисконсульт, секретарь или сам руководитель.

Каждый сотрудник организации должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка при приеме на работу, до заключения трудового договора – об этом должна быть поставлена подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним согласен.

Пример правил внутреннего трудового распорядка

Правила не имеют стандартного унифицированного образца, поэтому пишутся в произвольном виде, в зависимости от потребностей организации или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному в ее учетной политике.

В любом случае, данный документ должен содержать ряд необходимых сведений, это:

• наименование компании,
• дату составления,
• подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на удостоверение подобного рода документов,
• порядок организации производственного процесса, труда и отдыха, которые можно оформлять тезисно или расписывать подробнейшим образом.

Документ должен строжайшим образом соответствовать законодательству РФ, а противном случае, он может быть опровергнут в суде, а ответственные за его написание лица, наказаны.

Следует отметить, что чем тщательнее будет прописан документ, тем более защищенным будет работодатель в случае необоснованных претензий со стороны работника.

Правила внутреннего трудового распорядка могут стать доказательством нарушения прав сотрудников и послужить документальным обоснованием для исковых требований.

УТВЕРЖДАЮ:
Директор
ООО «Люля-Кебаб»
Крылов /Крылов О.Р./
«16» января 2017 г.

ПРАВИЛА
внутреннего трудового распорядка
разработаны в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ и определяют порядок работы на предприятии.

1. Правила приема на работу и увольнения работников
   • Прием на работу в организацию происходит после написания личного заявления. С каждым сотрудником заключается индивидуальный трудовой договор, после чего он под роспись изучает данные правила и прочие внутренние акты компании;
   • Сведения о новом месте работы включаются в трудовую книжку сотрудника, кроме того, специалист отдела кадров заводит личную карточку и присваивает работнику табельный номер;
   • Каждый работник после трудоустройства обязан пройти испытательный срок, продолжительность которого определяется в каждом случае отдельно и длится от 1 до 3 месяцев;
   • Расторгается трудовой договор по нормам, прописанным в законодательстве РФ.
2. Работник имеет право на:
   • Внесение изменений и корректировок в действующий трудовой договор (при условии, что они полностью соответствуют закону РФ);
   • Выполнение работы, прописанной в его трудовом договоре, свое собственное рабочее место и надлежащие условия труда;
   • Получение зарплаты и иных социальных выплат в сроки, установленные законом РФ;
   • Отдых, регулирование которого происходит строго по Трудовому кодексу РФ;
   • Профессиональное обучение, прохождение курсов, повышение квалификации;
   • Возмещение ущерба, причиненного при осуществлении работы.
3. Работодатель имеет право на:
   • Заключение трудового договора, внесение правок, изменений, корректировок в действующий трудовой договор, а также и разрыв трудовых отношений с работником;
   • Принятие мер, направленных на стимулирование, награждение отличившихся работников за эффективную, качественную работу;
   • Предъявление требований о полном и своевременном выполнении подчиненными своей работы, а также аккуратного отношения к собственности работодателя;
   • Привлечение подчиненных к дисциплинарной ответственности (в том числе материальной) – строго в соответствии с законодательством РФ;
   • Разработку и прием различных внутренних нормативных актов.
4. Работник должен:
   • делать свою работу качественно, в полном объеме и в соответствии с должностной инструкцией;
   • неукоснительно следовать нормам трудовой дисциплины, положениям правил внутреннего распорядка и требования по безопасности и охране труда;
   • беречь имущество, принадлежащее работодателю, в случае возникновения нештатных или опасных ситуаций немедленно доводить сведения о них до вышестоящего начальства.
5. Работодатель должен
   • следовать нормам, изложенным в трудовом законодательстве РФ и внутренних нормативно-правовых актах;
   • давать работникам работу, указанную в их трудовом договоре, а также обеспечивать их всем необходимым оборудованием, устройствами, техникой и материалами;
   • обеспечивать условия труда таким образом, чтобы они в полной мере соответствовали нормам безопасности;
   • своевременно выплачивать работникам зарплату, социальные и все прочие причитающиеся им выплаты;
   • знакомить сотрудников со всеми внутренними документами, имеющими прямое отношение к их деятельности;
   • возмещать причиненный в процессе осуществления трудовых функций ущерб (как материальный, так и вред, причиненный здоровью и жизни).
6. Режим работы и отдыха
   • Условия работы на предприятии: пять рабочих дней в неделю и два выходных (суббота и воскресенье). График: с 8.00-17.00, обед с 12.00-13.00;
   • Каждый работник имеет право на стандартный оплачиваемый отпуск, длительностью 28 дней и дополнительные отпуска (в зависимости от индивидуальной потребности).

Порядок оформления правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего распорядка могут быть написаны как от руки, так и в печатном виде, при этом может быть использован обычный лист формата А4 или фирменный бланк предприятия.

Вне зависимости от того, какой именно способ написания будет выбран, документ обязательно должен быть подписан руководителем организации. Кроме того, если на предприятии и функционирует профсоюзный орган, документ должен быть утвержден и его представителем.

Начиная с 2016 года заверять правила печатью необязательно, т.к. требование по применению в деятельности юридических лиц печатей и штампов отменено.

Составляется бланк в единственном экземпляре и храниться на протяжении установленного законом срока вместе с другими организационными бумагами фирмы.

Если по какой-то причине в период действия правил трудового распорядка, в них потребуется внести какие-либо правки, это можно сделать без проблем и в любое время. Единственное условие: их также нужно заверить подписью директора и под ропись ознакомить с ними персонал.

Теперь инспекторы особо проверяют ПВТР. Штрафы на десятки тысяч

Сейчас бухгалтеры ведут всю внутреннюю документацию на небольших предприятиях и у ИП. Но за текущей работой бухгалтеру трудно своевременно учесть все требования к ведению делопроизводства. Статья поможет учесть в работе новые требования к оформлению Правил внутреннего трудового распорядка на 2022 год.

Когда в компанию приезжают инспекторы ГИТ с проверкой, в первую очередь, требуют Правила внутреннего трудового распорядка — основной локальный акт компании. Если формулировки устарели и не соответствуют закону, компанию оштрафуют. Суммы штрафов доходят до 50 тыс. руб.

В соответствии со ст. 189 Трудового Кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Какие условия ПВТР необходимо проверить и при необходимости внести изменения

Теперь нельзя обязать работников выбрать банк, который удобен или выгоден компании. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).

— Нельзя уменьшать размер зарплаты за первую половину месяца и, например, устанавливать аванс в размере 40 процентов от оклада. Минтруд считает это дискриминацией (Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Зарплату за первую половину месяца работнику нужно платить пропорционально отработанному времени.

Если инспектор ГИТ при проведении проверки будет руководствоваться письмом Минтруда и сочтет, что вы занижаете сумму аванса и платите меньше, чем работник фактически заработал за первую половину месяца, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

— Кандидаты при приеме на работу не обязаны показывать СНИЛС. Вместо зеленой карточки можно предъявить бумажное или электронное уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета (Ст. 14 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если работник нигде раньше не работал и устраивается впервые, у него на руках может не быть документа, который подтверждает регистрацию в системе персонального учета и содержит номер. Тогда уведомление за него получает работодатель. Для этого работник должен подать через компанию заявление в Пенсионный фонд об открытии индивидуального лицевого счета (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21—3/В-574).

— Нельзя предоставлять отпуска только на выходные. Некоторые компании используют такой способ, чтобы избавиться от долгов по отпускам, а работники — не дожидаясь увольнения получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Теперь это запрещено. Пропишите, что компания не предоставляет отпуск, который совпадает с выходными днями. Если работник хочет разделить отпуск на части, в каждую из них должен входить хотя бы один рабочий день. Отпускные дни можете предоставить с пятницы по воскресенье, а не с субботы по воскресенье или только на праздничные дни, как допускалось раньше (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб.

— Не забудьте, что работники, у которых трое и более детей в возрасте до 12 лет, вправе уходить в отпуск в любое удобное время. Брать отпуск может как мать, так и отец, которые отработали в компании не менее полугода. Отпуск можно предоставить и раньше по соглашению сторон (ст. 262.2 ТК РФ).

Обратите внимание

Инспекторы ГИТ теперь запрашивают у компании документ, в котором прописан порядок индексации зарплаты. Такое право закрепили в новом административном регламенте.

Работодатель не вправе лишать работников законной гарантии повышения реального содержания зарплаты. Компания должна установить в локальном акте механизмы индексации, например такие, как ежегодные надбавки к окладу и премии.

Утверждение ПВТР и ознакомление сотрудников

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно! (сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка различается в зависимости от того, есть у вас профсоюз или нет. Также учтите некоторые нюансы, если ваши Правила являются приложением к коллективному договору.

Если у вас нет профсоюза, то вам достаточно издать приказ об утверждении Правил и (или) использовать специальный гриф утверждения.

Если у вас есть профсоюз, то вам нужно поступить следующим образом.

Направьте проект правил внутреннего трудового распорядка и обоснование по нему в профсоюз (выборный орган первичной профсоюзной организации, как правило, это профком) (ч. 1 ст. 190, ч. 1 ст. 372 ТК РФ).

В обосновании к проекту вы можете указать, что данный проект Правил подготовлен с целью определения в учреждении трудового распорядка, а также регламентации различных вопросов, касающихся регулирования трудовых отношений в учреждении, с учетом ч. 3, 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 ТК РФ.

В течение пяти рабочих дней после получения этих документов профсоюз должен дать вам ответ (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).

Если профсоюз дал вам мотивированное мнение-согласие, то утвердите Правила (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Для этого рекомендуем издать соответствующий приказ и (или) проставить на первой странице Правил гриф утверждения.

Если вам вернулись предложения по уточнению Правил, вы можете их принять, тогда просто уточните содержание Правил, затем утвердите Правила по вышеуказанной схеме.

В случае когда вы не согласны с предложениями, вам нужно провести в течение трех дней после получения мотивированного мнения дополнительные консультации с профсоюзом. Все пункты, по которым вам не удалось достигнуть с ним согласия, оформите протоколом (ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что профсоюз в этом случае может обратиться в суд или государственную инспекцию труда, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).

Четко следуйте предложенному порядку, чтобы избежать риска привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если Правила являются приложением к коллективному договору, полагаем, что при их подготовке также следует проводить коллективные переговоры и после утверждения Правил направить их вместе с коллективным договором на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ. Такие выводы сделаны с учетом ч. 1 ст. 36, ч. 2 ст. 190 ТК РФ.

Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка составьте в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Но проверьте, возможно, в вашем учреждении действуют специальные требования к оформлению внутренних документов (например, нужно использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования при составлении приказа. Например, специальные правила при оформлении приказов нужно соблюдать в учреждениях уголовно-исполнительной системы.

В приказе рекомендуем указать, что в вашем учреждении утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, дату, с которой они действуют, лицо, ответственное за ознакомление работников с этими правилами.

Ознакомьте работников с Правилами под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). На практике используют разные способы ознакомления с Правилами, например лист ознакомления, который может быть оформлен приложением к Правилам или трудовому договору, отдельный журнал ознакомления.

Работника необходимо ознакомить с Правилами до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Полагаем, что наиболее предпочтительным способом является лист ознакомления, оформленный в качестве приложения к Правилам, поскольку он будет их неотъемлемой частью.

Составьте такой лист в произвольной форме. Рекомендуем включить в него:

1. реквизиты утвержденных Правил;
2. Ф.И.О. и должность работников, которых вы знакомите с Правилами. Вы можете указать также подразделение, в котором эти работники трудятся;
3. дату ознакомления с Правилами и подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении.

Если работник отказывается ознакомиться с Правилами, рекомендуем зачитать их ему при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Если работник нарушит требования Правил в дальнейшем, вы сможете доказать, что он знал о них, несмотря на то, что подписи об ознакомлении нет. Кроме того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит вам избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку вы предприняли все действия, чтобы исполнить требования ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Порядок внесения изменений в ПВТР в 2022 году

• 1 Обязательно ли вносить изменения в ПВТР
• 2 Как внести изменения в ПВТР
• 3 Что учесть при внесении изменений в ПВТР
• 4 Проверьте, не устарели ли ваши правила
• 5 Подводим итоги

Формулировки правил внутреннего трудового распорядка со временем могут устареть, перестать соответствовать закону или потребовать пересмотра по иным причинам. Тогда работодателю придется вносить в них изменения и знакомить с ними работников. Что учесть работодателю при внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка? Как внести изменения, чтобы не нарушить трудовое законодательство? Ответим на эти вопросы.

Обязательно ли вносить изменения в ПВТР

Работодатель вносит изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР):

• В обязательном порядке — если внесены корректировки в закон или иной нормативный акт, содержащий нормы трудового права, и они затрагивают формулировки ПВТР или требуется их отражение в этом документ.

К примеру, работодателям в скором времени придется вносить обязательные изменения в ПВТР, если в тексте правил прописано, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет по их желанию в удобное для них время (ст. 262. 2 ТК РФ в редакции Федерального закона от 11.10.2018 № 360-ФЗ).

Дело в том, что законодатели планируют изменить формулировку ст. 262.2 ТК РФ — право на выбор желаемого времени отдыха хотят предоставить работникам с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Гарантия сохранится, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (проект федерального закона № 967957-7).

• В добровольном порядке — если в компании изменились или добавились новые положения, требующие отражения в ПВТР (к примеру, введен суммированный учет рабочего времени, изменился график работы отдельных групп работников или компании в целом, и т. д.).

Как внести изменения в ПВТР

Изменения в ПВТР вносятся в том же порядке, в котором этот документ разрабатывался и утверждался первоначально. Стандартная процедура включает (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 190 ТК РФ):

• подготовку проекта правил с изменениями;
• составление приказа о внесении изменений;
• согласование изменений с представительным органом работников (при его наличии);
• ознакомление с изменениями под подпись тех работников, которых они касаются.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нужно ли вносить изменения в ПВТР при изменении графика сменности, подскажет статья, размещенная в справочной системе (это бесплатно).

Что учесть при внесении изменений в ПВТР

Если внесенные в ПВТР изменения затрагивают условия трудовых договоров, определенные работником и работодателем, изменять их допускается только по соглашению сторон.

Если работодатель решил изменить ПВТР, и установлено, что нужно поменять условия некоторых трудовых договоров с работниками, следует предложить работникам подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (ст. 72 ТК РФ).

Односторонняя корректировка работодателем условий трудового договора допускается исключительно в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом нужно соблюдать процедуру, описанную в ст. 74 ТК РФ.

К примеру, работодатель изменяет в ПВТР условие о рабочем времени в связи с использованием в технологии производства нового оборудования, а работники не согласны на такие изменения. В таком случае необходимо:

• оформить уведомления работникам с указанием, какие условия трудового договора меняются и по какой причине;
• вручить уведомления работникам не позже, чем за 2 месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
• внести изменения в трудовые договоры, если работники согласны работать в новых условиях. Если работник откажется, следует предложить ему перевод на имеющиеся вакантные рабочие места, (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). При отсутствии подходящих вакансий, оформляется увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).

Проверьте, не устарели ли ваши правила

В последнее время в законодательство вносилось много поправок, корректировались нормы ТК РФ и иных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями. Если вы давно не заглядывали в свои ПВТР, возможно, настало время провести ревизию текста и при необходимости внести в него изменения.

Что изменилось и что добавить (несколько примеров):

• В разделе «Порядок приема на работу» — новичкам, не имеющим трудовой книжки, при приеме на работу бумажная трудовая не оформляется. Соискатели вместо бумажной трудовой книжки могут предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (ст. 66.1 ТК РФ).
• В разделе «Порядок увольнения» откорректируйте порядок выдачи документов, связанных с работой. Следует указать, что сотрудникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, будут по их заявлению или при увольнении выдаваться сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ).
• В разделе «Порядок организации дистанционной работы» пропишите виды и условия применяемой в компании дистанционной работы, детализируйте иные связанные с удаленной работой нюансы: порядок взаимодействия с работодателем, сроки и процедуру предоставления отчетов о проделанной работе и т. д.
• В раздел «Режим рабочего времени» включите условие о необходимости соблюдения работниками (в связи с необходимостью социального «коронавирусного» дистанцирования) специальных графиков начала и окончания рабочего дня, пропишите порядок утверждения, согласования и корректировки таких графиков.
• Добавьте раздел «Порядок прохождения диспансеризации», в котором пропишите особенности освобождения от работы для прохождения диспансерного осмотра сотрудников разных возрастных групп, необходимость подтверждения отсутствия на работе во время диспансеризации справкой из медучреждения.

Трудовые инспекторы могут привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если прописанные в ПВТР нормы не соответствуют законодательству или отсутствуют обязательные нормы.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. В каких ситуациях возможна выдача дубликата
2. Документы для указания записей о стаже
3. Как заполняется документ
4. Какая плата взимается за выдачу документа

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

• бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
• неправильно заполнен бланк (титульный лист);
• предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:

1. Принять заявление от сотрудника.
2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
3. Заполнить новый бланк.
4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

Когда выдается дубликат трудовой

Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

• работник или наниматель ее потерял;
• признана негодной;
• в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
• работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Принимается заявление от работника.
2. Собираются сведения о рабочем стаже.
3. Оформляется приказ о выдаче.
4. Заполняется бланк.
5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Приказ о выдаче

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.

В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.

Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Алгоритм действий кадровика

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Срок выдачи

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Стоимость

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.