Распоряжение об утверждении правил внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2021

  • Трудовой распорядок организации
  • Основные правила ВТР
  • Правила ВТР о рабочем времени и периодах отдыха
  • Важный «дисциплинарный» раздел
  • Кому пригодятся типовые правила ВТР и как учесть корпоративные нюансы
  • Итоги

Трудовой распорядок организации

Правила внутреннего трудового распорядка необходимы и работникам, и работодателям. Большая часть работодателей самостоятельно разрабатывает этот документ и может указывать в нем все необходимые аспекты. Государственным учреждениям такая свобода недоступна — для их правил внутреннего трудового распорядка предусмотрен жесткий регламент. К примеру, правила ВТР для работников центрального аппарата Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка утверждены приказом Росалкогольрегулирования от 11.08.2014 № 247.

Правила внутреннего трудового распорядка коммерческих фирм и работодателей-ИП создаются на основе трудового законодательства с учетом внутренней специфики. При этом основополагающий термин этого локального акта — трудовой распорядок, который напрямую связан с определением дисциплины труда: это обязательное для всех работников подчинение внутренним правилам поведения.

ВАЖНО! Определение правил внутреннего трудового распорядка дано в ст. 189 ТК РФ: локальный нормативный акт, содержащий основные права и обязанности сторон трудового договора, режим работы и отдыха, меры взыскания и поощрения и иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Подробнее о понятиях, приводимых в ст. 189 ТК РФ, читайте в материале «Ст. 189 ТК РФ: вопросы и ответы».

Исходя из этого определения, правила внутреннего трудового распорядка могут быть оформлены отдельным локальным актом, с которым под роспись знакомятся все сотрудники. Однако не будет считаться нарушением, к примеру, включение распорядка в виде отдельного раздела или приложения в коллективный договор (ст. 190 ТК РФ).

Если вам требуется что-то исправить в ПВТР или что-то в них добавить, посмотрите, как это сделать правильно. Получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите в Готовое решение.

Если у работодателя отсутствуют специальные требования к работникам, а все правила ВТР отражены в трудовых договорах, положении о премировании или внутренних инструкциях, работодатель может ограничиться только этими документами и отказаться от составления отдельных правил внутреннего трудового распорядка.

Основные правила ВТР

Разрабатывая правила внутреннего трудового распорядка, необходимо исходить из перечисленных в ст. 189 ТК РФ важных для него составных элементов, не забывая при этом о корпоративных нюансах. Каждый работодатель сам решает, в каком объеме и составе этот документ будет оформлен.

Примерное содержание правил внутреннего трудового распорядка:

  • общие положения (назначение правил, цели разработки, сферы распространения и иные организационные моменты);
  • прием и увольнение работников;
  • права и обязанности работодателя и работников;
  • время работы и отдыха;
  • дисциплина труда (взыскания и поощрения сотрудников);
  • заключительные положения.

Первый (общий) организационный раздел, помимо перечисленного, может включать термины и определения, использованные в данных правилах.

Описание процедур, связанных с поступлением, переводом или увольнением работников, может быть дополнено списком документов, требуемых от работника при поступлении на работу и оформляемых в самой компании в процессе трудовой деятельности работника.

ВАЖНО! Вопросам приема на работу посвящена ст. 68 ТК РФ, а процесс увольнения требует соблюдения требований ст. 77–84.1, 179–180 и других статей ТК РФ.

При разработке правил в части прав и обязанностей работодателя и работников требуется не только формальное перечисление, но и проверка их соответствия требованиям трудового законодательства (ст. 21, 22 ТК РФ).

Ущемление работников в правах, а также возложение на них излишних обязанностей со стороны работодателя недопустимо. В этом значительное влияние на содержание и состав правил ВТР может оказать профсоюзный комитет или иной орган, стоящий на страже соблюдения законных интересов работников.

Правила ВТР о рабочем времени и периодах отдыха

Периоды труда и отдыха в правилах ВТР описываются отдельно. В первую очередь работники должны твердо знать время начала и окончания работы, а также длительность обеда и регламентированных перерывов. Не ознакомленный с режимом работы работник может систематически опаздывать и не подозревать о том, что он нарушает дисциплину труда.

Из правил ВТР работники узнают, какие дни недели считаются выходными, и выясняют нюансы наступления и длительности очередного календарного отпуска.

Читайте также:
Что дает непрерывный трудовой стаж

Если работа организована сменами, отражению подлежат все временные рабочие аспекты: количество смен в сутки, их продолжительность, время начала и окончания каждой смены и т.д.

Грамотно прописать в ПВТР график работы “два через два” или “сутки через трое” вам помогут разъяснения экспертов КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовые решения по указанным выше ссылкам.

Если работодатель не оформляет отдельный локальный акт о ненормированной работе, в правилах ВТР необходимо указать как минимум перечень должностей с ненормированным рабочим днем и условия выполнения обязанностей работниками за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

ВАЖНО! Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день признается особым трудовым режимом, когда работников привлекают к работе за пределами временных рамок трудового дня.

Не следует забывать, что учитывать отработанное сверх нормальной продолжительности рабочего дня время необходимо. Вести такой учет обязывает работодателя ст. 91 ТК РФ. Организовать этот процесс можно, применяя любой разработанный самостоятельно бланк или привычные унифицированные формы Т-12 или Т-13.

Скачать бланки и образцы унифицированных форм табелей можно на нашем сайте:

ВАЖНО! Ненормированный труд не оплачивается в повышенном размере, но вознаграждается дополнительным отпуском (минимум 3 дня по ст. 119 ТК РФ). Максимальное количество дней такого отдыха законодательно не регламентировано, но его длительность, установленная работодателем, должна быть закреплена в распорядке.

Представителю профсоюзов следует проконтролировать содержание правил ВТР на наличие оговорки, в отношении каких работников нельзя применять ненормированные условия работы. К ним, в частности, относятся несовершеннолетние, беременные сотрудницы, инвалиды и др.

Если же сотрудник работает удаленно, учитывайте новые правила дистанционной работы, вступившие в силу с 01.01.2021 года. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Важный «дисциплинарный» раздел

Соблюдение трудовой дисциплины — один из важнейших и требующих скрупулезной проработки вопросов. Без этого правила ВТР будут недостаточными и неполными. Дисциплинарному вопросу уделяют особое внимание, а в отдельных отраслях не ограничиваются разделом правил ВТР, а разрабатывают отдельные положения или дисциплинарные уставы.

Дисциплинарный раздел состоит из 2 частей: о взысканиях и поощрениях. В основе раздела о наказаниях лежит ст. 192 ТК РФ, в которой дисциплинарный проступок определен как неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей, за которое может последовать 3 вида взысканий (замечание, выговор и увольнение). Никаких иных наказаний трудовым законодательством не предусмотрено.

Подробнее о дисциплинарных взысканиях, предусмотренных ТК РФ, читайте в материале «Виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ».

О дополнительных взысканиях речь может идти только в случаях наложения на сотрудника специальной дисциплинарной ответственности. Они указываются в федеральном законодательстве или дисциплинарных уставах для отдельных категорий работников (ч. 2 ст. 192 ТК РФ). Примером может служить закон «О государственной гражданской службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ, относящий к числу дополнительных мер взыскания предупреждение о неполном соответствии и освобождение от замещаемой должности гражданской службы.

ВАЖНО! Согласно ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание будет законным, если работодатель будет соблюдать определенную процедуру (затребует у работника письменное объяснение, составит акт, оформит приказ и др.).

В правилах ВТР необходимо также предусмотреть все случаи, когда дисциплинарное взыскание снимается (ст. 194 ТК РФ).

Правила ВТР могут не содержать раздел, посвященный поощрениям, если данный вопрос уже нашел отражение в иных локальных актах работодателя.

Если этот вопрос нигде не затрагивается, в правилах ВТР должна отразиться как минимум информация о видах поощрений (благодарность, премия и др.) и причинах материального или морального стимулирования (за работу без брака и т.д.).

ВАЖНО! Раздел правил внутреннего трудового распорядка, посвященный поощрениям, позволяет безбоязненно учитывать премии и стимулирующие надбавки в составе зарплатных расходов при расчете налога на прибыль (ч. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ).

Кому пригодятся типовые правила ВТР и как учесть корпоративные нюансы

При оформлении правил внутреннего трудового распорядка можно применять не только собственные внутренние разработки, но и Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213, в части, не противоречащей ТК РФ.

Читайте также:
Оплата листка нетрудоспособности по совместительству

Созданный в 1980-е годы типовой распорядок необходимо корректировать с учетом современных требований. К примеру, внутренние правила современного работодателя могут основываться на вышеуказанных типовых правилах и включать дополнительную информацию, связанную со спецификой его деятельности.

В состав правил ВТР включаются отдельные части, описывающие, к примеру, схему применения магнитных пропусков и соблюдения пропускного режима, а также требования к внешнему виду сотрудников (обязательное ношение в рабочее время форменной одежды с логотипом фирмы или ее элементов и др.). Кроме того, не лишним будет описание требований к внутренней корпоративной культуре поведения работников (формат телефонного и личного общения с клиентами, регламент проведения рабочих встреч и обсуждений и т. п.).

ООО «ХХХ», совершенствуя свою систему безопасности, ввело в офисе пропускной режим. Разработанные ранее на основе постановления № 213 внутрифирменные правила трудового распорядка откорректировали – дополнили главой, посвященной вопросам пропускного режима следующего содержания:

«7. Пропускной режим и работа с магнитными пропусками.

7.1. Проход в офис фирмы и выход из нее осуществляются работниками посредством магнитного пропуска “Охрана-М1”. Получение пропуска производится в службе безопасности фирмы (каб. 118) под роспись.

7.2. В случае потери или повреждения пропуска работнику необходимо незамедлительно сообщить об этом заместителю директора по безопасности.

7.3. Работник, получивший пропуск, несет материальную ответственность за его порчу или утерю. Работник обязан возместить стоимость изготовления пропуска, если после проведения расследования службой безопасности будет подтверждена вина работника в его порче или утрате».

Полный текст главы о пропускном режиме вы найдете в приведенном в настоящей статье образце правил внутреннего трудового распорядка.

Каким бы способом составления этого документа работодатель ни воспользовался, главное условие — это соблюдение законодательно установленных требований и описание всех необходимых специфичных особенностей, обусловленных характером основной деятельности работодателя.

Итоги

Правила внутреннего трудового распорядка – 2021, образец которых вы можете скачать на нашем сайте, нужны всем работодателям. При их разработке необходимо основываться на требованиях трудового законодательства и учитывать специфику основного вида осуществляемой деятельности.

Грамотно составленные правила трудового распорядка помогают не только дисциплинировать работников и избегать трудовых конфликтов, но и обосновать для проверяющих инстанций выплаченные работникам поощрения, стимулирующие их к качественному исполнению трудовых функций.

5 главных правил при разработке ПВТР

эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву

Читайте, как разработать, соблюсти обязательные условия, избежать нарушений, утвердить, ознакомить. И скачивайте документ с разбором ошибок

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — документ, на который обращают пристальное внимание инспекторы труда. Проверят не только порядок принятия ПВТР, но и их содержание.

Правило 1. Правила внутреннего трудового распорядка обязательны — разработайте и утвердите

Каждый работодатель обязан разработать и утвердить в своей организации ПВТР (ст. 189 ТК РФ, у нормы императивный характер, значит, работодатель не может ее изменить по своей инициативе). Если в организации есть профсоюз, то его мнение нужно обязательно учесть. То есть при принятии ПВТР нужно получить письменное согласие профсоюзного органа организации.

Исключение: микропредприятия имеют право отказаться от ПВТР (ст. 309.1 ТК РФ). В случае отказа все вопросы, связанные с трудовой деятельностью работника, надо прописать в трудовом договоре. Типовая форма такого трудового договора утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Утвердить ПВТР может только уполномоченное на это лицо, определенное уставом организации. Например, в уставе прописано, что «утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества), относится к компетенции генерального директора». В таком случае ПВТР может подписать только генеральный директор.

Как утвердить ПВТР?

  • Вариант 1. Издается приказ, который подписывает уполномоченное лицо. В таком случае в левом верхнем углу ПВТР делается отметка: «Утверждено приказом №____ от _______».
  • Вариант 2. Уполномоченное лицо в левом верхнем углу ПВТР ставит подпись с расшифровкой, дату и визу «Утверждаю».
Читайте также:
Может ли трудовая инспекция прийти без предупреждения

Если в организации есть профсоюз, то на титульном листе ПВТР делается отметка о согласовании. Например, так: «С профсоюзной организацией согласовано (протокол от ___________ № ___)».

Если профсоюза нет, то этот факт лучше также отразить. Отметка может быть такой: «Выборный орган первичной профсоюзной организации отсутствует».

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами (ч. 5 ст. 189 ТК РФ). Например, для работников железнодорожного транспорта действует Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 № 621. Так как в организациях и на предприятиях этой отрасли есть профсоюз, именно поэтому Положение согласовано с Центральным комитетом Независимого профсоюза железнодорожников и транспортных строителей России.

Правило 2. Содержание ПВТР определено законом — соблюдайте обязательные и факультативные условия

В ПВТР должны быть разделы:

  1. Порядок приема и увольнения работников (ст. 56–84.1, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  2. Основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора (работодателя и работника) (ст. 21, 22, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  3. Режим работы (глава 15, 16, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  4. Время отдыха (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  5. Применяемые к работникам меры поощрения и взыскания (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  6. Иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).

То есть в ПВТР должны быть не только обязательные условия, но и факультативные. Главное — не ухудшить положение работников.

Правило 3. Избегайте «чужих» ПВТР — разработайте для своей организации с учетом специфики ее деятельности

Избегайте готовых вариантов ПВТР из сомнительных источников — опасно утверждать их для своей организации. ПВТР, как и любой другой локальный нормативный акт, должны быть разработаны под конкретную организацию с учетом специфики ее деятельности, структуры, особенностей технологического процесса и прочих факторов.

Правило 4. Составляйте ПВТР с учетом требований законности

Категорически запрещено прописывать в ПВТР условия, противоречащие законодательству. Запрещено ухудшать положение работников.

Пример: неправомерно прописывать в ПВТР, что при приеме на работу физическое лицо обязано предоставить работодателю ИНН, так как это будет противоречить нормам ст. 65 ТК РФ. Перечень документов, поименованный здесь, закрыт и расширительному толкованию не подлежит.

Также неправомерно устанавливать в ПВТР штрафы. Работодатель не имеет право самостоятельно определять виды дисциплинарных взысканий, которые не предусмотрены Трудовым кодексом. В соответствии со ст. 192 ТК РФ к работнику можно применить только следующие виды взысканий: замечание, выговор, увольнение.

Правило 5. Ознакомьте с ПВТР работников организации под подпись

Работник должен ознакомиться с ПВТР до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

  1. Работник ставит свою подпись на листе ознакомления. На этом же листе проставляют свои подписи и другие работники. Лист прикладывают к ПВТР.
  2. Лист ознакомления оформляется для каждого отдельного работника. Обычно в таблице поименованы сразу все локальные нормативные акты работодателя, с которыми знакомят работника при приеме на работу. Напротив каждого работник расписывается.
  3. Заводится отдельный журнал, в котором указываются все локальные акты, и напротив каждого работники ставят свою подпись.

Обратите внимание: заручитесь подписью работников и в том случае, если в организации утверждена новая редакция ПВТР.

Ответственность работодателя

Если нет правил внутреннего трудового распорядка, не соблюдены требования к составлению, утверждению и ознакомлению с ПВТР, работодатель несет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на организации — от 30 000 до 50 000 руб.

Научитесь правильно составлять ПВТР на онлайн-курсе «Управление персоналом и кадровое делопроизводство», на котором разбираются особенности составления, утверждения и ознакомления работников с ПВТР, указаны ошибки, за которые обычно штрафуют работодателей, приведена судебная практика и пр. Для примера рекомендуем скачать фрагмент методического пособия к курсу, где разобраны ошибки в ПВТР.

Читайте также:
Сколько действует копия трудовой книжки для загранпаспорта

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

ПВТР. Разбор ошибок. Методическое пособие для кадровика 419.6 КБ

Теперь инспекторы особо проверяют ПВТР. Штрафы на десятки тысяч

Сейчас бухгалтеры ведут всю внутреннюю документацию на небольших предприятиях и у ИП. Но за текущей работой бухгалтеру трудно своевременно учесть все требования к ведению делопроизводства. Статья поможет учесть в работе новые требования к оформлению Правил внутреннего трудового распорядка на 2020 год.

Когда в компанию приезжают инспекторы ГИТ с проверкой, в первую очередь, требуют Правила внутреннего трудового распорядка — основной локальный акт компании. Если формулировки устарели и не соответствуют закону, компанию оштрафуют. Суммы штрафов доходят до 50 тыс. руб.

В соответствии со ст. 189 Трудового Кодекса РФ Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Какие условия ПВТР необходимо проверить и при необходимости внести изменения

Теперь нельзя обязать работников выбрать банк, который удобен или выгоден компании. За это компанию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб. (п.6 ст. 5.27 КоАП).

— Нельзя уменьшать размер зарплаты за первую половину месяца и, например, устанавливать аванс в размере 40 процентов от оклада. Минтруд считает это дискриминацией (Письмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178). Зарплату за первую половину месяца работнику нужно платить пропорционально отработанному времени.

Если инспектор ГИТ при проведении проверки будет руководствоваться письмом Минтруда и сочтет, что вы занижаете сумму аванса и платите меньше, чем работник фактически заработал за первую половину месяца, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Кандидаты при приеме на работу не обязаны показывать СНИЛС. Вместо зеленой карточки можно предъявить бумажное или электронное уведомление, которое подтверждает регистрацию в системе индивидуального учета (Ст. 14 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Если работник нигде раньше не работал и устраивается впервые, у него на руках может не быть документа, который подтверждает регистрацию в системе персонального учета и содержит номер. Тогда уведомление за него получает работодатель. Для этого работник должен подать через компанию заявление в Пенсионный фонд об открытии индивидуального лицевого счета (Письмо Минтруда от 17.05.2019 № 21—3/В-574).

Нельзя предоставлять отпуска только на выходные. Некоторые компании используют такой способ, чтобы избавиться от долгов по отпускам, а работники — не дожидаясь увольнения получить компенсацию за неиспользованный отпуск. Теперь это запрещено. Пропишите, что компания не предоставляет отпуск, который совпадает с выходными днями. Если работник хочет разделить отпуск на части, в каждую из них должен входить хотя бы один рабочий день. Отпускные дни можете предоставить с пятницы по воскресенье, а не с субботы по воскресенье или только на праздничные дни, как допускалось раньше (Письмо Минтруда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754). Ответственность по ст. 5.27 КоАП до 50 тыс. руб.

— Не забудьте, что работники, у которых трое и более детей в возрасте до 12 лет, вправе уходить в отпуск в любое удобное время. Брать отпуск может как мать, так и отец, которые отработали в компании не менее полугода. Отпуск можно предоставить и раньше по соглашению сторон (ст. 262.2 ТК РФ).

Обратите внимание

Инспекторы ГИТ теперь запрашивают у компании документ, в котором прописан порядок индексации зарплаты. Такое право закрепили в новом административном регламенте.

Работодатель не вправе лишать работников законной гарантии повышения реального содержания зарплаты. Компания должна установить в локальном акте механизмы индексации, например такие, как ежегодные надбавки к окладу и премии.

Утверждение ПВТР и ознакомление сотрудников

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно! (сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка различается в зависимости от того, есть у вас профсоюз или нет. Также учтите некоторые нюансы, если ваши Правила являются приложением к коллективному договору.

Читайте также:
Как считается общий стаж по трудовой книжке

Если у вас нет профсоюза, то вам достаточно издать приказ об утверждении Правил и (или) использовать специальный гриф утверждения.

Если у вас есть профсоюз, то вам нужно поступить следующим образом.

Направьте проект правил внутреннего трудового распорядка и обоснование по нему в профсоюз (выборный орган первичной профсоюзной организации, как правило, это профком) (ч. 1 ст. 190, ч. 1 ст. 372 ТК РФ).

В обосновании к проекту вы можете указать, что данный проект Правил подготовлен с целью определения в учреждении трудового распорядка, а также регламентации различных вопросов, касающихся регулирования трудовых отношений в учреждении, с учетом ч. 3, 4 ст. 189, ч. 1 ст. 190 ТК РФ.

В течение пяти рабочих дней после получения этих документов профсоюз должен дать вам ответ (ч. 2 ст. 372 ТК РФ).

Если профсоюз дал вам мотивированное мнение-согласие, то утвердите Правила (ч. 1 ст. 190 ТК РФ). Для этого рекомендуем издать соответствующий приказ и (или) проставить на первой странице Правил гриф утверждения.

Если вам вернулись предложения по уточнению Правил, вы можете их принять, тогда просто уточните содержание Правил, затем утвердите Правила по вышеуказанной схеме.

В случае когда вы не согласны с предложениями, вам нужно провести в течение трех дней после получения мотивированного мнения дополнительные консультации с профсоюзом. Все пункты, по которым вам не удалось достигнуть с ним согласия, оформите протоколом (ч. 3, 4 ст. 372 ТК РФ). Обратите внимание, что профсоюз в этом случае может обратиться в суд или государственную инспекцию труда, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ч. 4 ст. 372 ТК РФ).

Четко следуйте предложенному порядку, чтобы избежать риска привлечения к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

Если Правила являются приложением к коллективному договору, полагаем, что при их подготовке также следует проводить коллективные переговоры и после утверждения Правил направить их вместе с коллективным договором на уведомительную регистрацию в орган по труду в соответствии с ч. 1 ст. 50 ТК РФ. Такие выводы сделаны с учетом ч. 1 ст. 36, ч. 2 ст. 190 ТК РФ.

Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка составьте в произвольной форме, так как нормативно установленной нет. Но проверьте, возможно, в вашем учреждении действуют специальные требования к оформлению внутренних документов (например, нужно использовать специальный бланк, соблюдать требования к реквизитам). Тогда учтите эти требования при составлении приказа. Например, специальные правила при оформлении приказов нужно соблюдать в учреждениях уголовно-исполнительной системы.

В приказе рекомендуем указать, что в вашем учреждении утверждаются правила внутреннего трудового распорядка, дату, с которой они действуют, лицо, ответственное за ознакомление работников с этими правилами.

Ознакомьте работников с Правилами под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). На практике используют разные способы ознакомления с Правилами, например лист ознакомления, который может быть оформлен приложением к Правилам или трудовому договору, отдельный журнал ознакомления.

Работника необходимо ознакомить с Правилами до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Полагаем, что наиболее предпочтительным способом является лист ознакомления, оформленный в качестве приложения к Правилам, поскольку он будет их неотъемлемой частью.

Составьте такой лист в произвольной форме. Рекомендуем включить в него:

  1. реквизиты утвержденных Правил;
  2. Ф.И.О. и должность работников, которых вы знакомите с Правилами. Вы можете указать также подразделение, в котором эти работники трудятся;
  3. дату ознакомления с Правилами и подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении.
Читайте также:
Работа без обеда по трудовому кодексу

Если работник отказывается ознакомиться с Правилами, рекомендуем зачитать их ему при свидетелях и составить акт о том, что он ознакомлен устно и отказался поставить подпись об ознакомлении. Если работник нарушит требования Правил в дальнейшем, вы сможете доказать, что он знал о них, несмотря на то, что подписи об ознакомлении нет. Кроме того, если отсутствие подписи об ознакомлении вызовет вопросы у проверяющих органов, такой документ позволит вам избежать ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ, поскольку вы предприняли все действия, чтобы исполнить требования ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Порядок внесения изменений в ПВТР в 2021 году

  • 1 Обязательно ли вносить изменения в ПВТР
  • 2 Как внести изменения в ПВТР
  • 3 Что учесть при внесении изменений в ПВТР
  • 4 Проверьте, не устарели ли ваши правила
  • 5 Подводим итоги

Формулировки правил внутреннего трудового распорядка со временем могут устареть, перестать соответствовать закону или потребовать пересмотра по иным причинам. Тогда работодателю придется вносить в них изменения и знакомить с ними работников. Что учесть работодателю при внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка? Как внести изменения, чтобы не нарушить трудовое законодательство? Ответим на эти вопросы.

Обязательно ли вносить изменения в ПВТР

Работодатель вносит изменения в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР):

  • В обязательном порядке — если внесены корректировки в закон или иной нормативный акт, содержащий нормы трудового права, и они затрагивают формулировки ПВТР или требуется их отражение в этом документ.

К примеру, работодателям в скором времени придется вносить обязательные изменения в ПВТР, если в тексте правил прописано, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет по их желанию в удобное для них время (ст. 262. 2 ТК РФ в редакции Федерального закона от 11.10.2018 № 360-ФЗ).

Дело в том, что законодатели планируют изменить формулировку ст. 262.2 ТК РФ — право на выбор желаемого времени отдыха хотят предоставить работникам с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет. Гарантия сохранится, пока младшему ребенку не исполнится 14 лет (проект федерального закона № 967957-7).

  • В добровольном порядке — если в компании изменились или добавились новые положения, требующие отражения в ПВТР (к примеру, введен суммированный учет рабочего времени, изменился график работы отдельных групп работников или компании в целом, и т. д.).

Как внести изменения в ПВТР

Изменения в ПВТР вносятся в том же порядке, в котором этот документ разрабатывался и утверждался первоначально. Стандартная процедура включает (ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 190 ТК РФ):

  • подготовку проекта правил с изменениями;
  • составление приказа о внесении изменений;
  • согласование изменений с представительным органом работников (при его наличии);
  • ознакомление с изменениями под подпись тех работников, которых они касаются.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Нужно ли вносить изменения в ПВТР при изменении графика сменности, подскажет статья, размещенная в справочной системе (это бесплатно).

Что учесть при внесении изменений в ПВТР

Если внесенные в ПВТР изменения затрагивают условия трудовых договоров, определенные работником и работодателем, изменять их допускается только по соглашению сторон.

Если работодатель решил изменить ПВТР, и установлено, что нужно поменять условия некоторых трудовых договоров с работниками, следует предложить работникам подписать дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями (ст. 72 ТК РФ).

Односторонняя корректировка работодателем условий трудового договора допускается исключительно в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом нужно соблюдать процедуру, описанную в ст. 74 ТК РФ.

К примеру, работодатель изменяет в ПВТР условие о рабочем времени в связи с использованием в технологии производства нового оборудования, а работники не согласны на такие изменения. В таком случае необходимо:

  • оформить уведомления работникам с указанием, какие условия трудового договора меняются и по какой причине;
  • вручить уведомления работникам не позже, чем за 2 месяца до введения изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
  • внести изменения в трудовые договоры, если работники согласны работать в новых условиях. Если работник откажется, следует предложить ему перевод на имеющиеся вакантные рабочие места, (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). При отсутствии подходящих вакансий, оформляется увольнение работника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (ч. 4 ст. 74 ТК РФ).
Читайте также:
Условия труда беременных женщин по трудовому кодексу

Проверьте, не устарели ли ваши правила

В последнее время в законодательство вносилось много поправок, корректировались нормы ТК РФ и иных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями. Если вы давно не заглядывали в свои ПВТР, возможно, настало время провести ревизию текста и при необходимости внести в него изменения.

Что изменилось и что добавить (несколько примеров):

  • В разделе «Порядок приема на работу» — новичкам, не имеющим трудовой книжки, при приеме на работу бумажная трудовая не оформляется. Соискатели вместо бумажной трудовой книжки могут предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (ст. 66.1 ТК РФ).
  • В разделе «Порядок увольнения» откорректируйте порядок выдачи документов, связанных с работой. Следует указать, что сотрудникам, отказавшимся от бумажной трудовой книжки, будут по их заявлению или при увольнении выдаваться сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ).
  • В разделе «Порядок организации дистанционной работы» пропишите виды и условия применяемой в компании дистанционной работы, детализируйте иные связанные с удаленной работой нюансы: порядок взаимодействия с работодателем, сроки и процедуру предоставления отчетов о проделанной работе и т. д.
  • В раздел «Режим рабочего времени» включите условие о необходимости соблюдения работниками (в связи с необходимостью социального «коронавирусного» дистанцирования) специальных графиков начала и окончания рабочего дня, пропишите порядок утверждения, согласования и корректировки таких графиков.
  • Добавьте раздел «Порядок прохождения диспансеризации», в котором пропишите особенности освобождения от работы для прохождения диспансерного осмотра сотрудников разных возрастных групп, необходимость подтверждения отсутствия на работе во время диспансеризации справкой из медучреждения.

Трудовые инспекторы могут привлечь работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, если прописанные в ПВТР нормы не соответствуют законодательству или отсутствуют обязательные нормы.

Как правильно восстановить утраченную трудовую книжку

Первые шаги по восстановлению трудовой книжки зависят от количества стажа, мест работы и их статуса – к примеру, предприятие или организация к этому моменту могут быть ликвидированы.

Также имеет значение, по чьей вине документ был утерян. В случае, если за это ответственен работодатель – оформлением трудовой книжки будет заниматься отдел кадров.

Для того, чтобы избежать проблем при восстановлении, можно запросить копию документа на нынешнем месте работы (в таком случае процесс оформления займет меньше времени) .

Важно : копия должна быть заверена печатью организации.

Также можно обратиться в специальные компании, занимающиеся восстановлением трудовых книжек (цена услуги будет отличаться в зависимости от сложности оформления) .

В случае если документ испорчен (помят или порван) , но не утерян, сотрудник отдела кадров может перенести все записи в дубликат, при этом в трудовой книжке будут отсутствовать подписи и печати с предыдущих мест работы (но, несмотря на это, содержимое все равно будет считать действительным) .

Самостоятельная покупка трудовых книжек незаконна .

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №223 “О трудовых книжках”, в ситуации, когда трудовая книжка была утеряна работодателем (к примеру, при переезде компании или пожаре) , восстановлением документа будет заниматься организация.

Для того чтобы процесс был официальным, работнику необходимо составить заявление об утере документа (находится в открытых источниках) и передать его в отдел кадров по последнему месту работы лично или по почте с уведомлением о вручении.

Если у сотрудника имеется копия трудовой книжки (или сам документ, в случае если он испорчен) , ее также необходимо приложить к заявлению.

Время получения дубликата составляет 15 дней с момента обращения (31 статья постановления “О трудовых книжках”) , поэтому рекомендуется составить 2 экземпляра заявления, на одном из которых впоследствии ставится отметка о вручении (при отправке почтой первым будет считаться день получения письма) .

Читайте также:
Трудовой контракт с генеральным директором ООО

Важно : финансовые затраты при восстановлении трудовой книжки ложатся на плечи работодателя.

В случае отказа, сотрудник может подать на предприятие в суд.

Самостоятельное восстановление трудовой книжки

В случае, если трудовая книжка была утеряна сотрудником, он должен восстановить ее самостоятельно, поэтому в первую очередь рекомендуется составить список предыдущих мест работы и обзвонить их на предмет функционирования (к этому моменту некоторые компании уже могут быть ликвидированы) .

После этого сотрудник должен обратиться в каждую из них и получить сведения, касательно своего стажа работы, должности и т.д. Данная информация выдается в виде справок, заверенных печатью организации.

Далее в зависимости от статуса человека (работает, безработный или выходящий на пенсию) необходимо написать заявление и подать его либо нынешнему работодателю, либо прошлому.

Важно : при наличии заверенной копии восстановление занимает несколько дней, так как сотрудник отдела кадров должен будет всего лишь перенести старые записи в новый документ.

К заявлению также можно приложить документы, находящиеся у работника на руках, к примеру :

  • Трудовые договора
  • Приказы об увольнении
  • Ведомости на выдачу зарплаты
  • Приказы о назначении на должность

Также сотрудник может обратиться к работодателю для того, чтобы получить помощь по оформлению трудовой книжки, но такая обязанность за ним не закреплена и возможный отказ будет правомерен.

Восстановление через ПФР

Если какие-либо из предыдущих мест работы были ликвидированы, для восстановления информации о трудовом стаже можно обратиться в Пенсионный фонд России.

Для этого сотруднику необходимо подать лично или по почте (с уведомлением о вручении) запрос о получении справки по форме С3В-К .

Документ содержит в себе следующие сведения :

  • Страховой номер
  • Ф.И.О. и дату рождения работника
  • Вид деятельности :
  1. Начало периода
  2. Конец периода
  3. Территориальные условия
  4. Особые условия
  5. Исчисляемый трудовой стаж
  6. Выслуга лет

Данная информация предоставляется по каждому месту работы, зарегистрированному в Пенсионном фонде.

Срок подготовки документа составляет 10 дней. Услуга предоставляется бесплатно.

Восстановление через государственный архив

Время восстановления трудовой книжки зависит от количества мест, в которых сотрудник работал, а также от того, были они ликвидированы или нет. В таком случае, сотрудник должен будет самостоятельно подавать запросы в архивы, поэтому оформление может затянуться на неопределенный срок.

Если человек работал только в Москве, для получения справки необходимо обратиться в Центральный государственный архив города Москвы (ГБУ “ЦГА Москвы”) . Для поиска архивов других городов можно воспользоваться официальным порталом.

Запрос подается лично через офис “Мои документы” или через портал госуслуг (бланк заявления находится в открытых источниках) .

При себе нужно иметь только паспорт (при наличии дополнительных документов, к примеру, трудового договора, их также можно приложить) .

Также необходимо предоставить информацию о названии предприятий и сроках работы. В случае точного указания года, дня и месяца начала и окончания, срок выдачи справки будет составлять 11 дней. Во всех остальных случаях – не больше 20.

Важно : услуга предоставляется бесплатно.

Дополнительную информацию можно узнать по номеру +7 (495) 777-77-77.

Восстановление через суд

В случае, если два первых варианта восстановления трудовой книжки не дали результатов, сотрудник может обратиться в суд, который, в свою очередь, будет заниматься восстановлением документов.

Так как у судебных сотрудников полномочий больше, чем у физических лиц, они могут получить доступ к закрытым или засекреченным архивам и материалам в них. Также по запросу суда документы выдаются гораздо быстрее, нежели чем по запросу юридического лица.

Если никакой информации найти не удалось, можно привлечь в качестве свидетелей людей, с которыми сотрудник работал. В данном случае показания двух человек могут считаться достаточным основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Получите трудовую книжку

Дубликат трудовой книжки является официальным документом и ничем не отличается от оригинала (на титульный лист ставится соответствующий штамп).

Читайте также:
Основные уровни трудовой дисциплины

В соответствии с пунктом “б” 32 статьи постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №223 “О трудовых книжках” общий стаж записывается как суммарное количество лет, месяцев и дней работы (без уточнения предприятий, должностей и сроков) .

Затем документ заполняется по графам в соответствии с предоставленной информацией :

  1. Номер записи
  2. Дата приема на работу/дата увольнения
  3. Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин)
  4. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Также отдельно вносятся записи о награждениях.

Важно : если трудовую книжку оформляет нынешний работодатель, дубликат будет выдан сотруднику только после увольнения.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

  • Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек
  • Где и как хранить трудовые книжки
  • Действия работодателя при утере трудовой книжки
  • Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек
  • Итоги

Почему нужно гарантировать сохранность трудовых книжек

Личные книжки с записями о трудовом стаже были введены еще в 1939 году. До настоящего времени они являются едва ли не единственными документами, подтверждающими рабочий стаж до 2002 года при оформлении пенсии по старости.

В свете пенсионной реформы и замены понятия «трудовой стаж» на термин «страховой стаж» с 2020 начат переход на электронные трудовые книжки. По желанию работника, работодатель может вести только электронный вариант трудовой книжки. В данном случае бумажный документ выдается на руки работнику с соответствующей записью. А работодатель больше не несет ответственности за бумажный документ.

Если же сотрудник изъявит желание, бумажный вариант трудовой книжки работодатель может вести и дальше.

Подробнее о переходе на электронный формат ведения трудовых книжек, читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

В матриале далее рассмотрим порядок хранения бумажных трудовых книжек, в случае если сотрудник выбрал и бумажный и электронный документ.

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили ответы на множество вопросов, связанных с ведением, оформлением и хранением трудовых книжек сотрудников. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Где и как хранить трудовые книжки

Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

В соответствии с п. 41 Приказа о ТК бланки книжек квалифицируются как БСО. Соответственно, хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Обеспечить сохранность документов о трудовой деятельности работодатель обязан на протяжении всего срока действия договора с работником. Книжка выдается только в день увольнения и еще в некоторых установленных случаях. Возможна также ее выдача под расписку родственнику в случае смерти сотрудника (п. 38 Приказа о ТК).

Если же после увольнения документ не был востребован работником (он его не получил и не дал согласие на получение по почте), тогда возникает необходимость его хранения в архиве предприятия до востребования (п. 43 Приказа о ТК). Срок хранения, в соответствии со ст. 22.1 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, — в течение 50 лет для документов, поступивших в архив после 2003 года, и 75 лет для книжек, с которыми делопроизводство было окончено до 2003 года.

Читайте также:
Какое время считается ночным согласно трудовому кодексу

Для учета трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в нее вы должны вести (пп. 39, 40 Приказа о ТК):

  • книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
  • книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.

Формы этих книг с 01.09.2021 разрабатываются работодателями самостоятельно.

Образец книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них с 01.09.2021 можно скачать в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Действия работодателя при утере трудовой книжки

Даже при соблюдении необходимых условий хранения личных документов работников возможны случаи утери или порчи трудовых книжек. Рассмотрим две возможные ситуации:

  • Книжку потерял или испортил сотрудник кадровой службы (намеренно или случайно). В такой ситуации необходимо оформить дубликат, причем эта обязанность лежит исключительно на работодателе. Данные о стаже работника можно взять из личной карточки; предыдущие рабочие места сначала указываются в одной обобщенной записи, а затем детализируются (пп. 27-29 Приказа о ТК).
  • Чрезвычайное происшествие, в результате которого кадровые документы массово уничтожены. В этом случае исполнительной властью региона создается спецкомиссия, которая устанавливает рабочий стаж на основании иных документов или свидетельских показаний коллег (п. 31 Приказа о ТК).

Во всех случаях утери документа по вине работодателя (равно как и отказа в его выдаче или некорректной формулировки причины увольнения), за весь срок действий по его исправлению/восстановлению работнику придется выплатить заработок, а новым днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки на руки.

Восстанавливайте утерянные документы работника правильно, ознакомившись со статьей «Дубликат трудовой книжки — образец заполнения».

Какую ответственность несет предприятие за несоблюдение правил хранения книжек

Трудовая инспекция может проверить, как хранятся трудовые книжки работников. Изначально инспектор может выдать предписание по устранению недочетов. Но невыполнение требований проверяющего может повлечь за собой наложение санкций согласно п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ:

  • на должностных лиц — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • на организацию — от 200 000 до 300 000 руб.

В суде, инициированном сотрудником, с предприятия могут взыскать моральный и материальный ущерб. В отдельных случаях должностные лица работодателя за инцидент с потерей или порчей трудовой книжки могут понести и уголовную ответственность:

  • Ст. 140 УК РФ за неправомерный отказ в предоставлении гражданину документов, затрагивающих его права и свободы, предусматривает штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработка за период до 18 месяцев либо дисквалификацию осужденного на срок от 2 до 5 лет.
  • Ст. 292 УК РФ предусматривает ответственность за внесение заведомо ложных сведений в документы из корыстной цели. Наказание может быть в виде либо штрафа до 80 000 руб. или зарплаты осужденного не более чем за 6 месяцев, либо исправительных, принудительных работ, либо ареста до 6 месяцев, либо лишения свободы на срок до 2 лет.
  • Ч. 2 ст. 325 УК РФ описывает возможное наказание за похищение личного документа гражданина в виде либо таких же финансовых санкций, как ст. 292 УК РФ, либо исправительных работ, либо ареста на срок до 3 месяцев.

Итоги

Как особо важный личный документ работника, трудовая книжка требует к себе бережного отношения и обеспечения сохранности. Неисполнение требований законодательства о хранении кадровой документации может повлечь финансовую и уголовную ответственность.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: