Доверенность на оформление автомобиля в ГИБДД: образец

Генеральная доверенность на автомобиль в 2022-2022: как оформить правильно – пошаговая инструкция

Для того, чтобы доверить управления своим транспортным средством другому человеку, достаточно выполнить два несложных действия. Первое – вписать его в полис ОСАГО, второе – передать регистрационные документы на машину.

Но если требуется совершение каких-либо юридических действий с транспортным средством, этого недостаточно. Необходимо оформление генеральной доверенности на авто. Сравнительно недавно – до 2012 года – подобный документ требовался и для управления машиной. Сегодня потребность в нем возникает намного реже. Рассмотрим особенности документа, правила составления и юридические нюансы практического применения генеральной доверенности на автомобиль в 2022 году.

Для чего нужна генеральная доверенность на автомобиль?

Доверенность на автомобиль от физического лица другому физическому лицу дается для подтверждения прав последнего распоряжаться транспортным средством в ситуациях, оговоренных в документе. В качестве примера можно привести несколько конкретных случаев, к числу которых относятся такие:

безвозмездная передача автомобиля другому человеку без оформления перехода права собственности. Наиболее часто в подобной ситуации речь идет о покупке родителями машины ребенку;

упрощенная форма сделки купли-продажи автомобиля, когда не требуется снимать транспортное средство с учета и нести сопутствующие расходы. Бывший хозяин оформляет генеральную доверенность на нового собственника, хотя формально остается владельцем автомобиля. В результате экономятся средства на регистрацию авто и уплату соответствующих налогов;

передача права на совершение сделки куплю-продажу другому человеку. Это позволяет сберечь собственное время, так как все необходимые мероприятия осуществляет доверенное лицо.

Важно. Использования генеральной доверенности вместо полноценного оформления купли-продажи не освобождается формального владельца от необходимости уплаты транспортного налога. Эту статью расходов необходимо учитывать при принятии решения о такой схеме сделки.

Предоставляем консультации грамотного автоюриста по любым вопросам, связанным с оформлением и правилами использования генеральной доверенности. Базовые принципы нашей работы – оперативность, профессионализм, доступные расценки.

Права, передаваемые по доверенности

В зависимости от содержимого генеральной доверенности, документ предоставляет доверенному человеку обширный набор полномочий в части практического использования транспортного средства. Наиболее важными из них выступают следующие права:

на управление автомобилем по всей территории страны, а также за границами России;

на оформление страховки на транспортное средство – как добровольной по КАСКО, так и обязательной по ОСАГО;

на распоряжение активом в качестве движимого имущества при оформлении любых сделок, например, купли-продажи, мены, предоставления в залог или сдачи в аренду;

на передачу управления автомобилем третьему лицу с оформлением еще одной доверенности (если в первоначальном документе отсутствует формулировка-ограничение «без права передоверия»);

на прохождение техобслуживания и регулярного (ежегодного) технического осмотра транспортного средства;

на представление интересов собственника в любых государственных органах, включая ГИБДД;

на уплату транспортного налога и штрафов ГИБДД за нарушения правил дорожного движения.

Необходимо понимать, что перечисленные выше права не являются обязательными для внесения в текст генеральной доверенности. Их перечень определяется исключительно владельцем и может быть ограничен в зависимости от его желания. Допускается и расширение списка полномочий, если к этому стремится собственник. Но с учетом двух существенных ограничений.

Важно. Наличие генеральной доверенности не предоставляет доверенному лицу права завещать или дарить автомобиль. Это регламентировано действующим законодательством

Как оформить генеральную доверенность на автомобиль в 2022 году?

Процедура составления и требования к содержанию генеральной доверенности на транспортное средство определяются положениями Письма ФНП №2668/03-16-3 (датируется 22.07.2016). Нормативный акт принимается актуальные до сегодняшнего дня Методические рекомендации, которые регламентируют порядок удостоверения подобных документов.

Законодательство не содержит жестких требований к форме доверенности и определяет только основные требования к ее содержательной части. Обязательным условием практического использования документа становится нотариальное заверение.

Для составления генеральной доверенности необходимо обратиться к нотариусу и предоставить ему определенный набор документов, включающий:

удостоверяющий личность владельца машины паспорт;

паспорт человека, на которого оформляется доверенность;

регистрационные и правоустанавливающие документы на транспортное средство;

Действующая процедура оформления доверенности не требует обязательного присутствия доверенного лица. Вполне достаточно копии его паспорта и участия в мероприятии владельца машины. Дополнительными условиями практического применения документа выступают:

оформление на обычном бумажном носителе в письменном формате;

наличие обязательных реквизитов в виде даты составления и подписания документа;

включение в текст доверенности перечня полномочий, которые передаются доверенному лицу, причем они должны быть сформулированы четко, грамотно и без возможности неоднозначной трактовки;

при оформлении доверенности от организации документ подписывает руководитель юридического лица с обязательным удостоверением подписи печатью компании.

Важно. Если генеральная доверенность не заверена нотариусом, она не обладает юридической силой. А потому любые действия доверенного лица по отчуждению транспортного средства становятся незаконными.

Оперативное составление и нотариальное удостоверение генеральной доверенности на машину. Сжатые сроки, гарантия правильности оформления, разумный уровень цен на услуги юриста.

Сколько стоит генеральная доверенность на авто в 2022 году?

Стоимость оформления генеральной доверенности определяется величиной государственной пошлины за осуществление нотариальных действий. Она регламентируется статьей 333.24 действующего сегодня НК РФ (часть 2). В законодательном акте указываются расценки на услуги нотариуса, которые варьируются для физических лиц от 250 руб. (если доверенным лицом выступает близкий родственник – супруг, родители, дети, родные сестры и братья) до 400 руб. (если в подобном статусе выступает посторонний человек).

Но указанная сумма является минимальной и часто не включает предоставление дополнительных нотариальных услуг. В их число входят:

установление личности заявителя;

проверка правоустанавливающей документации на транспортное средство;

выезд нотариуса на дом и множество других подобных услуг.

В результате их оказания стоимость генеральной доверенности на машину достигает 1,5-1,7 тыс. руб. для физлиц и 2,5 тыс. руб. для организаций. Точный размер необходимых расходов требуется уточнять непосредственно у нотариуса до начала оформления документа.

Важно. В любом случае стоимость составления генеральной доверенности не сопоставима с реальной ценностью автомобиля. Поэтому нет ничего удивительного в широком практическом использовании документа.

Срок действия доверенности

Продолжительность действия указывается в тексте документа. Максимальное значение этого параметра не ограничено. Если срок генеральной доверенности на автомобиль в содержании документа отсутствует, он равняется 1 году. По истечении любого из указанных временных периодов требуется оформление новой доверенности. Продление существующего документа не допускается.

Как продать машину по генеральной доверенности?

Нередко генеральная доверенность на автомобиль включает право продажи транспортного средства. Причины оформления такого документа очевидны – нежелание владельца тратить время на организацию и совершение подобной сделки.

В подобной ситуации в тексте доверенности подобные полномочия прописываются отдельным пунктом. После нотариального заверения документа доверенное лицо имеет право заключить договор купли-продажи машины без участия собственника.

Важно. В 2022 году допускается продажа автомобиля по обычной, а не генеральной доверенности. Правомочность подобных сделок далеко не всегда очевидна, а потому следует привлекать к их совершению грамотного юриста.

Оформление обычной и генеральной доверенности на автомобиль. Консультации опытного и профессионального юриста по выбору подходящего варианта документа.

Как зарегистрировать машину по генеральной доверенности?

На сегодняшний день оформление генеральной доверенности на автомобиль обязательно требуется в единственном случае – для постановки на учет в ГИБДД. Необходимость в предоставлении документа возникает в том случае, если собственник не имеет возможности дать доверенному лицу собственный паспорт. Если такая возможность существует, вполне достаточно обычной доверенности без нотариального удостоверения.

Образец

Бланк генеральной доверенности доступен по ссылке. Оформление документа целесообразно доверить профессиональному юристу.

Резюме

Частые изменения отечественного законодательства привели к тому, что в сегодняшних условиях генеральная доверенность на автомобиль используется намного реже, чем раньше. Несмотря на это, существует несколько ситуаций, когда грамотное составление документа помогает владельцу транспортного средства сберечь собственное время или денежные средства. Но для этого требуется правильно оформить генеральную доверенность, после чего заверить документ у нотариуса.

Как оформить доверенность на транспортное средство от организации

• Когда нужна доверенность на ТС от юрлица
• Форма и срок действия доверенности
• Образец доверенности на водителя
• Нюансы оформления доверенности на автомобиль от юридического лица
• Итоги

Когда нужна доверенность на ТС от юрлица

Доверенность — это юридический документ, который позволяет несобственнику имущества, например автомобиля, совершать различные действия с ним на законном основании.

Чтобы несобственнику управлять автомобилем, доверенность не нужна, но мы рекомендуем ее оформлять — это позволит избежать проблем и даже извлечь выгоду.

Руководство организации, в собственности которой есть автомобиль, может передать право управления им сотруднику или любому другому человеку. Право управления не единственное право, которое может быть передано. Например, можно передать право на ремонт машины, перегон ее в другую страну, регистрацию в ГИБДД, продажу.

Предъявлять доверенность сотрудникам ГИБДД, которые могут остановить водителя, необязательно, однако оформление доверенности от организации понадобится по нескольким причинам:

1. Если на водителя не оформлена доверенность, позволяющая управлять машиной, такой водитель не имеет права ездить без путевого листа. Согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения (постановление Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090) наличие путевого листа у водителя, управляющего машиной организации, обязательно. Если у него нет ни доверенности, ни путевого листа, сотрудники ГИБДД имеют право отправить машину на штрафстоянку.
2. Доверенность может подтвердить производственную направленность расходов, которые выплачены сотруднику организации, например на ГСМ, запчасти, ремонт (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
3. Человек, который попал в аварию на автомобиле, принадлежащем организации, несет ответственность за причиненный вред, если управляет машиной на законном основании (п. 1 ст. 1079 ГК РФ). Одно из законных оснований — управление по доверенности.
4. Если водитель выезжает за пределы России, например в командировку, оформление доверенности поможет избежать проблем на таможне.
5. Если вы хотите, чтобы водитель имел право передавать права, предусмотренные доверенностью, другим людям, то без доверенности, в которой закреплено право передоверия, это сделать невозможно.
6. Если работник нарушил ПДД и правонарушение зафиксировано камерой, то организация может оспорить штраф, указав, что виновник — водитель. Доказательством этого будет выступать и доверенность. Для организации штрафы, как правило, выше, чем для физических лиц.

Форма и срок действия доверенности

Доверенность составляется в письменной форме. Удостоверения доверенности нотариусом не требуется, поскольку для этого нет юридических оснований.

Выдает доверенность руководитель организации (например директор, гендиректор).

Законами или нормативными актами форма доверенности не утверждена. Поэтому допустимо использовать любую форму. Рекомендуем оформлять документ на бланке организации, но это необязательно.

Подписывается доверенность руководителем. Если у вас в организации есть печать, поставьте ее. Напоминаем, что наличие печати в организациях сегодня необязательно.

Важно! Обратите внимание на срок действия доверенности. Нужно обязательно указать в документе дату его составления.

Если на доверенности нет даты, когда она выдана, то она не имеет юридической силы. Сделка по выдаче доверенности в этом случае признается ничтожной.

Доверенность может быть выдана на любой срок — ограничений нет. Если вы забыли указать срок действия доверенности, ничего страшного. В силу закона она будет действовать год с момента выдачи. Если вы прямо укажете, что доверенность действует, например, 3 года, то она будет действовать 3 года. Можно указать определенную дату, когда срок доверенности истекает.

Образец доверенности на водителя

Образец доверенности можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

1. Название документа (доверенность).
2. Место выдачи.
3. Дата выдачи (прописью).
4. Кем выдана (название, ОГРН, ИНН организации, Ф.И.О. директора, серия и номер паспорта, адрес регистрации, основание, на котором он действует, например Устав).
5. Описание машины (марка, модель, регистрационный знак, VIN, номера агрегатов, год выпуска, номера ПТС и СТС).
6. Кто наделяется правами по доверенности (Ф.И.О., паспортные данные, адрес регистрации).
7. Права человека, которому выдается доверенность (например, проходить технический осмотр, производить замену номерных агрегатов, получать дубликаты регистрационных документов и знаков, подавать заявления и иные документы, расписываться в необходимых документах, оплачивать установленные сборы).
8. Срок действия доверенности.
9. Подпись директора организации.

Нюансы оформления доверенности на автомобиль от юридического лица

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе статья «Автотранспорт на предприятии: учет и налоги». Если у вас еще нет доступа, оформите его бесплатно на временной основе. Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.

По сути, это обычная доверенность, за исключением того, что выдана она не физическим лицом, а организацией. Отсюда и самый существенный нюанс при оформлении — выдает ее руководитель компании, и подписывает тоже именно он.

Второй нюанс мы тоже уже упоминали, и он касается любых доверенностей — обязательно указывайте дату составления документа, без этого он не будет иметь юридической силы.

Третий нюанс заключается в том, как прописываются данные о доверителе в доверенности — сначала данные об организации, а потом о ее руководителе, который действует от имени компании. Такой порядок характерен для сделок, совершенных от имени юридического лица.

Итоги

Таким образом, доверенность на управление автомобилем от имени компании лучше выдать всем водителям, которые управляют машиной. Это позволит не только учесть расходы на ГСМ, но и, например, избежать уплаты штрафов, зафиксированных камерой, дать возможность водителю передоверить право управления.

Доверенность на авто для регистрации в ГИБДД

Если собственник авто не может лично явиться в отделение ГИБДД для постановки ТС на регистрационный учёт, он может прислать представителя. Необходимо оформить доверенность, в которой правильно прописать делегируемые полномочия.

В «теле» доверительной бумаги также указываются данные обеих сторон и сведения об автомобиле. Документ лучше заверить у нотариуса, но для выполнения регистрационных действий вполне достаточно хватает простой письменной формы.

1. Что такое доверенность на автомобиль и для чего она нужна
2. Заверяется ли доверенность на машину у нотариуса
3. Особенности и правила оформления доверенности на регистрацию в ГИБДД
4. Бланк и образец доверенности на автомобиль
5. Как поставить автомобиль на учет в ГИБДД по доверенности

Что такое доверенность на автомобиль и для чего она нужна

Доверенность – документ, дающий право выступать от имени владельца, выполнять ряд обязанностей, которые прописаны в документе. Сторонами выступают доверитель, он же собственник автомобиля, и поверенный – любой человек на усмотрение доверителя.

Владелец ТС может передать ряд полномочий третьему лицу:

• На управление ТС.
• Распоряжением им в своих интересах.
• Для совершения регистрационных и прочих действий.
• Иное.

Передаваемые обязанности прописываются в «теле» доверительной бумаги. Чтобы не возникло проблем, к составлению этого пункта нужно подойти ответственно.

Заверяется ли доверенность на машину у нотариуса

Заверение в нотариате остается на усмотрение собственника . В оборот принимается нотариальная доверительная бумага или составленная от руки. Рекомендуется посетить нотариальную контору и заверить документ. Причин этому несколько:

1. Нотариус разъясняет сторонам правовые последствия совершаемых действий.
2. Внимательно изучит делегируемые полномочия на предмет нарушения интересов собственника.
3. Даст рекомендации по некоторым пунктам.
4. Нотариальную доверенность можно проверить на правомочность.

Для целей постановки ТС на учет в ГИБДД заверение доверенности в нотариате не требуется. Рукописная форма документа дает право управлять автомобилем, регистрировать его в Государственной инспекции дорожного движения, проходить ТО и выполнять другие действия, обозначенные в теле бумаги.

Незаверенный документ не передает права распоряжаться транспортом, а лишь разрешает его передать в управление третьим лицам, продавать или дарить.

Особенности и правила оформления доверенности на регистрацию в ГИБДД

Собственник авто должен придерживаться определённых правил составления доверенности на регистрацию ТС в ГИБДД. В «теле» документа прописывается:

1. Слово «Доверенность» – в центре.
2. Справа – дата составления, слева – место составления. Дата составления указывается обязательно. Без этого доверительная бумага будет считаться недействительной.
3. Сведения о сторонах сделки – о доверителе или поверенном. О каждом ФИО, данные из паспорта, сведения о месте проживания, контактная информация.
4. Данные о ТС – информация переписывается из официальных документов.
5. Перечень делегируемых полномочий. К этому пункту нужно подойти ответственно. Всегда присутствует риск, что поверенный злоупотребит обязанностями в своих интересах. Поэтому рекомендуется обратиться к нотариусу для минимизации рисков.
6. Если собственник решил делегировать обязанности нескольким лицам, данные каждого поверенного прописываются в «теле».
7. Регистрационный номер. Если доверительная бумага оформляется в нотариате, она будет зарегистрирована в едином реестре ФНП. Ей будет присвоен номер, по которому сотрудник ГИБДД перед совершением регистрационных действий, сможет проверить легитимность документа.
8. Данные о нотариусе.

Данные из официальных документов нужно указывать точно так, как они прописаны. Если допустить ошибку, опечатку или неточность (например, город Королёв или город Королев), доверительная бумага будет считаться недействительной. Поверенный не сможет исполнить возложенные на него обязательства.

В графе о транспортном средстве нужно указать:

• Марку.
• Мощность.
• Номер двигателя.
• Государственный номер.
• Реквизиты СТС (можно дополнительно прописать реквизиты ПТС, то необходимости в этом нет).
• Прочие сведения из СТС.

Если в «теле» будет допущена ошибка по вине доверителя, придётся переделывать документ за свой счёт. При оформлении присутствие поверенного необязательно. Достаточно наличие у доверителя на руках паспорта.

Бланк и образец доверенности на автомобиль

В нотариальной конторе доверенности оформляются на специальных бланках, у каждого есть свои реквизиты. Рукописная доверительная бумага оформляется на обычном листе формата А4 от руки или при помощи любого печатного устройства.

Бланк для физического лица выглядит так:

Для юридических лиц подойдет этот бланк:

Его можно самостоятельно распечатать и заполнить. Но нести в нотариальную контору уже составленную доверенность не стоит – заверять её не будут. Нотариус сам составит документ по всем правилам и заверит его.

Заполненный от руки бланк выглядит так:

Вся информация прописана точно так, как в документах. Нельзя заменять большие буквы (если они использовались при оформлении паспорта) на маленькие. Любая неточности не в пользу поверенного.

Как поставить автомобиль на учет в ГИБДД по доверенности

Необходимо совершить следующие действия:

• Посетить отделение ГИБДД.
• Взять бланк заявления, заполнить его, указав реквизиты доверительной бумаги.
• Передать заявление вместе с комплектом документов (в него входит оригинал доверенности) на рассмотрение сотруднику ГИБДД.
• Через некоторое время забрать готовую документацию о постановке авто на учёт.

В комплект документов необходимо вложить:

1. Заявление, в котором изложена просьба о постановке на учёт конкретного авто.
2. Паспорт поверенного и паспорт собственника.
3. Документ, на основании которого возникло право – ДКП, дарственная, наследование.
4. ПТС.
5. Доверенность.
6. Документы от владельца – СТС и ПТС, прежние государственные номера.

За совершение регистрационных действий взимается государственная пошлина . Оплатить её можно непосредственно в ГИБДД. Чек об оплате рекомендуется приложить к общему комплекту документов.

Также нужно приобрести полис ОСАГО. Рекомендуется приложить его к общему комплекту документов. В него должен быть вписан поверенный, если он имеет право на управление ТС.

При правильном оформлении доверенности и сборе всей необходимой документации, постановка авто на учёт в ГИБДД занимает несколько часов , в зависимости от количества заявителей. Главное – правильно оформить доверительную бумагу, чтобы у сотрудника ГИБДД не возникло сомнений и вопросов. Если собственник желает, чтобы представитель после постановки на учёт уехал из ГИБДД на машине, эти полномочия также нужно прописать в «теле».

Доверенность на регистрацию ТС в ГИБДД от юридического лица

Не всегда руководство организации может участвовать во всех ее делах. Часто приходится делегировать некоторые задачи работникам, для этого составляют доверенность, дающую им полномочия на определенные действия. Рассмотрим, как оформить доверенность на регистрацию ТС в ГИБДД от юридического лица.

Регистрация авто по доверенности

Поставить транспортное средство на учет в ГИБДД можно посредством личного посещения территориального отделения ГИБДД или через портал госуслуг. В обоих случаях представителю организации потребуется доверенность.

Кроме нее, необходимо подготовить и другие документы:

• заявление на регистрацию автомобиля;
• паспорт ТС;
• документы, подтверждающие право владения автомобилем;
• полис ОСАГО;
• договор купли-продажи;
• квитанция об оплате госпошлины;
• паспорт представителя.

К сведению! Кроме регистрации, по доверенности работник может изменить регистрационные данные или снять автомобиль с учета, если ему даны соответствующие полномочия.

Алгоритм процедуры стандартный: доверенное лицо отправляет или приносит лично заявление, далее происходит осмотр автомобиля и оформление документов. В результате процедуры заявителю выдают свидетельство о регистрации, номера на автомобиль, ранее переданные инспектору бумаги.

В случае отказа в регистрации заявителю выдадут письменное решение, где будет указана причина этого.

Содержание документа

Доверенность на регистрацию авто от юрлица составляют по стандартным правилам гражданского законодательства. Документ оформляют в письменной форме в соответствии с п. 1 ст. 185 ГК РФ, можно сделать это на фирменном бланке компании. Не запрещается писать доверенность от руки или заполнять распечатанный на принтере бланк.

Законодательно закрепленной формы документа не существует, поэтому организация может разработать собственный. Главное, чтобы доверенность содержала всю необходимую информацию.

К таким сведениям относятся следующие:

1. Наименование документа.
2. Дата и место составления.
3. Информация об организации-доверителе. Это ее наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юрадрес, данные о государственной регистрации, ФИО и должность руководителя (обычно именно он уполномочен на подписание доверенности), его паспортные данные, наименование и реквизиты документа, на основании которого он действует.
4. ФИО и должность работника, который получает полномочия на регистрацию автомобиля, его паспортные данные.
5. Полное название отделения ГИБДД, куда доверенное лицо будет обращаться для регистрации ТС.
6. Информация о ТС, которое необходимо зарегистрировать. Это вид (легковой, грузовой), марка, госномер, год выпуска, цвет, номер двигателя, реквизиты ПТС и другие данные.
7. Срок действия доверенности.
8. Могут ли быть переданы полномочия в порядке передоверия.

В конце документа расписываются доверенное лицо и доверитель (руководитель организации или лицо, уполномоченное на выдачу доверенностей от компании). Нотариальное заверение не требуется. Печать на документе ставится при желании.

Что еще важно помнить о доверенности (п. 1 ст. 186 ГК РФ):

• Доверенность считается недействительной, если не указана дата ее составления.
• Если срок действия документа не обозначен, то он имеет силу лишь 1 год с даты выдачи. Срок действия можно указать любой.

К сведению! Что касается формулировок, то можно указать общую: «представление интересов компании в отделении ГИБДД по всем вопросам регистрации автомобиля». Если нужно, то права представителя прописывают подробнее, к примеру, получение свидетельства о регистрации ТС, оплата государственной пошлины, получение госномеров и т.д.

Образец доверенности на регистрацию ТС в ГИБДД от юрлица

Дата выдачи: третье сентября две тысячи двадцать первого года

Общество с ограниченной ответственностью «Гладиолус» (ИНН 5612344563, КПП 456456456, ОГРН 876543535353, юридический адрес: 426009, г. Ижевск, ул. Ленина д. 111, зарегистрировано 23.09.2017 г.), в лице генерального директора Соколова Андрея Андреевича, паспорт 9409 456234, выдан Индустриальным РОВД г. Ижевска 12.08.2010 г., проживающего по адресу г. Ижевск, ул. Партизанская, д. 23, кв. 67, действующего на основании Устава, доверяет:

юрисконсульту Суслову Ивану Ивановичу (дата рождения: 17.05.1995, место рождения: г. Киров, гражданство: РФ, паспорт: 90 00 № 123123, выдан Первомайским РОВД г. Ижевска 22.03.2015 г., зарегистрирован по адресу: г. Ижевск, ул. Смирнова, д. 56) совершить все необходимые действия по регистрации ТС в УГИБДД МВД по УР:

Тип ТС: легковой автомобиль
Идентификационный номер (VIN): 4546GJ9846746HG884
Модель: Lada Vesta
Год выпуска: 2022
Двигатель №: YT4646464
Шасси (рама) №: 7575656565
Кузов (коляска): хэтчбек
Цвет: серебристый «Платина»
Паспорт ТС: серия 76 45 № 84746464 от 30.07.2022 года
Полномочия по доверенности не могут быть передоверены другим лицам. Доверенность выдана до 10.09.2022 года.

Доверитель генеральный директор ООО «Гладиолус» Соколов / А.А. Соколов
Доверенное лицо Суслов / И.И. Суслов

Доверенность на автомобиль в 2022 году: зачем оформлять, бланк и образец

В 2022 управление ТС на основании доверенности может стать причиной проблемы, или этого можно избежать? Попытаемся разобраться, какие последствия могут быть при путешествии с помощью автомобиля другого человека.

• Доверенность на автомобиль: что это и сроки её действия
• Доверенность на машину в 2022 году: управление, какие права даёт, необходимость документа в 2022 году
• Зачем оформлять доверенность на автомобиль
• Как долго действует доверенность на транспортное средство
• Скачивайте бланк документа на управление машиной
• Образец доверенность на транспортное средство
• Комментарии

Доверенность на автомобиль считается одним из главных документов, когда речь о передаче права управлять транспортным средством. Но многие автомобилисты все ещё не знают, возить разрешение на управление транспортным средством, когда для путешествия используется машина чужого человека. В 2022 управление ТС на основании доверенности может стать причиной проблемы, или этого можно избежать? Попытаемся разобраться, какие последствия могут быть при путешествии с помощью автомобиля другого человека.

Доверенность на автомобиль: что это и сроки её действия

Доверенность на машину – это транспортный документ, имеющий юридическую силу. Главная задача рассматриваемого документа заключается в передаче прав на распоряжение автомобилем от одного лица к другому. При этом стороны получают новые статусы. Передача возможностей происходит как между физическими, так и между юр.лицами.

Какие именно права передаются, зависит от владельца автомобиля. Именно он описывает их при составлении документа.

• Использовать автомобиль для осуществления личных целей;
• Следить за состоянием транспортногосредства, отвозить его на ТО и ремонтировать, забирать из штрафстоянки;
• Заниматься получением знака, ставить на регистрацию в ГИБДД, выполнять перегонку через таможню и оформлять любой транспортный документ;
• Перепродавать или покупать автомобиль, передоверять ТС другим лицам, сдавать его в аренду, использовать в качестве такси и т.п.;
• Выступать в суде.

Но чтобы рассматриваемые обязанности вступили в силу, необходимо прописать их в доверенности. Устные договоренности не имеют юридической силы, даже если машина была передана. При этом доверенность может сохранить за доверителем некоторые права и обязанности, и к ним можно отнести следующее:

• Отозвать доверенность в любое время;
• Не разрешить доверенному лицу переоформлять доверенность на конкретного человека;
• Покрыть финансовые потери, что несет представитель в процессе оформления поручения;
• Получать документы и деньги, но при условии, что их передача законна и прописана в доверенности.

Что касается того, как долго действует доверенность на автомобиль2022 года, точные сроки можно выяснить, если разобраться, какие полномочия передаются в рамках рассматриваемого документа. Доверенность может иметь разовый характер, когда требуется выполнить одно действие (например, забрать автомобиль со штрафстоянки). В таком случае сроком её действия может быть всего один день. Если задача регулярная, то сроки продлеваются до тех пор, пока будет нужно их выполнять.

Доверенность не обязательно заверять, но иногда это будет неплохой мерой перестраховки. Например, если планируете выезд в другую страну или в рамках доверенности выполняется купля-продажа автомобиля.

Доверенность на машину в 2022 году: управление, какие права даёт, необходимость документа в 2022 году

Этот документ является довольно популярным даже в 2022 году. Но сейчас правила немного ослабили. Ещё до 2012 года могли серьезно оштрафовать, если у водителя при себе не было доверенности, разрешающей ему управлять транспортным средством. Конечно, если заходила речь о чужом автомобиле, доверенность на транспортноесредство считалась необходимой.

Но с 2012 года в ПДД были внесены поправки, и теперь управлять автомобилем стало можно, даже не возя с собой физическийобразец доверенности. Таким образом, для того чтобы просто сесть за руль машины, доверенность не требуется. Если хотите перестраховаться, стоит вписать другого человека в страховой полис. Также возможно оформление открытой страховки. В случае, когда продаете автомобиль через доверенность, этот документ обязателен. Кроме того, он обязательно потребуется при оформлении документов и ГИБДД, при прохождении технического осмотра, оформлении страховки и т.п. Другими словами, без доверенности, максимум, что вы сможете сделать, сидеть за рулем чужой машины.

Право не оформлять доверенность на третьих лиц касается и юридических лиц. Юридические лица могут просто оформить неограниченную страховку на водителя или вписать его в ОСАГО. Несмотря на такое право, юридические лица все же могут нести большую ответственность в случае какой-то проблемы.Так водители смогут сами выполнять часть задач по техническому обслуживанию транспорта, если в дороге возникнет необходимость в осмотре или ремонте машины. Им потребуется предъявить физический документ.

Зачем оформлять доверенность на автомобиль

Доверенность на управление транспортным средством позволяет частично развязать руки лицам, которые не являются собственниками автомобиля. Если автомобилем управляет доверенное лицо и нарушит правила, штрафовать будут именно его. А вот если доверенности нет, платить штраф будет вынужден собственник.

Нарушением прав дело не ограничивается. Ответственность ляжет на плечи доверенного лица, если он за рулем машины не только примет участие в аварии, но и нанесет кому-то ущерб (материальный или физический). Если доверенности нет, владелец автомобиля будет вынужден доказывать свою невиновность в суде. Иногда дело затягивается на годы. Именно потому, стоит потратить некоторое время, чтобы не допустить ухудшения ситуации.

Если автомобиль залоговый, и предыдущий владелец не платит свой долг, ТС заберут у человека, на имя которого выписана доверенность на управление ТС. Другими словами, доверенность в этом случае не спасет, и за долг доверителя будет отвечать доверенное лицо. Потому прежде чем покупать машину через доверенность, убедитесь, что на ней не висят долги.

Проверить, чиста ли машина перед законом, можно на различных платформах в интернете. Можно посмотреть, не числится ли автомобиль в залоге, нет ли запрета на регистрационную деятельность при его участии, ну и конечно, здесь можно посмотреть, не числятся ли на управляемом автомобиле неоплаченные штрафы. Если есть неоплаченный штраф могут возникнуть проблемы с судебными приставами – наложение дополненных ограничений.

Как долго действует доверенность на транспортное средство

Доверенность на управление автомобилем, как и другие виды доверенностей, имеет свой срок действия. При этом доверитель может расторгнуть договоренность в любой момент. Отмена документа в любое время возможна, если возникли следующие обстоятельства:

• Умер кто-то из сторон;
• Были нарушены условия, прописанные в доверенности;
• Были изменены данные сторон или параметры автомобиля;
• Любая из сторон стала участником процедуры банкротства;
• Переданное по доверенности право, было реализовано.

Но если отменяете доверенность, об этом обязательно нужно известить вторую сторону. После того как доверенность расторгнута, документ возвращается доверителю.

Скачивайте бланк документа на управление машиной

Бланк доверенности на автомобиль для управления ТС должен отвечать определенной форме. Несмотря на то, что законом не предусмотрена четкая форма рассматриваемого документа, лучше все же ориентироваться на образец. Тем более что бланк доверенность можно найти и скачать без проблем. К тому же в бланке уже отведено место для нужной информации. В бланке только нужно прописывать все переданные права, что позволяет не плутать среди нечетких формулировок, а просто подставить свои данные.

Бланк можно заменить рукописной формой, но все же в бланке более четкая структура и к нему более серьезное отношение. Потому если передаете простые поручения, можно обойтись рукописной формой, но если требуется оформить доверенность на полный перечень действий, тогда лучше воспользоваться бланком.

Чтобы оформить доверенность на автомобиль от физическоголицафизическомулицу, следует использовать одну форму бланка. Оформляемый юр.лицом, физический формат бумаги отличается.

Документ можно заверять у юриста, но вполне можно этого не делать, поскольку у доверенности и так будет юридическая сила. Главное, правильно указать все необходимые данные. Но есть ситуации, когда без заверения не обойтись:

• Если первый доверитель переоформляет доверенность на ещё одно лицо. Чтобы такого не случилось, в первоначальной доверенности нужно прописать пункт «без передоверия».
• Если доверитель будет выезжать заграницу. Нотариальное заверение сделки позволит избежать проблем в другой стране. Учтите, что в некоторых странах доверенность нужно не только заверить у нотариуса, но ещё и перевести её на их язык и нотариально заверить рассматриваемый перевод.

Бланк доверенности на автомобиль выглядит следующим образом.

Образец доверенность на транспортное средство

Чтобы правильно заполнить все поля и вписать нужную информацию, желательно использовать образец доверенности на автомобиль. Что касается заполнения документа, лучше всего это делать на компьютере, поскольку так сможете без помарок исправить ошибки, что-то добавить или убрать. Для того чтобы правильно составить свой документ, возьмем для примера образецдоверенности на управление (документ составляет физическоелицо).

Сперва, сверяясь с образцом, в документе нужно указать, где и когда передается доверенность. Также обязательно указываются персональные данные человека, которому принадлежит машина (ФИО, паспортные данные, адрес).

Нужно указать марку, модель и другие важные сведения об авто. Например, VIN, транспортный гос. номер, номер кузова, сведения ПТС и СТС.

Следующий этап – заполнение данных о доверенном лице. В частности, где он проживает, как его зовут, паспортные данные. Обязательно прописывается список полномочий.

Закрывает документ информация о сроке, в течение которого доверенность на автомобиль действует. Когда эти данные внесены, доверитель ставит свою подпись, подтверждая все те сведения, что прописаны в образце.

В случае, когда заходит речь о юридическом лице, заполнение документа происходит по немного другой схеме. Например, срок действия доверенности нужно указать вначале документа, а не в конце.

Следующий пункт для заполнения – наименование компании, ФИО представителей, паспортные сведения доверенного лица. Также здесь указывается, что передается право управлять авто.

Теперь нужно заполнить сведения о том, что это за машина.

И только когда эти данные прописаны, прописывается, какие права передаются доверенному лицу.

А вот заканчивая документ, нужно обязательно поставить подпись нотариуса. Также можно поставить пометку, что машина не может быть передана никому другому.

Только потом можно ставить подпись, и документ получит юридическую силу, а значит, посторонний человек сможет управлять ТС.

Получить юридическую помощь по вопросам доверенности на управление транспортным средством можно на нашем сайте.

Документы для личного дела работника и его формирование

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Что представляет собой личное дело
2. Обязательно ли вести личные дела
3. На кого заводят личные дела
4. Сроки оформления личного дела
5. Особенности формирования личного дела
6. Какие документы включаются в состав личного дела
7. Как правильно оформить личное дело
8. Ведение личных дел
9. Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.

Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.

В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.

Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.

В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.

Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.

Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

№	Индекс	Дата выдачи	Заголовок	Номер листов дела	Дата включения	Примечание
Порядковый номер документа	По внутренней номенклатуре	Обозначается арабскими цифрами	Название документа	В зависимости от места размещения в деле	День помещения в личное дело	Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).

Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Как формируются личные дела сотрудников?

Автор: Данилова В. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет (если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации). Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее – Положение).

Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п

Наименование документа

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

Экземпляр трудового договора

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

Документы о прохождении аттестации

Докладные и объяснительные записки

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Для этого приобретаются обычные картонные папки-скоросшиватели «Дело» или заказываются специальные.

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Страницы в любом случае нужно нумеровать.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

Номера листов дела

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

внесение записей в опись;

помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.