Как списать испорченную трудовую книжку

Как правильно списать и ликвидировать трудовую книжку?

Трудовая книжка уже не первый десяток лет признается важнейшим документом для человека, осуществляющего трудовую функцию.

Трудовые книжки хранят информация о местах вашей работы, о награждениях или порицаниях, о ваших увольнениях и прочих жизненных моментах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Акт списания

Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.

Все составляют данный акт от руки и произвольно.

Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:

  • в нем должно содержаться полное название организации;
  • в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
  • также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
  • в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
  • обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
  • не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
  • заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.
Читайте также:
Трудоустройство несовершеннолетних граждан: трудовой кодекс

Стоит заметить что данный акт составляется на листах А4, в двойном экземпляре. Пишется черной или синей ручкой при отсутствии бланка.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.

Заключение

Избавиться от трудовых книжек правильно – тоже искусство. Проводить подобные мероприятия нужно как можно чаще. Время не жалеет бумагу, главное, чтобы остались намного более ценные вещи – забота о сотрудниках организации в лице кадровиков и тщательное выполнение своих трудовых обязанностей.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Учет трудовых книжек: практические рекомендации

Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя. Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.

Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый. В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.

Разберемся со счетами

Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели «запасаются» ими на договорной основе за плату. Поставщиком подобных бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91 «Прочие доходы и расходы».

В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).

За плату или даром?

Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк, а возмещает собственные траты. Подобное утверждение содержится в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. № А56-44214/2006.

Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить «прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16 статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить, что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).

Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:

  • при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастрофах, стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах (п. 34 Правил);
  • при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее (п. 48 Правил);
  • при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).
Читайте также:
Трудовой договор с начальником отдела продаж: образец
Пример

ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50 бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС — 18 руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа 2007 г. на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. В бухучете операции будут отражены следующим образом:

1 августа 2007 г.:

Дебет 10-6 Кредит 60
— 5000 руб. (100 руб. × 50 шт.) — получено 50 бланков трудовой книжки по цене 100 руб.;

Дебет 19 Кредит 60
— 900 руб. (18 руб. × 50) — учтен НДС, предъявленный продавцом;

Дебет 006
— 50 руб. (50 шт. × 1 руб.) — оприходовано 50 бланков трудовой книжки;

Дебет 60 Кредит 51
— 5900 руб. — оплачены полученные бланки;

Дебет 68 Кредит 19
— 900 руб. — предъявлен к вычету НДС.

6 августа 2007 г.:

Дебет 91-2 Кредит 10-6
— 200 руб. — списаны испорченный работником кадровой службы и выданный сотруднику бланки;

Кредит 006
— 2 руб. — списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;

Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой книжки;

Дебет 73 Кредит 91-1
— 118 руб. — начислено возмещение стоимости испорченного бланка;

Дебет 91-2 Кредит 68
— 36 руб. (200 руб. × 18%) — начислен НДС с возмещения стоимости;

Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;

Дебет 70 Кредит 73
— 118 руб. — удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты кадровика.

Бланки любят счет

Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми книжками, — ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41 Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В данную книгу следует вносить информацию обо всех операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать серию и номер каждого бланка. Страницы приходно-расходной книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.

Л. Тюрина, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ

Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.

Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек

Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

С 01.09.2021 вступит в силу Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Приказ № 320н, Порядок № 320н). Как изменятся форма и правила заполнения трудовых книжек? Что нужно принимать во внимание при их хранении согласно новому порядку? Каковы особенности бухгалтерского учета трудовых книжек?

С принятием Приказа № 320н с указанной даты утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).

Вместе с тем напомним, что в настоящее время ведение и хранение трудовых книжек осуществляются по форме и правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Полагаем, что данный документ также будет отменен с 01.09.2021, поскольку он содержит положения, дублирующие новые правила.

О форме трудовой книжки

Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:

1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);

2) изменился объем книжки:

в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);

с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).

Общие правила ведения трудовой книжки

Приказ № 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Читайте также:
Уведомление сотрудника об изменении условий трудового договора

Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, отменена. Напомним, что с 01.01.2021 на указанных лиц трудовая книжка не оформляется. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Как и раньше, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется)). При этом в Порядке № 320н уточнено, что сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию и при условии предоставления им такой книжки (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Кроме того, по желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н, п. 3.1 Инструкции № 69).

Не изменились и основные требования к заполнению трудовой книжки:

1) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными);

2) записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фио­летового цвета и без каких-либо сокращений (при этом согласно Порядку № 320н дополнительно разрешается полностью или частично производить записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати));

3) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей);

4) изменения в сведениях о работнике производятся в следующем порядке:

одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;

изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;

5) все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней (в настоящее время установлен недельный срок), а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Выдача трудовой книжки

В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.

При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).

При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Графы трудовой книжки заполняются в следующем порядке:

в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 фиксируется дата выдачи трудовой книжки;

в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

в графе 4 отражаются реквизиты заявления работника с указанием даты и номера его регистрации.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Читайте также:
Письмо в трудовую инспекцию от работодателя: образец

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

Учет трудовых книжек

Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.

По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:

в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;

в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В настоящее время формы таких книг утверждены на законодательном уровне (приведены в приложениях 2, 3 к Инструкции № 69).

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии).

Обратите внимание: работодатели обязаны разработать формы книг (журналов) по учету движения трудовых книжек в тех случаях, когда возникнет необходимость начать ведение новых книг (журналов). Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (Информация Роструда от 03.06.2021, опубликована на сайте «Онлайнинспекция.рф»).

Исходя из того, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, в целях их бухгалтерского учета нужно принимать во внимание следующие особенности:

1) расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н);

2) поступившие на склад бланки строгой отчетности отражаются на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (п. 118 Инструкции № 157н). Этот же счет Минфин рекомендует применять для учета БСО (письма от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» отражаются материальные ценности, которые приобретены (созданы) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступили на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. Такими ценностями признаются, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях осуществления функциональной деятельности.

На счете 0 105 36 000 БСО отражаются до момента выдачи их со склада ответственным лицам в рамках хозяйственной деятельности учреждения. В момент выдачи бланки списываются с указанного счета и принимаются к забалансовому учету;

3) учет бланков строгой отчетности, выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции № 157н).

Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) отражаются на забалансовом счете 03 в условной оценке «один бланк – один рубль», а в случаях, предусмотренных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости их приобретения.

Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются на забалансовом счете 03 на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Выбытие БСО с забалансового учета при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.

Читайте также:
Работодатель не отдает трудовую книжку: что делать

Бюджетное образовательное учреждение заключило с коммерческой организацией договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 2 000 руб. (10 шт. по 200 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществлена после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы на их оплату включаются в состав общехозяйственных расходов.

Поступившие бланки оприходованы на склад, а затем выданы специалисту отдела кадров. На основании отчета, представленного в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки взамен испорченной и утерянной.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислен аванс поставщику
(2 000 руб. x 30 %)

Энциклопедия решений. Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

Оформление работникам трудовых книжек: налоговые последствия, бухгалтерский учет, применение ККТ

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ) и оформляется работодателем как при заключении трудового договора впервые, так и в случае ее отсутствия у поступающего на работу в связи с утратой, повреждением или по иной причине (ст. 65 ТК РФ).

Несмотря на то, что хранится трудовая книжка у работодателя, владельцем с момента ее оформления на его имя является работник (ст.ст. 80, 84.1 ТК РФ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Из совокупности норм гражданского законодательства (п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 224 ГК РФ) следует, что право работника как владельца трудовой книжки не может быть реализовано ранее, чем она будет фактически передана или вручена работнику.

В п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек однозначно указано, что плата взимается работодателем “при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее”. Момент выдачи трудовой книжки для целей взимания платы с работника, по нашему мнению, определяется именно первой по времени датой фактической передачи (вручения) работнику трудовой книжки: не только при увольнении работника, но и при необходимости временной выдачи по его заявлению (ст. 62 ТК РФ).

Примечание

Взимание платы за выданные работникам бланки оформленных трудовых книжек является правом работодателя, но не обязанностью (определение ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416, ответ с информационного портала Роструда “Онлайнинспекция.РФ”).

Существует достаточное количество разъяснений Минфина о том, что выдача трудовой книжки признается реализацией (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 39 НК РФ) в целях главы 21 НК РФ, соответственно, именно при выдаче трудовой книжки возникает обязанность организации начислить НДС к уплате в бюджет (см. письма Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577, от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818, от 30.09.2015 N 03-07-11/55714, от 16.08.2013 N 03-03-05/33508 и др.).

Если рассматривать трудовую книжку как некую ценность, то право работника – ее владельца, например, в части распоряжения ею, могут быть реализованы не ранее, чем после вручения ему документа. Поэтому именно на дату первой по времени выдачи работнику трудовой книжки следует определять налоговую базу по НДС.

При выдаче работнику трудовой книжки (или вкладышей к ней) организация-работодатель может выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж, применяемой при расчетах по НДС (см. письмо Минфина России от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

Отметим, что бывают случаи, когда работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки. Во-первых, это происходит, когда работнику оформляется дубликат его трудовой книжки, утраченной или испорченной не по его вине (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Во-вторых, работодатель может добровольно отказаться от своего права по взиманию с работника стоимости бланка трудовой книжки. Однако свои налоговые последствия имеет и такая ситуация, поскольку передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией, а значит, в любом случае возникает объект обложения НДС.

Естественно, НДС, предъявленный поставщиком при покупке бланков трудовых книжек, может быть принят к вычету работодателем.

Налог на прибыль

Перечень доходов, не учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, является исчерпывающим (ст. 251 НК РФ), и взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в нем не поименована. Значит, такие доходы облагаются налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке (см. письмо Минфина России от 19.05.2017 N 03-03-06/1/30818).

Как указано в п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, размер платы, взимаемой работодателем, определяется размером расходов на приобретение бланков трудовых книжек. В связи с этим доход в виде взимаемой платы с работника носит в большей степени компенсационный характер. Кроме того, в результате операции по передаче трудовой книжки работнику у работодателя не возникает экономической выгоды, поскольку полученный доход может быть уменьшен на себестоимость бланка трудовой книжки.

Читайте также:
Трудовой контракт с генеральным директором ООО
Примечание

При превышении взимаемой с работника платы за бланк трудовой книжки над затратами на его приобретение у работодателя возникает налогооблагаемая прибыль (см. письмо ФНС России от 23.06.2015 N ГД-4-3/10833@).

Если работодатель не взимает с работника стоимость оформленной им трудовой книжки, по мнению чиновников, у работника возникает доход в натуральной форме, что предполагает необходимость уплаты НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 N 03-07-11/367). Указанные суммы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке с применением налоговой ставки 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

На наш взгляд, отказ от взимания платы за бланк трудовой книжки может рассматриваться как прощение долга физлицу (ст. 415 ГК РФ). Если организация (ИП) освобождает физическое лицо от уплаты денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение (ст. 572 ГК РФ).

Если прощение долга оформлено договором дарения, то необходимо учитывать положения п. 28 ст. 217 НК РФ, согласно которому стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или ИП, не превышающая 4000 рублей за налоговый период, не подлежит налогообложению НДФЛ (см. письмо Минфина России от 27.12.2018 N 03-04-06/95380). Поскольку стоимость бланка трудовой книжки, как правило, меньше 4000 руб., облагаемого НДФЛ дохода не возникает.

Из ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 следует, что расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, – на прочие доходы (см. письмо Минфина России от 29.01.2008 N 07-05-06/18).

Стоимость бланка трудовой книжки организация может признать в расходах (при выполнении прочих условий), когда трудовая книжка оформлена на конкретного работника (абзац 3 п. 16 ПБУ 10/99), а признание в доходах стоимости бланка в большей степени оправданно в момент ее выдачи работнику, т. е. в отрыве от даты ее оформления на работника и списания стоимости бланка в расходы (пп. “в” п. 12 ПБУ 9/99).

Бланки трудовых книжек согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек являются документами строгой отчетности. Соответственно, данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее также учитываются за балансом на счете 006 “Бланки строгой отчетности”.

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

  • Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?
  • В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?
  • Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар
  • Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?
  • Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?
  • Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек
  • Применение пломбы и сургучной печати
  • Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность
  • Итоги

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.

Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Напомним! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету. Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

  • Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
  • С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

  • трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
  • при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.
Читайте также:
Как оформляется вкладыш в трудовую книжку: пример

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

В то же время в более ранних разъяснениях, например в письме от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305, Минфин приводит совершенно иные тезисы — о том, что:

  • трудовые книжки закупаются работодателем не в целях реализации сотрудникам;
  • предоставление трудкнижки работнику — не услуга.

С учетом противоречивых позиций чиновников предприятию необходимо оценить самостоятельно все возможные риски и выбрать оптимальную схему учета, которую необходимо закрепить в учетной политике. Однако наше мнение: трудовая книжка не является товаром, и сейчас мы расскажем почему.

Доводы в пользу того, что трудовая книжка не товар

Трудкнижку не следует считать товаром, поскольку:

  • Товар — это имущество, которое реализуется или же подлежит реализации, то есть передаче от одного лица другому на возмездной основе (п. 3 ст. 38 НК РФ, п. 1 ст. 39 НК РФ). Передача товара на возмездной основе закрепляется договором (ст. 423 ГК РФ). Договор (или сделка) предполагает волеизъявление 2 и более сторон (ст. 154 ГК РФ, п. 50 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25). В то же время передача трудкнижки от работодателя к работнику происходит не в силу их волеизъявления, а в силу предписаний ТК РФ и Правил. Фактически закон обязует их осуществить правоотношение в виде передачи трудкнижки, в то время как граждане и юрлица свободны в заключении договоров (п. 1 ст. 421 ГК РФ).
  • Согласно пп. 3–4 Порядка, утвержденного приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, единственным «легальным» продавцом книжек является ГОЗНАК (или уполномоченные организации). Иные лица их реализовать не вправе (апелляционное определение Брянского облсуда от 07.05.2013 по делу № 33 1206/ 2013).
  • Компания, взимающая с сотрудника плату за трудкнижку, получает сумму, не большую и не меньшую, чем она потратила, то есть фактически возмещает собственные затраты на ее приобретение. Реализацией такие операции не признаются (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.07 № А56-44214/2006).

Есть и еще один нюанс: взимание компенсации предусмотрено только Правилами, в то время как ТК РФ — более высокий по правовой иерархии законодательный акт — о ней не упоминает и не ставит перед работодателем такой обязанности.

Какие проводки применять при покупке-списании трудкнижки в «1С» и других программах?

Факт приобретения трудкнижки в рамках схемы, которую мы предлагаем, отражается в бухрегистрах проводкой Дт 76 Кт 51 (в сумме, соответствующей закупочной цене бланков).

Далее книжки до внесения в них первой записи ставятся на забалансовый учет как БСО — проводкой Дт 006.

При оформлении экземпляра трудовой книжки на работника в регистрах отражается факт списания бланка — Кт 006. Одновременно отражается задолженность работника перед работодателем: Дт 73 Кт 76 (в сумме, которая соответствует закупочной цене бланка).

При компенсировании стоимости книжки работником фиксируется удержание суммы из его зарплаты: Дт 70 Кт 73 (или Дт 50 Кт 73, если компенсация прошла через кассу).

Если сотрудник отказался компенсировать стоимость трудкнижки (а у него, как мы уже знаем, есть на это право), в регистрах отражается возникновение прочего расхода: Дт 91 Кт 73.

Узнать больше об особенностях учета БСО в «1С» вы можете в статье «Порядок ведения учета БСО в “1С:Бухгалтерия” (нюансы)».

Какие журналы учета трудкнижек должны использоваться?

В соответствии с п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, работодатель должен самостоятельно разработать и вести журналы по учету:

Формы журналов, действующие до 31.08.2021, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, утратили силу. Но их можно взять за основу при разработке собственных книг (журналов). Скачать формы можно бесплатно по ссылкам ниже.

  • Журнал учета чистых бланков и вкладышей — то есть приходно-расходной книги, в которой указываются сведения о поставщиках БСО. За ее ведение, как правило, отвечает бухгалтерия.

  • Журнал учета заполненных трудовых книжек и вкладышей. Ведение этого документа обычно в компетенции кадровой службы.

Срок хранения журналов (приказ Росархива России от 20.12.2019 № 236):

  • учета бланков в архиве организации — 5 лет;
  • учета трудкнижек и вкладышей — 75 лет.

Технические нюансы: как прошить журнал учета трудовых книжек

Технология прошивки журналов учета трудкнижек нигде законодательно не закреплена. Для решения этого вопроса предлагаем вам воспользоваться рекомендациями Минфина, отраженными в письме от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и касающимися правил подготовки копий документов, истребуемых ФНС при налоговых проверках.

Итак, Минфин советует:

  • осуществлять сшивание прочной нитью 2–4 проколами при выводе нити на оборотную сторону документа;
  • скреплять сшиваемый документ подписями ответственных лиц с указанием их Ф. И. О.;
  • указывать сведения о количестве листов, дате подписания журнала;
  • сшивать документ так, чтобы любая его страница могла быть легко прочитана или отксерокопирована.
Читайте также:
Регламентированный перерыв по трудовому кодексу

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено. Исключение. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение, чтобы узнать в каких случаях книга должна быть опломбиирована.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

  • иметь признаки идентификации;
  • защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
  • обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

  • порядок применения пломбирующих устройств;
  • порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
  • действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

  • сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
  • сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

  • формат печати (ее содержание);
  • порядок применения печати сотрудниками;
  • перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Нарушения в учете трудовых книжек: ответственность

Нарушения в учете трудовых книжек, которые приводят к несвоевременному снабжению сотрудников трудкнижками, могут быть поводом для применения к работодателю следующих санкций, предусмотренных п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

  • штрафа в 1 000–5 000 рублей для работодателей в статусе ИП и должностных лиц;
  • штрафа в 30 000–50 000 рублей для работодателей в статусе юрлиц.

Нарушение порядка бухучета трудкнижек может привести к штрафу в размере 5000–10 000 рублей, налагаемому на должностное лицо (п. 1 ст. 15.11 КоАП РФ).

В обоих случаях повторные нарушения приводят к существенному ужесточению санкций.

В случае если трудкнижки будут утеряны из архива предприятия при личном попустительстве работодателя, то к руководителю фирмы могут быть применены санкции, предусмотренные ст. 325 УК РФ: штраф в размере до 200 000 рублей, исправительные работы, лишение свободы.

Узнать больше о порядке несения предприятием ответственности за нарушения в порядке учета и хранения трудкнижек вы можете в статье «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?».

Итоги

Бухгалтерский учет трудовых книжек— обязательная процедура для организаций. Выбор счетов для его ведения — вопрос очень спорный и неоднозначно трактуемый чиновниками. Мы предлагаем применять схему, при которой трудкнижки принимаются к учету в качестве БСО.

Узнать больше об особенностях учета трудовых книжек вы можете в статьях:

Если книга учета трудовых книжек велась с нарушением, надо ли ее продолжать вести или завести новую?

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

ВОПРОС

Книга учета движения трудовых книжек в организации велась с грубым нарушением правил (неправильные записи замазывались корректором, поверх вносилась правильная запись), но в книге еще много незаполненных листов. Как лучше поступить: продолжать ведение книги либо завести новую, составив документ с обоснованием, почему заводится новая книга?

Если заводится новая книга, правильно будет перенести туда сведения о трудовых книжках всех работников, работающих на данный момент, либо просто вносить сведения о вновь принимаемых трудовых книжках?

ОТВЕТ

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них «закрывают»в том случае, если она стала не пригодной для использования (ветхая, рваная и т.п.), тогда эту книгу можно закончить и завести новую.

Законодательством четко не урегулирована процедура закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

По нашему мнению, закрытие действующей книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться следующим образом: после последней внесенной записи оформить надпись о закрытии (прекращении) книги и о причине осуществления данного действия работодателем. Также необходимо указать общее количество имеющихся в ней трудовых книжек работников и вкладышей в них. На оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой “z”.

Возможно составить акт с указанием необходимости закрытия книги и поставить подписи ответственных работников.

По вопросу о переносе данных трудовых книжек по тем работникам, которые еще работают, в новую книгу – законодательно такие требования не установлены, поэтому работодателю придется принимать решение самостоятельно.

При увольнении сотрудники могут расписываться как уже в закрытой книге (т.к. она не подлежит уничтожению, а продолжает храниться в организации), так и в новой (если вы решите записи действующих работников перенести, обратите внимание, что записи следует перенести, соблюдая хронологический порядок).

Читайте также:
Что означает код 01 в листе нетрудоспособности

Закрытая (прекращенная досрочно) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не уничтожается, продолжает храниться в организации. Согласно пп. “в” п. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них составляет 75 лет.

ОБОСНОВАНИЕ

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил):

  • а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – книга учета).

Форма книги учета утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

На основании с п. 41 Правил, в книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Согласно ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним подлежат хранению в течение 75 лет.

Действующими нормативно-правовыми актами не урегулирована ситуация закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней в связи с ее ветхостью (непригодным состоянием).

Аналогично общим правилам заполнения документа в делопроизводстве необходимо сделать следующее:

  • на последнем заполненном листе сделать запись: “Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена ” (можно указать причину: “В связи с …….”), поставить подпись и печать отдела кадров;
  • на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой “z”.

Возможно, составить акт с указанием необходимости закрытия книги и поставить подписи ответственных работников.

Завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, при этом нумерацию начать заново с цифры 1.

Переносить ли данные трудовых книжек по тем работникам, которые еще работают, в новую книгу – законодательно не определено, поэтому работодатель вправе выбирать самостоятельно. При увольнении сотрудники могут расписываться как уже в закрытой книге (т.к. она не подлежит уничтожению, а продолжает храниться в организации), так и в новой (если вы решите записи действующих работников перенести, обратите внимание, что записи следует перенести, соблюдая хронологический порядок).

О.Я. Решетова,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

Как исправить неточности и ошибки в трудовой книжке

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

  1. Изменение личных данных
  2. Смена профессии и вида образования
  3. Если допущена ошибка в данных владельца книжки
  4. Исправления в данных о трудовой деятельности
  5. Исправления при неправомерном увольнении

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

  • первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
  • на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
  • запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Читайте также:
Регламентированный перерыв по трудовому кодексу

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

  1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
  2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

  • по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
  • другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

  • с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
  • исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
  • под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером. Такая запись не требует заверения подписью и печатью. Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: