Книга учета трудовых договоров: образец заполнения

Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение контрактов с работниками на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.

Зачем нужен журнал

Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.

На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.

Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.

В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.

Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:

• наименование организации;
• наименование документа (журнал, книга, реестр);
• даты заполнения — начало и окончание;
• данные лиц, ответственных за ведение.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Порядок заполнения журнала

Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:

• наименование, период ведения (если предприятие большое, реестр заводится на каждый год);
• номер п/п;
• номер контракта;
• дата его заключения;
• фамилия работника;
• подразделение или отдел, где работает;
• характер соглашения — срочный или бессрочный.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:

• изменения в соглашении;
• наличие или отсутствие допсоглашений;
• основная должность или совместитель;
• подпись о вручении контракта;
• другие.

Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.

В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в отделе кадров есть необязательные журналы и книги учета. Используйте эти инструкции бесплатно.

Сроки хранения в организации

Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.

Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика

эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву

1 сентября 2022 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить ее в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2022 № 320н. Он вводит:

• новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
  2023 года,
• новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
  2022 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2022 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

• число и месяц — двузначными числами;
• год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

• Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

• в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
• в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость.

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

• Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:

• в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
• блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

До 1 сентября 2022 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2022 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2022 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

• надо оформить дубликат трудовой книжки,
• у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
• данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

• Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

С 1 сентября 2022 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, которое назначено приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2022 года.

Книгу (журнал) учета трудовых и вкладышей в нее работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2022 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Российским законодательством не предусмотрена обязательность ведения учёта всех заключённых предприятием трудовых соглашений, однако, как показывает практика, наличие исчерпывающей информации обо всех нанимавшихся (даже временно) сотрудниках бывает очень полезной. Проверяющие органы не станут требовать предъявления такого журнала, но их могут заинтересовать какие-либо данные, найти которые будет намного легче и быстрее при наличии подобных систематизированных записей. Как их правильно составлять? Строгих правил по этому поводу опять же нет, а есть рекомендации, выработанные на основе опыта и предлагающие наиболее рациональный способ.

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Ведение дополнительных записей, тем более необязательных, может показаться кадровому работнику занятием скучным и излишним, но ощущение порядка (называемое бухгалтерами «ажуром») с лихвой компенсирует эти мнимые неудобства. Главное достоинства журнала (книги) регистрации трудовых договоров состоит в системности записей, позволяющей находить нужную информацию быстро и беспроблемно. В противном случае поиск документа будет сопряжён с «перелопачиванием» гор папок и неоправданными потерями времени.

Надобность в выдаче какой-то справки давно уволившемуся работнику или ответе на запрос о периоде и характере занятости сотрудника может возникнуть внезапно, и как раз тогда, когда менеджер по персоналу особенно занят. А ещё бывает, что возникают споры между работодателем и наёмными работниками, и тогда промедление крайне нежелательно, особенно если дело может дойти до судебного разбирательства.

Таким образом, систематизация всех сведений о заключаемых на предприятии договорах представляется важной и нужной задачей.

Традиционно регистрация трудовых договоров, бессрочных и срочных, ведётся на бумаге, в отдельной, достаточно толстой тетради (желательно в твёрдом переплёте). В настоящее время можно даже иногда приобрести готовые книги, производящиеся отдельными типографиями специально в помощь кадровикам. При этом весьма полезным представляется параллельное ведение учёта в электронном виде, для чего очень удобны таблицы, составленные в Excel, хотя особо «продвинутые» кадровики могут использовать и другие инструменты.

• Листы бумажного варианта журнала следует пронумеровать, а саму книгу – прошить и опломбировать мастичной печатью, чтобы оставалась возможность контроля изъятия отдельных фрагментов текста.
• Титульный лист содержит название предприятия, наименование самой книги («Журнал регистрации трудовых договоров»), дату ведения документации и номер тома (их со временем может быть несколько).
• Первая внутренняя страница посвящена работнику, ответственному за ведение журнала, а если он меняется, то на ней делаются соответствующие дополнения в виде таблицы (ФИО, должность, приказ или распоряжении о возложении обязанностей).
• Исправление возможных ошибок производится аккуратным перечеркиванием и заверением исправлений (не замазывать корректором, маркером и т. п. – начальная запись должна легко прочитываться).

Начальник отдела кадров может скачать готовый образец, или оформить книгу по своему усмотрению.

Рекомендуемы графы журнала:

• Номер записи (по порядку);
• Дата регистрируемого трудового договора и его номер;
• Отдел или иное штатное подразделение, в которое был зачислен сотрудник;
• Характер занятости (временная, постоянная, по совместительству);
• Дополнительные соглашения;
• Примечания.

Данная система учёта трудовых отношений широко распространена, что на практике доказывает её эффективность. Она же рекомендована для электронной таблицы, дублирующей основной источник в компьютере. Скачать образец журнала регистрации договоров вы можете здесь:

Скачать образец .xls

Скачать образец .doc

Особенности ведения и хранения журнала регистрации трудовых договоров

Не исключено, что через какое-то время обязательность ведения этого вида кадрового учёта будет введена на законодательном уровне, и к этому нужно быть готовым. Пока же опытные кадровики рекомендуют придерживаться следующих правил:

• Нумерацию обнулять в начале года с указанием даты. Так будет легче искать, если в том возникнет надобность;
• За ошибки, допущенные в ведении журнала учёта трудовых договоров, применять санкции к сотрудникам отдела персонала не следует. По закону они могут обжаловать решения о штрафе в суде. Ведение этого журнала не входит в обязанности, указанные в должностной инструкции;
• Срок хранения книги регистрации — 75 лет;
• Изменения статуса срочных договоров находит отражение в журнале учёта;
• Книга заверяется руководителем, для чего используется задняя сторона обложки;
• После заполнения последней страницы журнал пломбируется и сдаётся в архив.

Инструкция: оформляем журнал учета допсоглашений к трудовым договорам

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — это используемый в кадровом делопроизводстве учетный регистр, в котором фиксируются все существенные изменения, вносимые в данную категорию документации службы персонала.

Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений

Наряду с основными договорами кадровые службы ведут учет дополнительных соглашений с сотрудниками, сведения о них не всегда вносятся в книгу учета регистрации ТД, а оформляются отдельным реестром. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, если:

• изменяются форма или условия трудового найма;
• пересматриваются условия оплаты;
• осуществляется перевод на другую должность или ее переименование;
• регистрируется изменение названия организации, структурного подразделения;
• вносятся изменения в персональные данные;
• оформляется временный перевод или временное замещение;
• сокращается испытательный срок и пр.

Правила кадрового делопроизводства не предусматривают внесение новых и дополнительных сведений в текст ТД. Все изменения оформляют отдельными соглашениями. Они являются неотъемлемой частью основного:

• заключаются письменно;
• составляются в 2 экземплярах;
• описываются в едином журнале или в отдельном реестре.

Для детализации учета и быстрого поиска необходимой информации крупные организации ведут раздельную регистрацию — журнал ведения трудовых договоров и журнал дополнительных соглашений к ним. Оформление дополнительного соглашения полностью завершено после внесения записи в учетный регистр.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие есть необязательные журналы и книги учета в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

В каком виде вести — электронном или бумажном

Решение о совместном или раздельном ведении учета принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, формуляры используются одновременно в двух форматах:

• электронном;
• бумажном.

Формы регистров для учета (и при совместной, и при раздельной фиксации сведений о ТД и допсоглашениях к ним) не регламентируются специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документа.

Это позволяет учесть специфику организации, выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный регистр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения споров. В специализированных магазинах можно купить журнал регистрации трудовых договоров, но чаще они создаются в электронном виде и перед практическим использованием для учета распечатываются и сшиваются.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие обязательные документы должны быть в отделе кадров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и правила заполнения

Учетные регистры и совместного способа ведения, и раздельного имеют практически одинаковый титульный лист, кроме названия. На титульном листе содержатся:

• название организации;
• название учетного регистра;
• интервал ведения — начало и окончание;
• Ф.И.О. и должность ответственных за ведение.

Если выбран вариант совместного учета, образец журнала регистрации служебных контрактов (с разделом для дополнительных соглашений) выглядит следующим образом.

Напоминаем основные правила оформления и ведения регистра учета допсоглашений:

• все записи для учета нумеруются;
• указываются номера изменяемого ТД, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
• фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
• графа при раздельном учете отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
• вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных договоров.

При раздельном учете графы формуляра изменяются:

Сколько хранят регистр

Срок хранения ТД и допсоглашений к ним составляет:

• 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
• 75 лет — до 01.01.2003.

Журналы учета хранятся столько же: Порядок регулируется ст. 435, 463 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Книга регистрации трудовых договоров – образец

kniga_registracii_trudovyh_dogovorov_-_obrazec.jpg

Похожие публикации

Книга регистрации трудовых договоров и трудовых соглашений (или журнал) – это документ, предназначенный для регистрации оформленных трудовых договоров с персоналом и внесенных в них изменений. Обязанность по оформлению данной книги обычно возлагается на сотрудников кадровой службы. Также эту функцию может выполнять секретарь или иной сотрудник, назначенный распоряжением руководителя.

Обязательно ли вести книгу регистрации трудовых договоров

Обязанность по ведению данной книги не установлена ни одним законодательным актом. Однако, в соответствии с общими правилами документооборота, работодатели должны регистрировать кадровые документы, поэтому рекомендуется работодателям вести и такой журнал.

При отсутствии в организации журнала учета трудовых договоров могут возникнуть нежелательные проблемы с контролирующими органами. Ведь именно этот документ одним из первых требуют к предъявлению сотрудники трудовой инспекции. Ведение журнала также может быть обусловлено и необходимостью отслеживания сроков действия договоров – если стороны не вовремя не заявят о прекращении срочного договора в связи с истечением его срока, и сотрудник продолжит работу, договор станет бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).

Книга регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) выполняет целый ряд полезных функций:

• ведение учета трудовых договоров и осуществление контроля за ними;
• подтверждение факта надлежащего оформления трудовых отношений с нанятыми сотрудниками;
• возможность быстрого поиска необходимой информации о трудовом договоре;
• систематизация данных.

Ведение журнала позволяет кадровикам оперативно получать в т.ч. следующие сведения:

• сколько всего трудовых договоров хранится в организации, сколько из них действующих;
• какие дополнительные соглашения заключались к трудовым договорам;
• сколько договоров было заключено или расторгнуто в течение определенного промежутка времени;
• средний срок действия трудовых соглашений.

На практике журнал регистрации трудовых договоров используется во многих государственных и частных организациях. На предприятиях с большим количеством работников и высокой текучкой кадров без этого документа сложно обойтись. Следует отметить, что в организациях необходимость ведения данного журнала определяется внутренней политикой делопроизводства.

Особенности оформления документа

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений не имеет законодательно утвержденной формы. Документ можно оформить на обыкновенном листе формата А4, в приобретенной в магазине тетради или на бланке, разработанном организацией. Можно вести журнал в электронном формате или вносить в него записи от руки.

Если журнал ведется в бумажном формате, его нужно прошить и пронумеровать все страницы. В нем обязательно должна стоять подпись руководителя или иного уполномоченного лица. Документ можно завизировать печатью при ее наличии, но это не обязательно.

При желании можно вести два журнала: в одном из них отмечать срочные трудовые договоры, а в другом – бессрочные. Форму книги учета трудовых договоров и порядок ее ведения необходимо утвердить локальным нормативным актом.

В каком формате лучше вести книгу – бумажном или электронном:

• Электронный формат подойдет в том случае, если документ будет вестись сугубо в информационных целях.
• Бумажный формат обязателен, если книга регистрации трудовых договоров будет использоваться для подтверждения факта выдачи персоналу экземпляров трудовых договоров под роспись.

Как правильно оформить книгу

Книга регистрации трудовых договоров состоит из титульной страницы и листов с записями. На титульной странице следует указать такие сведения:

• наименование субъекта хозяйствования;
• наименование документа;
• дату начала ведения журнала и окончания;
• Ф.И.О. и подпись ответственного за ведение специалиста по кадрам (или иного лица).

На первой странице книги можно прописать правила ее ведения. Основная часть документа зачастую состоит из табличной части, содержание которой определяется особенностями работы специалистов кадровой службы. Обычно в таблицу включают такие сведения:

• дата оформления трудового договора и присвоенный ему номер;
• Ф.И.О. сотрудника, с которым заключено соглашение;
• название структурного подразделения;
• должность;
• вид договора (срочный, бессрочный и пр.);
• подпись сотрудника о получении экземпляра на руки (если подпись ставится в журнале, а не на ином документе).

При необходимости можно добавить в таблицу другие необходимые столбцы.

Срок хранения данного документа регламентируется Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (ст. 463 Перечня) и составляет 75 лет. Если субъект хозяйствования прекратит свое существование до истечения этого срока, журнал следует сдать в архив. Образец журнала учета трудовых договоров приведен ниже.

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Комментарий к ст. 91 TК РФ

1. В понятии рабочего времени можно выделить время непосредственного выполнения работником трудовых обязанностей и иные, относящиеся к нему, периоды (см. комментарий к ст. ст. 108, 109, 258, 264 ТК и др.).

2. Максимальная 40-часовая норма еженедельного рабочего времени установлена для всех работников независимо от вида трудового договора, а также организационно-правовой формы работодателя и формы собственности на его имущество.

3. Минздравсоцразвития России должен установить порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю. Однако такой порядок пока не определен.

4. Учет отработанного работником времени за каждый рабочий день, независимо от вида учета рабочего времени (поденного, еженедельного или суммированного), ведет работодатель.

Судебная практика по статье 91 TК РФ

Положением абз. 2 ст. 91 ТК РФ предусмотрено, что нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Следовательно, привлечение военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к исполнению обязанностей военной службы свыше 40 часов в неделю подлежит компенсации дополнительным отдыхом соответствующей продолжительности.

Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении требования общества, руководствовался пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ “Об основах обязательного социального страхования”, пунктом 10 Положения о фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.02.1994 N 101, пунктом 1 статьи 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию”, статьями 60.1, 91, пунктом 1 статьи 259, 284 Трудового кодекса Российской Федерации, пунктом 6 Методических указаний по проведению камеральных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Фонда социального страхования Российской Федерации от 21.05.2008 N 110.

3) согласно путевого листа N 2531 16 апреля 2008 г. рабочее время водителя К.Н. было с 8 часов 05 минут до 17 часов 30 минут, то есть более 8 часов, согласно путевого листа N 2546 от 17 апреля 2008 г. рабочее время у указанного лица было с 6 часов 40 минут до 17 часов 30 минут, то есть более 9 часов. В табеле учета рабочего времени водителя К.Н. за 16 апреля 2008 г. и 17 апреля 2008 г. сверхурочная работа не указана, что является нарушением части 3 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации;

В силу части 1 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с данным кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

2. Согласно части 1 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с данным кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Суды, оценив представленные сторонами доказательства в соответствии с главой 7 Арбитражного процессуального кодекса, руководствуясь статьями 198, 200, 201 названного Кодекса, статьями 66, 91, 129, 132 Трудового кодекса Российской Федерации, Порядком исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденным приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 13.08.2009 N 588н, Положением о системе оплаты труда работников государственных учреждений, организаций, отнесенных к ведению Государственного комитета по водному хозяйству и мелиорации Республики Крым, утвержденным постановлением Совета министров Республики Крым от 03.02.2015 N 22, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2014 N 105, постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, пришли к выводу о несоответствии оспариваемых пунктов предписания, а, следовательно, и пунктов 1, 2 представления действующему законодательству и нарушении прав и законных интересов учреждения в сфере его экономической деятельности.

По мнению заявителя, статьи 135, 149 и 153 Трудового кодекса Российской Федерации не соответствуют статьям 15 (части 1 – 3), 18, 19 (части 1 и 2), 37 (часть 3) и 55 Конституции Российской Федерации, поскольку позволяют работодателю нарушать принцип равенства при установлении дополнительных выплат работникам, а статьи 91, 186 Трудового кодекса Российской Федерации и пункт 13 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы допускают уменьшение размера среднего заработка работнику за дни сдачи им крови и ее компонентов.

По смыслу изложенных норм закона, указанные действия работник обязан осуществлять в течение рабочего времени, понятие которого закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации.
В соответствии с частью 1 статьи 91 Трудового кодекса Российской Федерации рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с данным кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Оценив представленные доказательства в их совокупности и взаимной связи, руководствуясь положениями статей 91, 93, 256 Трудового кодекса Российской Федерации, статей 1, 2, 2.1, 4.2, 4.6, 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”, статей 7, 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ “Об основах обязательного социального страхования”, статей 4, 13, 14 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ “О государственных пособиях гражданам, имеющим детей”, Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н, учитывая правовую позицию, изложенную в определении Конституционного Суда Российской Федерации от 28.02.2017 N 329-О, а также обстоятельства, установленные при рассмотрении дела N А43-46070/2018 об оспаривании решения фонда от 01.11.2018 N 45/ПДС, суд апелляционной инстанции признал заявление фонда подлежащим удовлетворению, с чем согласился суд округа.

Шевель С.С. признана виновной в том, что она, являясь директором муниципального бюджетного учреждения культуры (МБУК) . ” . “, в период с 15 декабря 2017 года по 21 августа 2018 года, умышленно, вопреки интересам службы, из корыстной заинтересованности, связанной с повышением личного материального благосостояния, используя свое служебное положение, связанное с возможностью издания приказов и распоряжений, обязательных для исполнения лицами, находящимися в ее непосредственном подчинении, а также возможностью расходования денежных средств Учреждения, в нарушение ст. ст. 22, 91 ТК РФ, незаконно, без согласования с работодателем, включила себя в список лиц, подлежащих премированию, издала два приказа о поощрении работников от 15 декабря 2017 года N 20 и от 27 августа 2018 года N 14, на основании которых ей выплачены денежные средства на общую сумму 10 000 рублей, которые Шевель С.С. обратила в свою пользу и распорядилась по своему усмотрению. В результате действий Шевель С.С. МБУК . ” . ” причинен имущественный ущерб в размере 10 000 рублей.

В ходе проверки установлено, что Хахалева Е.В. в нарушение требований статей 21, 91, 155 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) и пунктов 3.2 и 4.1 Правил внутреннего трудового распорядка Краснодарского краевого суда, утвержденных врио председателя этого суда 13 апреля 2012 г. (далее – Правила трудового распорядка), без законных оснований и уважительных причин отсутствовала на рабочем месте 128 рабочих дней (в 2016 г. – 27, в 2017 г. – 37, в 2018 г. – 39, в 2019 г. – 25), находясь в других регионах Российской Федерации или за границей, получив при этом за неотработанные дни денежное вознаграждение судьи в полном объеме, которое в общей сумме составило 653 039,72 рубля (231 384,31 рубля в 2017 г., 257 417,16 рубля в 2018 г., 164 238,25 рубля в 2019 г.). Названные выплаты производились на основании табелей учета использования рабочего времени, содержащих недостоверные сведения о нахождении Хахалевой Е.В. в указанные дни на рабочем месте, в том числе (в 2017 и 2018 гг.) согласованные ею как председателем судебной коллегии по административным делам.

Какова нормальная продолжительность рабочего времени в неделю и за один рабочий день (смену)?

Трудовое законодательство определяет, что нормальная продолжительность рабочего времени для большинства работников не может превышать 40 часов в неделю. А для некоторых категорий работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (подробнее о продолжительности сокращенного рабочего времени см. раздел “Рабочее время”, подраздел (тему) “Сокращенное рабочее время и неполное рабочее время”).

Максимальная продолжительность рабочего дня (смены) установлена законодательством только для отдельных категорий сотрудников:

для работников от пятнадцати до шестнадцати лет – 5 часов,

для работников от шестнадцати до восемнадцати лет – 7 часов;

для лиц, обучающихся в средних профессионального образовательных организациях, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет – 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет – 4 часа;

для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением;

для работников с вредными и (или) опасными условиями труда, если им установлена 36-часовая рабочей неделе – 8 часов;

для работников с вредными и (или) опасными условиями труда, если им установлена 30-часовая рабочая неделя и менее – 6 часов;

– для работников, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств (продолжительность их рабочего дня различается в зависимости от должности, вида транспорта, других условий труда).

Для остальных работников максимальная продолжительность ежедневной работы (смены) не установлена. Она определяется в каждой организации (у предпринимателя) правилами внутреннего трудового распорядка. Так, если работники предприятия относятся к “общей” категории сотрудников, для которых рабочая неделя не может превышать 40 часов, и на предприятии установлена 5-дневная рабочая неделя, то продолжительность рабочего дня может быть установлена, например, так:

– 8 часов ежедневно,

– в пятницу рабочий день уменьшается (например, на 1 час) за счет увеличения рабочих дней с понедельника по четверг (например, на 15 минут, и в итоге он составляет в эти дни 8 часов 15 минут).

При этом для всех категорий работников продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Но если максимальную продолжительность рабочего времени за неделю или день (смену) невозможно соблюдать по условиям производства (работы), в организации может вводиться суммированный учет рабочего времени (это отражается в правилах внутреннего трудового распорядка). Тогда должна соблюдаться установленная продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал, полугодие, год; для работников на работах с вредными и/или опасными условиями труда учетный период не может превышать трех месяцев).

Подробнее о продолжительности рабочего времени при суммированном учете см. раздел “Рабочее время”, подраздел (тему) “Сменная работа. Суммированный учет рабочего времени”.

Правовое обоснование

Согласно статье 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Статья 92 ТК РФ определяет категории работников, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени в неделю.

Статья 94 ТК РФ определяет, что продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

для работников в возрасте от пятнадцати до шестнадцати лет – 5 часов, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет – 7 часов;

для обучающихся по основным общеобразовательным программам и образовательным программам среднего профессионального образования, совмещающих в течение учебного года получение образования с работой, в возрасте от четырнадцати до шестнадцати лет – 2,5 часа, в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет – 4 часа;

для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, где установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать:

при 36-часовой рабочей неделе – 8 часов;

при 30-часовой рабочей неделе и менее – 6 часов.

Отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором, а также при наличии письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, может быть предусмотрено увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены) по сравнению с продолжительностью ежедневной работы (смены), установленной частью второй статьи 94 для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с частями первой – третьей статьи 92 Кодекса:

при 36-часовой рабочей неделе – до 12 часов;

при 30-часовой рабочей неделе и менее – до 8 часов.

Продолжительность ежедневной работы (смены) творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором.

Статья 329 ТК РФ устанавливает, что особенности режима рабочего времени и времени отдыха, условий труда отдельных категорий работников, труд которых непосредственно связан с движением транспортных средств, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области транспорта, с учетом мнения соответствующих общероссийского профсоюза и общероссийского объединения работодателей. Эти особенности не могут ухудшать положение работников по сравнению с установленными настоящим Кодексом.

Согласно статье 95 ТК РФ продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы.

Накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать пяти часов.