Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика

Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2022 года: инструкция для кадровика

Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2022 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.

Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2022 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.

В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2022 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменится согласно новому порядку

Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.

В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.

Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:

основное общее;
среднее общее;
среднее профессиональное;
высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.

Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.

Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.

Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.

С 1 сентября 2022 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Работодатель теперь сам осуществляет разработку форм книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения БТК (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н). В них в обязательном порядке необходимо будет указывать дату приёма БТК и её номер, также при увольнении сотрудника дату выдачи трудовой и подпись работника, которая свидетельствует о получении БТК. При этом отменено требование, скреплять книги учёта сургучной печатью или опломбировать , достаточно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации и печатью (при наличии).

Когда и кому выдавать новые бланки БТК

Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.

Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.

Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2022 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.

В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.

В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.

Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:

если сотрудник брал БТК для оформления пенсии и потерял её сам или её потеряли в Пенсионном фонде;
если трудовая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
по требованию сотрудника, которому внесена запись об увольнении или переводе, затем впоследствии их признали недействительными.

Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.

Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.

Читайте другие статьи автора в нашем блоге:

Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября

Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, порядок её ведения и хранения. Самая главная новость — наконец однозначно определили срок, в который нужно выдать бумажную трудовую на руки сотруднику, если он выбрал электронную форму книжки. Приказ вступит в силу с 1 сентября 2022 года.

Что нового в форме бумажной трудовой книжки

Минтруд утвердил изменения приказом от 19.05.2022 № 320н. Он вступает в силу с 1 сентября 2022 года.

Содержание трудовой книжки не изменилось: вся информация, которая указывалась там ранее, останется на месте. Но пересмотрели количество страниц и добавили ещё пару маленьких изменений:

увеличили количество разворотов для сведений о работе — с 10 до 14 штук;
уменьшили количество разворотов для информации о награждении — с 10 до 7 штук;
прописали, что отчество сотрудника указывается при наличии;
прописали, что печать проставляется при наличии;
добавили в графу 3 возможность указать часть статьи закона, на основании которой уволен сотрудник.

Бумажные трудовые по новой форме надо будет оформлять с 1 января 2023 года только взамен утерянных или испорченных (Постановление Правительства РФ от 24.07.2022 № 1250). Имеющиеся у работников трудовые книжки образца 2003 года действительны: менять их на новые не нужно.

Тем, кто впервые устраивается на работу, нужно заводить электронные трудовые книжки.

Как меняется порядок заполнения

По старой инструкции записи в книжку можно было вносить только ручкой, а с 1 сентября 2022 года можно будет использовать технические средства или ставить штампы и печати.

Если сотрудник увольняется по причине перевода на другую постоянную работу, нужно будет указать наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество ИП, который станет новым работодателем.

Прописали порядок действий в случае, когда работника временно перевели на другую работу, а затем признали такой перевод постоянным. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки нужно сделать следующие записи:

графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи со временным переводом;
графа 3 — наименование структурного подразделения организации, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, на основании которого работник был переведён временно и переведён на постоянной основе.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переводе на другую должность

Сведения о работе по совместительству смогут вносить работодатели не только по основному месту работы, но и по совместительству. При этом записи о приеме и увольнении можно будет вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (сразу о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.

Как вести учёт бумажных трудовых

Раньше для учёта трудовых книжек нужно было применять утверждённые формы приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладыша в неё и книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. С 1 сентября они утратят силу вместе с приказом Минтруда, который их утверждал.

Теперь работодатели будут разрабатывать аналогичные формы самостоятельно. Учётные книги и журналы нужно будет пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или ИП, печатью (при наличии). Сургучная печать и опломбирование больше не требуются.

В какой срок и как выдать бумажную трудовую книжку на руки

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, выдать ему трудовую книжку надо не позднее трёх рабочих дней со дня, когда он подал заявление о переходе. Но выдавайте документ в любом случае не позднее дня увольнения, чтобы избежать претензий от сотрудника.

Ранее Минтруд неоднократно менял свою позицию, и по последним разъяснениям выдавать трудовую надо было в день подачи заявления.

При выдаче в бумажной трудовой книжке сделайте следующие записи:

В графе 1 — порядковый номер записи.
В графе 2 — дата выдачи бумажной трудовой на руки.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» — прописать «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
В графе 4 — заявление о переходе на ЭТК с датой и номером его регистрации.

Образец записи в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную форму

Запись должна быть заверена подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Печать ставится при наличии. На следующей строчке работник ставит свою подпись.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Оформляем правильно

Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.

Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).

Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.

Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.

Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.

Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.

Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Если запись о работе попала не в тот раздел

При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).

В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:

Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).

Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.

Если у работника изменилась фамилия

Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.

Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

На вкладыше отсутствует печать

Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?

Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.

Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.

Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 . Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:

«Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
«Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.

Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.

Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2022

Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.

Образец вкладыша в трудовую книжку

На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.

Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).

Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.

Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н , а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 .

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2022 году

Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:

точек в конце записи не ставить;
использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку нужно внести, но место напрочь отсутствует.

Казалось бы простая ситуация и решается она единственно верным способом – заведением вкладыша.

Но где этот вкладыш в трудовую книжку взять?

Как его следует вшить, заполнить?

Брать ли деньги у сотрудников за оформление?

Вопросов у кадровика, особенно начинающего и неопытного, может возникнуть предостаточно. Попробуем разобраться, как максимально правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, чтобы ни одна проверка не подкопалась.

Для чего нужен?

Раньше в практике кадровиков считалось нормальным зачеркнуть «сведения о награждении», сверху дописать «о работе» и тем самым не заморачиваться заведением вкладыша. Но такой подход противоречит инструкции по ведению трудовых книжек. Перечеркивания не допустимы.

Нельзя заводить сотруднику новую трудовую, если его старая исписана. Не допускается вклеивание дополнительных листов, чистой бумаги. Закончилось место – оформляется вкладыш. Другого варианта не предусмотрено.

Пример. Сотрудник собирается на пенсию.

Заявление написано, приказы готовы, осталось лишь заполнить трудовую книжку и вручить человеку.

Вдруг выясняется, что в трудовой не достаточно места для записи об увольнении.

Учитывая, что сотрудник уходит на пенсию, трудовая ему точно не понадобиться. Многие не хотят тратить деньги на вкладыш и уговаривают кадровика сделать запись где-нибудь в другом месте. Но по правилам даже для внесения всего одной записи оформление вкладыша обязательно.

Кто ответственен за приобретение?

Вкладыш, как и саму трудовую книжку, покупает работодатель. Во многих организациях сотрудников просят принести его самостоятельно, что не совсем правильно. Все трудовые книжки, вкладыши имеют порядковый номер, они обладают особой защитой от фальсификации.

Работодатель заключает с ними договор и закупает партию документов, которые фиксируются в приходно-расходной книге с указанием серийного номера. Использование не оприходованных документов запрещено.

Когда приходит время выдать вкладыш, работник выплачивает стоимость документа. При этом озвучивается цена на момент покупки, а не выдачи, даже если сумма выросла в разы. Сотрудником компенсируются расходы только на приобретение.

Некоторые организации берут у работников оплату наличными, иногда стоимость удерживают с заработной платы. Если выбран второй вариант, необходимо помнить, что без согласия сотрудника, нельзя производить никаких удержаний.

Поэтому он пишет заявление (главному бухгалтеру либо руководителю фирмы), о том, что просит удержать из заработной платы сумму в размере (например, 100 рублей) за стоимость бланка вкладыша.

Заявление от работника на выдачу вкладыша пишется в произвольной форме, но это не обязательный документ. Он заводится автоматически, вследствие отсутствия свободных граф в трудовой книжке для внесения необходимых записей.

Образец заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку.

Внесение записи

Факт оформления вкладыша обязательно фиксируется. Для этого прямо на самой трудовой книжке ставится штамп «выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. При отсутствии штампа информация пишется вручную. Она должна быть очень четкой и читаемой, при этом не загораживать собой другие записи.

Количество вкладышей инструкцией не регламентируется. При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.

Вшивать документ или нет?

Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.

Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу. Сама процедура вшивания предельно простая:

Шилом

четыре

Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.

Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.

Закрепляют нить крепким узлом.

Запечатывать сургучом не нужно.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.

Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.

Технически вшивать удобнее в середину.

Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче. Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.

Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.

О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:

Особенности заполнения

Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.

Рассмотрим основные моменты:

титульный лист

неправильной записи

сумму только за один вкладыш

Ответственный человек заверяет своей подписью первый лист вкладыша (лучше написать фамилию).

Ставится оттиск печати (кадровая, если нет, то гербовая).

На титульном листе вкладыша пишется дата фактического заполнения документа. Нельзя дублировать дату из трудовой книжки. Они всегда отличаются, так как заводятся в разное время.

Записи в самом вкладыше производят по тем же правилам, что и в трудовой книжке.

Сквозная или сплошная нумерация?

Распространенная ошибка кадровиков – в каждом вкладыше записи начинаются с номера 1.

Тогда как по правилам предусмотрена сквозная нумерация.

То есть цифры начинаются с не самого начала, а продолжаются в порядке возрастания.

Например, если раздел сведений о работе в трудовой книжке закончилось под 20 номером, то первая запись во вкладыше в том же разделе будет под номером 21.

Где и как регистрируются?

Регистрацию документа производят в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, которая обязательно должна быть в каждом отделе кадров. Какие данные вносят? Вносят следующие записи:

Порядковый номер.
Дата оформления вкладыша.
Ф.И.О владельца документа.
Серию, номер документа.
Должность.
Структурное подразделение.
Подпись ответственного лица.
Роспись работника.

Регистрация производится сразу после оформления документа. Работникам, которым заведен вкладыш, при увольнении придется расписываться в двух местах: за трудовую книжку и отдельно за вкладыш.

Работодатель перед законом ответственен за хранение трудовых книжек. Соответственно вкладыши также находится в его компетенции. Ведь вкладыш – это продолжение трудовой. В нем содержится информация о рабочей деятельности человека.

Любые ошибки в его ведении чреваты проблемами для сотрудника в момент выхода на пенсию.

А вот правильно оформленный документ – это залог успешного прохождения проверок для отдела кадров и отсутствие претензий со стороны бывших работников.

Скачать бланк вкладыша в трудовую книжку.

При отсутствии страхового стажа и пенсионных баллов

«Почему отсутствуют страховой стаж и пенсионные баллы?» – этим вопросом озадачиваются тогда, когда подходит время для оформления страховой пенсии по старости. В большинстве случаев недостающего страхового стажа и пенсионных баллов не хватает у тех, кто работал неофициально.

При отсутствии страхового стажа и пенсионных баллов выйти на пенсию можно на 5 лет позже общеустановленного пенсионного возраста, при условии отсутствия трудоустройства. Согласно изменениям, вступившим в силу с 1 января 2019 года, право выхода на социальную пенсию по старости повышается на 5 лет, с учетом переходного периода.

Для тех граждан, которые должны выйти на социальную пенсию по старости в 2019-2022 годах предусмотрена особая льгота – выход на пенсию на полгода раньше срока, определенного для назначения социальной пенсии по старости.

Например, мужчина достиг возраста 65 лет 25 октября 2019 года, не трудоустроен, в таком случае социальная пенсия по старости ему может быть назначена с 25 апреля 2022 года.

Возраст, дающий право оформить социальную пенсию по старости, будет изменяться таким образом:

Год		2019	2020	2021	2022	2023 и т.д.
Пенсионный возраст	женщины	60 лет и 6 месяцев	61 год и 6 месяцев	63	64	65
Пенсионный возраст	мужчины	65 лет и 6 месяцев	66 лет и 6 месяцев	68	69	70

Куда обратиться за социальной пенсией по старости

Обратиться за назначением пенсии можно в любое время после возникновения права на нее. Заявление о назначении социальной пенсии по старости можно подать лично, либо через законного представителя:

– в территориальный орган Пенсионного фонда России по месту жительства (в случае отсутствия регистрации по месту фактического проживания);

– через «Личный кабинет гражданина» на официальном сайте ПФР в форме электронного документа.

– направить по почте.

При подаче заявления по почте днем обращения за социальной пенсией по старости считается дата, которая указана на почтовом штемпеле по месту отправления заявления, через МФЦ или клиентскую службу ПФР – дата приема заявления в МФЦ или ПФР.

Размер социальной пенсии по старости в 2019 году

Неработающим гражданам, выходящим на социальную пенсию по старости, в 2019 году устанавливается выплата в размере 5 283,84 руб. Размер социальной пенсии по старости ежегодно индексируется в апреле месяце.

Так как прожиточный минимум в Санкт-Петербурге и Ленинградской области пенсионера больше, чем социальная пенсия по старости с учётом всех дополнительных выплат, полагается социальная доплата к пенсии до уровня прожиточного минимума. В 2019 году прожиточный минимум пенсионера составляет 8846 рублей.

Важно знать, что социальная пенсия по старости и социальная доплата установленная к ней, не выплачивается в период трудоустройства пенсионера. При поступлении на работу пенсионер, получающий указанные выплаты, должен проинформировать об этом территориальное управление Пенсионного фонда РФ – написать соответствующее заявление. С первого числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, установленные выплаты, будут прекращены. Как только пенсионер завершит трудовую деятельность, он может восстановить социальную пенсию по старости и социальную доплату, установленную к ней с помощью подачи заявления в клиентскую службу ПФР, МФЦ или с помощью «Личного кабинета гражданина» на официальном сайте Пенсионного фонда.

Будет ли начислена пенсия по старости без трудового стажа

Материальная поддержка лиц, которые утратили трудоспособность, является приоритетным направлением социальной политики государства.

Каждый работающий гражданин вправе рассчитывать, что после долгих лет труда он будет получать денежные выплаты – пенсию.

Бесплатно по России

Однако бытует мнение, что те граждане, которые никогда не работали или имеют недостаточно большой трудовой стаж, не смогут получать денежные выплаты по причине утраты трудоспособности. Так ли это?

Возможна ли пенсия без трудового стажа

Единственным источником дохода для тех лиц, которые по тем или иным причинам утратили трудоспособность, является пенсия. Несомненно, большое значение при ее назначении играет стаж.

Однако у лиц, которые никогда не работали или имеют недостаточное количество лет работы, также существует право получить определенные выплаты, называемых социальными пенсиями. Их могут получать только неработающие граждане, не имеющие иных источников дохода.

Социальные выплаты в нашей стране бывают:

По потере кормильца

Если у гражданина имеются иждивенцы, то после его смерти им положены определенные выплаты по потере кормильца. Обычно их сумма рассчитывается исходя из страхового стажа умершего. Однако если последний его не имеет, то лицам, находящимся на его иждивении, выплачивается социальное пособие.

Такая пенсия выплачивается государством родственникам и иждивенцам умершего или пропавшего без вести человека. При этом важны доказательства наличия материального обеспечения. Данная выплата представлена в видах:

Страховая. Она назначается, если умерший работал даже 1 день, поэтому во время расчета учитывается его стаж и ИПК. Но ее размер не может быть ниже фиксированного значения.
Социальная. Она выплачивается, если усопший никогда официально не трудился.
Государственная. Оформляется, если погибший был военным, космонавтом или трудился по другим специальным профессиям.

Получателями выплаты выступают дети, родители и супруги умершего. В 2022 году с учетом индексации, которая проведена 1 апреля, размер социальной пенсии составляет:

11593,58 руб. для детей, потерявших обоих родителей;
5796, 78 для детей, у которых умер один родитель.

Фиксированная выплата ежегодно индексируется, причем в 2022 году она увеличилась на 3,4% с 1 апреля.

По инвалидности

Утрата способности осуществлять трудовую деятельность из-за приобретенного заболевания, травмы или увечья является основанием для получения группы инвалидности, различимой между собой в зависимости от степени утраты трудоспособности и возможностей самостоятельного обслуживания в бытовых сферах.

Социальная поддержка по данному основанию назначается в том случае, если гражданин не работал никогда вовсе. Однако если у него имеется хотя бы минимальный стаж, то ему выплачивается соответствующая страховая пенсия.

Пенсия оформляется гражданами, которые из-за проблем со здоровьем не могут трудиться. Выплата назначается инвалидам всех трех групп. Назначается пособие даже лицам, которые за всю жизнь никогда не трудились официально. Дополнительно выплачивается ЕДВ. В 2022 году проиндексирована страхования пенсия на 6,3%, а социальная на 2,6%. ЕДВ увеличено на 4,9%

Размер соцпенсии по инвалидности составляет:

13454,64 руб. для инвалидов 1 группы с детства и детей-инвалидов;
11212,36 руб. выплачивается инвалидам 1 группы и с детства 2 группы;
5606,15 руб. назначается инвалидам 2 группы;
4765,27 перечисляется лицам с инвалидностью 3 группы.

По старости

Основанием для начисления выплат по этой причине является достижение гражданином определенного возраста и несоответствие его критериям для назначения страховой пенсии.

Дополнительно требуется набрать баллы и стаж. Соцпенсия полагается лицам, которые не подходят под требования. Для определения ее размера учитывается прожиточный минимум. В 2022 году индексация данного пособия составлено 3,4%, поэтому оно увеличено до 10058 руб.

Назначается выплата женщинам в 65 лет и мужчинам с 70 лет.

В этой статье речь идет именно о социальной пенсии по старости, так как данные выплаты назначаются чаше всего.

Оформление ее не представляет значительных трудностей и происходит в обычном порядке. Так, лицо, у которого, в соответствии с законом, возникло право на получение соцпенсии должно прибыть лично в отделение пенсионного фонда со следующим пакетом документов:

заявление;
паспорт;
СНИЛС (его хождение отменено с апреля 2019 года, однако при его наличии ПФР все равно может его потребовать);
реквизиты банковского счета для перечисления средств.

Трудовая книжка, справки с работы и иные документы, связанные с трудовой деятельностью, при назначении не требуются.

Социальную выплату можно оформить не только в отделениях пенсионного фонда, но и в МФЦ. Это очень удобный способ, поскольку многофункциональные центры есть во всех муниципальных образованиях и имеют удобные для граждан графики работы. Однако следует помнить, что оформление выплат через МФЦ происходит немного дольше, чем напрямую через ПФР.

Отличия страхового обеспечения от социального

В отличие от социального, для назначения страхового обеспечения претендент на него должен соответствовать довольно жестким критериям, таким как:

Наличие достаточного страхового стажа. В 2022 году он должен составлять не менее 12 лет. Следует отметить, что сюда входит не только время, в течение которого гражданин занимался трудовой деятельностью непосредственно, но и иные, оговоренные в законе периоды. Например, время ухода за детьми до полутора лет. Минимальный рабочий стаж с каждым годом увеличивается и достигнет максимума в 15 лет в 2024 году.
Наличие достаточного ИПК. Под ИПК следует понимать количество пенсионных баллов, которое зависит как от стажа, так и сумм страховых взносов, на которые, в свою очередь, влияет размер заработной платы. В 2022 году он равен 21 баллу, а будет минимум 30 в 2024 году.

Итак, чем же отличается социальное обеспечение от страхового?

Размер

Размер социальных выплат фиксирован, однако значительно ниже, чем средняя страховая пенсия. В 2022 году (с 1 апреля) сумма составляет 9800 рубля. Средний ПМ по России равен 10022 руб., а в Москве составляет 13496 руб.

Однако следует заметить, что такую маленькую сумму граждане не получают, поскольку размер пенсионного обеспечения должен составлять не менее размера прожиточного минимума для пенсионера, который разнится в зависимости от региона. В связи с этим граждане вправе рассчитывать на федеральную или региональную доплату до уровня ПМП.

Индексация

Ежегодное увеличение соцпенсии привязано к прожиточному минимуму и в 2022 году составило 3,4%. Индексация сумм страхового пенсионного обеспечения составила в текущем году 7,05%.

Возраст

Поскольку к 2022 году по-прежнему действует переходный период, то женщина может выйти на отдых в 61 год и 6 месяцев, а мужчины смогут получать государственное пособие, если им исполнится 66 лет и 6 месяцев.

Сколько составит пенсия, если стаж работы составляет 7, 11, и 15 лет

Чтобы наглядно понять, какое обеспечение будет назначено в 2019 году, следует разобрать следующие примеры:

Для определения пенсии в 2022 году применяются следующие примеры:

Гражданин обладает стажем 7 лет. При таких условиях он не сможет стать получателем страхового пособия, так как для этого надо отработать 12 лет.
Специалист работал официально 12 лет. Такой стаж считается оптимальным для оформления страховой выплаты. Но если зарплата специалиста была низкой, то он не сможет набрать 21 балл. Поэтому по-прежнему оформляется соцпенсия.
Человек трудился 15 лет. При таких условиях ему хватит и стажа и баллов, поэтому он становится получателем страхового пособия. Его размер зависит от среднего заработка, поскольку этот показатель влияет на число баллов, начисляемых за год работы. Гражданин может не обращаться за выплатой сразу после достижения возраста пенсионера, поскольку если он продолжит официально трудиться, то в будущем при подаче документов сможет рассчитывать на повышенный размер пособия.

Для назначения любой выплаты необходимо обращаться к работникам ПФ с полным пакетом документов.

Изменения в 2022 году

С 2019 года продолжается переходный период, на основании которого внесены существенные изменения в пенсионное законодательство. К основным изменениям 2022 года относится:

индексация страховой выплаты, проводимая для неработающих пенсионеров, составила 6,3%, а для социальных пособий применяется показатель 3,4%, поэтому средний размер пенсии по стране составил 17,5 тыс. руб.;
фиксированная часть составляет 6044,48 руб., причем именно этот показатель используется при расчете не только пенсии по старости, но и пособия по инвалидности, а также при определении доплаты для сельских или северных работников;
стоимость одного пенсионного балла увеличена до 98,86 руб.;
размер взносов ИП и самозанятых при добровольном страховании составляет 33771 руб.;
максимально за 2022 год можно получить 10 баллов, поэтому лица с большой зарплатой не смогут получить больше ИПК;
новый прожиточный минимум составляет 10022 руб., причем этот показатель учитывается при определении соцнадбавки;
с 1 августа 2022 года работающие пенсионеры получат максимальную прибавку в размере 296 руб.

В 2022 году будут действовать новые требования к пенсионерам, поэтому изменится возраст выхода на отдых, стаж, число баллов и другие показателя.

Как увеличить баллы

Для увеличения баллов можно их приобрести, для чего доплачиваются страховые взносы. Заранее необходимо оповестить представителей ПФ о таком решении. Ответ придет через 3 дня. В 2022 году требуется 21 балл, но при недостатке можно купить ИПК.

Для определения стоимости баллов учитывается МРОТ, который составляет 12792 руб. Минимальная сумма, которую надо внести, составляет 33770,88 руб. Допускается внести деньги разовым платежом или перечислять средства ежемесячно. ИПК будут начислены только со следующего года. Приобрести допускается только половину стажа.

Баллы можно не покупать, а нарабатывать, для чего гражданину не надо обращаться за пенсией при достижении возраста пенсионера. Он может продолжать трудиться, получая заработок. В 2022 году максимально начисляется 10 баллов.