Может ли трудовая инспекция прийти без предупреждения

Как проходит проверка трудовой инспекцией

Больше материалов по теме «Проверки» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?
  2. Что будут проверять?
  3. Как подготовиться к проверке?
  4. Как оформляются итоги проверки?
  5. Штрафы по итогам проведенной проверки
  6. А что на практике?

Компании, в которой работает хотя бы один сотрудник, нужно быть готовой к проверке трудовой инспекции. При нахождении нарушений выписываются штрафы. Если нарушения неоднократные, компанию могут временно закрыть до их устранения. Для предупреждения трат и приостановки деятельности нужно готовиться к проверкам.

Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?

Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.

Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.

Основания для плановой и внеплановой проверки

Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:

  • Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
  • В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
  • Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
  • В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
  • Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.

Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:

  • осуществления последнего планового мероприятия;
  • регистрации ИП или ЮЛ;
  • подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.

ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.

Что будут проверять?

В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:

  • Трудовые договоры.
  • Документы о трудовом распорядке.
  • Штатное расписание.
  • Внутренние акты.
  • Трудовые книжки и их содержимое.
  • Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
  • Учет трудовых книжек.
  • Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
  • Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
  • Выполнение норм охраны труда.
  • Положение о персональных данных трудящихся.
  • Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.

Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.

Как подготовиться к проверке?

В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:

  • Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
  • Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.

Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:

  • Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
  • Изымать оригиналы бумаг.

Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:

  • Личные карточки сотрудников.
  • График отпусков.
  • Листы по расчету с сотрудниками.
  • Бухгалтерские ведомости.
  • Устав ЮЛ.
  • Положение о ЗП.

Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.

Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке

Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:

  • Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
  • Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
  • Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
  • График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
  • Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
  • Зарплата меньше МРОТ.
  • Зарплата, указанная не в рублях.
  • Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
  • Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).

ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.

Как оформляются итоги проверки?

По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:

  • Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
  • Итоги осуществленных экспертиз.
  • Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
  • Объяснения трудящихся.
  • Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.

Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.

Штрафы по итогам проведенной проверки

Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.

Читайте также:
Внесение исправлений в трудовую книжку: образец

Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2017 года:

  • Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
  • Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
  • Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
  • Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
  • Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
  • Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
  • Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.

Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.

А что на практике?

Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.

На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.

Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).

Может ли трудовая инспекция прийти без предупреждения

С вашей стороны на проверке должен присутствовать руководитель или должностное лицо.

Инспектор составляет акт по итогам проверки

И выдаёт вам один экземпляр заключения. Если вы возражаете против результатов инспекции или конкретных действий инспектора во время проверки, напишите об этом в акте.

Вы узнаёте, что и когда нужно исправить

Инспектор прилагает к своему решению предписание, протоколы экспертиз. В предписании укажут, какие ошибки нужно исправить и в какие сроки. По истечении этого времени инспектор проведёт повторную проверку. Если вы не успеете исправить нарушения, придётся заплатить штраф .

Инспектор ставит отметку в журнале учёта проверок

Проверяющий должен оставить запись в вашем журнале об итогах проверки, указать дату и время проведения проверки и подписаться под итоговым решением.

Вы обжалуете результат, если ваши права нарушили

Если вы не согласны с результатом проверки, подайте заявление в трудовую инспекцию в течение 15 календарных дней. Приложите к нему документы, доказывающие вашу правоту.

Организацию и порядок проведения плановых проверок регламентируют ст. 9 и 16 ФЗ-294 .

Внеплановые проверки

Проводятся, если истёк срок исполнения предписания или в трудовую инспекцию поступило обращение об определённом нарушении.

Порядок проведения такой проверки:

Инспекция получает обращение с жалобой

Перед тем как привести его в исполнение, инспекция проверит, кто направил запрос, — анонимные не рассматривают. Однако инспектор должен хранить имя заявителя в тайне .

Прокуратура согласовывает проверку

Выездную внеплановую проверку согласовывает прокуратура. Она может отказать в проведении проверки, если не найдёт для неё оснований.

Проверку проводят без согласования с прокуратурой в следующих случаях:

  • нарушены права неоформленных работников (ИП и подрядчиков в том числе), работодатель не захотел заключать трудовой договор или сделал это неправильно;
  • нарушения трудового законодательства угрожают жизни и здоровью сотрудников.

Пожаловаться на это может кто угодно, не только нынешние, но и бывшие сотрудники, жёны бывших сотрудников, ваш конкурент или журналист.

Приходит уведомление о начале проверки

Вас уведомят по электронной почте не менее чем за 24 часа до начала проверки. Могут приехать без предупреждения, если есть угроза жизни и здоровью сотрудников или работодатель не хочет заключать трудовой договор.

Приезжают проверяющие

Если поводом для визита стало истечение срока предписания предыдущей проверки, инспектор должен исполнить предписание: проверить исправление нарушений и, если потребуется, выписать штраф. Процесс проверки идентичен процессу при плановом визите. Его регламентирует ст. 10 ФЗ-294.

Документарные проверки

Их проводят в офисе трудовой инспекции. Инспектор к вам не поедет, но запросит документы, изучит акты предыдущих проверок и уведомления о начале предпринимательской деятельности.

Вы должны предоставить копии или электронные версии запрашиваемых документов в течение 10 рабочих дней ( ч. 4 и 5 ст. 11 ФЗ-294 ). Если в процессе проверки инспектор нашёл ошибки или несоответствия, он запросит пояснения. Их нужно сдать в те же сроки.

Выездные проверки

Назначают, если инспектору необходимо лично убедиться в достоверности сведений о предпринимательской деятельности (ч. 3 ст. 12 ФЗ-294).

Во время выездной проверки смотрят:

  • документы юрлица или ИП;
  • состояние работников;
  • состояние имущества: территории, зданий, строений, оборудования, транспорта, производимых и реализуемых товаров.
Читайте также:
Какая пенсия больше: социальная или трудовая

Выездную проверку проводят так же, как и внеплановую: только при предъявлении инспектором служебного удостоверения и в присутствии руководства компании.

Как подготовиться к визиту трудовой инспекции

К визиту трудового инспектора нельзя подготовиться за сутки. Занимайтесь охраной труда систематически: проводите аудиты, инструктажи, медосмотры сотрудников и оценку условий труда.

Наймите специалиста по охране труда или научитесь сами

Если в штате менее 50 человек, охраной труда может заниматься руководитель. Для этого нужно пройти платное обучение в центре, аккредитованном Минтрудом России, получить диплом и удостоверение. Те же самые правила действуют и для индивидуальных предпринимателей.

Если в штате более 50 сотрудников, нужно нанять специалиста.

Проводите инструктажи

Для всех новых сотрудников, с которыми вы заключаете трудовой договор, нужно проводить вводный инструктаж (в том числе если вы ИП). Дату, время и результат инструктажа записывайте в специальном журнале. Попросите сотрудников оставить подпись рядом с этой записью и подтвердить, что они прошли проверку.

Инспектор захочет посмотреть этот журнал, когда приедет с визитом. Если обнаружит, что инструктаж не провели, оштрафует .

Организуйте медосмотры для сотрудников

Медосмотр — это не самостоятельная диспансеризация в поликлинике. Работодатель организует и оплачивает медосмотр, а медицинский центр, у которого есть лицензия на такой вид деятельности, его проводит.

Кому и как часто нужно проходить медосмотр, разъясняет закон. Регулярность зависит от должности и условий работы. Например, работник общепита посещает врачей один раз в год , машинист крана — один раз в два года. Есть исключения: сотрудников младше 21 года, занятых на любой работе, нужно отправлять на медосмотр раз в год.

По поводу офисных сотрудников, работающих за компьютерами (бухгалтеров, операторов, менеджеров), в законе конкретных указаний нет. Общая практика такова: если условия труда в норме, отсутствуют вредные и опасные факторы, медосмотр проводить необязательно.

Проводите специальную оценку условий труда (СОУТ)

Это нужно делать в любой компании и любому ИП с наёмными работниками раз в пять лет. Спецоценкой занимаются организации, аккредитованные министерством труда. Они смотрят на условия работы и вредные факторы (количество света, шума и пыли в помещении) и проверяют их соответствие нормам.

После проверки эксперт всё описывает в отчёте, а вы подаёте об этом декларацию в Роструд и знакомите сотрудников под подпись с результатами проверки их рабочих мест.

Проверка ГИТ: о чем должен помнить работодатель

Визит представителя трудовой инспекции — событие малоприятное. Редкая проверка заканчивается актом о полном соответствии организации нормам трудового права. Требования к работодателю суровы, а некоторые давно устарели. Чтобы не получить необоснованных штрафов, руководитель организации должен хорошо ориентироваться в правилах проведения проверок ГИТ и не забывать о своих правах.

Суров закон, но это закон

Все проверки, которые могут случиться в жизни организации, регламентированы Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Федеральный закон от 03.07.2016 № 277-ФЗ изменил положения, которые касаются порядка проведения проверок ГИТ.

Наиболее значимым можно считать переход к риск-ориентированному подходу, когда регулярность плановых проверок будет зависеть от категории риска, присвоенной компании. Всего выделено пять категорий, регулярность проверок от одного раза в два года — для категории высокого риска, до одного раза в шесть лет — для тех, кто причислен к категории умеренного риска. Не будут проверять организации, которым посчастливится попасть в категорию низкого риска.

Второе важное новшество — ограничение списка документов, по которым инспектор вправе проверять работодателя. Перечень правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по федеральному государственному надзору за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержден Приказом Роструда от 30.12.2016 № 538. Перечень размещен на сайте Роструда. Он достаточно объемен, документов много. Тем не менее это нововведение — скорее плюс, чем минус: если инспектор начинает требовать что-то, выходящее за рамки перечисленных документов, руководитель организации может опротестовать это требование. Кроме того, наличие такого списка позволяет кадровику проверить себя и подготовиться к проверке заранее.

И третье изменение, утвержденное Законом № 277-ФЗ, — это проверочные листы. Проверочные листы (списки контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утверждены Приказом Федеральной службы по труду и занятости от 10.11.2017 № 655. Государственная инспекция по труду, стремясь снизить трудозатраты, разработала онлайн-опросник, который на начальном этапе позволяет выявить нарушителей. Сервис официально заработал с 1 января 2018 года, и уже сейчас можно проверить себя.

Правильно настроенная программа Контур-Персонал облегчает прохождение проверки ГИТ

В целом при взаимодействии с ГИТ работодателю стоит опираться на несколько базовых документов:

Федеральные нормативные акты

Подзаконные нормативные акты

Все идет по плану, или Какая проверка ждет вас?

В зависимости от целей государственная инспекция по труду проводит плановые и внеплановые проверки.

График плановых проверок утверждается накануне Нового года совместно прокуратурой и ГИТ. График размещен на сайтах ведомств, с ним можно ознакомиться в любое время. Госинспекция обязана дополнительно предупредить работодателя о своем визите за трое суток. Раньше извещения пересылали обычной почтой, сейчас чаще всего информируют электронным письмом.

Читайте также:
Приказ об усилении контроля за трудовой дисциплиной

О внеплановом визите инспекции работодатель должен узнать не позднее чем за 24 часа. В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ разрешает не согласовывать выезд инспекторов с прокуратурой и не предупреждать проверяемую организацию (ст. 360 ТК РФ). Это касается проверок, инициированных по жалобам работников, например, на невыплату или неполную выплату заработной платы. Такое допущение — отзвуки Федерального закона № 272-ФЗ от 03.07.2016, который ужесточил меры ответственности за нарушения в области оплаты труда.

Сейчас в Госдуме рассматривается проект еще одного закона, который даст право на внеплановые проверки по вопросам оформления трудовых договоров, когда вместо трудовых заключены гражданско-правовые договоры.

Виды внеплановых проверок:

  1. Документарные проверки, чаще всего проводятся по жалобе работника. ГИТ не выезжает на место, а запрашивает определенные документы, организация предоставляет их в виде заверенных копий.
Важно! Инспектор не вправе затребовать документы, которые может получить самостоятельно через иные органы государственного или муниципального контроля.
  1. Выездные проверки проводятся в том случае, когда невозможно только лишь через документы проверить соблюдение трудового права, например, оценить реальное состояние территории, зданий, оборудования, наличие ИСЗ.
  2. Комплексные проверки — самые страшные для кадровиков, потому что ГИТ инспектирует все: соблюдение трудового законодательства, локальные нормативные акты, кадровую документацию и меры по охране труда.
  3. Целевые проверки. Поводом для них становятся жалобы работников о нарушениях их трудовых прав. Оставить обращение сейчас несложно: на портале Онлайнинспекция.рф предусмотрена онлайн-форма, через которую можно сообщить о проблеме напрямую. Целевая проверка проводится строго в пределах жалобы, инспектор не может затребовать информацию по иным вопросам.
  4. Тематические проверки. Поводом для такого визита тоже служит жалоба работника, но есть отличия. Если автор обращения не хочет, чтобы работодатель узнал его имя, он вправе указать это (ст. 358 ТК РФ). В таком случае инспектор ГИТ проверяет факты нарушения трудового законодательства не по конкретному человеку, а исследует проблемную сферу в целом по организации или подразделению.

Помним об обязанностях, не забываем о правах

Приезжая в офис работодателя, инспектор должен предъявить удостоверение личности и предписание, где указано основание для проверки.

Что может изучать инспектор? Подробнее об объектах проверок и наиболее частых нарушениях мы расскажем в следующем материале. Здесь лишь перечислим основные объекты, которые могут интересовать инспектора. Это локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, Положение о защите персональных данных и пр.), кадровые документы (личные дела, трудовые книжки, приказы и пр.), бухгалтерские документы, которые касаются выплат и удержаний из заработной платы работника, а также документация, связанная со специальной оценкой условий труда.

Важно! Инспектор имеет право требовать только документы, касающиеся предмета проверки, например, по вопросам, указанным в жалобе работника.

Работодатель должен предоставить инспектору все запрашиваемые документы и не препятствовать их изучению. Обязанности работодателя при проверке (ст. 25 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ):

  • организации обязаны обеспечить присутствие руководителей, иных должностных лиц или уполномоченных представителей юридических лиц; индивидуальные предприниматели обязаны присутствовать лично или обеспечить присутствие уполномоченных представителей;
  • организации (их руководители, иные должностные лица или уполномоченные представители), индивидуальные предприниматели (их уполномоченные представители), которые допустили нарушение Федерального закона № 294-ФЗ, необоснованно препятствовали или уклонялись от проверок, не исполняли в установленный срок предписаний органов государственного контроля (надзора), несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Визит представителей госконтроля — мероприятие малоприятное, и работодатели частенько забывают, что у них есть еще и права (ст. 21, 22 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ):

  • присутствовать при проведении проверки;
  • давать объяснения по вопросам проверки;
  • получать от органа государственного контроля информацию по проверке;
  • знакомиться с результатами проверки;
  • указывать в акте проверки о согласии или несогласии с результатами проверки — делать это надо сразу же по окончании проверки;
  • обжаловать действия (бездействие) должностных лиц органов контроля, повлекшие за собой нарушение прав работодателя — пожаловаться можно вышестоящему инспектору или в судебном порядке;
  • требовать возмещения вреда, причиненного в ходе проверки.

По результатам инспекции руководитель организации под расписку получит:

  1. Акт проверки. Этот документ не подлежит обжалованию, однако в случае несогласия работодатель может в течение 15 дней привести свои возражения.
  2. Протокол об административном правонарушении. Он также не может быть обжалован, но ошибки при его составлении позволят работодателю отменить постановление о назначении административного наказания. Если руководитель организации не согласен с указанными в протоколе нарушениями, он вправе дать объяснения и замечания, чтобы в дальнейшем обжаловать постановление о назначении административного наказания.
  3. Предписание об устранении нарушений. По каждому пункту предписания должны быть ссылки на конкретные статьи и пункты нормативных правовых актов, требования которых нарушены. Подлежит обязательному исполнению. Предписание можно обжаловать в течение 15 дней вышестоящему должностному лицу ГИТ или в течение 10 дней в судебном порядке.
  4. Постановление о назначении административного наказания. Его составляет государственный инспектор труда на основании составленного протокола и других материалов дела. Срок — не позднее 1 года с момента, когда было обнаружено (при длящихся правонарушениях) или совершено правонарушение.
Читайте также:
Оплата выходных дней в командировке: трудовой кодекс

Не стоит забывать, что иногда ГИТ выходит за пределы своей компетенции, начинает проверять сторонние проблемы: вопросы, составляющие содержание трудовых споров (например, о привлечении работника к дисциплинарной ответственности), вопросы дискриминации, компенсации морального вреда и пр. Это значит, что у работодателей есть право оспорить решения ГИТ. И сегодня в судебной практике немало случаев, когда суды отменяют результаты проверки, потому что инспекторы превысили свои полномочия.

Об авторе: Светлана Головина — доктор юридических наук, профессор, заведующая кафедрой трудового права УрГЮУ

Как Роструд проверяет работодателей

Роструд установил правила, по которым проверяет работодателей. Мы проштудировали 96 страниц приказа и сделали для вас полный гид: как проходит проверка, какие документы нужно подготовить, на что вы имеете право и как обжаловать результаты проверки, если вы с ними не согласны. Рассказываем, как подготовиться заранее и избежать штрафов.

  • Автор: Марина Сенинг
  • Редактор: Ирина Ситникова
  • Иллюстратор: Анастасия Мясникова

Кого и почему проверяет Роструд

Роструд может прийти с плановой или внеплановой проверкой:

  • в компанию;
  • к индивидуальному предпринимателю;
  • к обычному человеку, который нанял сиделку, кухарку, уборщицу или кого-нибудь ещё помогать по домашнему хозяйству.

Плановая проверка. Роструд делает плановые проверки по графику. Чтобы составить график, всех работодателей делят на пять категорий риска — в зависимости от опасности работы и наличия нарушений Трудового кодекса. Чем выше риск, тем чаще проходит плановая проверка.

Риск Как часто проходит плановая проверка
Высокий раз в два года
Значительный раз в три года
Средний раз в пять лет
Умеренный раз в шесть лет
Низкий не проводится

Чтобы узнать категорию риска своей организации или ИП, напишите в региональное отделение Роструда. Вам ответят в течение 15 дней. Некоторые отделения публикуют на своих сайтах списки работодателей с разными рисками.

Региональные офисы Роструда до 10 ноября публикуют на своих сайтах годовой план проверок. Если найдёте себя в графике, есть время подготовиться.

Внеплановая проверка. Для того, чтобы Роструд провёл внеплановую проверку, должны быть причины:

1. Подошёл срок предписания, которое выдели работодателю по итогам плановой проверки.

2. Сотрудник компании, нынешний или бывший, или кто-то со стороны пожаловался в Роструд, что работодатель нарушает права работников:

  • работникам не платят зарплату — целиком или частично;
  • работникам не оплачивают отпуска;
  • работодатель нарушает режимы труда и отдыха;
  • работодатель не оформляет трудовые отношения;
  • у работников нет средств индивидуальной и коллективной защиты — каски, маски, устройства для очистки воздуха;
  • работодатель допускает к работе тех, кто не прошёл обучение, инструктаж, медосмотр, стажировку или осмотр у психиатра;
  • нет системы охраны труда;
  • нет специальной оценки охраны труда;
  • работодатель не выплачивает компенсации за работу в опасных и вредных условиях.

3. Прокурор требует провести проверку.

О внеплановой проверке работодателя предупреждают за 24 часа, но только в трёх случаях:

  • если Роструд проверяет, как работодатель выполнил предписание, выданное после плановой проверки;
  • если Роструд проверяет работодателя из-за заявления работника (ст. 219 ТК РФ);
  • если Роструд проверяет работодателя из-за приказа прокурора.

Во всех остальных случаях работодателя о внеплановой проверке не предупреждают.

Что проверяет Роструд

Плановые и внеплановые проверки могут быть документарными, то есть удалёнными, и выездными.

Документарная проверка Выездная проверка
Что проверяют — соответствие работников;
— соответствие строений, зданий, территорий;
— состояние оборудования, транспортных средств;
— товары, услуги, работы.
— документы по организационно-правовой форме;
— права и обязанности;
— исполнение обязательных требований, предписаний уполномоченных должностных лиц территориальных органов Роструда.
Сроки Для малых предприятий — 50 часов, можно продлить ещё на 50 часов.
Для микропредприятий — 15 часов. Можно продлить ещё на 15 часов
20 дней, продлить нельзя.

Что делать при документарной проверке

1. Подготовьте документы. Инспектор сам собирает документы для проверки в Роструде, но, если чего-то не будет хватать, вам пришлют запрос вместе с копией приказа о плановой проверке. У вас есть десять дней на то, чтобы ответить. Роструд не может требовать у вас документы, которые касаются других ведомств, например, Роспотребнадзора или налоговой.

Если после вашего ответа опять окажется, что чего-то не хватает, инспектор может отправить ещё один запрос, и у вас снова будет десять дней на ответ.

Если вы не предоставите документы, Роструд составит акт о невозможности проведения проверки и приедет с выездной проверкой.

2. Следите за сроками. Общий срок проверки одной точки не может быть больше 20 дней. То есть второй запрос не может прийти позже, чем на десятый день с начала проверки — иначе вы не успеете ответить. Компании с филиалами в разных регионах могут проверять до 60 дней. Продлить документарную плановую проверку нельзя.

3. Проверьте акт проверки. Сотрудники Роструда составляют акт в двух экземплярах, один из них отдают вам под расписку. В акте проверки должен быть результат — список нарушений. Если нарушений нет — только список документов, которые проверил инспектор. К акту могут прилагаться различные документы. Если вы не согласны с актом или с тем, что делал при проверке инспектор, сделайте об этом запись в акте.

Читайте также:
ЛиСтатья нетрудоспособности по уходу за больным взрослым

Вам сообщат о времени и месте вручения акта по почте, по телефону или электронным письмом. Если вы откажетесь принимать акт, его пришлют заказным письмом с уведомлением. Если вы захотите получить акт в электронном виде, Роструд отправит документ по электронной почте с электронной подписью.

Что делать при выездной проверке

1. Проверьте документы ревизоров. Изучите удостоверения сотрудников, приказ и запрос с перечнем документов для проверки. В приказе должно быть указано, кто проводит проверку, по каким причинам, что будут делать сотрудники Роструда. Вместе с ними могут прийти другие эксперты — проверьте их документы тоже. Сверьте фамилии и должности сотрудников Роструда из приказа с данными удостоверений.

2. Предоставьте информацию. Предоставьте инспекторам документы и покажите технику, здания, товары. Если посчитаете нужным — покажите документы, которые касаются других ведомств. Роструд не может у вас этого требовать, но вы имеете право сделать это сами.

3. Присутствуйте при проверке. Вы имеете право присутствовать при проверке, давать сотрудникам Роструда пояснения, отвечать на их вопросы и спрашивать их о том, что и как они проверяют.

4. Не мешайте проверяющим. В правилах сказано, что работодатель должен свободно пускать ревизоров на территорию, показывать транспортные средства, товары и услуги, оборудование. Если инспектор посчитает, что нужно взять образцы ваших товаров на экспертизу, не мешайте им.

5. Привлеките менеджеров. В проверке должны участвовать не только владельцы компаний и индивидуальные предприниматели, но и руководители, которые отвечают за определённые виды деятельности. Если проверяют транспортный отдел — позовите руководителя транспортного отдела, проверяют сотрудников — начальника кадрового отдела.

6. Следите за сроками. На малом предприятии инспекторы не должны находиться в общей сложности дольше 50 часов, на микропредприятии — дольше 15 часов. Проверку можно продлить, но решение об этом руководитель Роструда должен подписать за три дня до конца проверки. Получается, что решение о продлении проверки инспекторы должны написать ещё до её начала. Если проверку продляют, вам должны отдать копию такого решения.

7. Не платите за экспертизу. Если Роструд решил сделать экспертизу товаров, которые вы производите, или услуг, которые вы оказываете, не платите за это. Все экспертизы — за счёт государства.

8. Если посчитаете нужным, привлеките к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей. Вы имеете на это право.

9. Проверьте правильность составления акта. В акте должна быть информация о выявленных нарушениях или об их отсутствии. Если нарушения есть, в акте должны быть указаны статьи закона и пункты нормативных актов, которые работодатель нарушил.

Проверяющий составляет акт проверки в двух экземплярах и прилагает к нему справки, протоколы и пояснения работодателя. Акт должны подписать представитель Роструда и работодатель или его представитель. Если вы не согласны с актом или с тем, что делал при проверке инспектор, сделайте об этом запись в акте.

Если вы откажетесь подписываться, ревизор сделает об этом пометку. Проверяющий отдаёт работодателю под расписку один экземпляр акта с копиями приложений. Если работодатель откажется подписывать акт и давать расписку, Роструд отправит ему документ заказным письмом с уведомлением.

Если вы захотите, чтоб акт прислали вам в электронном виде, Роструд пришлёт документ по электронной почте с электронной подписью.

Если для акта нужны результаты экспертиз, его составляют в течение трёх дней после окончания проверки.

Если работодателя не будет на месте, инспектор составит акт о невозможности проведения проверки. В течение трёх месяцев Роструд может прийти ещё раз, не предупреждая об этом работодателя.

После проверки инспектор ставит запись в журнале по учёту проверок. Если такого журнала нет, делает об этом запись в акте.

Чем грозят проверки Роструда

Если инспектор нашёл нарушения, он выдаст предписание об их устранении. В предписании должны быть указаны нарушения и способы их исправления. Работодателю должно быть ясно, по каким критериям инспектор будет проверять, выполнено предписание или нет. В предписании не может быть требования соблюдать законодательство в дальнейшем. В течение десяти дней после того, как срок предписания закончится, Роструд придёт проверить, как работодатель исправился.

Если инспектор нашёл нарушения во время документарной проверки, он придёт с внеплановой выездной проверкой. По результатам выездной проверки он может привлечь работодателя к административной ответственности, подать материалы в прокуратуру или суд.

Если инспектор нашёл крупные нарушения, он может привлечь работодателя к административной ответственности, отправить результаты проверки в прокуратуру или суд (ст. 357 ТК РФ).

После проверки инспектор может:

  1. Привлечь работников к дисциплинарной ответственности или отстранить их от должности.
  2. Отстранить от работы тех, кто не прошёл инструктаж по охране труда, стажировку.
  3. Запретить работодателю использовать определённые средства индивидуальной и коллективной защиты работников — каски, лампы, кондиционеры, маски.
  4. Если есть угроза жизни и здоровью граждан — временно остановить работу компании или ИП.

Как продлить срок предписания

Вы можете продлить срок, который вам даёт Роструд на то, чтобы исправить нарушения. Для этого отправьте в Роструд ходатайство и документы, материалы, которые доказывают и показывают, как вы исправляете нарушения и почему вам нужно дать ещё немного времени. Документы нужно отправить за пять дней до окончания срока предписания.

Читайте также:
Трудовой договор с товароведом продуктового магазина

Роструд в течение трёх дней решит, продлевать вам срок предписания или нет. Своё решение он отправит почтой с уведомлением о вручении.

Как обжаловать результаты проверки

Если вы не согласны с результатами проверки:

1. Поставьте об этом пометку в акте. В течение 15 дней после проверки отправьте в Роструд возражения в отношении акта. Прикрепите к ним документы, которые бы подтверждали вашу правоту. Роструд должен вынести решение по поводу этих возражений в течение десяти дней. Вам сообщат об этом решении в течение трёх дней после того, как Роструд его вынес.

2. Подайте жалобу в Роструд. У вас есть для этого три месяца после проверки.
В жалобе укажите:

  • фамилию, имя, отчество инспектора, который проводил проверку;
  • свои фамилию, имя, отчество, адрес, электронную почту;
  • действия инспекторов, с которыми вы не согласны, и объясните, почему.

Прикрепите к жалобе копию акта проверки и документы, которые могут подтвердить вашу правоту. Вы можете запросить нужные вам документы у Роструда.
Отправьте жалобу в региональное отделение Роструда:

  • по почте;
  • по электронной почте;
  • через портал онлайниспекция.рф;
  • через сайт Госуслуг;
  • отдайте в приёмную своего отделения Роструда.

Роструд зарегистрирует вашу жалобу на следующий день и ответит в течение 30 дней после регистрации. Вам пришлют решение по почте или в электронном виде.

3. Идите в суд. Если решение Роструда отрицательное, а вы с этим не согласны — идите в суд.

Коротко о проверках Роструда

Роструд проводит плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки — по графику, внеплановые — по жалобе или чтобы проверить, как работодатель исправил нарушения, которые Роструд нашёл во время плановой проверки. И плановые, и внеплановые проверки могут быть документарными и выездными.

Документарные проверки. Роструд проверяет документы работодателя у себя в офисе. Если у вас проводят документарную проверку:

1. Подготовьте документы.

2. Следите за сроками.

3. Проверьте правильность составления акта.

Выездные проверки. При выездных проверках инспектор приезжает к работодателю и проверяет условия труда работников и товары компании или ИП. Если к вам пришли с проверкой:

1. Проверьте документы ревизоров.

2. Предоставьте информацию.

3. Присутствуйте при проверке.

4. Не мешайте проверяющим.

5. Привлеките менеджеров.

6. Следите за сроками.

7. Не платите за экспертизу.

8. Если посчитаете нужным, привлеките к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей.

9. Проверьте правильность составления акта.

После проверки Роструд может приостановить работу предпринимателя или компании и передать материалы в прокуратуру или суд. Если вы не согласны с результатами проверки, их можно обжаловать.

Что делать во время проверок, чтобы сохранить нервы и бизнес — 5 правил

Сооснователь юридического сервиса Raketa.one

Представьте, вы сидите в офисе и тут распахивается дверь — к вам пришли с проверкой. Сотрудники нервничают, работа стоит, проверяющие роются в бумагах и раздают указания. А вам тревожно, ведь по итогам могут оштрафовать, закрыть бизнес или даже возбудить уголовное дело.

Владимир Савченко, сооснователь юридического сервиса Raketa.one, не раз сопровождал предпринимателей во время проверок. Он рассказал, как перестать бояться налоговой, Роспотребнадзора, СЭС, трудовой инспекции и прокуратуры.

Тест: узнай, сможешь ли ты грамотно выйти на рынок в другой стране

Правило №1. Перекрыть путь к офису

Проверяющие не застанут вас врасплох, если им придется преодолевать препятствия, чтобы встретиться с вами и начать проверку:

  1. Организуйте проходную и наймите вахтера. Чтобы попасть в офис, инспекторы будут должны предъявить документы и записаться в журнале учета посетителей. Если поставить при входе стойку охраны с турникетом нет возможности, установите хотя бы домофон.
  2. Не давайте инспекторам бродить по всему офису. Проводите их сразу в комнату для переговоров. Если такой комнаты нет, то в кабинет главного бухгалтера или генерального директора. В идеале к моменту появления проверки на вашей территории сотрудники должны сидеть по кабинетам с закрытыми дверями.
  3. Снимайте процесс проверки на видео. Только сначала предупредите проверяющих о видеосъемке. Вряд ли они рискнут нарушить закон «на камеру», и проверка пройдет строго по процедуре. Хорошо, если в офисе установлены камеры видеонаблюдения с записью звука, но снимать можно и на смартфон.

Эти барьеры не только исключают неожиданное появление проверки прямо у вас в офисе, но и вынуждают проверяющих точно соблюдать ваши права по закону.

Правило №2. Узнать причину проверки

От причины зависит, что могут делать проверяющие, а что — нет. Проверки регулируются федеральным законом N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и отраслевыми нормативными актами. Например, правила проведения налоговой проверки прописаны в ст.89 НК РФ. Сверяйте действия проверяющих с положениями законов, чтобы защитить свои права.

Плановые проверки

Государственные органы планируют проверки на год вперед. Узнать, придут ли к вам проверяющие в этом году, можно на сайте Генеральной прокуратуры, где публикуется сводный план.

Читайте также:
Может ли человек иметь две трудовые книжки

Малый и средний бизнес в 2021 году не будут проверять планово — из-за пандемии до 31 декабря действует мораторий на проверки. Возможно его продлят и на 2022 год. Но имейте в виду на будущее:

  • за три дня до начала проверки вы должны получить от контролирующего органа письмо с копией приказа или распоряжения о ее проведении — по почте или на электронный адрес;
  • обычно проверки проводят один раз в три года. Бизнес, который связан с образованием, здравоохранением, социальной сферой, энергетикой, драгоценными металлами и камнями, проверяют чаще. Например, в частный детский сад проверяющие из СЭС будут ходить ежегодно.

Если инспекторы пришли без предупреждения или раньше срока, вы можете отказаться от проверки.

Внеплановые проверки в случае административного нарушения

Обычные внеплановые проверки проводят, когда нужно выдать лицензию или убедиться, что вы исправили нарушения, которые были обнаружены в прошлый раз. О такой проверке предупреждают за 24 часа: отправляют уведомление на электронную почту компании или звонят по телефону.

Но, если здоровью и жизни людей грозит опасность, нагрянет внезапная проверка — инспекторы придут без предупреждения. Самый частый повод для внезапной проверки — жалоба недовольного потребителя, сотрудника, конкурента. Допустим, вы задержали зарплату, и работник написал заявление в трудовую инспекцию. Или продали несвежую рыбу, и человек попал в больницу — к вам придут из Роспотребнадзора.

Попросите проверяющих показать вам документ, который послужил причиной проверки: жалобу, заявление, публикацию в СМИ. Если ее нет или она была отправлена анонимно, внеплановую проверку проводить нельзя.

Внеплановые проверки в рамках возбуждения уголовного дела

У правоохранительных органов для проверок есть свои законы: уголовно-процессуальный кодекс, федеральные законы N 144-ФЗ «Об оперативно-розыскной деятельности» и N 3-ФЗ «О полиции».

  • Доследственные проверки

Проводятся по фактам, указанным в заявлении потерпевшего. Во время доследственной проверки сотрудники полиции могут осмотреть помещения, поговорить с персоналом на добровольной основе, посмотреть нужные документы. В результате проведения проверки правоохранители решат, возбуждать уголовное дело или для этого нет оснований.

  • Проверки при расследовании уголовных дел

Если уголовное дело уже возбуждено, у вас могут провести обыск, изъять документы и технику, провести допрос сотрудников.

Правило №3. Проверить проверяющих

Внимательно просмотрите документы проверяющих: удостоверения, распоряжение о проведении проверки и проверочный лист со списком контрольных вопросов к предпринимателю. На обыск или изъятие документов фирмы в рамках проверки по возбужденному уголовному делу нужны соответствующие постановления. Если у инспекторов документы не в порядке, вы можете сказать, что проверка незаконна, и попросить вернуться с правильными документами.

На что обращать внимание:

  • на личные данные проверяющих. Если в распоряжении указан один человек, а удостоверение вам показывает другой, вы можете отказать в проведении проверки;
  • на тип проверки. При доследственной проверке сотрудникам можно визуально осмотреть помещение, но нельзя открывать ящики столов и заглядывать в шкафы. Это уже обыск — его можно проводить только в ходе расследования уголовного дела;
  • на предмет проверки. Проверяющие могут запросить только те документы, которые относятся к предмету проверки. Допустим, в ваше кафе пришли из СЭС, чтобы проверить, как вы устранили нарушения по медкнижкам. Если инспекторы заодно решили узнать, заключили ли вы договоры на проведение дезинфекции — это против правил;
  • на список документов, которые требуют предъявить проверяющие. Не выдавайте ничего сверх списка. Если проверяющим нужно что-то еще, пусть составят письменный запрос и укажут причину.

Хорошо, если у вас в контактах есть юрист, которого можно быстро подключить к проверке. Он проверит документы, проследит, чтобы проверка была проведена правильно, и поможет отстоять ваши интересы.

Правило №4. Научить сотрудников использовать тактику глухой защиты

Это легче легкого: ничего не говорить, никаких бумаг не выдавать, протоколы не подписывать. Отказ можно обосновать простой фразой: «Я не могу дать вам эту информацию/документ без разрешения директора. Пожалуйста, со всеми вопросами обращайтесь к нему».

По закону рядовые сотрудники не несут ответственности за отказ в предоставление документов или объяснений, если дело не касается возбужденного уголовного дела. При административном правонарушении объяснение обязан дать тот, кто его совершил: например, продавец, который продал алкоголь несовершеннолетнему. Требовать объяснений с другого продавца инспекторы не могут.

Регулярно проводите подготовку персонала к проверке, и тогда сотрудники не растеряются при виде проверяющих:

  • расскажите, кто может проверять вашу фирму и какие полномочия есть у проверяющих;
  • запретите обсуждать рабочие вопросы в присутствии проверяющих;
  • научите вежливо отказывать проверяющим в общении и выдаче документов.

Внесите правила поведения во время проверки в должностные инструкции сотрудников.

Правило №5. Фиксировать нарушения

Вы можете оспорить результаты проверки, если докажете, что инспекторы ошиблись или превысили свои полномочия. Фиксируйте проверку на камеру и записывайте все нарушения: фамилии проверяющих в удостоверении и приказе не совпадают, у вас изъяли документы без описи, проверили что-то лишнее, пришли не в тот день.

Не торопитесь предъявлять проверяющим доказательства нарушений — промолчите, и тогда у вас будут основания для подачи жалобы в прокуратуру или оспаривания действий инспекторов в суде. Результаты проверки и штрафы отменят, а если назначат повторную — вы успеете исправить все недочеты и избежите наказания.

Читайте также:
Трудовой договор с шиномонтажником: образец

Ни в коем случае не идите у инспектора на поводу, если он требует денег, чтобы скрыть реальные ошибки, или угрожает вписать недочеты, которых нет на самом деле. Сразу напишите заявление в полицию, прокуратуру или следственный комитет.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Читайте также:
Работодатель не отдает трудовую книжку: что делать

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Как исправить неверно написанное имя в трудовой книжке

Порой даже незначительные ошибки, допущенные при занесении сведений в трудовую книжку, способны привести к неприятным последствиям. Некоторые ошибки вообще не подлежат исправлению и требуют других, более сложных, путей решения вопроса. К ним относится ошибка, допущенная в написании имени работника, так как исправить имя в трудовой книжке нельзя.

Правильное занесение информации на титульный лист

Основные требования к заполнению титульного листа, содержащего персональную информацию работника, указаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.):

  • личные данные – фамилия, имя и отчество – записываются согласно удостоверяющему личность документу, не допуская сокращений или записи данных инициалами>
  • данные о дате рождения работника указываются полностью, не допуская сокращений, на основании паспорта либо документа, удостоверяющего личность.

Титульный лист должен быть подписан сотрудником кадровой службы или лицом, уполномоченным вести трудовые книжки, и заверен печатью либо кадровой службы, либо организации. Подпись работника – владельца трудовой книжки – является обязательной. Его подпись подтверждает правильность занесения данных в документ.

Отсутствие на документе подписи или печати делает его недействительным, а обнаруженная впоследствии ошибка в записи в трудовой книжке становится большой проблемой для ее владельца. Поэтому тщательно проверить личную информацию на титульном листе – в первую очередь в интересах владельца.

Ошибка в записях при заведении новой книжки

Гражданин устраивается на первую свою работу и ранее трудовой книжки не имел. Если при проверке записей, сделанных работником кадровой службы, владелец книжки или сам кадровик обнаружат ошибку в личных данных, то по Правилам ведения и хранения трудовых книжек такой бланк должен быть признан испорченным и уничтожен, о чем должен быть составлен соответствующий акт. Факт списания испорченного бланка следует зафиксировать в журнале движения бланков трудовых книжек.

Работник кадровой службы заносит данные работника в новый бланк трудовой книжки, причем все расходы по испорченному бланку несет работодатель.

Это самый простой случай, когда обнаруженная ошибка в трудовой книжке в написании имени работника устраняется легко и не имеет никаких последствий.

Читайте также:
С какого возраста можно заключать трудовой договор

Ошибка в имени обнаружена на новом месте работы

В случае, когда неверное написание имени работника обнаруживается при смене места работы, ситуация меняется.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек говорится, что при обнаружении ошибок в записях трудовой книжки необходимые исправления производятся в организации, допустившей при заполнении книжки данные ошибки. Но все дело в том, что эти указания касаются исключительно разделов о работе и награждениях работника. Оформляются исправления ошибок методом признания записи недействительной и последующим занесением правильной информации.

Титульный лист не может содержать никаких ошибок, и исправление информации на нем юридически невозможно. Единственное, что можно сделать с информацией титульного листа, – это изменять или дополнять на основании соответствующих документов. Указываются эти основания на обложке трудовой книжки, записи заверяются подписями ответственных лиц и печатью организации.

Отдел кадров на совершенно законных основаниях может не принять у работника трудовую книжку с неверно указанными личными данными, поскольку не имеет достоверной информации о принадлежности данного документа работнику.

Пути исправления ситуации

Существуют две возможности исправить ситуацию, если сделана ошибка в трудовой книжке при написании личных данных.

Возможность первая: внесение изменения

Так как нормативные документы не содержат информации об исправлении ошибок в данных имени или отчества в связи с их неверным написанием, сотрудник, уполномоченный заниматься кадровыми вопросами, может произвести не исправление неверной информации, а изменение на основании документов, удостоверяющих личность.

Согласно правилам по внесению изменений в трудовой книжке, кадровик может аккуратно зачеркнуть ошибочную надпись и на свободном месте сделать правильную запись. На обложке трудовой книжки, согласно Правилам, следует указать основание для вносимого изменения, заверить информацию подписями и печатью.

Данное несложное решение имеет серьезные недочеты. Решение возникшего вопроса о принадлежности работнику предъявленной им трудовой книжки не входит в сферу деятельности кадровых служб. Ведь трудовая книжка сама по себе не является документом, удостоверяющим личность, ввиду отсутствия в ней фотографии владельца. И как следствие, в дальнейшем возникнут большие проблемы при начислении Пенсионным фондом трудовой пенсии – пенсионная служба просто не примет к рассмотрению подобный документ.

Внесение изменения для исправления ошибочных данных на титульном листе приведет к тому, что владелец книжки должен будет подтверждать в судебном порядке свое право собственности на трудовую книжку. Для этого ему придется предоставить справки со всех мест работы, указанных в его трудовой книжке. Получается, чем раньше владелец книжки возьмется за решение вопроса через суд, тем меньше документов ему нужно будет собирать.

Возможность вторая: грамотное решение проблемы

Правильными действиями работника кадровой службы следует считать решение об отказе принять трудовую книжку, содержащую личные данные владельца, не совпадающие с данными удостоверяющих личность документов. При этом следует завести работнику новую книжку, о чем он должен написать соответствующее заявление на имя руководителя организации, с указанием причин. Данная ситуация оговаривается в Трудовом кодексе РФ, в статье 65 – об отсутствии у гражданина, устраивающегося на новую работу, трудовой книжки. Ведь если личные данные гражданина, указанные в удостоверяющих личность документах, различаются по написанию с данными в трудовой книжке, данная книжка не может считаться его собственностью без должного судебного решения на эту тему.

Кадровик организации должен завести на работника новую книжку, как при первичном приеме на работу. При внесении информации на титульный лист новой книжки кадровик или сотрудник, который занимается в организации ведением трудовых книжек, в своих действиях руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек – то есть действует в полном согласии с нормативными документами и актами.

Все расходы, связанные с выдачей нового бланка трудовой книжки, ложатся на ее владельца: записи личной информации на титульном листе в обязательном порядке содержат подпись владельца книжки, удостоверяющую правильность данных, занесенных в его трудовую. Наличие подписи владельца под неверными данными делает его виновным в создавшейся ситуации, а отсутствие подписи владельца на титульном листе делает саму трудовую книжку недействительной.

В связи с тем, что законодательные документы не обязывают гражданина иметь только одну трудовую книжку, заведение новой книжки, как решение вопроса о том, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в имени, не наносит владельцу документа с ошибкой материального или любого другого ущерба.

Ему надлежит получить новую трудовую и приступить к работе на новом месте, а для того, чтобы информация предыдущей трудовой была принята во внимание при расчете пенсионных выплат, действовать в предусмотренном законодательством порядке.

В пункте 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (2002 г.) как раз и указывают правила установления факта законной принадлежности данной трудовой книжки человеку при несовпадении его данных в трудовой и удостоверяющих документах.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: