Распоряжение: пример оформления

Распорядительные документы: что про них нужно знать

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

• организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
• распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

• создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
• содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

• название вида документа;
• дата его оформления;
• наименование составителя;
• описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
• количественные характеристики описываемого факта;
• сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

• возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
• обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
• проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
• возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
• рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
• установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
• необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
• использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
• ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
• возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
• обязательность составления на русском языке;
• возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
• указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

• эмблема организации;
• товарный знак;
• коммерческое обозначение юрлица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

• «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
• «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №. к. »). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом. »).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

• на последнем листе документа у его левой границы;
• на обороте последней страницы внизу слева;
• в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Распоряжение – образец оформления

Руководитель компании может издавать распоряжения для того, чтобы проводить разрешение оперативных вопросов. Ниже вы можете найти образец оформления такого распоряжения. Как правило, такой документ касается интересов лишь небольшого количества сотрудников, а срок действия его ограничен.

Подготовить и оформить распоряжение можно практически в том же порядке, что аналогичные действия касательно приказов по основной деятельности, кроме того, имеет смысл ознакомиться со статьей о порядке согласования и регистрации приказов. Эти вопросы уже были подробно рассмотрены на нашем ресурсе, и вы сможете легко найти интересующую вас информацию. Поэтому, не будем повторяться, а в случае необходимости вы сможете ознакомиться с данными по приведенным выше ссылкам на соответствующие публикации.

В данной статье мы поговорим о том, как составляются и оформляются распоряжения. Поскольку порядок работы с этими документами аналогичен действиям, проводимым с приказами, мы обсудим только различия.

Распоряжения оформляют на специальном бланке распоряжения. Первая часть текста этого документа должна содержать изложение причин, которые послужили для составления документа. Эту часть текста принято заканчивать словом «обязываю» или «предлагаю», написанным с новой строки или прописными буквами, то есть:

Также допускается печатать данные слова вразрядку и в продолжение строки. В документах федеральных органов власти подобное написание является обязательным. То есть таким образом: о б яз ы в а ю или же п р е д л а г а ю, а дальше идет основной текст. Документы также могут быть оформлены и без этих слов. В таком случае первая часть должна заканчиваться обычным двоеточием, а затем переходят непосредственно к распорядительной части документа.

Предлагаем вашему вниманию образец оформления распоряжения

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Торонто»

«25» декабря 2014 г.

№ 214

О замене регистрационного знака на служебном автомобиле Ford Focus

В связи с плохой читаемостью регистрационных знаков на автомобиле Ford Focus, которая усложняет их идентификацию,

1. Водителя Петракова И.Ю. оформить замену регистрационного знака на автомобиле Ford Focus № С 284 ЕТ.
2. Бухгалтера Молитвину Г.Л. внести изменения в данные бухгалтерского учета на основании отметки в паспорте транспортного средства данного автомобиля.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на начальника отдела обеспечения Брянского Л.А.

Директор

А.О. Шишкин

Предлагаем вашему вниманию еще один образец распоряжения руководителя – о закреплении автомобиля

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «Банановая роща»

(ЗАО «Банановая роща»)

«21» сентября 2014 г.

№ 51

О назначении ответственных за автотранспорт лиц и выпуск автомобилей на линию в технически исправном состоянии

Для обеспечения сохранности, исправного технического состояния автомобилей и их безаварийной эксплуатации о б я з ы в а ю:

1. Назначить в качестве ответственных за обеспечение исправного технического состояния автотранспортных средств и их безаварийной эксплуатации следующих сотрудников:

Бородкина Е.С. за автомобиль Honda Civic № В 089 ОР,

Шумского Н.Т. за автомобиль Mitsubishi Lancer № Е 987 РА.

1. В случае служебной необходимости предоставить право управления данными автомобилями следующим сотрудниками отдела закупок:

Маркову Г.А. автомобилями Honda Civic № В 089 ОР, Mitsubishi Lancer № Е 987 РА,

Челищеву А.Д. автомобилем Honda Civic № В 089 ОР.

1. Назначить ответственным за проведение годового технического осмотра данных автомобилей, выпуск на линию автотранспортных средств в технически исправном состоянии, а также регистрацию автотранспорта ЗАО «Банановая роща» в органах ГИБДД специалиста отдела закупок Маркова Г.А., в его отсутствие специалиста отдела закупок Челищева А.Д.
2. Признать утратившими силу распоряжения ЗАО «Банановая роща» от 17.11.2011 № 62 «О назначении ответственного за автомобиль Honda Civic», от 03.03.2012 № 17 «О предоставлении права управления автомобилем Mitsubishi Lancer».
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на начальника отдела закупок Пальчикова В.В.

Директор

И.С. Ковылев

Мы уверены, что предложенные примеры распоряжения помогут вам с легкостью составить свой собственный документ, в соответствии с конкретными условиями вашей организации.

Как оформить изменения в приказе

Внесение изменений в приказ — это исправление или дополнение ранее изданного распорядительного документа. Для этого издают отдельное распоряжение о корректировке необходимых пунктов старого документа.

Кто и в каких ситуациях вносит поправки

Правовые отношения нередко меняются, особенно часто переменам подвержены трудовые отношения. В связи с этим приходится вносить корректировки в распорядительные документы. Причины разные:

• поправки в законодательных актах, на которые ссылаются в распоряжениях;
• обнаружение ошибок и недостоверных сведений;
• внесение изменений в приказ в связи с кадровыми изменениями;
• перемены в условиях деятельности сотрудника, времени, места, порядка действий и др.

Если изменилась только часть текста, а суть осталась аналогичной, то нет смысла его отменять. Если выявлены неточности по разным причинам, то составляют приказ об изменении приказа в связи с ошибкой с перечислением сути корректировок.

Это касается разных распорядительных актов о:

• условиях труда работников;
• охране и безопасности труда;
• трудовых взаимоотношениях между работодателем и подчиненными;
• а также внутренних локальных актов (положений, инструкций, графика отпусков, штатного расписания и др.).

Иногда новым распоряжением не просто редактируют, а отменяют некоторые положения первоначального акта. Для этого аналогично требуется издать бумагу о внесении корректировок.

Иногда ошибочно полагают, что действующие положения не нуждаются в корректировке. Но поскольку они регулируют правовые отношения в компании, то по закону они должны быть составлены юридически правильно. Иначе если при проверке контролирующие органы обнаружат неточности или неактуальную информацию, то вправе признать их недействительными, а на юридическое лицо и его должностных лиц наложить штрафные санкции. А если появятся спорные ситуации, то в судебной инстанции компании сложно будет доказать свою правоту.

Составление приказа о внесении изменений в положение, инструкцию или другой акт поручают уполномоченному сотруднику: обычно это кадровик, юрисконсульт или секретарь. Но после них обязательно заверяет глава организации. Без его подписи он не имеет юридической силы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести изменения в приказ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как оформляют корректировки

Типовой формы в законе не установлено. Составляют аналогично другим распорядительным бумагам в произвольной форме, но с учетом общепринятых стандартов делопроизводства.

В содержание необходимо внести ряд обязательных пунктов:

• наименование организации;
• название города, номер, дату оформления;
• основание для внесения поправок.

Бумагу оформляют в любом варианте — на компьютере или от руки, на официальном бланке компании или на обычном листе формата А4. При составлении ориентируйтесь на стандартные требования, как правильно внести изменения в приказ о внесении изменений:

• после номера и даты укажите сведения о том распоряжении, в которое вносятся корректировки, — его наименовании, номере, дате;
• затем об основаниях редактирования;
• в распорядительной части опишите, какие поправки вносятся;
• подписи лиц, которых они касаются напрямую, и тех, на кого возложили обязанность контролировать исполнение;
• подпись руководителя.

Оформляют его в единственном экземпляре, но закон не запрещает сделать заверенные копии при необходимости.

Если старый акт отменяют в связи с изданием нового, отметьте дату и номер утратившего силу документа, причины, по которым он стал неактуальным, и дату, с которой он становится недействительным.

Образцы

Когда хотят внести поправки в старый текст, иногда его переписывают, а рядом формулируют его новое содержание. Но предпочтительнее и удобнее другой вариант — сразу написать новый текст со следующей формулировкой: «внести изменения в. изложив его в следующей редакции…». Затем в точности записывают исправленный текст.

Изменить и дополнить вы вправе любой документ — инструкцию или приложение, например штатное расписание.

Вот пример с корректировкой приложения к распоряжению о штатном расписании:

Если в компании уволился сотрудник и на должность назначен новый специалист, то придется изменить прежние акты, в которых указаны эти ответственные лица.

Это пример редактирования распоряжения в связи с кадровыми перестановками:

Если через некоторое время после издания бумаги возникли новые обстоятельства, то придется составить акт о внесении дополнений. Например, если первый акт утверждает список членов некой комиссии, а позже появилась необходимость включить в нее еще одного специалиста. В этом случае пишите так: «Дополнить распоряжение № ___ от ____ следующим положением: ____». Допускается и другой вариант, в преамбуле указать: «В дополнение к распоряжению № ______, приказываю ______», а затем основная часть с новыми сведениями.

Пример документа о дополнениях:

А это стандартный шаблон о корректировках в распоряжении, его можно взять за основу:

г.__________

____________ 20__ г.

О внесении изменений в распоряжение № ___ от «____» _______________ 20 г. о ___________________________________________________________

На основании _________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести корректировки в распоряжение от ________20__г. №____ о ____________________________
2. Пункт № ___ читать в следующей редакции:___________________________________________

Директор _____________________ ____________________

С приказом ознакомлен:
______________________ «___»___________________ 20__г.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать образец, как внести изменения в распоряжение о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

Автор: Анастасия Арькова
Старший специалист по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

• о приеме на работу;
• об увольнении;
• о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
• о переводе на другую должность или в другое подразделение;
• о замещении отсутствующего сотрудника;
• о выплате вознаграждений;
• о привлечении к работе сверхурочно;
• о дисциплинарном взыскании;
• о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

• наименование документа;
• номер;
• дата;
• название организации;
• смысловая часть;
• Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
• основание;
• отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
• подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

• приему на работу;
• увольнениям;
• отпускам;
• командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Инструкция: готовим выписку из приказа

Выписка из приказа — это официальный документ, включающий фрагмент распоряжения, который касается конкретного сотрудника. В ней указывают реквизиты компании и обязательно заверяют по установленным правилам.

Кто и для чего просит выписки

Любое изменение (трудоустройство, расторжение договора, перевод на другую должность, премирование, взыскание и др.) закрепляют в распорядительных документах компании. Зачастую содержащиеся в них сведения необходимы сотруднику, чтобы подтвердить период рабочей занятости, назначение на должность, увольнение и др. Это требуется, если другим способом доказать эти события нельзя, например при утере трудовой книжки. Чаще всего не копируют распоряжение полностью, а выдают справку, выписывая из распоряжений необходимую информацию. Выдают ее работнику, запросившему эти данные, на основании ст. 62 ТК РФ.

Иногда такие выдержки выдают по запросу государственных ведомств. Часто их просят следующие организации:

• отделение соцзащиты населения;
• Пенсионный фонд;
• банки и кредитные учреждения;
• судебные органы;
• проверяющие и надзорные структуры;
• Государственная инспекция труда.

Некоторые посольства (например ОАЭ) запрашивают выписки из приказа о зачислении в вузы, чтобы подтвердить подлинность диплома. Такая необходимость возникает, например, когда людям приходится легализовать диплом для трудоустройства за рубежом.

Иногда достаточно снять копию документа, но есть ситуации, когда это невозможно или нецелесообразно:

• если распоряжение содержит коммерческую, государственную тайну или другие секретные сведения;
• его содержание размещено не на одной, а на большом количестве страниц;
• акт, находящийся в архиве, поврежден;
• сведения, указанные в документе, касаются не только одного человека, в нем содержатся личные данные других людей.

Это касается, например, случаев, когда общим распоряжением утверждают награждение целой группы сотрудников с указанием их имен, фамилий, перечислением размеров окладов, других выплат и т. д.

Если документ касается только одного трудящегося, который запросил данные, то его просто копируют. Но если в документе есть конфиденциальная информация, то стоит запрет на снятие копий. В этом случае понадобится выдержка той части, которую не запрещено разглашать.

Чем выписка отличается от копии

На практике используют и один, и другой вариант. Но чтобы решить, когда выдавать тот или иной документ, разберемся, в чем отличия. Копия — это полное дублирование всей информации, содержащейся в оригинале. А вот определение, что такое выписка из приказа, — это воспроизведение только отрывка, касающегося определенного человека. В остальном оба варианта равноценны с юридической точки зрения. Их требуется заверить, чтобы они имели законную силу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как сделать выписку из распоряжения

Если сотрудник напишет заявление на получение справки, работодатель не вправе ему отказать. В запросе указывают, из какого документа требуется выдержка и для чего она понадобилась. Затем у кадровика есть всего несколько дней, чтобы ее составить.

Единых шаблонов для этой справки не существует. Но есть общепринятые требования к такого рода документации. Укажите все реквизиты, которые есть в распоряжении, включая:

• название компании;
• адрес;
• номера телефонов;
• коды ИНН, КПП, ОГРН;
• номер регистрации и дату.

Оформлять справку кадровики вправе и на листе А4, но солиднее и логично выдать ее на официальном бланке, особенно если она требуется в госорганы.

Вот подробная инструкция, как правильно оформить выписку из приказа для работника:

1. После названия компании и реквизитов указываем заголовок.
2. Ниже выписываем из подлинника точную дату и номер распоряжения.
3. Дальше по правилам делопроизводства указываем число, месяц, год и место составления.
4. Затем полностью копируем отрывок из распоряжения, который запросил коллега.
5. Внизу указываем данные должностного лица, заверившего его (фамилия и инициалы, должность). Но без его подписи, поскольку она есть в оригинале. Тут необходимо оставить только слово «подпись».
6. Заверяет сотрудник, который подготовил справку (пишет слово «Верно» и подписывает).

Если копия выдается для подачи в другие учреждения, то после отметки о заверении следует добавить фразу о месте хранения документа — «Подлинник находится в (указать в какой компании), в деле (его номер и дату)» и поставить печать (п. 5.26 нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Образец

Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении. Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.

Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.

Наименование предприятия и реквизиты

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от __________ город ____

В целях ______________________________________________________________________

Руководитель организации _______________________

(предприятия) (инициалы, фамилия)

Секретарь _________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2022 году.

Энциклопедия решений. Дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору

Дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору

Исходя из принципа свободы договора, который является одним из основополагающих в гражданском законодательстве, участники гражданских правоотношений (физические и юридические лица) приобретает и осуществляют свои гражданские права своей волей и в своем интересе, могут устанавливать свои права и обязанности на основе договора и определять любые не противоречащие законодательству условия договора (п. 2 ст. 1, ст. 421 ГК РФ).

В ГК РФ понятие “дополнительное соглашение” встречается только в п. 2 ст. 624 ГК РФ, согласно которому, если условие о выкупе арендованного имущества не предусмотрено в договоре аренды, оно может быть установлено дополнительным соглашением сторон, которые при этом вправе договориться о зачете ранее выплаченной арендной платы в выкупную цену. Однако из ст. 420, п. 1 ст. 450 ГК РФ следует, что дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору представляет собой согласованное волеизъявление сторон об изменении или прекращении прав и обязанностей по заключенному ими договору. Иначе говоря, в дополнительном соглашении стороны согласуют изменение (дополнение) условий договора либо расторжение договора.

В отдельных случаях закон ограничивает возможность заключить дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору. Так, по общему правилу изменение условий договора, предметом которого являются поставка товара, выполнение работы, оказание услуги для государственных или муниципальных нужд, не допускается. Заключить соглашение об изменении условий такого договора можно только в случаях, прямо предусмотренных законом (ч. 2 ст. 34, ч. 1 ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ “О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд”).

Поскольку дополнительное соглашение к договору изменяет или прекращает гражданские права и обязанности по договору, оно само является гражданско-правовым договором (п. 1 ст. 420 ГК РФ). Поэтому к нему применяются те же правила, которые установлены законодательством в отношении гражданско-правовых договоров, включая правила о сделках и об обязательствах (п.п. 2, 3 ст. 420 ГК РФ).

В частности, дополнительное соглашение к договору по общему правилу считается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту (предложение заключить такое соглашение), содержащую существенные условия соглашения, акцепта этой оферты (ответа лица, которому адресована оферта, о ее принятии) (ст.ст. 433, 435, 438 ГК РФ).

Стороны должны достигнуть согласия по всем существенным условиям дополнительного соглашения, иначе оно не будет считаться заключенным (п. 1 ст. 432 ГК РФ, см. постановление Девятого ААС от 22.01.2015 N 09АП-55421/14).

Дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору, в соответствии с которым договор изменяется или расторгается, должно быть совершено в той же форме, что и договор, если из закона, иных правовых актов, договора или обычаев не вытекает иное (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Следовательно, если договор заключается в простой письменной или в нотариальной форме (п. 1 ст. 158, ст.ст. 160, 163 ГК РФ), в такой же форме должно быть заключено и дополнительное соглашение к нему.

Дополнительное соглашение к договору может иметь признаки крупной сделки или сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, устанавливаемые в соответствии с законом. В связи с этим может возникнуть необходимость получить согласие уполномоченного органа юридического лица на заключение такого соглашения или последующее одобрение этого соглашения таким органом независимо от того обстоятельства, что в отношении самого договора решение о его одобрении ранее уже могло быть принято (см., например, ст.ст. 45, 46 Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, ст.ст. 78 – 84 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”, пп. 1 п. 7 постановления Пленума ВАС РФ от 16.05.2014 N 28, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 17.07.2013 N Ф08-3237/13).

Сделка, предусматривающая изменение условий зарегистрированной сделки, подлежит государственной регистрации. Правовые последствия сделки, в отношении которой законом предусмотрено требование о ее государственной регистрации, наступают после такой регистрации (ст. 164 ГК РФ). Поэтому дополнительное соглашение, изменяющее условия договора, который подлежит государственной регистрации, также должно быть зарегистрировано (п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16.02.2001 N 59, постановления Пятнадцатого ААС от 07.08.2014 N 15АП-5858/14, Одиннадцатого ААС от 23.12.2013 N 11АП-18726/13).

Вместе с тем в отношении договора аренды здания или сооружения, подлежащего государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ), судебная практика выработала следующую правовую позицию: фактически исполнявшееся сторонами соглашение по условиям пользования недвижимым имуществом, в котором содержатся существенные условия договора аренды, связывает стороны обязательством, которое не может быть произвольно изменено одной из сторон, несмотря на отсутствие государственной регистрации такого соглашения (п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 17.11.2011 N 73). То есть такое соглашение, будучи незарегистрированным, тем не менее порождает правовые последствия для его сторон (но не для третьих лиц). Этот правовой подход, по мнению судов, применим и к дополнительному соглашению об изменении условий договора аренды (см. постановления АС Московского округа от 15.12.2014 N Ф05-14160/14, Седьмого ААС от 19.05.2014 N 07АП-2935/14). Следует заметить, что с 01.06.2015 этот подход соответствует общему правилу п. 3 ст. 433 ГК РФ (в редакции Федерального закона от 08.03.2015 N 42-ФЗ, далее – Закон N 42-ФЗ), согласно которому договор, подлежащий государственной регистрации, считается для третьих лиц заключенным с момента его регистрации, если иное не установлено законом.

Дополнительное соглашение вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения (п. 1 ст. 425 ГК РФ). В то же время дополнительным соглашением к договору может быть предусмотрено, что условия этого соглашения применяются к отношениям сторон, возникшим до его заключения (п. 2 ст. 425 ГК РФ). Это правило действует, если иное не установлено законом или не вытекает из существа соответствующих отношений (п. 2 ст. 425 ГК РФ в редакции Закона N 42-ФЗ).

Дополнительное соглашение к гражданско-правовому договору следует отграничивать от понятия “соглашение”, которое часто упоминается в ГК РФ. В контексте норм ГК РФ “соглашение” не всегда равнозначно договору, оно может представлять собой волеизъявление сторон в отношении тех или иных прав и обязанностей, которое составляет часть содержания договора (одно или несколько его условий наряду с иными условиями этого договора). Дополнительное соглашение к договору по смыслу этого понятия всегда заключается в отношении уже заключенного договора и поэтому само является договором. Например, обязанность по уплате неустойки может быть установлена соглашением сторон, которое совершается в письменной форме (ст. 331 ГК РФ). Однако это не означает, что соглашение о неустойке должно быть оформлено в виде договора, отдельного от того договора, обязательства по которому обеспечены такой неустойкой. Неустойка является дополнительным (акцессорным) обязательством по отношению к основному обязательству, которое она обеспечивает (ст. 329, п. 1 ст. 330 ГК РФ), и соглашение о неустойке может быть включено в договор, из которого возникает основное обязательство, в качестве одного из его условий.

Дополнительные соглашения

Договор – это документ, фиксирующий итоги соглашения между сторонами, права и обязанности. Заключается при оформлении сотрудника на работу, купле-продаже, поставках продукции. В документе фиксируются все ключевые условия, касающиеся сделки. Однако важные положения могут измениться уже после заключения договора. В этом случае и составляется дополнительное соглашение. Оно будет иметь ту же юридическую силу, что и сам договор.

Основные особенности

Договор часто имеет большой срок действия. За этот срок может многое измениться. Если какие-либо пункты документа не соответствуют действительности, требуется оформлять допсоглашение. Его функции:

• Дополнение текста договора.
• Исключение некоторых пунктов.
• Изменение формулировок договора.

Допсоглашение – это одновременно и договор, и сделка. К нему предъявляются требования, актуальные и для основного договора. Пункты соглашения должны устраивать всех участников. Обычно документ включает в себя эту информацию:

• Дата оформления.
• Номер основного договора.
• Часть со всеми корректировками.
• Указание на то, что это именно вспомогательный документ.
• Реквизиты участников сделки.
• Подписи.

Документ приобретает юридическую силу только после подписания. Составляется он в нескольких экземплярах, число которых должно соответствовать числу участников сделки.

Какие соглашения нужно регистрировать?

Некоторые соглашения должны проходить государственную регистрацию. Только тогда они будут действительными. Не нуждаются в госрегистрации эти документы:

• Договоры об аренде на срок меньше 1 года.
• Изменение платы за аренду.
• Изменение банковских реквизитов.

Почти во всех остальных случаях дополнительное соглашение нужно регистрировать.

Когда соглашение утрачивает свою действительность?

Соглашение утрачивает свою действительность в этих обстоятельствах:

• Базовый договор утратил свою правовую силу.
• Представители участников не имеют право поставить подпись.

Если договор необходимо заверять у нотариуса, то заверению подлежит и соглашение. Если оно отсутствует, то документ будет недействительным.

Разновидности

Допсоглашение подразделяется на виды в зависимости от вида базового договора.

К трудовому договору

Трудовой договор – это основной документ, на основании которого появляются правоотношения между сотрудником и работодателем. Отношения эти постоянно меняются. Наиболее распространенные изменения:

• Изменение квалификации.
• Повышение зарплаты.
• Изменение графика работы.

Все эти изменения должны быть задокументированы. Заключать трудовой договор заново, переписывать весь текст неудобно. Проще составить допсоглашение, в котором будет содержаться только актуальное положение. Документ нужно будет заверить у нотариуса в том случае, если его положения касаются работ с повышенной ответственностью.

К договору купли-продажи

Договор купли-продажи заключается при покупке каких-либо крупных объектов: авто, недвижимость. Участниками сделки могут быть как ФЛ, так и ЮЛ. Все ключевые условия сделки прописываются в договоре. Однако некоторые положения могут изменяться уже после подписания документа. К примеру, при передаче объекта покупателю последний может обнаружить какие-либо дефекты. В этом случае в дополнительном соглашении прописывается новый порядок действий, учитывающий наличие дефекта:

• Устранение дефекта.
• Передача покупателю целого товара без дефекта.
• Уменьшение цены.
• Отказ покупателя от приобретения.

В допсоглашении отражается изменение сроков, новые обязательства продавца, снижение цены.

К договору аренды

Аренда – это, как правило, долговременное мероприятие. На протяжении срока аренды многое может поменяться. Все изменения отражаются в дополнительном соглашении. К примеру, это могут быть следующие корректировки:

• Повышение стоимости арендной платы.
• Сроки аренды.
• Изменение размера залога.
• Появление дополнительных условий (к примеру, запрет на присутствие домашних животных).

Соглашение может аннулировать какие-либо пункты основного договора.