Выдача дубликата трудовой книжки при утере

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. В каких ситуациях возможна выдача дубликата
2. Документы для указания записей о стаже
3. Как заполняется документ
4. Какая плата взимается за выдачу документа

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

• бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
• неправильно заполнен бланк (титульный лист);
• предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2022

• Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
• Как сделать дубликат трудовой книжки
• Как оформить дубликат трудовой книжки – образец
• Итоги

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н, далее Правила):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2022 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2022 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с 01.09.2022 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки:

1. Получить заявление от сотрудника.
2. Оформить приказ (не обязательно).
3. При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
4. Заполнить новый бланк трудкнижки.

Когда выдают дубликат

Инициатором оформления выступает:

• работодатель;
• сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Кто выдает

Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

• бывшего, если вы не работаете после увольнения;
• настоящего, если вы уже работаете.

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

• реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
• приказы (распоряжения) и выписки их них;
• справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
• лицевые счета;
• личные дела и карточки;
• бухгалтерская документация об оплате труда;
• профсоюзный билет и т. д.;
• архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

• он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
• исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
• вносится персональная информация о работнике;
• перечисляются занимаемые должности и позиции;
• фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
• заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

• которые нет возможности подтвердить документально;
• неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

1. Подготовить новый бланк.
2. Правильно внести подтвержденные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

• кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
• обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
• руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

• напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
• в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
• внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

• рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
• интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
• даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
• в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
• сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
• в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость бланка не взимается в случаях:

• массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
• если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
• порчи не по вине работника.

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь две

Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

1. ТК РФ — ст. 66.
2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам

Специалисты кадровых служб нечасто сталкиваются с необходимостью оформлять дубликат трудовой книжки. Поэтому поговорим о нюансах, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

Новая трудовая книжка может потребоваться в трех случаях: документ утерян или безнадежно испорчен самим работником, утрачен работодателем в результате какого-либо стихийного бедствия или запись об увольнении / переводе на другую должность признана недействительной.

В любом из этих вариантов оформление дубликата трудовой книжки при утере или по решению суда ложится на плечи последнего работодателя. Если от вас уволился специалист и непоправимо испортил документ, не успев устроиться на новое место, его восстановлением займетесь вы. Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и лишь после этого заявил об утере — теперь это тоже ваша забота.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте. Открыв новый бланк, проставьте на титульном листе запись «Дубликат». Помните: общие требования к его оформлению точно такие же, как и к оригиналу документа. С ними можно ознакомиться в утвержденных Правительством РФ Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года).

Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Основные различия касаются раздела «Сведения о работе»: первой в дубликате должна быть запись об общем стаже сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на последнее место. И уже ниже вписывайте отдельные периоды его занятости с указанием порядкового номера записи, даты приема, занимаемой должности и пр.

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату

Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. Если книжки утеряны на предприятии из-за форс-мажорных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте утверждает специальная комиссия. Также по ее решению делаются запросы предыдущим работодателям. Если в утрате трудовой виноват сотрудник, он и должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказывать ему помощь. Форма запроса — свободная. Сколько организаций — столько запросов.

Сложности начинаются, если предприятие, где когда-то числился человек, уже не существует или реорганизовано. Тогда запросы следует адресовать в территориальный архив или компании-преемнику. Подтверждающими документами могут стать справки, выписки из приказов, личных дел или личных карточек, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и пр.

Прежде чем запрашивать у предыдущего работодателя персональные данные сотрудника, вам нужно получить у него разрешение в письменном виде.

Если представленные документы не содержат всех нужных сведений, то в дубликате фиксируются лишь те факты, которые есть в этих документах.

Многие кадровики допускают серьезную ошибку: указывают в качестве основания исходный документ — приказ о приеме / увольнении / переводе. Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника. Заверять печатями можно только последнюю запись, ранние просто вписываются согласно Правилам.

Если надо выдать новый документ, потому что одна из записей была признана недействительной − внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист кадровой службы проводит оформление дубликата трудовой книжки на основании оригинала.

От потери документов никто не застрахован, поэтому можно заранее сделать ксерокопии трудовых и заверить их. Это не займет много времени, но существенно облегчит их восстановление в случае необходимости.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Выдача дубликата трудовой книжки при утере

Дата публикации 27.10.2021

Основания и порядок выдачи дубликата трудовой книжки содержатся в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2022 № 320н, далее – Порядок № 320н.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается сотруднику по его заявлению в случаях:

1. утраты трудовой книжки работником;
2. массовой утраты трудовых книжек работодателем;
3. если трудовая книжка пришла в негодность;
4. наличия в трудовой книжке недействительной записи.

Разберем каждый из случаев.

Утрата трудовой книжки работником

При утрате трудовой книжки сотрудник подает заявление об утрате работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель выдает дубликат трудовой книжки.

Таким образом, Порядок № 320н не позволяет организации оформить дубликат трудовой книжки работнику, который пришел трудоустраиваться без трудовой книжки. Однако в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ работнику, поступающему на работу не впервые и утратившему трудовую книжку, работодатель оформляет новую трудовую книжку. Для этого соискателю необходимо написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утратил, пришла в негодность). Разница в этом случае будет в том, что в дубликат вносятся данные о прежних местах работы.

Чтобы работодатель заполнил дубликат сведениями о работе, сотруднику необходимо представить документы о занятости с прежних мест работы. Это могут быть трудовые договоры, справки бывших работодателей или из архивов, выписки из приказов или их копии. Помогать сотруднику получать эти документы работодатель не обязан.

В дубликат в разделе “Сведения о работе” в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже, подтвержденном документами. Если за какие-то периоды данных нет, они не учитываются. Общий стаж вносится суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Записи по отдельным периодам работы делаются в том объеме, в каком они подтверждаются документами. Требований о соблюдении хронологии при внесении записей Порядок № 320н не содержит.

Поэтому записи можно вносить по мере появления подтверждающих документов. При этом если какие-то сведения будут предоставлены позже, отказать в их внесении в трудовую книжку нельзя.

Если документ, представленный работником, не содержит всех необходимых сведений по месту работы (например, есть дата приема, но нет даты увольнения), то сведения вносятся частично.

Все записи вносятся исключительно на основании оригиналов документов, с которых работодатель снимает копии и заверяет их. После этого оригиналы возвращаются их владельцу (п. 29 Порядка № 320н).

Подтвержденные периоды работы заносятся в трудовую книжку в следующем порядке:

• после суммарного указания стажа (в графе 3) в новой строке графы 2 указывается дата приема на работу;
• в графе 3 указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник, а также сведения о переводах на другую постоянную работу, если такие сведения подтверждаются соответствующим образом;
• далее в графе 2 указывается дата увольнения;
• в графе 3 указывается основание прекращения трудового договора, если такая информация представлена работником;
• если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись в графе 3;
• затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
• в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

При массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией. Эту комиссию создает орган исполнительной власти в субъекте РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Такие правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Например, в Московской области Распоряжением Министерства социального развития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47 утверждено Положение о комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций. В Ростовской области Постановлением Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 297 утверждено Положение об областной комиссии по установлению стажа работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников. В Нижегородской области Распоряжением Правительства Нижегородской области № 163-Р от 28.03.2002 утверждено Положение об областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы по утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций.

Комиссия по результатам работы составляет акт, в котором на каждого работника указывает периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа.

Комиссия устанавливает эти сведения на основании (п. 31 Порядка № 320н):

• сведений по форме СТД-ПФР, СТД-Р;
• свидетельских показаний двух или более лиц, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя (в одной системе);
• судебного решения о подтверждении стажа работы.

Если у сотрудника кроме текущего места работы, были и другие, комиссия принимает меры для получения документов о работе.

Дубликат в этом случае оформляется на основании акта комиссии.

Сроки созыва комиссии и сроки оформления дубликатов не оговорены в Порядке № 320н. Полагаем, что работодателю необходимо организовать оформление в кратчайшие сроки.

Также стоит помнить, что если в период со дня массовой утраты до дня оформления дубликатов, кто-то из сотрудников будет уволен, то работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При задержке выдачи трудовой книжки с работодателя может быть взыскана оплата вынужденного прогула (ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ).

Выдача дубликата, если трудовая книжка пришла в негодность

Порядок № 320н не содержит правил выдачи дубликата в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Однако, в п. 31 Порядка № 320н, который описывает правила выдачи дубликата при массовой утрате работодателем трудовых книжек с участием комиссии, указано, что в случае негодности трудовой книжки применяется аналогичный порядок.

Из буквального толкования этой нормы следует, что выдавать дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность, необходимо на основании акта комиссии.

Однако Минтруд России в письме от 28.09.2022 № 14-6/ООГ-9180 разъяснил, что получить дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), работник может в том же порядке, что и при утрате, обратившись с заявлением в порядке, установленном п. 27 Порядка № 320н.

Это означает, что если повредил трудовую книжку работник, то он должен обратиться с заявлением о выдаче дубликата к работодателю, чья запись в трудовой книжке является последней.

Если трудовая книжка пришла в негодность в период занятости, то текущий работодатель обязан выдать дубликат. При этом возникает вопрос, в каком порядке заполнять его сведениями о прошлых местах работы.

По нашему мнению, если степень повреждения трудовой книжки позволяет восстановить записи, то их необходимо перенести в дубликат. Если же записи не читаемы, то дубликат необходимо заполнять на основании документов, подтверждающих периоды занятости, в том же порядке, что и при утрате. И в этом случае, если виноват в повреждении трудовой книжки работодатель, он должен помочь работнику в получении этих документов.

Вопрос о том, что делать, если потенциальный работник принес пришедшую в негодность трудовую книжку, в законодательстве не решен. Отказать ему в приеме по причине отсутствия трудовой книжки нельзя, даже если в представленной трудовой книжке записи не читаются.

По нашему мнению, работодатель может поступить одним из следующих способов:

1. Сделать запись о приеме в поврежденной трудовой книжке, после чего выдать дубликат.
2. Оформить новую трудовую книжку в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ.

Дело в том, что эта норма предписывает работодателю при отсутствии у соискателя трудовой книжки в связи с утратой, повреждением или по иной причине выдать ее. Буквальный ее смысл означает, что выдача возможна не только при отсутствии трудовой книжки, но и при повреждении.

Напомним, что при выдаче новой трудовой книжки (в отличие от выдачи дубликата), работодатель не обязан вносить записи о прежних трудоустройствах.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Недействительная запись в трудовой книжке

Если работодатель внес запись в трудовую книжку об увольнении или переводе, которая признана недействительной в судебном порядке (или по решению комиссии по трудовым спорам), он обязан выдать сотруднику дубликат трудовой книжки. Дубликат выдается на основании письменного заявления сотрудника, и документа о признании записи недействительной.

Зачеркивать (закрашивать и стирать) недействительную запись в трудовой книжке нельзя (п. 12 Порядка № 320н). Если сотрудник не подал заявление о выдаче дубликата, то исправить запись необходимо в общем порядке (п. 12 Порядка № 320н). Подробнее об этом см. статью.

Эти правила установлены п. 30 Порядка № 320н. Сроки выдачи дубликата в этом случае не определены законодательством. Полагаем, что можно руководствоваться общим сроком – 15 календарных дней.

Если неправильная запись внесена организацией, которая реорганизована, то дубликат выдает ее правопреемник.

Если неправильная запись сделана ликвидированным работодателем (организацией или ИП), то дубликат выдает:

• текущий работодатель, если сотрудник трудоустроен;
• работодатель, который сделал последнюю запись, если сотрудник не трудоустроен.

В последнем случае дубликат оформляется и возвращается владельцу.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки с недействительной записьюв правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

В дубликате отражаются следующие сведения, установленные п. 28 Порядка № 320н.

1. Сведения о работнике.

Прежде всего – это фамилия, имя, отчество (при наличии). Указываются эти данные полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Также полностью указывается дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2. Сведения об образовании.

Запись осуществляется на основании представленных документов об образовании, указывается вид образования (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).

3. Сведения о профессии (специальности).

Эта запись также осуществляется на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Указанные сведения (о работнике, образовании и профессии) указываются на титульном листе.

4. Сведения об общем стаже работы до поступления к работодателю.

Порядок заполнения этих сведений зависит от того, с чем связана выдача дубликата. Так при утрате трудовой книжки запись об общем стаже вносится в графу 3 “Сведения о работе” дубликата.

5. Сведения о работе ранее внесенные работодателем, выдающим дубликат.

Каких-либо правил заполнения этих данных Порядок № 320н не содержит, полагаем, что эти записи могут быть сделаны на основании издаваемых в период осуществления записей документов (приказов) или их копий.

6. Сведения о награждении (поощрении), если они вносились по последнему месту работы.

На титульном листе указывается дата заполнения, после чего правильность записей в дубликате подтверждает своей подписью работник (пп. “г” п. 28 Порядка).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии), в которой впервые заполнена трудовая книжка.

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:

1. Принять заявление от сотрудника.
2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
3. Заполнить новый бланк.
4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

Когда выдается дубликат трудовой

Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

• работник или наниматель ее потерял;
• признана негодной;
• в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
• работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Принимается заявление от работника.
2. Собираются сведения о рабочем стаже.
3. Оформляется приказ о выдаче.
4. Заполняется бланк.
5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Приказ о выдаче

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.

В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.

Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Алгоритм действий кадровика

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Срок выдачи

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Стоимость

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.

Оформляем дубликат трудовой книжки с 1 сентября 2022: можно без комиссии

С 1 сентября 2022 года действуют новые правила ведения трудовых книжек. В том числе, они обновили и порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Минтруд в письме 28.09.2022 г. № 14-6/ООГ-9180 разъяснил нюансы этого порядка.

Когда оформляют дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки надо оформить, если:

• работник потерял трудовую книжку;
• трудовая книжка сотрудника пришла в негодность. Например, обгорела, была порвана или испачкана;
• в его трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которую признали недействительной.

Если сотрудник потерял свою трудовую книжку, то должен подать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. В таком случае организации отведено 15 рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника. Но предварительно сотрудник должен запастись документами с предыдущих мест работы, которые подтвердят периоды его трудовой деятельности.

Подробнее о том, как выдать дубликат трудовой книжки читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

В том случае, когда представленные работодателю документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки надо внести только имеющиеся в документах сведения.

Для чего нужна комиссия при оформлении дубликатов трудовой книжки

В случае массовой утраты трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций работодатели обязаны выдать дубликаты трудовых книжек работникам.

Дубликат оформляется на основании акта комиссии, создаваемой органами исполнительной власти региона, в состав которой включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов.

Факта работы, сведения о профессии, должности и периодах работы комиссия устанавливает на основании документов, которые есть у работника. Например, сведения о трудовой деятельности, он может получить у работодателя, из информационных ресурсов ПФР. Если таких данных нет, можно опираться на показания 2-х и более свидетелей, которые знают работника по совместной с ним работе у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составит акт. В нем она укажет периоды работы, профессию или должность сотрудника и продолжительность трудового его стажа. На основании акта комиссии работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В таком же порядке работодатель должен выдать сотруднику дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка или вкладыш пришли в негодность – обгорели, порваны или испачканы. Такое правило установлено абзацем 7 пункта 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н.

Поэтому, можно прийти к выводу, что при оформлении дубликата трудовой книжки сотрудника взамен испорченного, работодателю также надо основываться на акте специальной комиссии.

Но это не так. Такой вывод сделал Минтруд в письме в письме 28.09.2022 г. № 14-6/ООГ-9180. Поскольку акт комиссии нужен только в случае, когда дубликат трудовой книжки выдают при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

В случае, если трудовая книжка работника пришла в негодность или утрачена, работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. То есть книжку ему оформят в течение 15-ти дней со дня подачи заявления.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование