Сокращенная рабочая неделя по трудовому кодексу

Что должен знать работодатель про неполную рабочую ставку

С рабочим временем сотрудников нужно обращаться осторожно, чтобы ненароком не навлечь проверку налоговой или трудовой инспекции. Сокращать ставку можно, но только так, как прописано в трудовом кодексе. Как сокращать правильно — расскажем в данной статье.

Какая ставка считается неполной

Нормальная продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю. Эти часы обычно укладываются в привычный для большинства людей график — 5 рабочих дней и 2 выходных, либо 2 через 2 — когда работа посменная. Все, что меньше 40 часов — неполная рабочая ставка.

Некоторые сотрудники по закону трудятся меньше:

• не достигшие 16 лет — 24 часа в неделю, если совмещают работу с учебой — 12 часов;
• в возрасте от 16 до 18 лет — максимум 35 часов в неделю, если еще и учатся — 17,5 часов;
• работающие на опасном производстве — 36 часов в неделю.

Получается, в вышеперечисленных случаях ставка всегда неполная. Работодатель должен соблюдать эти нормы, иначе инспекция выпишет штраф за нарушение трудового законодательства.

Как сокращать и учитывать рабочие часы

Неполная ставка это:

• сокращенный рабочий день;
• рабочий день со значительными перерывами;
• сокращенная смена;
• сокращенная неделя.

По большому счету, часы можно урезать как угодно. Например, сотрудник приходит три дня в неделю на полный рабочий день, а два дня — только до обеда.

Все отработанные часы вносятся в специальный табель учета. О том, как его заполнять, мы рассказывали в статье. За правильностью внесенных данных следит работодатель — это важно, ведь зарплата в итоге начисляется по табелю.

Что указывать в трудовом договоре

1. Сотрудника сразу берут на неполную рабочую ставку. В этом случае в договоре изначально прописывают количество часов и график работы.
2. Сотрудника взяли на полную ставку, а через какое-то время часы сократили. Тогда с работником нужно согласовать новый режим, взять с него заявление о переводе на неполное рабочее время и обязательно оформить к трудовому договору дополнительное соглашение.

Что положено сотруднику на неполной ставке

1. Урезанная зарплата — пропорционально отработанному времени. Допустим, полная ставка бариста — 60 тыс. руб. На неполной ставке он трудится не 40, а 20 часов в неделю. Значит в конце месяца бариста получит на руки 30 тыс. руб.
2. Обеденный перерыв — не меньше 30 минут. Когда смена короткая, до 4 часов, то обеда может и не быть.
3. Отпуск. Как и при обычной ставке — 28 дней.
4. Оплачиваемый больничный.
5. Декретный отпуск.

Пенсионный стаж на неполной ставке не сокращается. А вот налоги рассчитываются из фактической зарплаты.

В каких случаях сокращают ставку

Стороны согласовали рабочее время

Идеально, если потребности работодателя и работника совпадают. Например, небольшой компании нужен человек на полдня для ведения бухучета, а бухгалтеру как раз необходима дополнительную подработка. Тогда рабочий график устанавливается по договоренности.

Изменились показатели бизнеса

Бизнес — не часы, которые всегда тикают равномерно. Порой предприниматель вынужден сворачивать часть дела, чтобы остаться на плаву. Иногда какая-либо деятельность просто оказывается убыточной и проще от нее отказаться.

Пример: у Павла три продуктовых магазина. Один из них расположен в неудачном месте и приносит мало прибыли. Павел понял, что держать его невыгодно, поэтому закрыл данную торговую точку.

Возникает вопрос — что делать с сотрудником, который остался без рабочего места?

Варианта всего два:

• Работодатель по ТК РФ имеет право сократить рабочее время на 6 месяцев. Павел из нашего примера может поставить продавца на неполную смену в один из оставшихся магазинов.
• Если сотрудника не устраивает новый режим, работодатель должен его сократить с выходным пособием в две зарплаты. Предупредить об изменениях необходимо заранее — за 2 месяца.

Для перевода на неполную рабочую ставку нужна существенная причина. Личная неприязнь, врожденное самодурство, плохое настроение с утра — всё это не повод ущемлять права сотрудника. Особенно опасно, когда вы решаете таким образом сэкономить на зарплате. Если работник обратится с жалобой в трудовую инспекцию, то вас скорее всего разоблачат и выпишут штраф. Сотрудник возмущен несправедливостью и пошел в суд? Будьте готовы вернуть невыплаченную за фактически отработанное время зарплату + моральный вред. Пример этому — дело № 33-2970/2019. Плюс ко всему, вами может заинтересоваться ФНС и прийти в гости с проверкой — вдруг вы платите серую зарплату и так уходите от налогов. Поэтому фиктивно переводить работников на неполную ставку опасно.

Семейные обстоятельства

Иногда сотрудник по личным причинам не может трудиться в обычном режиме. Работодатель обязан сократить ставку даже в ущерб бизнесу. Это происходит, если:

• сотрудница беременна;
• работник ухаживает за больным родственником;
• родители или опекуны присматривают за ребенком до 14 лет или ребенком-инвалидом.

Работодатель вправе просить подтверждение — справку МСЭ, или справку о режиме работы второго родителя. Если жена вашего сотрудника безработная, за ребенком есть кому следить — тогда вы не обязаны сокращать ставку.

Вы должны подобрать приемлемый для сотрудника график работы. Трудовой кодекс здесь не поможет — в нем просто нет четких норм, как это нужно делать, а есть только совет — договаривайтесь. Договориться не получается? Если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то работодателю выпишут штраф. Поэтому лучше все решать по-мирному.

Иногда руководство идет навстречу сотрудникам в декрете и сокращает им ставку на час-другой, чтобы они могли работать и одновременно получать пособие от соцстраха. Пособие действительно положено, когда сотрудник на неполной ставке. Но если в ходе выездной проверки налоговая заподозрит фиктивное сокращение часов с сохранением полной зарплаты, то работнику придется вернуть пособие фонду.

Наказание за нарушения

Когда работодатель неправ, трудовая инспекция выписывает штрафы:

• от 1000 до 5000 руб. – для ИП;
• от 30 000 до 50 000 руб. – для ООО;
• от 1000 до 5000 руб. – для директора ООО.

В чем разница между ставкой 0,5 и неполным рабочим днем

Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии

Работодателю выгодно принять сотрудника на неполную ставку, если это подходит бизнесу. Но нужно правильно оформить работника и указать в договоре количество рабочих часов и размер оплаты. И тут работодатель сталкивается с терминами — «полставки» или «неполный рабочий день». В чем разница, разберем в статье.

Что такое полставки

В законе нет определения «полставки», а есть только «неполный рабочий день» (ст. 93 ТК РФ). Это устоявшийся термин для обозначения графика и зарплаты: сотрудник работает меньше и получает половину оплаты от целой ставки.

Неполный рабочий день — это ситуация, когда сотрудник работает меньше 40 часов в неделю (ст. 93 ТК РФ). Рабочие часы можно урезать разными способами, тогда получаются:

• неполный рабочий день,
• неполная смена,
• неполная неделя,
• разделение рабочего дня на части.

За отработанными часами следит сам работодатель, записывает их в табель учета рабочего времени. По табелю начисляют зарплату.

Как оформить трудовой договор на неполный рабочий день

Принять сотрудника на неполную ставку можно по его просьбе, по соглашению сторон или приказом по организации. Просто так изменить ставку нельзя — для этого используйте договор по форме № Т-1 или другой, который утвержден в компании. Укажите как принят сотрудник — на основную должность или по совместительству, и после заполните условия рабочего времени:

• продолжительность рабочей недели;
• время начала и окончания работы;
• перерыв, предусмотренный для обеда;
• другие виды перерывов для отдыха;
• количество рабочих и выходных дней в неделе.

После включите в договор условия оплаты труда и правила ее расчета. Укажите полный размер оклада или тарифной ставки, исходя из штатного расписания на одного сотрудника.

Если необходимость перевода возникла после приема на работу, то к трудовому договору заключите дополнительное соглашение.

Как выплачивать зарплата при неполной ставке

Зарплату считают пропорционально отработанному времени. Скажем, при найме на полставки сотрудник из 60 000 ₽ получит только 30 000 ₽. Налоги считают от фактической зарплаты.

Другие бонусы по работе остаются, как при полной ставке. Работник каждый год отдыхает 28 дней, получает зарплату два раза в месяц и оплачиваемый больничный. Стаж для пенсии считают без изменений. На неполной ставке даже положен перерыв на обед не менее 30 минут, если смена больше 4 часов (Письмо Минтруда РФ от 17.11.2017 № 14-2/В-1012).

Когда работодатель обязан установить неполную ставку

Уход за семьей

Если у сотрудника есть дети или пожилые родители, то по просьбе работника рабочее время придется сократить. Перевод на неполную ставку положен для:

• беременных;
• родителей или опекунов ребенка до 14 лет;
• родителей или опекунов ребенка-инвалида до 18 лет;
• сотрудников, ухаживающих за больным родственником со справкой МСЭ.

Перед тем, как перевести на неполную ставку, проверьте, может ли в семье кто-то другой заниматься ребенком. Для этого попросите справку о режиме работы второго родителя (Минтруда из Письма № 14-2/В-1012). Если окажется, что второй родитель не трудоустроен, то можете отказать в сокращении часов.

Выберите тот график, который подойдет и вам, и сотруднику. В законе нет уточнений, сколько дней и часов нужно отработать. Сократить рабочий день можно хоть до пары часов или только на тридцать минут до конца смены. Главное, чтобы сотруднику было удобно и бизнес не страдал.

Иногда договориться не получается: например, сотруднице нужно забрать ребенка из садика до обеда, а на работе в это время самый пик задач. Тогда сотрудница может обратиться в Роструд и составить жалобу. За это инспекторы могут выписать вам штраф, но не помогут выбрать график, и тогда снова придется вернуться к переговорам.

Несовершеннолетние и инвалиды

Некоторым работникам по возрасту и состоянию здоровья положено работать меньше (ст. 92 ТК РФ). Государство рассчитало для них норму часов:

• работники до 16 лет — не больше 24 часов в неделю;
• работники от 16 до 18 лет и инвалиды — не больше 35 часов в неделю;
• работники на опасном производстве — не больше 36 часов в неделю.

Если несовершеннолетний учится, неделю нужно сократить до 12 для подростков младше 16 лет или 17,5 часов для подростков от 16 до 18.

Когда работодатель сам переводит на неполную ставку

В компании могут произойти изменения: закрыли торговую точку или перевели в онлайн, и теперь вместо продавца нужен менеджер, который будет заниматься заказами пару часов в день.

Если объем работы снизится — можно уменьшить рабочее время сотрудника. Это делается на полгода, если ситуация временная (ст. 74 ТК РФ), но затем сотрудника нужно либо вернуть на полную ставку, либо сократить.

Перевод на неполный рабочий день вводят приказом. Предупредите работника за два месяца. Если частичная занятость его не устраивает, можно предложить сотруднику сокращение с выплатой выходного пособия в два заработка.

Риски при переводе на неполную ставку

За переводом на неполную ставку следят контролирующие органы, поэтому злоупотреблять этим нельзя. ФНС ищет компании, которые могут недоплачивать налоги. Их выбирают по критериям из Приказа от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@, например, занижение зарплаты.

Так бывает, если в организации уменьшили рабочий день до шести часов. Но сотрудники могут не справляться с объемом работы за это время, им придется задерживаться. При таком режиме работник получит меньше, чем должен. Инспекторы заподозрят серую схему и уход от налогов, а это повод для проверки.

Сотрудник может взыскать недополученную зарплату, если фактически работал полный день, а еще получить компенсацию за моральный вред. Поэтому лучше следить, чтобы сотрудники справлялись с объемом работы.

За каждое нарушение работодателя штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ:

• для ИП от 1 000 до 5 000 ₽;
• для ООО от 30 000 до 50 000 ₽, и директору от 1 000 до 5 000 ₽.

При повторном нарушении штрафы возрастают.

Работайте с сотрудниками в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия: здесь можно настроить неполную ставку, система автоматически рассчитает зарплату, отпускные, больничные, командировочные, здесь легко добавлять премии и удержания, отчитываться по сотрудникам. А еще в Бухгалтерии легко вести учет, платить налоги, сдавать отчетность через интернет. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Статья 92 ТК РФ. Сокращенная продолжительность рабочего времени

Сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

для работников в возрасте до шестнадцати лет – не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет – не более 35 часов в неделю;

для работников, являющихся инвалидами I или II группы, – не более 35 часов в неделю;

для работников, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки условий труда отнесены к вредным условиям труда 3 или 4 степени или опасным условиям труда, – не более 36 часов в неделю.

Продолжительность рабочего времени конкретного работника устанавливается трудовым договором на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора с учетом результатов специальной оценки условий труда.

На основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективного договора, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, продолжительность рабочего времени, указанная в абзаце пятом части первой настоящей статьи, может быть увеличена, но не более чем до 40 часов в неделю с выплатой работнику отдельно устанавливаемой денежной компенсации в порядке, размерах и на условиях, которые установлены отраслевыми (межотраслевыми) соглашениями, коллективными договорами.

Продолжительность рабочего времени лиц в возрасте до восемнадцати лет, получающих общее образование или среднее профессиональное образование и совмещающих в течение учебного года получение образования с работой, не может превышать половины норм, установленных частью первой настоящей статьи для лиц соответствующего возраста.

Настоящим Кодексом и иными федеральными законами может устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени для других категорий работников (педагогических, медицинских и других работников).

Комментарии к ст. 92 ТК РФ

1. Рекомендация N 116 МОТ устанавливает рекомендательные нормы, которыми может воспользоваться работодатель, регулируя рабочее время.

Комментируемая статья определяет сокращенную продолжительность рабочего времени (ежедневной работы или рабочего дня) для работников, перечисленных в статье. Для них установленная ТК нормальная продолжительность рабочей недели (40 ч) сокращается без уменьшения размера оплаты труда, а рабочее время – независимо от характера трудовой функции, отрасли хозяйства, вида организации, где они работают, ее формы собственности. Эта норма является императивной, поэтому работодатель независимо от формы собственности организации не может ее увеличивать. В коллективном договоре или ином локальном акте норма рабочего времени может быть уменьшена, но при условии сохранения прежнего размера оплаты труда.

Законодательное ограничение продолжительности рабочего времени для молодежи в возрасте до 18 лет без уменьшения размера оплаты труда – важная гарантия прав работников на отдых, развитие личности и образование.

Работодатели частных организаций, как свидетельствует судебная практика, при заключении трудовых договоров с молодежью в возрасте до 18 лет нередко нарушают правила комментируемой статьи. Поэтому они могут быть привлечены к ответственности на основании решения комиссии по трудовым спорам или суда, куда работники должны обратиться с заявлением о разрешении индивидуального трудового спора.

Сокращенная продолжительность ежедневной работы (рабочего дня) при 6-дневной рабочей неделе с 1 выходным днем для работников в возрасте до 18 лет установлена ч. 1 комментируемой статьи.

2. Продолжительность рабочего времени учащихся устанавливается законодателем с учетом 2 факторов: возраста и условий периода работы (работают ли они во время каникул или в течение учебного года). Если учащиеся работают в период каникул, то на них распространяется общая норма и продолжительность рабочего времени определяется возрастом.

Лицам, обучающимся в общеобразовательных и образовательных учреждениях начального и среднего профессионального образования и работающим в течение учебного года в свободное от учебы время, устанавливается сокращенное рабочее время продолжительностью:

в возрасте до 16 лет – не более 12 ч в неделю;

в возрасте от 16 до 18 лет – не более 17,5 ч в неделю.

Учащиеся образовательных учреждений в свободное от учебы время могут приниматься на работу для выполнения легкого труда (за исключением применения их труда на работах, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию: игорный бизнес, работа в ночных кабаре и клубах, производство, перевозка и торговля спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и токсическими препаратами) лишь с согласия родителей, усыновителей, попечителей.

По просьбе учащихся им может быть предоставлена работа на условиях неполной рабочей недели (ст. 93 ТК), по гибкому графику (ст. 102 ТК), а также на дому с возможными перерывами в дни напряженных учебных занятий.

Судебная практика свидетельствует о том, что нормы о рабочем времени несовершеннолетних особенно часто нарушают должностные лица банков, акционерных обществ и некоторых других организаций. Комиссии по трудовым спорам и суды, рассматривая споры о нарушении законодательства о рабочем времени, выносят определения о привлечении к ответственности работодателей (дисциплинарной, административной, уголовной) на основании ст. 419 ТК.

Субъектами ответственности могут быть собственники организаций, руководители и их заместители, руководители структурных подразделений, а также другие должностные лица, непосредственно отвечающие за соблюдение норм о рабочем времени и времени отдыха.

Рекомендация N 103 МОТ “О еженедельном отдыхе в торговле и учреждениях” (1957 г.) предлагает по мере возможности поднять для подростков моложе 18 лет общую норму еженедельного отдыха с 24 ч до 2 суток.

3. Для инвалидов I и II групп согласно ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. N 181-ФЗ “О социальной защите инвалидов в Российской Федерации” устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 35 ч в неделю с сохранением полной оплаты труда. Однако полная оплата труда как за 40-часовую рабочую неделю производится лишь в том случае, если инвалид работает 35 ч в неделю. Если продолжительность рабочего времени составляет меньше этой нормы, например 30 ч, то работа оплачивается пропорционально отработанному времени, т.е. как неполное рабочее время.

4. Продолжительность рабочего времени работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда, сокращается на 4 ч в неделю и более в порядке, определяемом Правительством РФ, и, следовательно, не может превышать 36 ч в неделю.

Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.

См. также письмо Минтруда России от 12 августа 2003 г. N 861-7 “О предоставлении дополнительных отпусков за условия труда”.

См. также Постановление Правительства РФ от 20 ноября 2008 г. N 870 “Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда”.

5. Право на сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск имеют работники, профессии и должности которых предусмотрены по производствам (цехам) в соответствующих разделах Списка независимо от того, в какой отрасли народного хозяйства находятся эти производства и цехи.

Работодатель ни самостоятельно, ни совместно с выборным профсоюзным органом не вправе ограничивать рамки Списка, например не предоставлять сокращенный рабочий день и дополнительный отпуск в связи с вредными условиями труда, если это прямо не предусмотрено Списком.

Работнику в зависимости от его профессии, должности или производства (цеха), на котором он работает, могут предоставляться обе названные льготы или же одна из них.

6. Работникам, профессии или должности которых включены в Список (раздел “Общие профессии всех отраслей хозяйства”), сокращенный рабочий день и дополнительный отпуск предоставляются независимо от того, в каких производствах или цехах они работают, если эти профессии и должности специально не предусмотрены в других разделах Списка.

7. Если в Списке имеются разделы и подразделы, предусматривающие отдельные виды работ (например, “сварочные работы”, “малярные работы” и т.д.), сокращенный рабочий день и дополнительный отпуск предоставляются работникам, занятым на этих работах, независимо от того, в какой отрасли промышленности и в каком производстве или цехе эти работы выполняются.

8. Сокращенный рабочий день согласно указанной в Списке продолжительности устанавливается работникам лишь в те дни, когда они заняты во вредных условиях труда не менее половины сокращенного рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности. При записи в Списке “постоянно занятый” или “постоянно работающий” сокращенный рабочий день согласно указанной в Списке продолжительности устанавливается работникам лишь в те дни, когда они фактически заняты во вредных условиях труда в течение всего сокращенного рабочего дня.

9. Работники сторонних организаций в дни работы с вредными условиями труда также имеют право на сокращенное рабочее время.

10. Установление сокращенного рабочего времени в соответствии с комментируемой статьей является юридической обязанностью работодателя. Стороны трудового договора при его заключении не вправе увеличивать продолжительность рабочего времени, установленную этой статьей, даже по взаимному согласию. Работодатель может быть привлечен к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности за нарушение законодательства о рабочем времени.

11. Организации вправе за счет собственных средств в коллективных договорах и иных локальных нормативных актах о труде устанавливать для несовершеннолетних работников и для работников на работах с вредными условиями труда, а также для других работников организации сокращенное рабочее время.

12. На основании специальных норм, например Постановления Правительства РФ от 3 апреля 1996 г. N 391 “О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей”, установлена 36-часовая рабочая неделя работникам органов здравоохранения, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также работникам организаций, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека.

13. Только федеральным законом устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей, женщин, работающих в сельской местности, и др.).

14. Законодательством предусмотрены случаи, когда максимальная продолжительность рабочего времени должна быть сокращена по сравнению с общей нормой из-за выполнения трудовой функции, связанной с повышенным нервным и эмоциональным напряжением или особенностями условий выполнения работ. При заключении коллективных договоров и трудового договора с работником работодатель не вправе устанавливать продолжительность рабочего времени, превышающую определенное законом сокращенное предельное рабочее время, но может вводить за счет собственных средств рабочее время меньшей продолжительности. При сохранении регулирующей роли законодательства о труде коллективные договоры в настоящее время имеют важное значение в установлении продолжительности рабочего времени и в его распределении.

Закрепленная в законодательстве предельная норма продолжительности рабочего времени – основная для всех организаций независимо от формы собственности и метода хозяйствования, но не единственная правовая гарантия, обеспечивающая охрану труда и защиту трудовых прав и свободного времени работников.

15. Сокращенный рабочий день вводится для отдельных категорий работников умственного труда, деятельность которых связана с повышенным интеллектуальным и нервным напряжением.

Учителям, преподавателям, воспитателям и другим педагогическим работникам организаций просвещения законодательством определена норма часов педагогической (преподавательской) работы в день (от 3 до 6 ч) и соответственно в неделю (от 18 до 36 ч), за выполнение которой установлена ставка заработной платы (должностной оклад). За часы педагогической (преподавательской) работы сверх установленных норм производится дополнительная оплата в соответствии с получаемой ставкой в одинарном размере (см. Постановление Правительства РФ от 3 апреля 2003 г. N 191 “О продолжительности рабочего времени (норме часов педагогической работы за ставку заработной платы) педагогических работников”).

Пункт 5 ст. 55 Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 “Об образовании” предусматривает, что для педагогических работников образовательных учреждений устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени – не более 36 ч в неделю (см. ст. 333 ТК).

16. Для медицинских работников устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени не более 39 ч в неделю.

Сокращенная продолжительность рабочего времени в зависимости от занимаемой медицинскими работниками должности и (или) специальности устанавливается Постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2003 г. N 101 “О продолжительности рабочего времени медицинских работников в зависимости от занимаемой ими должности и (или) специальности” от 24 до 36 ч в неделю. Врачам и среднему медицинскому персоналу больниц, роддомов, клиник, лечебниц и других стационарных лечебных учреждений, специальных санаториев, санитарной авиации, станций переливания крови, амбулаторно-поликлинических учреждений (за исключением врачей, занятых исключительно амбулаторным приемом больных), здравпунктов и медицинских пунктов скорой и неотложной помощи, санитарно-эпидемиологических учреждений, врачебных, фельдшерских и акушерских кабинетов, женских консультаций, домов ребенка, детских домов, детских комнат, комнат матери и ребенка; учреждений судебно-медицинской экспертизы, НИИ и лабораторий, врачам яслей и молочных кухонь рабочий день сокращается до 6,5 ч (см. ст. 350 ТК и комментарий к ней).

17. Сокращенный рабочий день и рабочая неделя установлены для женщин, работающих в сельской местности (включая тех, кто трудится в сельскохозяйственном производстве, работает в цехах промышленных организаций и других организациях, находящихся в сельской местности). Для них устанавливается 36-часовая рабочая неделя (Постановление Верховного Совета РСФСР от 1 ноября 1990 г. N 298/3-1 “О неотложных мерах по улучшению положения женщин, семьи, охраны материнства и детства на селе”).

18. Сокращается продолжительность рабочего времени до 36 ч в неделю для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 320 ТК), если меньшая продолжительность рабочей недели не предусмотрена для них федеральными законами. При этом заработная плата выплачивается в том же размере, что и при полной рабочей неделе.

19. Для отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда, сокращенный рабочий день установлен постановлениями Правительства РФ. Так, гражданам, принятым на службу в таможенные органы в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ “О службе в таможенных органах Российской Федерации” и исполняющим трудовые обязанности во вредных условиях, сокращенное рабочее время установлено Постановлением Правительства РФ от 15 февраля 1998 г. N 189 “О предоставлении сотрудникам таможенных органов льгот за исполнение должностных обязанностей во вредных условиях”.

Для некоторых категорий работников сокращенная продолжительность рабочего времени установлена с учетом территориальных и природно-климатических условий труда и проживания.

20. Для инвалидов I и II групп сокращенная продолжительность рабочего времени является полной мерой труда.

В том случае, если по заявлению инвалидов I и II групп установленное им законодательством сокращенное время сокращается еще, то речь идет, по сути, о режиме труда с неполным рабочим временем.

В соответствии с ч. 2 ст. 93 ТК при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ исходя из оплаты полной (40-часовой) рабочей недели.

Режим неполного рабочего времени: как перевести на него сотрудника правильно

ТК дает возможность осуществить перевод на режим неполного рабочего времени части или всех сотрудников компании, но только по соглашению с ними. При этом в некоторых случаях при наличии определенных обстоятельств допустимо сделать это в одностороннем порядке, но со строгим соблюдением установленных правовых норм и процедур.

Игнорирование положений законодательства может привести к тому, что потенциальная экономия для работодателя приведёт к дополнительным потерям в виде санкций и штрафов от проверяющих. Рассказываем про порядок перевода на неполный рабочий день (время) по ТК РФ.

Что понимается под неполным рабочим временем

Согласно положениям ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность времени работы не может превышать 40 часов в неделю.

Хотя ТК РФ не дает точного определения неполного рабочего времени, он указывает, что может быть установлена работа в форме неполного рабочего дня или недели.

Таким образом, под неполным рабочим временем следует понимать случаи, когда его длительность меньше, чем нормальная (40 ч в неделю). При этом оплату труда при неполном времени проводят в пропорции:

ФАКТИЧЕСКИ ОТРАБОТАННОЕ ВРЕМЯ / НОРМАЛЬНАЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ЗА ТОТ ЖЕ ПЕРИОД

При сдельной оплате начисления проводят согласно фактической выработке. В результате затраты нанимателя формально снижаются за счет меньшего объема работ, предоставляемого наемному персоналу. Однако при этом нужно учитывать, что и объемы деятельности тоже падают. Но если это обусловлено падением спроса и продаж, то определенный экономический эффект от такого режима работы для работодателя есть.

На каких условиях можно вводить режим неполного рабочего времени

По общему правилу режим неполного рабочего времени может быть установлен по соглашению с работником — как при приеме на работу, так и в процессе его занятости у работодателя (ст. 92 ТК РФ). При этом нужно учитывать, что режим работы — обязательное условие трудового договора (ст. 57 ТК РФ), и менять его произвольно без согласия сотрудника наниматель не может (ст. 72 ТК РФ). Поэтому в большинстве случаев перевод на режим неполного рабочего времени проводят только путем достижения соглашения между компанией и трудящимися.

Его можно вводить в режиме:

• неполного рабочего дня (уменьшается количество часов в день, но сохраняется общее количество рабочих дней в неделю);
• неполной рабочей недели (сохраняется длительность рабочего дня, но сокращается количество рабочих дней в неделю).

Также возможно комбинированное уменьшение и рабочего дня, и недели.

Только в отдельных случаях использование подобного режима допустимо по односторонней инициативе администрации компании.

Так, ст. 74 ТК РФ допускает перевод сотрудников на неполный рабочий день или неделю по инициативе нанимателя при одном из следующих обстоятельств:

• изменение организационных и технологических условий;
• угроза массового увольнения персонала.

В таких случаях допустимо введение такого режима по согласованию с профсоюзом на срок до полугода.

В качестве критериев для определения риска массового увольнения следует использовать правила из постановления Правительства РФ от 05.02.1993 № 99 или соответствующих отраслевых, территориальных соглашений.

Кроме того, в некоторых случаях работодатель обязан установить неполное рабочее время по просьбе сотрудника. К ним отнесены:

• беременные сотрудницы;
• родители, имеющие детей до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет;
• женщины в отпуске по уходу за ребенком;
• осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медзаключением.

Оформление перевода на неполное время

Процедура того, как оформить документально перевод работника на неполный рабочий день или неделю, зависит от основания его введения — по заявлению работника, по соглашению, по инициативе компании.

Если перевод по просьбе работника, он подает работодателю заявление в произвольной форме. Оно служит основанием для принятия решения нанимателем о переводе.

При введении неполного рабочего времени по соглашению стороны сначала договариваются устно либо компания выдает работнику письменное предложение, с которым он письменно соглашается.

На основании заявления и достигнутых договорённостей подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку изменяется его существенное условие. В нем обязательно указывают:

• новый режим работы, вкл. время начала рабочего дня, его окончание, общую длительность смены, периодичность и длительность обеденных перерывов, общее количество рабочих и выходных дней в неделю (если рабочий день менее 4 ч, обеденного перерыва может не быть);

«Работнику устанавливается режим неполного рабочего времени — 5 дней в неделю с понедельника по пятницу 4 часа в день с 9.00 до 13.00 без перерыва.»

• дату вступления изменений в силу;
• срок, на который вводится режим неполного рабочего времени;
• условия оплаты.

Соглашение составляют в 2-х экземплярах для сотрудника и нанимателя. Его подписывают обе стороны. Издание приказа в случае такого перевода необязательно, однако на практике компании его оформляют.

Уведомлять службу занятости в случае введения режима неполного времени по соглашению не нужно.

Если работодатель вводит режим неполного рабочего времени по своей инициативе, то предварительно он должен:

1. Издать приказ о введении на предприятии режима неполного рабочего времени — с указанием веских оснований для этого, а также срока действия нового режима работы.
2. Уведомить письменно центр занятости о введении режима неполного рабочего времени — в течение 3-х дней с момента принятия такого решения.

Проект приказа о введении неполного времени должен быть согласован с профсоюзом (если он есть на предприятии).

После этого — если все работники согласны с новыми условиями — можно сразу заключить с ними допсоглашение и действовать по схеме, приведенной выше. Если же есть сотрудники, которые против нововведений, необходимо руководствоваться положениями ст. 74 ТК РФ:

1. Письменно уведомить работников о новом режиме минимум за 2 месяца.
2. Если по истечении этого срока работник письменно выразил свое согласие, оформить дополнительное соглашение и приказ.
3. Если работник отказывается, ему предлагают иную имеющуюся работу, на которой сохраняется прежний режим труда и отдыха. Если таких вакансий нет или работник отказался от них, его можно уволить по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в связи с отказом от продолжения работы в связи с существенным изменением условий договора.

Работники на неполной ставке: как оформить без проблем

Сотрудник на неполной ставке — это экономия на зарплате. Но только когда всё оформлено правильно.

На деле недостаточно одного желания предпринимателя урезать графики. И наоборот: есть случаи, когда работнику полагается неполный день. А фиктивное сокращение ставки ведёт к штрафам, проверкам налоговой и встречам с работником в суде.

🕘 Как правильно оформить неполную ставку и не сойти с ума.

🕝 Неочевидные риски неполной ставки.

Что такое неполная рабочая ставка

Когда работника берут в штат, ему устанавливают рабочее время. Это количество часов и режим работы.

Нормальное рабочее время — 40 часов в неделю по ст. 91 ТК РФ. Это всем знакомые пятидневка в офисе или скользящий график смен в общепите и торговле.

Рекламная компания взяла в штат иллюстратора. Он рисует в офисе с понедельника по пятницу с 9 до 18 часов. Это нормальное рабочее время.

Неполная рабочая ставка — когда сотрудник работает меньше 40 часов в неделю по ст. 93 ТК РФ. Рабочие часы можно урезать как надо. Тогда получаются:

• неполный рабочий день,
• неполная смена,
• неполная неделя,
• разделение рабочего дня на части.

Иллюстратора нет смысла звать на целый день. Работнику сделали время работы в офисе с 9 до 13 часов. Это неполное рабочее время.

За отработанными часами следит работодатель. Часы записывают в табель учёта рабочего времени. Потом по табелю начисляют зарплату.

Рабочее время сокращают по просьбе работника, по соглашению или приказом по фирме. Просто так урезать время нельзя. Для каждого основания есть жизненные причины. О них расскажем дальше.

Зарплата и бонусы работника на неполной ставке

Зарплату на неполной ставке урезают пропорционально времени.

Ценник иллюстратора в 70 000 ₽ с половиной ставки уменьшают до 35 000 ₽.

Налоги за сотрудника считают от фактической зарплаты. Сдельная оплата уменьшится, потому что работник успевает сделать меньше.

Остальные бонусы работы по найму остаются как при полной ставке.

Человек каждый год отдыхает 28 дней, получает деньги два раза в месяц, болеет с компенсацией заработка, на три года уходит в декрет и может требовать обогреватель зимой. Стаж для пенсии в общем случае не уменьшается.

Работнику на неполной ставке полагается даже перерыв на обед не меньше 30 минут. Об этом напоминал Минтруд в Письме № 14-2/В-1012. Кроме смен короче 4 часов — тут можно без обеда.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Когда работодатель обязан установить неполную ставку

Семейные обязанности

Для работников с детьми или пожилыми родственниками 40 часов в неделю — слишком много. Неважно кто это: мужчина или женщина.

Работодатель обязан сократить рабочее время, даже если это неудобно бизнесу:

• беременной;
• родителю или опекуну ребёнка до 14 лет;
• родителю или опекуну ребёнка-инвалида до 18 лет;
• человеку, ухаживающему за больным родственником со справкой МСЭ.

Если у работника оформлен декрет на уход за ребёнком, за ним сохраняется пособие от соцстраха по ст. 256 ТК РФ. Главное, не навести подозрение о липовой сокращённой ставке — об этом скажем в разделе о рисках.

Работодатель может проверить, действительно ли в семье работника больше некому заниматься ребёнком. Для этого просят справку о режиме работы второго родителя. Это рекомендация Минтруда из Письма № 14-2/В-1012. Если выяснится, что второй родитель не работает, в сокращении дня отказывают.

О режиме работы договариваются. Но в законе нет рамок, на сколько часов урезают неделю и как сдвигать рабочий день. Бывает, человек приходит на пару часов в день, а бывает, сокращают только тридцать минут вечером.

Трудовой кодекс советует договариваться так: работнику удобно и бизнес не страдает.

В реальной жизни часто работник и работодатель не могут договориться. Например, у женщины ребёнок в яслях до обеда, но работодателю удобнее сделать нерабочую среду, а остальные дни оставить полными.

❗ Важно: именно работодателю попадёт, если работнику не подберут удобный график. Всё-таки последнее слово за руководством, а работник зависим от зарплаты.

Роструд советует работникам жаловаться на работодателей в трудовую инспекцию своего города. По таким жалобам приходят инспекторы и штрафуют. Но график за вас всё равно никто не составит.

Для перевода работника на неполное время возьмите с него заявление, договоритесь о режиме работы и подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору.

Несовершеннолетние и инвалиды

Ещё есть работники, которым по возрасту и здоровью положено работать меньше. Количество часов для них прописано в ст. 92 ТК РФ:

• работники до 16 лет — не больше 24 часов в неделю,
• работники от 16 до 18 лет и инвалиды — не больше 35 часов в неделю,
• работники на опасном производстве — не больше 36 часов в неделю.

Если несовершеннолетний учится, неделю сокращают ёще надвое — до 12 и 17,5 часов. Так что внимательнее с вундеркиндами 😉 За полный день инспекция выпишет штраф.

Конкретную продолжительность недели и режим работы записывают в трудовой договор.

Когда работодатель устанавливает неполную ставку по своей потребности

Есть два случая, когда работнику сокращают время по желанию работодателя. Это добровольное соглашение и изменения в бизнесе.

Соглашение с работником

Иногда желания работодателя и работника совпадают. Предпринимателю нужен специалист в штат без загрузки на фултайм. Сотрудник тоже ищет подработку. Тогда сокращённое время устанавливают соглашением сторон.

На неполную ставку берут сразу или переходят в процессе работы. Если сразу, это условие записывают в трудовой договор. Если меняют фултайм на частичную занятость уже в процессе, подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору. График работы — как удобно обоим.

Изменения в бизнесе

В бизнесе случаются изменения. Закрыли кофейную точку, перевели торговлю в интернет, вместо киоска с сигаретами установили автомат здоровой еды. Может случиться, что работы для персонала стало меньше.

Предприниматель переехал из торгового центра в онлайн-продажи. Теперь ему не нужен продавец за прилавком на восемь часов. Достаточно трёх часов в день, чтобы обработать заявки покупателей.

Если работы не хватает, предприниматель может сократить рабочее время на шесть месяцев по ст. 74 ТК РФ. Дальше придётся либо загружать новыми задачами, либо сокращать.

Неполное время вводят приказом. Работника предупреждают за два месяца. Если частичная занятость не устраивает, работника сокращают с выходным пособием в два заработка.

Риски работодателя при неполной ставке

Работодатели не должны злоупотреблять неполной ставкой. За этим следят контролирующие органы, и мы в шоке, как их много 😱 Вот известные проблемы предпринимателей.

Налоговая заинтересуется

Налоговая ищет компании, которых подозревает в недоплате налогов. Таких включают в план, потом приходят с выездной проверкой, проверяют документы и доначисляют налоги.

Инспекторы выбирают компании для проверок по критериям из Приказа от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.

Один из критериев риска — заниженная зарплата работника. На неполной ставке человек получает меньше обычного. Инспекторы заподозрят серую зарплату и уход от налогов. Это повод для проверки.

Работник взыщет зарплату, если на деле работал полный день

Если работодатель ввёл неполное время, стоит следить, чтобы работники фактически работали меньше.

В организации ввели четырехчасовой рабочий день. Зарплату сократили надвое. Но оказалось, что бухгалтера не успевают сделать весь объём за полдня. Поэтому приходилось работать полные восемь часов.

Когда одну из бухгалтеров сократили, она отсудила вторую половину зарплаты. Организация потеряла 69 600 ₽, которые хотела сэкономить, и плюсом 25 000 ₽ на компенсации морального вреда.

Соцстрах заберёт декретное пособие, если догадается о фиктивной неполной ставке

Когда у работника неполный день в декрете, ему сохраняют пособие. Пособие восполняет зарплату.

Если человек вышел на полный день, пособие отменяют. Сокращение дня на полчаса или даже пару часов ревизоры соцстраха расценивают как обман и забирают пособие обратно.

В компании женщины выходили на работу до конца декрета. Руководство сокращало рабочий день на час. Женщины продолжали получать пособия.

Во время плановой выездной проверки ревизоры углядели фиктивное сокращение рабочего дня. Выяснили, что зарплата женщин не уменьшалась. Теперь компания вернёт фонду 2 156 057 ₽ за три года.

Работник отсудит моральный вред, если не договориться о графике

Семейных работников переводят на неполное время. График предлагает работник. Предприниматель корректирует график, только когда это вредит бизнесу. Например, продавец хочет работать по три часа, но в середине дня неудобно передавать кассу и товар сменщице.

Если найти удобный график не получилось, обвинят работодателя. Мы это уже говорили.

Мужчина оформил декретный отпуск. Потом решил выйти на работу и попросил 39 часов в неделю. Видимо, развязалась война и руководство предложило наоборот, выходить ежедневно только на час. Оба оказались в суде.

Суд сказал, что руководство злоупотребляет. Если человек желает работать, ему надо дать 20-24 часа в неделю и в удобное время. Это нужно, чтобы хватало и зарплаты, и времени на семью.

Работодателя обязали выплатить моральный вред и деньги, которые мужчина потратил на юриста.

Инспекция труда оштрафует

За соблюдением прав работника следит инспекция труда.

Если работник пожалуется на липовый сокращённый день или отказ утвердить удобный график, инспектора придут с проверкой. Заодно проверят всё связанное с рабочим временем, перерывом на обед, переработками и сменами в праздники.

За каждое нарушения штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ.

‍♀️ для ИП от 1000 до 5000 ₽,

‍♀️ для ООО от 30 000 до 50 000 ₽,

‍♀️ плюсом к штрафу для ООО допштраф для директора от 1000 до 5000 ₽.

При повторном нарушении штрафы возрастут.

Статья актуальна на 08.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Понятие разъездного характера работы и его оформление

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Критерии разъездной трудовой деятельности
2. Различия между поездками и командировками
3. Какие документы надо будет оформить
4. Порядок оформления
5. Возмещение расходов на поездки
6. Преимущества занятости с разъездами

В компании часто присутствуют сотрудники, выезжающие по служебным заданиям. К этой категории относятся инженеры, выполняющие функции по ремонту в офисах клиентов, торговые представители, направляющиеся для проведения переговоров о реализации товаров, водители, курьеры. Согласно Трудовому Кодексу РФ передвижения работников подразделяются на служебные командировки и работы разъездного типа.

Критерии разъездной трудовой деятельности

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

• в экспедиции;
• в полевых условиях;
• в пути;
• разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

Вопрос: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?
В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на счет работника в банке. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на счет работника в банке. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения — 10 620 руб. (в том числе НДС 1 770 руб.), суточные — 5 000 руб. После утверждения авансового отчета перерасход возмещен работнику путем перечисления денежных средств на его счет в банке.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.
Посмотреть ответ

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Порядок оформления

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

• номер документа, его наименование;
• время действия документа;
• информация о собственнике автомобиля;
• данные водителя ТС;
• данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Пример приказа об утверждении списка должностей

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

• Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
• Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

Преимущества занятости с разъездами

Характер труда сотрудника разъездами имеет определенные преимущества для компании, выражаемые в следующих моментах:

1. Уменьшения документооборота по служебным поездкам сокращает их администрирование.
2. Облегчается учет рабочего времени и расчет оплаты, так как отсутствует необходимость ведения авансовых отчетов. Получается более точная оценка предстоящих в целом трат по оплате труда.
3. Затраты на оплату труда уменьшаются. Вместо среднего заработка, начисляемого при командировках, трудящемуся выплачивают должностной оклад. При наличии дополнительных выплат к окладу, его величина будет ниже размера среднего заработка.

Предприятие получает налоговые преимущества из-за отсутствия необходимости создания обособленного подразделения в местности (территории), где занят сотрудник компании.

Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

Что такое разъездной характер работы с точки зрения трудового законодательства и как правильно отразить его в кадровых документах? Объясняют эксперты.

Как правильно заключить трудовой договор

Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства

В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы. Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г. Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.

В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.

Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания

Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.

Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.

Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.

Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»

Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.

Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.

Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:

• в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
• в трудовом договоре с работником.

Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.

В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Какие расходы нужно возместить работнику

Юлия Жижерина, эксперт Русской Школы Управления по трудовому праву

При возмещении расходов можно использовать два варианта:

1. Возмещение по документам. Работодатель возмещает расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, иные расходы, произведенные с его разрешения или ведома (ст. 168.1 ТК РФ). Расходы должны быть подтверждены соответствующими документами (кассовые чеки, квитанции, проездные билеты).

2. Установление надбавки за разъездной характер работы. В этом случае работодатель выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами. Размер и порядок выплаты надбавки необходимо включить в текст трудового договора (ст. 168.1 ТК РФ).

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Размер и порядок возмещения расходов устанавливает коллективный договор, соглашения, локальные нормативные акты или трудовой договор (ст. 168.1 ТК РФ).

Перечень документов, подтверждающих расходы работника, действующее законодательство не предусматривает. Подтвердить разъездные расходы работник может проездными билетами, квитанциями, чеками на бензин. Других компенсаций при разъездном характере работы, помимо возмещения расходов работника, закон не устанавливает, однако дополнительные надбавки к заработной плате за разъездной характер работы могут быть предусмотрены отдельно коллективным договором, локальными нормативными актами или трудовым договором с работником.

В установлении работнику разъездного характера работы есть ряд плюсов. Сокращается администрирование поездок работника: не нужно оформлять приказ на каждую служебную поездку. Облегчается учет рабочего времени и расчет зарплаты. В случае оформления поездок в качестве служебной командировки работодатель обязан за дни нахождения работника в командировке оплачивать работнику средний заработок. При разъездном характере работы работник получает должностной оклад и дополнительные выплаты, если они установлены трудовым договором.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD.

Компенсированные работодателем расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако для того, чтобы у проверяющих не было сомнений в компенсационном характере выплат, лучше, если все расходы будут подтверждены документально.

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т.п. Также работник должен сохранять все чеки, квитанции, проездные билеты, иные подтверждающие документы и отчитываться по фактическим затратам.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.