Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: образец

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2021

  • Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
  • Как сделать дубликат трудовой книжки
  • Как оформить дубликат трудовой книжки – образец
  • Итоги

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):

  • оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

  • книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
  • если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Читайте также:
Трудовой договор с фрилансером: образец

Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки:

  1. Получить заявление от сотрудника.
  2. Оформить приказ (не обязательно).
  3. При необходимости собрать документы, которые подтверждают стаж.
  4. Заполнить новый бланк трудкнижки.

Когда выдают дубликат

Инициатором оформления выступает:

  • работодатель;
  • сотрудник.

Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.

Трудовая книжка потеряла целостность, порвалась — блокнот и часть сведений использовать невозможно

Сведения для восстановления записей собирает виновная сторона.

Сведения с сохранившихся в трудовой книжке страниц переносятся прямо в дубликат.

Кто выдает

Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:

  • бывшего, если вы не работаете после увольнения;
  • настоящего, если вы уже работаете.

Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.

Какие документы пригодятся для восстановления

Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:

  • реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
  • приказы (распоряжения) и выписки их них;
  • справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
  • лицевые счета;
  • личные дела и карточки;
  • бухгалтерская документация об оплате труда;
  • профсоюзный билет и т. д.;
  • архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.

Основные правила

Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  • он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
  • исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
  • вносится персональная информация о работнике;
  • перечисляются занимаемые должности и позиции;
  • фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
  • заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

  • которые нет возможности подтвердить документально;
  • неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

  1. Подготовить новый бланк.
  2. Правильно внести подтвержденные записи.

Оформление дубликата трудовой книжки

Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.

Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:

Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:

  • кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
  • обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
  • руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).

Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:

  • напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
  • в левом верхнем углу делается заверенная подписью ответственного лица и печатью отметка о дате выдачи, причине (утрата) и серийном номере оригинала (например, «Дубликат выдан 12.05.2019 в связи с утратой трудовой книжки АТ № 123456765»);
  • внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).
Читайте также:
Анализ конфликтов в трудовых коллективах

На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).

Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:

В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):

  • рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
  • интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
  • даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
  • в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
  • сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
  • в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.

Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:

  1. Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
  2. Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
  3. Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.

Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:

  1. Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  2. Снимите с учета оригинал (при необходимости).
  3. Выдайте новый бланк владельцу под расписку.

Стоимость оформления

Стоимость бланка не взимается в случаях:

  • массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
  • если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
  • порчи не по вине работника.

Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).

Можно ли иметь две

Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).

Законодательная база

Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:

  1. ТК РФ — ст. 66.
  2. Правила ведения. утв. постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
  3. Инструкция по заполнению. утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10.10.2003.

Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:

  1. Принять заявление от сотрудника.
  2. Собрать сведения о предыдущем стаже.
  3. Заполнить новый бланк.
  4. Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.

Когда выдается дубликат трудовой

Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:

  • работник или наниматель ее потерял;
  • признана негодной;
  • в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
  • работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.

Кто оформляет дубликат

Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.

Порядок оформления

Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.

Читайте также:
Как вернуть трудовую книжку из другого города

В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.

Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Принимается заявление от работника.
  2. Собираются сведения о рабочем стаже.
  3. Оформляется приказ о выдаче.
  4. Заполняется бланк.
  5. Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
  6. Работник расписывается в получении копии.

Заявление на оформление

Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.

Приказ о выдаче

В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.

В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.

Какие документы понадобятся

Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.

Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.

Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.

Алгоритм действий кадровика

Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

  1. На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
  2. Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
  3. Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
  4. В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
  5. В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
  6. Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.

Срок выдачи

Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.

Стоимость

Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.

Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2020 году

Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2020 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.

Как получить дубликат трудовой книжки при утере

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.

Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.

Читайте также:
Сколько можно иметь трудовых книжек в России

Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:

  1. Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
  2. Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
  3. Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Как сделать дубликат трудовой книжки

Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.

Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.

В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.

Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.

По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.

При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:

1 Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата.
2 В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1.
3 Графа 2 содержит сведения о дате события.
4 В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2.
5 Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже.
Читайте также:
Ответственность за неоформление трудовых отношений

Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.

После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.

Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.

Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2020-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».

Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам

Специалисты кадровых служб нечасто сталкиваются с необходимостью оформлять дубликат трудовой книжки. Поэтому поговорим о нюансах, о которых ни в коем случае нельзя забывать.

Новая трудовая книжка может потребоваться в трех случаях: документ утерян или безнадежно испорчен самим работником, утрачен работодателем в результате какого-либо стихийного бедствия или запись об увольнении / переводе на другую должность признана недействительной.

В любом из этих вариантов оформление дубликата трудовой книжки при утере или по решению суда ложится на плечи последнего работодателя. Если от вас уволился специалист и непоправимо испортил документ, не успев устроиться на новое место, его восстановлением займетесь вы. Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и лишь после этого заявил об утере — теперь это тоже ваша забота.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте. Открыв новый бланк, проставьте на титульном листе запись «Дубликат». Помните: общие требования к его оформлению точно такие же, как и к оригиналу документа. С ними можно ознакомиться в утвержденных Правительством РФ Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года).

Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).

Основные различия касаются раздела «Сведения о работе»: первой в дубликате должна быть запись об общем стаже сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на последнее место. И уже ниже вписывайте отдельные периоды его занятости с указанием порядкового номера записи, даты приема, занимаемой должности и пр.

Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату

Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. Если книжки утеряны на предприятии из-за форс-мажорных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте утверждает специальная комиссия. Также по ее решению делаются запросы предыдущим работодателям. Если в утрате трудовой виноват сотрудник, он и должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказывать ему помощь. Форма запроса — свободная. Сколько организаций — столько запросов.

Сложности начинаются, если предприятие, где когда-то числился человек, уже не существует или реорганизовано. Тогда запросы следует адресовать в территориальный архив или компании-преемнику. Подтверждающими документами могут стать справки, выписки из приказов, личных дел или личных карточек, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и пр.

Прежде чем запрашивать у предыдущего работодателя персональные данные сотрудника, вам нужно получить у него разрешение в письменном виде.

Если представленные документы не содержат всех нужных сведений, то в дубликате фиксируются лишь те факты, которые есть в этих документах.

Многие кадровики допускают серьезную ошибку: указывают в качестве основания исходный документ — приказ о приеме / увольнении / переводе. Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника. Заверять печатями можно только последнюю запись, ранние просто вписываются согласно Правилам.

Читайте также:
Трудовой договор с продавцом продовольственных товаров

Если надо выдать новый документ, потому что одна из записей была признана недействительной − внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист кадровой службы проводит оформление дубликата трудовой книжки на основании оригинала.

От потери документов никто не застрахован, поэтому можно заранее сделать ксерокопии трудовых и заверить их. Это не займет много времени, но существенно облегчит их восстановление в случае необходимости.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: образец

Дата публикации 27.10.2021

Основания и порядок выдачи дубликата трудовой книжки содержатся в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается сотруднику по его заявлению в случаях:

  1. утраты трудовой книжки работником;
  2. массовой утраты трудовых книжек работодателем;
  3. если трудовая книжка пришла в негодность;
  4. наличия в трудовой книжке недействительной записи.

Разберем каждый из случаев.

Утрата трудовой книжки работником

При утрате трудовой книжки сотрудник подает заявление об утрате работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель выдает дубликат трудовой книжки.

Таким образом, Порядок № 320н не позволяет организации оформить дубликат трудовой книжки работнику, который пришел трудоустраиваться без трудовой книжки. Однако в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ работнику, поступающему на работу не впервые и утратившему трудовую книжку, работодатель оформляет новую трудовую книжку. Для этого соискателю необходимо написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утратил, пришла в негодность). Разница в этом случае будет в том, что в дубликат вносятся данные о прежних местах работы.

Чтобы работодатель заполнил дубликат сведениями о работе, сотруднику необходимо представить документы о занятости с прежних мест работы. Это могут быть трудовые договоры, справки бывших работодателей или из архивов, выписки из приказов или их копии. Помогать сотруднику получать эти документы работодатель не обязан.

В дубликат в разделе “Сведения о работе” в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже, подтвержденном документами. Если за какие-то периоды данных нет, они не учитываются. Общий стаж вносится суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Записи по отдельным периодам работы делаются в том объеме, в каком они подтверждаются документами. Требований о соблюдении хронологии при внесении записей Порядок № 320н не содержит.

Поэтому записи можно вносить по мере появления подтверждающих документов. При этом если какие-то сведения будут предоставлены позже, отказать в их внесении в трудовую книжку нельзя.

Если документ, представленный работником, не содержит всех необходимых сведений по месту работы (например, есть дата приема, но нет даты увольнения), то сведения вносятся частично.

Все записи вносятся исключительно на основании оригиналов документов, с которых работодатель снимает копии и заверяет их. После этого оригиналы возвращаются их владельцу (п. 29 Порядка № 320н).

Подтвержденные периоды работы заносятся в трудовую книжку в следующем порядке:

  • после суммарного указания стажа (в графе 3) в новой строке графы 2 указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник, а также сведения о переводах на другую постоянную работу, если такие сведения подтверждаются соответствующим образом;
  • далее в графе 2 указывается дата увольнения;
  • в графе 3 указывается основание прекращения трудового договора, если такая информация представлена работником;
  • если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись в графе 3;
  • затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
  • в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Читайте также:
Входит ли больничный лиСтатья в трудовой стаж
Массовая утрата трудовых книжек работодателем

При массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией. Эту комиссию создает орган исполнительной власти в субъекте РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Такие правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Например, в Московской области Распоряжением Министерства социального развития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47 утверждено Положение о комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций. В Ростовской области Постановлением Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 297 утверждено Положение об областной комиссии по установлению стажа работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников. В Нижегородской области Распоряжением Правительства Нижегородской области № 163-Р от 28.03.2002 утверждено Положение об областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы по утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций.

Комиссия по результатам работы составляет акт, в котором на каждого работника указывает периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа.

Комиссия устанавливает эти сведения на основании (п. 31 Порядка № 320н):

  • сведений по форме СТД-ПФР, СТД-Р;
  • свидетельских показаний двух или более лиц, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя (в одной системе);
  • судебного решения о подтверждении стажа работы.

Если у сотрудника кроме текущего места работы, были и другие, комиссия принимает меры для получения документов о работе.

Дубликат в этом случае оформляется на основании акта комиссии.

Сроки созыва комиссии и сроки оформления дубликатов не оговорены в Порядке № 320н. Полагаем, что работодателю необходимо организовать оформление в кратчайшие сроки.

Также стоит помнить, что если в период со дня массовой утраты до дня оформления дубликатов, кто-то из сотрудников будет уволен, то работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При задержке выдачи трудовой книжки с работодателя может быть взыскана оплата вынужденного прогула (ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ).

Выдача дубликата, если трудовая книжка пришла в негодность

Порядок № 320н не содержит правил выдачи дубликата в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Однако, в п. 31 Порядка № 320н, который описывает правила выдачи дубликата при массовой утрате работодателем трудовых книжек с участием комиссии, указано, что в случае негодности трудовой книжки применяется аналогичный порядок.

Из буквального толкования этой нормы следует, что выдавать дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность, необходимо на основании акта комиссии.

Однако Минтруд России в письме от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180 разъяснил, что получить дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), работник может в том же порядке, что и при утрате, обратившись с заявлением в порядке, установленном п. 27 Порядка № 320н.

Это означает, что если повредил трудовую книжку работник, то он должен обратиться с заявлением о выдаче дубликата к работодателю, чья запись в трудовой книжке является последней.

Если трудовая книжка пришла в негодность в период занятости, то текущий работодатель обязан выдать дубликат. При этом возникает вопрос, в каком порядке заполнять его сведениями о прошлых местах работы.

По нашему мнению, если степень повреждения трудовой книжки позволяет восстановить записи, то их необходимо перенести в дубликат. Если же записи не читаемы, то дубликат необходимо заполнять на основании документов, подтверждающих периоды занятости, в том же порядке, что и при утрате. И в этом случае, если виноват в повреждении трудовой книжки работодатель, он должен помочь работнику в получении этих документов.

Вопрос о том, что делать, если потенциальный работник принес пришедшую в негодность трудовую книжку, в законодательстве не решен. Отказать ему в приеме по причине отсутствия трудовой книжки нельзя, даже если в представленной трудовой книжке записи не читаются.

Читайте также:
Работа по трудовому соглашению без трудовой книжки

По нашему мнению, работодатель может поступить одним из следующих способов:

  1. Сделать запись о приеме в поврежденной трудовой книжке, после чего выдать дубликат.
  2. Оформить новую трудовую книжку в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ.

Дело в том, что эта норма предписывает работодателю при отсутствии у соискателя трудовой книжки в связи с утратой, повреждением или по иной причине выдать ее. Буквальный ее смысл означает, что выдача возможна не только при отсутствии трудовой книжки, но и при повреждении.

Напомним, что при выдаче новой трудовой книжки (в отличие от выдачи дубликата), работодатель не обязан вносить записи о прежних трудоустройствах.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Недействительная запись в трудовой книжке

Если работодатель внес запись в трудовую книжку об увольнении или переводе, которая признана недействительной в судебном порядке (или по решению комиссии по трудовым спорам), он обязан выдать сотруднику дубликат трудовой книжки. Дубликат выдается на основании письменного заявления сотрудника, и документа о признании записи недействительной.

Зачеркивать (закрашивать и стирать) недействительную запись в трудовой книжке нельзя (п. 12 Порядка № 320н). Если сотрудник не подал заявление о выдаче дубликата, то исправить запись необходимо в общем порядке (п. 12 Порядка № 320н). Подробнее об этом см. статью.

Эти правила установлены п. 30 Порядка № 320н. Сроки выдачи дубликата в этом случае не определены законодательством. Полагаем, что можно руководствоваться общим сроком – 15 календарных дней.

Если неправильная запись внесена организацией, которая реорганизована, то дубликат выдает ее правопреемник.

Если неправильная запись сделана ликвидированным работодателем (организацией или ИП), то дубликат выдает:

  • текущий работодатель, если сотрудник трудоустроен;
  • работодатель, который сделал последнюю запись, если сотрудник не трудоустроен.

В последнем случае дубликат оформляется и возвращается владельцу.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки с недействительной записьюв правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

В дубликате отражаются следующие сведения, установленные п. 28 Порядка № 320н.

1. Сведения о работнике.

Прежде всего – это фамилия, имя, отчество (при наличии). Указываются эти данные полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Также полностью указывается дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2. Сведения об образовании.

Запись осуществляется на основании представленных документов об образовании, указывается вид образования (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).

3. Сведения о профессии (специальности).

Эта запись также осуществляется на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Указанные сведения (о работнике, образовании и профессии) указываются на титульном листе.

4. Сведения об общем стаже работы до поступления к работодателю.

Порядок заполнения этих сведений зависит от того, с чем связана выдача дубликата. Так при утрате трудовой книжки запись об общем стаже вносится в графу 3 “Сведения о работе” дубликата.

5. Сведения о работе ранее внесенные работодателем, выдающим дубликат.

Каких-либо правил заполнения этих данных Порядок № 320н не содержит, полагаем, что эти записи могут быть сделаны на основании издаваемых в период осуществления записей документов (приказов) или их копий.

6. Сведения о награждении (поощрении), если они вносились по последнему месту работы.

На титульном листе указывается дата заполнения, после чего правильность записей в дубликате подтверждает своей подписью работник (пп. “г” п. 28 Порядка).

Читайте также:
Трудовой договор между ИП и работником: образец

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии), в которой впервые заполнена трудовая книжка.

Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон

Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.

Правовые основы

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . Это два нормативных акта, которые являются основополагающими, и их тексты должны быть под рукой у каждого кадровика. В них дана вся необходимая информация о том, как корректно заполнить, каким образом вносить изменения и как исправить ошибку в трудовой книжке (образец представлен ниже).

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:

  • неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
  • неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
  • неточное название должности;
  • пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:

  • фамилию, имя, отчество;
  • дату рождения;
  • сведения об образовании;
  • наименование профессии или специальности сотрудника;
  • информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:

  1. Указать порядковый номер.
  2. Поставить текущую дату (число, месяц, год).
  3. В следующей графе написать, какая именно информация не соответствует действительности, и на какую ее надо заменить.
  4. В последней колонке указать реквизиты приказа или документа, на основании которого делается исправление.

Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.

Образец исправления в трудовой книжке 2020

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Читайте также:
Акт о нарушении трудовой дисциплины: образец

Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:

  1. Пишет наименование компании.
  2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
  3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
  4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Исправление дат

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.

Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.

Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.

В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:

  • при первичном заполнении были допущены ошибки;
  • из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
  • замазан или нечетко виден номер документа;
  • в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
  • уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: