Выдача копии трудовой книжки работнику: этапы, условия, нюансы

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

для визы — три месяца со дня выдачи;
ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

если работник обратился в банк за кредитом;
при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
при усыновлении ребенка;
в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
при гражданских и судебных разбирательствах;
для восстановления утерянного оригинала;
при оформлении на работу по совместительству;
для составления резюме при поиске новой работы;
при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.⁠

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.

Работник просит в кадрах или бухгалтерии копии документов – выдавать или нет и в каком виде

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

– копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

– выписки из трудовой книжки;

– справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

– трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Читайте также:

261 ТК РФ: трудовой кодекс

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой

Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ

Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц

Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ, в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу № 33‑3912/2016).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39, согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

– заявление, написанное работником;

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

от менеджера Т. Д. Красновой

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

– копию приказа о переводе на должность менеджера;

– копию трудового договора.

Как правильно заверить копии документов для работника?

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 [1] копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [2] регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.

Приведем пример.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 [3] . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017

Секретарь Белова О. Е. Белова

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

из трудовой книжки серии XХ № 211111

Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?

kopiya_trudovoy_knizhki_v_elektronnom_vide._kak_poluchit.jpg

Где взять копию электронной трудовой книжки

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

обратиться напрямую в отделение Пенсионного фонда;
отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
запросить выписку через операторов многофункционального центра.

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2022 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).

Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Как сделать копию электронной трудовой книжки

Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.

Форма СТД-ПФР

По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:

ФИО гражданина;
дата его рождения и номер СНИЛС;
вид трудовой книжки, который он пожелал вести – бумажный или электронный, дата подачи соответствующего заявления.

Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):

наименование работодателя;
дата и вид кадрового события (прием на работу, увольнение, перевод);
трудовая функция гражданина в поименованной компании, ее код (при наличии), структурное подразделение;
причины расторжения трудового договора;
документ, на основании которого произведено увольнение;
признак отмены ранее сделанной записи в электронной ТК.

Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.

Форма СТД-Р

Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-ПФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.

В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Как получить копию трудовой книжки у работодателя

Дата публикации 27.10.2021

Основания и порядок выдачи дубликата трудовой книжки содержатся в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2022 № 320н, далее – Порядок № 320н.

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается сотруднику по его заявлению в случаях:

утраты трудовой книжки работником;
массовой утраты трудовых книжек работодателем;
если трудовая книжка пришла в негодность;
наличия в трудовой книжке недействительной записи.

Разберем каждый из случаев.

Утрата трудовой книжки работником

При утрате трудовой книжки сотрудник подает заявление об утрате работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель выдает дубликат трудовой книжки.

Таким образом, Порядок № 320н не позволяет организации оформить дубликат трудовой книжки работнику, который пришел трудоустраиваться без трудовой книжки. Однако в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ работнику, поступающему на работу не впервые и утратившему трудовую книжку, работодатель оформляет новую трудовую книжку. Для этого соискателю необходимо написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утратил, пришла в негодность). Разница в этом случае будет в том, что в дубликат вносятся данные о прежних местах работы.

Чтобы работодатель заполнил дубликат сведениями о работе, сотруднику необходимо представить документы о занятости с прежних мест работы. Это могут быть трудовые договоры, справки бывших работодателей или из архивов, выписки из приказов или их копии. Помогать сотруднику получать эти документы работодатель не обязан.

В дубликат в разделе “Сведения о работе” в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже, подтвержденном документами. Если за какие-то периоды данных нет, они не учитываются. Общий стаж вносится суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Записи по отдельным периодам работы делаются в том объеме, в каком они подтверждаются документами. Требований о соблюдении хронологии при внесении записей Порядок № 320н не содержит.

Поэтому записи можно вносить по мере появления подтверждающих документов. При этом если какие-то сведения будут предоставлены позже, отказать в их внесении в трудовую книжку нельзя.

Если документ, представленный работником, не содержит всех необходимых сведений по месту работы (например, есть дата приема, но нет даты увольнения), то сведения вносятся частично.

Все записи вносятся исключительно на основании оригиналов документов, с которых работодатель снимает копии и заверяет их. После этого оригиналы возвращаются их владельцу (п. 29 Порядка № 320н).

Подтвержденные периоды работы заносятся в трудовую книжку в следующем порядке:

после суммарного указания стажа (в графе 3) в новой строке графы 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник, а также сведения о переводах на другую постоянную работу, если такие сведения подтверждаются соответствующим образом;
далее в графе 2 указывается дата увольнения;
в графе 3 указывается основание прекращения трудового договора, если такая информация представлена работником;
если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись в графе 3;
затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Массовая утрата трудовых книжек работодателем

При массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией. Эту комиссию создает орган исполнительной власти в субъекте РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Такие правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Например, в Московской области Распоряжением Министерства социального развития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47 утверждено Положение о комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций. В Ростовской области Постановлением Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 297 утверждено Положение об областной комиссии по установлению стажа работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников. В Нижегородской области Распоряжением Правительства Нижегородской области № 163-Р от 28.03.2002 утверждено Положение об областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы по утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций.

Комиссия по результатам работы составляет акт, в котором на каждого работника указывает периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа.

Комиссия устанавливает эти сведения на основании (п. 31 Порядка № 320н):

сведений по форме СТД-ПФР, СТД-Р;
свидетельских показаний двух или более лиц, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя (в одной системе);
судебного решения о подтверждении стажа работы.

Если у сотрудника кроме текущего места работы, были и другие, комиссия принимает меры для получения документов о работе.

Дубликат в этом случае оформляется на основании акта комиссии.

Сроки созыва комиссии и сроки оформления дубликатов не оговорены в Порядке № 320н. Полагаем, что работодателю необходимо организовать оформление в кратчайшие сроки.

Также стоит помнить, что если в период со дня массовой утраты до дня оформления дубликатов, кто-то из сотрудников будет уволен, то работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При задержке выдачи трудовой книжки с работодателя может быть взыскана оплата вынужденного прогула (ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ).

Выдача дубликата, если трудовая книжка пришла в негодность

Порядок № 320н не содержит правил выдачи дубликата в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

Однако, в п. 31 Порядка № 320н, который описывает правила выдачи дубликата при массовой утрате работодателем трудовых книжек с участием комиссии, указано, что в случае негодности трудовой книжки применяется аналогичный порядок.

Из буквального толкования этой нормы следует, что выдавать дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность, необходимо на основании акта комиссии.

Однако Минтруд России в письме от 28.09.2022 № 14-6/ООГ-9180 разъяснил, что получить дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), работник может в том же порядке, что и при утрате, обратившись с заявлением в порядке, установленном п. 27 Порядка № 320н.

Это означает, что если повредил трудовую книжку работник, то он должен обратиться с заявлением о выдаче дубликата к работодателю, чья запись в трудовой книжке является последней.

Если трудовая книжка пришла в негодность в период занятости, то текущий работодатель обязан выдать дубликат. При этом возникает вопрос, в каком порядке заполнять его сведениями о прошлых местах работы.

По нашему мнению, если степень повреждения трудовой книжки позволяет восстановить записи, то их необходимо перенести в дубликат. Если же записи не читаемы, то дубликат необходимо заполнять на основании документов, подтверждающих периоды занятости, в том же порядке, что и при утрате. И в этом случае, если виноват в повреждении трудовой книжки работодатель, он должен помочь работнику в получении этих документов.

Вопрос о том, что делать, если потенциальный работник принес пришедшую в негодность трудовую книжку, в законодательстве не решен. Отказать ему в приеме по причине отсутствия трудовой книжки нельзя, даже если в представленной трудовой книжке записи не читаются.

По нашему мнению, работодатель может поступить одним из следующих способов:

Сделать запись о приеме в поврежденной трудовой книжке, после чего выдать дубликат.
Оформить новую трудовую книжку в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ.

Дело в том, что эта норма предписывает работодателю при отсутствии у соискателя трудовой книжки в связи с утратой, повреждением или по иной причине выдать ее. Буквальный ее смысл означает, что выдача возможна не только при отсутствии трудовой книжки, но и при повреждении.

Напомним, что при выдаче новой трудовой книжки (в отличие от выдачи дубликата), работодатель не обязан вносить записи о прежних трудоустройствах.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Недействительная запись в трудовой книжке

Если работодатель внес запись в трудовую книжку об увольнении или переводе, которая признана недействительной в судебном порядке (или по решению комиссии по трудовым спорам), он обязан выдать сотруднику дубликат трудовой книжки. Дубликат выдается на основании письменного заявления сотрудника, и документа о признании записи недействительной.

Зачеркивать (закрашивать и стирать) недействительную запись в трудовой книжке нельзя (п. 12 Порядка № 320н). Если сотрудник не подал заявление о выдаче дубликата, то исправить запись необходимо в общем порядке (п. 12 Порядка № 320н). Подробнее об этом см. статью.

Эти правила установлены п. 30 Порядка № 320н. Сроки выдачи дубликата в этом случае не определены законодательством. Полагаем, что можно руководствоваться общим сроком – 15 календарных дней.

Если неправильная запись внесена организацией, которая реорганизована, то дубликат выдает ее правопреемник.

Если неправильная запись сделана ликвидированным работодателем (организацией или ИП), то дубликат выдает:

текущий работодатель, если сотрудник трудоустроен;
работодатель, который сделал последнюю запись, если сотрудник не трудоустроен.

В последнем случае дубликат оформляется и возвращается владельцу.

При выдаче дубликата взамен трудовой книжки с недействительной записьюв правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.

Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

В дубликате отражаются следующие сведения, установленные п. 28 Порядка № 320н.

1. Сведения о работнике.

Прежде всего – это фамилия, имя, отчество (при наличии). Указываются эти данные полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.

Также полностью указывается дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2. Сведения об образовании.

Запись осуществляется на основании представленных документов об образовании, указывается вид образования (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).

3. Сведения о профессии (специальности).

Эта запись также осуществляется на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Указанные сведения (о работнике, образовании и профессии) указываются на титульном листе.

4. Сведения об общем стаже работы до поступления к работодателю.

Порядок заполнения этих сведений зависит от того, с чем связана выдача дубликата. Так при утрате трудовой книжки запись об общем стаже вносится в графу 3 “Сведения о работе” дубликата.

5. Сведения о работе ранее внесенные работодателем, выдающим дубликат.

Каких-либо правил заполнения этих данных Порядок № 320н не содержит, полагаем, что эти записи могут быть сделаны на основании издаваемых в период осуществления записей документов (приказов) или их копий.

6. Сведения о награждении (поощрении), если они вносились по последнему месту работы.

На титульном листе указывается дата заполнения, после чего правильность записей в дубликате подтверждает своей подписью работник (пп. “г” п. 28 Порядка).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии), в которой впервые заполнена трудовая книжка.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Больше материалов по теме «Трудовая книжка» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Документы для указания записей о стаже
Как заполняется документ
Какая плата взимается за выдачу документа

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

персональные данные о гражданине;
информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
сведения о наградах, переводах, увольнениях;
ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

номер записи (по порядку);
день поступления в организацию;
наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
неправильно заполнен бланк (титульный лист);
предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
Итоги

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2022 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2022 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2022 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.

Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2022 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.

Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку – если она утеряна. Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.

Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».