Как провести СОУТ: разбираем процесс поэтапно

В соответствии с законом 426-ФЗ от 28 декабря 2013 года, 1 раз в 5 лет все работодатели должны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ) каждого работника. Она проводится, даже если все сотрудники работают в офисе и не подвергаются практически никаким опасностям. Есть ситуации, когда оценку нужно провести вне плана. До конца прошлого года действовало правило, в соответствии с которым некоторые работодатели могли отложить СОУТ. Но к началу 2019 года провести ее обязаны были все. Нарушителям грозит штраф: до 10 000 рублей — для должностных лиц, до 80 000 рублей — для юридических.

Если спецоценка не проводилась, сделать это надо как можно скорее. Минтруд уже подготовил приказ о проведении Инспекцией по труду внеплановых проверок. Их цель — выявить тех, кто не сделал СОУТ в установленный законом срок. Штрафы налагать пока не будут, но нарушителям вынесут предписания. Потом в их отношении могут провести еще одну внеплановую проверку. И если выяснится, что СОУТ так и не проведена, работодатель будет привлечен к ответственности. Таким образом, негативных последствий пока еще можно избежать.

Итак, как же нужно провести СОУТ? Рассмотрим на примере обычной компании с офисными работниками.

Этап 1. Ищем исполнителя

Оценка проводится силами сторонней организации, с которой работодатель должен заключить договор. Компания должна входить в специальный реестр Минтруда.

Выбирая оценщика, можно ориентироваться на типовой контракт на оказание услуг по проведению специальной оценки условий труда. Это приложение № 1 к приказу Минтруда от 24 декабря 2018 года № 834н. Использовать его в обязательном порядке должны организации госсектора и муниципальные предприятия. Все остальные могут взять этот документ за основу и внести в него свои правки.

При выборе исполнителя и заключении договора рекомендуется обратить внимание на такие аспекты:

срок проведения работ;
стоимость — она зависит от количества проверяемых рабочих мести и вредных факторов труда;
помощь с регламентирующими документами.

Этап 2. Оформляем документы на проведение СОУТ

Прежде всего нужно оформить документы, регламентирующие проведение спецоценки, а именно:

Приказ об утверждении комиссии по проведению СОУТ. В ее составе должно быть нечетное количество членов. Возглавляет комиссию руководитель работодателя.
Приказ о проведении спецоценки
График проведения спецоценки:
График спецоценки условий труда
Перечень всех рабочих мест. СОУТ не проводится в отношении сотрудников, которые работают на дому или дистанционно, а также нанятых по ГПХ граждан, не имеющих статуса ИП.

Многие организации, впервые столкнувшиеся со специальной оценкой условий труда, не знают, как правильно составить эти документы. Можно воспользоваться готовыми шаблонами или же прибегнуть к помощи специалистов оценщика.

Если организация большая, то довольно много времени может занять заполнение перечня рабочих мест. Включать в него нужно абсолютно всех сотрудников, указывая их ФИО, должность, СНИЛС, время работы (в офисе и за его пределами), используемую в рабочем процессе технику, прочие инструменты и оборудование.

Однако оценены могут быть не все включенные в перечень рабочие места. Некоторые из них могут быть признаны аналогичными, что позволит оценить лишь 20% из них, но не менее 2. Решать, являются ли те или иные рабочие места аналогичными, будут специалисты организации-оценщика.

Например, 5 бухгалтеров работают в одном помещении, имеют одинаковый режим рабочего времени и в целом исполняют одни и те же функции. В такой ситуации можно оценить только 2 рабочих места из 5, что существенно уменьшит затраты.

Этап 3. Готовимся к СОУТ

Нужно оповестить все подразделения компании о предстоящем проведении оценки рабочих мест и обеспечить доступ проверяющим во все помещения. Если говорить об офисе, то основным параметром здесь выступает освещенность. Поэтому следует убедиться в том, что все светильники работают нормально. Если сотрудники применяют компьютерную технику (а мониторы являются источником вредного излучения), нужно подготовить документы на нее.

Обратите внимание! Поверхность рабочего стола должна быть освещена в соответствии с гигиеническими нормативами СанПиН. Без учета света настольной лампы норма освещенности составляет 300 люкс. Если она немного меньше, порядка 260-280 люкс, можно организовать комбинированное освещение, то есть установить настольную лампу.

Этап 4. Участвуем в проведении измерений и попутно устраняем недочеты

Когда все готово, специалисты организации-оценщика должны обойти помещения и проверить рабочие места, измерив влияние вредных факторов. При этом нужно присутствовать одному из членов комиссии по СОУТ. Рекомендуется составить табличку, в которую внести проверяемые рабочие места, и делать пометки.

В каждом помещении эксперты делают план рассадки персонала и присваивают каждому рабочему месту порядковый номер. Условия работы в офисе оцениваются преимущественно в части освещения места. Поэтому эксперты проверяют: высоту потолка в помещении, мощность верхнего освещения, уровень освещенности без учета дневного света (в зависимости от времени года измерения проводятся ранним утром или при занавешенных окнах).

Проводя СОУТ в офисе, специалисты оценщика нередко позволяют исправить недочеты на месте. Например, освещенность рабочего места можно улучшить, поставив более мощные лампы или добавив источники света. В итоге результаты классов рабочих мест улучшатся.

Этап 5. Утверждаем отчет по СОУТ

Когда все замеры произведены, организация-оценщик подводит итоги и составляет отчет по СОУТ (форма из приказа Минтруда от 24 января 2014 года № 33н). Он состоит из таких частей:

Сведения об исполнителе.
Перечень рабочих мест.
Карта спецоценки. Составляется в отношении каждого рабочего места (с указанием количества и номеров аналогичных), включает сведения об используемом оборудовании, о вредных и опасных факторах, о гарантиях и компенсациях, а также рекомендации по улучшению условий труда.
Протокол оценки производственных факторов.
Сводная ведомость спецоценки.
Список мероприятий, которые помогут улучшить условия труда.
Выводы оценщиков.

Отчет должен быть подписан всеми членами комиссии по СОУТ и утвержден председателем.

Этап 6. Доводим итоги СОУТ до сотрудников, исполнителя и ГИТ

В течение 30 календарных дней с даты утверждения отчета нужно ознакомить с результатами персонал. Необходимо, чтобы каждый сотрудник расписался в карте спецоценки труда. Кроме того, нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору, которое вносит в него информацию по условиям труда на рабочем месте. Конкретной формулировки не предусмотрено, но можно написать примерно так: «условия труда на рабочем месте соответствуют государственным нормативным требованиям (2 класс)».

Об окончании проведения СОУТ нужно проинформировать не только работников. Необходимо уведомить:

Организацию, которая производила оценку. Ей нужно направить уведомление об утверждении отчета в течение 3 дней.
Трудовую инспекцию. Следует подать Декларацию по спецоценке условий труда в течение 30 дней.
Всех заинтересованных лиц. Информацию нужно разместить на сайте компании. Публикуется скан раздела отчета под названием «Сводные данные» с подписями всех членов комиссии.

Важно позаботиться о подтверждении исполнения пунктов 1 и 2. То есть у работодателя должны быть, например, уведомление о вручении письма оценщику, декларация с подписью ГИТ или иные подтверждающие документы.

Специальная оценка условий труда: 10 важных этапов

Для соблюдения права каждого работника на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ, спецоценку).
Процесс ее организации и проведения регулируется требованиями ст. 212 ТК РФ и ФЗ № 426 от 28.12.2013 «О специальной оценке условий труда».

Чек-лист: этапы подготовки и проведения спецоценки

Этап 1. Создать комиссию по проведению специальной оценки условий труда. СОУТ проводится совместно работодателем и организацией, имеющей право на оценку (ст. 8 ФЗ № 426). Работодатель создает соответствующую комиссию и утверждает график проведения спецоценки (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 426).

Этап 2. Составить перечень рабочих мест, подлежащих спецоценке. Плановая спецоценка должна была быть проведена для всех рабочих мест, кроме дистанционных работников и надомников до 31.12.2018. Теперь компании проводят внеплановую спецоценку при введении новых рабочих мест, изменении оборудовании, переезде на новое место. Следующая плановая спецоценка проводиться не раньше, чем через 5 лет, а для декларированных рабочих мест даже через 10. Поэтому если в организации появились новые рабочие места, для которых надо провести спецоценку, необходимо составить их перечень.

Этап 3. Заключить договор с организацией для проведения спецоценки. Законом о СОУТ установлены требования к специализированной организации (Постановление Правительства РФ от 30.06.2014 г. № 599). Нужно помнить, что стоимость услуг фирмы-подрядчика может сильно отличаться. Поэтому при помощи конкурса или тендера среди специальных организаций можно сократить затраты.Курсы по управлению персоналом в РШУ: разные форматы обучения, для всех сотрудников — от менеджера по персоналу до руководителя компании. Узнать подробности.

Этап 4. Проведение спецоценки специализированной организацией. Для проведения специальной оценки условий труда руководитель компании предоставляет организации — подрядчику документы и сведения, характеризующие условия работы. Это могут быть технологическая документация, проекты строительства зданий, сертификаты соответствия производственного оборудования, машин. После этого комиссия определяет вредные и (или) опасные производственные факторы.

На этапе замеров выявленные вредные/опасные факторы измеряются с помощью приборов и эксперт устанавливает класс условий труда на рабочем месте (Приказ Минтруда РФ от 24.01.2014 г. N 33н).

Заключительный этап — подготовка отчета. (ст. 15 Закона о спецоценке).

Этап 5. Утвердить отчет о проведении специальной оценки условий труда . Все члены комиссии должны подписать отчет. Если кто-то не согласен с данными, он может письменно обосновать свое мнение и приложить его к отчету (ч. 2 ст. 15 Закона о спецоценке).

В течение трех рабочих дней со дня утверждения отчета работодатель обязан уведомить об этом организацию, проводившую спецоценку.

Этап 6. Ознакомить работников с отчетом. Все сотрудники в течение 30 календарных дней после подписания отчета должны ознакомиться с ним и подписать соответствующий документ (п. 4 ч. 2 ст. 4 Закона). В этот срок не включаются периоды временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.

Этап 7. Разместить сведения о СОУТ на сайте организации. Данные результатов необходимо разместить на сайте организации также в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки (ч. 6 ст. 15 Закона о спецоценки):

Перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда на этих местах.

Этап 8. Уведомить Фонд социального страхования РФ о результатах специальной оценки условий труда . Сведения передаются согласно пп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Это необходимо сделать при подаче отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по форме 4-ФСС.

Этап 9. Применить результаты спецоценки. В зависимости от класса (подкласса) установленной оценкой вредности работодатель обязан выплачивать сотрудникам компенсации (ст.ст. 92, 117, 147 ТК РФ). Кроме того, может измениться перечень категорий работников, подлежащих медосмотрам. Средства на это необходимо заложить в бюджет компании.

Этап 10. Внести изменения в трудовые договоры работников. Статья 57 ТК РФ указывает на обязательное включение в трудовой договор пунктов об условиях труда на рабочем месте и гарантиях и компенсациях за работу во вредных (опасных) условиях труда. Эти изменения можно внести в трудовой договор — заключить дополнительное соглашение с работником (ст. 72 ТК РФ).

Что важно знать о специальной оценке условий труда малому бизнесу и индивидуальным предпринимателям

Согласно разъяснению Минтруда от 16 января 2019 года, специальная оценка условий труда проводится у ВСЕХ работодателей. Однако ИП не должны ее проводить, если:

ИП привлекает специалистов на условиях аутсорсинга и у них нет постоянных рабочих мест.

Если СОУТ проходить все-таки нужно (есть сотрудники в штате), то в отношении рабочих мест, на которых вредные и (или) опасные производственные факторы по результатам специальной оценки условий труда не выявлены, работодателем в Государственную инспекцию труда субъекта Российской Федерации (по месту его нахождения) подается декларация. Срок действия поданной декларации — 10 лет при условии отсутствия на декларируемом рабочем месте несчастного случая на производстве, профессионального заболевания или нарушений, выявленных Государственной инспекцией труда субъекта РФ. Декларацию можно подать удаленно на сайте Роструда.

Для новых рабочих мест, образованных в 2018 году, срок проведения специальной оценки условий труда составляет 12 месяцев. Например, если рабочее место образовано, в декабре 2018 года, то срок завершения специальной оценки условий труда — декабрь 2019 года.

Ответственность за нарушение порядка проведения спецоценки условий труда

Если СОУТ не проводится или нарушен ее порядок, предприниматели и должностные лица подпадают под санкции статьи 5.27.1 КоАП РФ:

На лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

На юридических лиц от шестидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.

Автор: Степан Добродумов
Хотите научиться кадровому планированию и бюджетированию, управлять эффективностью сотрудников и наладить систему управления персоналом в компании? Приходите сами и отправляйте коллег на курсы управления персоналом в Русской Школе Управления! Посмотреть список курсов можно здесь.

Порядок проведения специальной оценки условий труда

Расшифровка аббревиатуры СОУТ
Кто и что обязан делать во время спецоценки
Последовательность действий
- Подготовительный этап
- Основной этап
- Заключительный этап
Как часто проводится СОУТ
Как сэкономить на спецоценке
Как связаны СОУТ и охрана труда
За что накажут
Итоги

Расшифровка аббревиатуры СОУТ

Термин «спецоценка» появился несколько лет назад. Его используют наряду с другими: спецоценка рабочих мест, оценка условий труда и т. д. Означают они одно и то же — набор обязательных мероприятий по специальной оценке условий труда (СОУТ).

Законодательная расшифровка понятия представлена на рисунке:

Объясняем сложные законодательные термины понятным языком:

Кто и что обязан делать во время спецоценки

Для работодателей, компании-оценщика и работников в процедуре СОУТ – специальной оценке условий труда предусмотрены персональные наборы прав и обязанностей:

Последовательность действий

Чтобы провести СОУТ в соответствии со всеми требованиями закона, следует тщательно изучить законодательные нормы. Все мероприятия по спецоценке можно уложить в три этапа:

Подготовительный этап

Перед тем как эксперты приступят к изучению и оценке опасных и вредных производственных факторов, работодатель и компания-оценщик обязаны исполнить свой набор обязанностей:

Основной этап

На этом этапе компания-оценщик проводит по специальной методике комплекс мероприятий по спецоценке.

Нюансы работы экспертов компании-оценщика:

После завершения всех исследований и оценок условия труда по степени вредности и (или) опасности относятся к определенным классам (подклассам).

Для выведения итоговой оценки условий труда учитывается вся совокупность факторов:

Результат проведенных мероприятий отражается в отчете, который утверждает председатель комиссии по СОУТ после того, как все ее члены проставят в нем подписи.

Заключительный этап

У работодателя на этом этапе немало хлопот:

Компания-оценщик законодательно ограничена в сроках:

Сотрудники, чьи рабочие условия по условиям спецоценки признаны опасными или вредными, должны регулярно проходить профилактические медосмотры (Минтрудсоцзащиты России, Минздрава России от 31.12.2022 № 988н/1420н).

Как часто проводится СОУТ

В зависимости от того, какой вид спецоценки проводится — очередная или внеплановая, предусмотрены разные сроки.

Специальная оценка условий труда в общем случае проводится на рабочем месте не реже одного раза в пять лет (п. 4 ст. 8 закона № 426-ФЗ).

Нюансы исчисления срока:

Внеплановая спецоценка проводится в следующие сроки:

Узнайте больше о сроках:

Как сэкономить на спецоценке

Если на рабочих местах после проведения спецоценки не выявлены вредные и (или) опасные факторы, работодатель представляет в трудовую инспекцию декларацию о соответствии условий труда. Срок — не позднее 30 рабочих дней с даты утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда (ч. 1 ст. 11 закона № 426-ФЗ, п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минтрудсоцзащиты России от 07.02.2014 № 80н).

Заполнение декларации СОУТ имеет много нюансов, ошибаться при подготовке данного документа крайне нежелательно. Ознакомьтесь с готовым образцом декларации в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс», получив пробный доступ к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 марта 2022 года вступает в силу новый порядок декларирования о соответствии условий труда, утвержденный приказом Минтруда России от 17.06.2022 № 406н.

Сведения о результатах спецоценки в отношении рабочих мест, условия труда на которых декларируются как соответствующие государственным нормативным требованиям, компания-оценщик передает в ФГИС СОУТ (ч. 1 ст. 18 закона № 426-ФЗ).

Работодатель вправе сократить число проводимых спецоценок в отношении таких рабочих мест, если выполняются следующие условия:

Выполнение этих условий позволяет автоматически продлевать срок действия декларации и сдвигать дату проведения очередной оценки рабочего места по условиям труда еще на пять лет. При этом дополнительные документы оформлять не требуется (письмо Минтруда от 30.08.2019 № 15-1/ООГ-1968).

Прямая экономия при проведении спецоценки — включение затрат на ее проведение в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу. Возможность соответствующего включения есть даже на упрощенке — в свежей статье мы рассказали о том, как ей воспользоваться (наряду с применением иных оснований для уменьшения суммы налога).

Узнайте, где можно законно сэкономить, а когда это делать опасно:

Как связаны СОУТ и охрана труда

Все работники по трудовому законодательству имеют право на рабочие места, которые соответствуют государственным нормативным требованиям охраны труда.

Охрана труда — это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, которая включает в себя следующие мероприятия:

Чтобы у работодателя было официальное, основанное на специальных экспертных исследованиях и оценках подтверждение соответствия рабочих мест требованиям охраны труда, применяется комплекс мероприятий под названием СОУТ.

Результаты проведения специальной оценки условий труда применяются работодателем для разработки и реализации мероприятий, направленных на улучшение условий труда работников, обеспечения их средствами индивидуальной защиты и других мероприятий.

Спецоценка является основным инструментом при решении работодателем вопроса о предоставлении работнику компенсаций и гарантий в связи с работой во вредных и (или) опасных условиях труда — повышенной оплаты труда, сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного оплачиваемого дополнительного отпуска и др.

Все эти меры направлены на ослабление негативного воздействия на здоровье вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса.

За что накажут

Тех работодателей, которые не организуют проведение СОУТ или делают это с нарушением законодательно установленного порядка, неминуемо ждет наказание.

Работодатели в 2022 году находятся под двойным контролем — за непроведение СОУТ или нарушение порядка ее проведения штрафы будут начисляться не только по результатам проведенных трудовыми инспекторами проверок, но и в автоматическом режиме.

Система ФГИС СОУТ будет выявлять нарушителей, сопоставляя данные из разных источников с информацией, имеющейся в системе. К примеру, программа будет сопоставлять данные о сроке регистрации работодателей с данными о проведенной ими спецоценке. Если с момента регистрации компании прошло более года, а данных о проведенной спецоценке в систему не поступало, последует автоматический штраф за непроведение СОУТ.

Специалисты «КонсультантПлюс» подготовили для вас подробную пошаговую инструкцию по проведению спецоценки условий труда, учитывающую все законодательные требования к данной процедуре. Вы можете оперативно ознакомиться с данным материалом, получив пробный доступ к данной справочно-правовой системе.

С особенностями разных видов контроля вас познакомят статьи:

Итоги

СОУТ — это комплекс мероприятий по спецоценке условий труда, во время проведения которых идентифицируются опасные и (или) вредные факторы производственной среды и трудового процесса, а также оценивается уровень их воздействия на работников.

Эксперты компании-оценщика проводят процедуры в рамках СОУТ по специальным методикам с использованием утвержденных, аттестованных и прошедших поверку средств измерений. Результат их работы оформляется отчетом.

По результатам СОУТ работодатель разрабатывает и реализует мероприятия по ослаблению негативного воздействия на здоровье работников производственных факторов.

Проведение СОУТ — лишь часть обязанностей современного работодателя в области охраны труда. Узнать больше о других, столь же значимых, вы можете в специальном материале, который подготовили наши специалисты.

Проведение СОУТ: пошаговая инструкция

6 МИН

Как провести спецоценку условий труда, если есть наёмные сотрудники

Работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ). Она показывает трудовой инспекции, что компания соблюдает право сотрудников на безопасное и комфортное рабочее место. Рассказываем, кто должен проводить спецоценку и как это сделать.

Кто проводит спецоценку условий труда

СОУТ проводят все компании и ИП со штатными сотрудниками. Периодичность спецоценки условий труда — пять лет. Исключение — новые организации: они проводят первую СОУТ в течение 12 месяцев. Но предприниматели могут обойтись без спецоценки, если они:

Работают без сотрудников. Например, если ИП ведёт бизнес в одиночку, а в компании трудоустроен только генеральный директор.

Работают полностью на удалёнке. В трудовых договорах должно быть уточнение, что у дистанционных сотрудников нет рабочих мест.

В некоторых случаях повторную СОУТ приходится проводить раньше:

Произошёл несчастный случай на производстве.
Сотрудник заболел из-за вредных или опасных условий труда.
Трудовая инспекция провела проверку и нашла нарушения правил охраны труда.
Компания переехала в новый офис или создала новое рабочее место.
Изменилось сырьё, материалы или средства защиты, которые используют на производстве.
Изменились производственные процессы, которые влияют на условия труда.

Когда компания меняет производственные процессы, переезжает в новое помещение или создаёт новое рабочее место, новую СОУТ проводят в течение года. В остальных случаях на внеплановую спецоценку дают полгода.

Если не провести спецоценку, трудовая инспекция оштрафует ИП или гендиректора на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, компанию — от 60 до 80 тысяч.

Как правильно провести спецоценку в компании

Спецоценку условий труда на рабочих местах проводят в три этапа: подготовка, экспертиза и отчётность. Расскажем о каждом подробнее.

Этап 1

Подготовьте документы и найдите экспертов

Спецоценкой занимается комиссия, которую создаёт руководитель компании. Он издаёт приказ и включает в него:

реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес);
основания проверки — закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса;
состав комиссии — председатель и участники;
сроки и график проведения СОУТ.

Затем председатель составляет перечень рабочих мест по форме Минтруда — он понадобится экспертам.

Технической стороной спецоценки занимаются компании, аккредитованные Минтрудом. Выбирайте экспертов в Реестре организаций, проводящих СОУТ. Там же вы найдёте контакты для связи: email, номера телефонов и сайт. Средняя цена спецоценки одного рабочего места — 1300 рублей в Москве и 800-900 рублей в регионах.

Когда выберете подрядчика для СОУТ, заключите с ним договор. Приложением к нему будет перечень рабочих мест — он определяет объём и стоимость работ.

Этап 2

Пригласите экспертов в офис и получите отчёт

Сначала эксперты проверяют помещение, общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы. Так они решают, какие исследования нужно провести, а потом согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.

Второй шаг — замеры. Эксперты изучают уровень света и звука, температуру воздуха, интенсивность теплового облучения. Критерии проверки зависят от рабочих процессов и задач сотрудников. Например, в медицинских центрах могут проверить ультразвук, ультрафиолетовое излучение и напряженность магнитного поля.

В ходе работы эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения. Результаты объединяют в отчёт, который отдают комиссии. Он содержит рекомендации экспертов и класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. От них зависит, какие компенсации и надбавки положены сотрудникам.

У председателя комиссии есть 30 дней, чтобы подписать отчёт и направить копию экспертной организации. Она загрузит документ в информационную систему ФГИС СОУТ, чтобы трудовая инспекция увидела результаты проверки. С этого момента отсчитывается пятилетний срок до новой спецоценки.

Этап 3

Заполните декларацию и сдайте в трудовую инспекцию

Если по результатам спецоценки условий труда эксперты не нашли вредные или опасные условия труда, заполните декларацию по форме Минтруда. Она содержит следующую информацию:

реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН, фактический и юридический адрес);
перечень сотрудников с указанием ФИО и должности;
реквизиты отчёта эксперта (номер, дата составления и регистрации в системе ФГИС СОУТ);
реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).

Отправьте декларацию письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте в региональную инспекцию Роструда. Во втором случае подпишите документ электронной цифровой подписью — простую копию не примут.

Если по итогам СОУТ выявили вредные или опасные условия, отправлять декларацию не нужно. Дополните правила трудового распорядка и коллективный договор по рекомендациям экспертов. А с сотрудниками, которым положены надбавки, подпишите допсоглашения к трудовым договорам.

Алгоритм проведения специальной оценки условий труда

4,58 (Проголосовало: 20)

Правила проведения спецоценки регулируются двумя основными документами. Это федеральный закон № 426-ФЗ, который определяет общие требования к процедуре и ее участникам, и приказ Минтруда № 33н, который описывает методику ее выполнения. На основании этих нормативных актов формируется алгоритм взаимодействия сторон в ходе совместной работы.

Основные этапы СОУТ

Пошаговый алгоритм проведения СОУТ в компании включает в себя следующие этапы:

Работодатель принимает решение о проведении СОУТ. Согласно действующему законодательству, это нужно сделать в течение 12 месяцев со дня образования организации либо по истечении 5 лет с момента предыдущей процедуры, если в компании есть рабочие места с вредными или опасными условиями. Также может потребоваться внеочередная процедура, например, если на предприятии образованы новые рабочие места.
Решение о проведении оценки фиксируется в приказе, которым одновременно создается комиссия по СОУТ. В состав ее членов обязательно должен входить специалист по охране труда, а число ее членов нужно сделать нечетным – чтобы легче было принимать решения голосованием.
Комиссия составляет список рабочих мест, которые должны подвергнуться оценке, и определяет, какие из них являются аналогичными. Это нужно для того, чтобы упростить процедуру: проводить СОУТ можно только на 20% аналогичных позиций.
Работодатель анализирует рынок и выбирает организацию-исполнителя. С ней обсуждаются условия сотрудничества, и заключается договор, в котором будут прописаны параметры работы.
По согласованию с организацией-исполнителем работодатель формирует график проведения спецоценки и утверждает его приказом.
Работодатель передает исполнителю документы, необходимые для работы: перечень рабочих мест с указанием аналогичных позиций, эксплуатационную документацию на оборудование, карты технологических процессов и другие документы, которые позволят определить реальные характеристики условий труда на каждом месте.
Исполнитель проверяет рабочие места на предмет наличия вредных и опасных факторов.
Для мест, где такие факторы не выявлены, или интенсивность их воздействия не превышает разрешенных норм, составляется декларация условий труда. Работодатель должен подать ее в территориальное подразделение Роструда по месту нахождения компании.
Для мест, где обнаружены вредоносные факторы, проводятся замеры интенсивности их воздействия. Эксперты отдельно измеряют факторы из группы биологических, химических и физических типов воздействия, а также контролируют степень напряженности и тяжести труда работника.
Следующий этап алгоритма проведения СОУТ на предприятии предполагает проверку эффективности средств защиты от этих факторов, которые применяются работниками.
По результатам проведенных исследований проводится классификация условий труда на рабочих местах. Им присваиваются классы в соответствии с методикой, приведенной в приказе Минтруда № 33н. Выделяются оптимальный, допустимый, вредный и опасный классы.
Исполнитель составляет отчет, в котором фиксируются результаты СОУТ. Он составляется по особой форме, приведенной в приложении № 3 к приказу Минтруда № 33н. К отчету прилагаются карты каждого рабочего места, на котором проводились замеры. Пакет документов передается работодателю для утверждения.
Работодатель в лице ранее созданной комиссии по СОУТ проверяет и утверждает отчет. Ситуации, когда заказчик не согласен с представленными результатами, разрешаются с применением методов, описанных в Приказе Минтруда N 709н.
Компания-исполнитель направляет отчет о проведении СОУТ в Федеральную государственную систему учета результатов спецоценки.
Работодатель знакомит работников с результатами процедуры. Факт ознакомления должен быть подтвержден личной подписью сотрудника. Также он размещает их на официальном сайте компании. И то, и другое нужно сделать в течение 30 дней с даты утверждения отчета.

Применение результатов спецоценки

Последним этапом пошаговой инструкции проведения СОУТ становится практическое использование ее результатов. Основной задачей работодателя на этой стадии становится пересмотр условий, прописанных в трудовых договорах с работниками. Так, если на их рабочих местах обнаружены вредные или опасные условия, им нужно предоставить льготы и компенсации, предусмотренные законом – например, дополнительный отпуск, сокращенную рабочую неделю и т.д. Новая информация об условиях труда вносится в трудовые договоры с действующими сотрудниками в виде дополнительного соглашения.

Заказать расчет стоимости

Не исключено, что работодателю придется пересмотреть размеры дополнительных страховых взносов, уплачиваемых в ФСС на травматизм и профзаболевания. Это нужно будет сделать, если выяснится, что на предприятии имеются места с вредными или опасными условиями. Максимальный размер такого тарифа составляет 8%. Позиции с оптимальными или допустимыми условиями не требуют уплаты дополнительных взносов. Зато после выполнения спецоценки компания сможет претендовать на компенсацию части расходов, понесенных в связи с ее проведением. Максимальный размер компенсации составит 20% от общей суммы израсходованных средств.

Как понять, что ИП пора переходить на ООО

У некоторых ИП наступает момент, когда пора становиться ООО. Специальной процедуры для этого нет, нужно всего лишь взять и открыть ООО, и у нас об этом есть статья. ИП можно оставить, а можно закрыть (об этом у нас, конечно же, тоже есть статья). В этой статье расскажем, как понять, что пора открывать ООО. В тексте для удобства будем использовать слово «переход».

Мы бы хотели дать список признаков: 150 сотрудников, контракты с государством и годовой оборот больше 10 млрд рублей. Но на практике всё сложнее, поэтому мы дотошно разбираем каждый признак.

С расширением штата переходить на ООО необязательно

ИП и ООО — это организационно-правовые формы, и по ним нет ограничений на сотрудников. Но еще есть налоговый режим, например общий, упрощенка, патент. И ограничения по количеству сотрудников зависят именно от налогового режима, а не от того, ведет бизнес ИП или ООО.

Ограничения по сотрудникам на разных налоговых режимах такие:

Налоговый режим

Ограничения для ООО

Для ИП

не может работать на патенте

Единый сельскохозяйственный налог

Расширение штата ИП — не повод переходить на ООО: на общем налоговом режиме ИП и ООО могут нанимать сколько угодно сотрудников.

Стоит задуматься о переходе, если выручка больше 2 млрд ₽ в год

Ограничения по доходу тоже зависят не от формы — ИП или ООО, — а от налогового режима: например, на упрощенке доход в год должен быть не больше 200 млн рублей. Но на общем налоговом режиме ограничений на доходы ИП нет.

Хоть формально ограничений нет, на практике, когда ИП начинает зарабатывать больше 2 млрд рублей в год, налоговая начинает к нему присматриваться.

Сумма в 2 млрд рублей в год взялась из критериев, по которым бизнес относят к микро, малому или среднему. А микро, малый и средний бизнес — это статусы, которые получают ИП, крестьянские хозяйства, кооперативы, хозяйственные общества, в том числе ООО, если соответствуют критериям по доходу и количеству сотрудников.

Статус

Годовой доход

Количество сотрудников

2 млрд рублей в год и больше — это сумма, на которую можно ориентироваться для перехода на ООО. Потому что ИП с выручкой в 2 млрд рублей для налоговой выглядит подозрительнее, чем ООО с таким же доходом, а подозрения могут привести к дополнительным проверкам. Но прямых ограничений по размеру выручки в законах нет.

Придется перейти на ООО, если хочется продавать алкоголь или разгонять облака

Есть виды деятельности, которыми могут заниматься только ООО, например продажа оружия или крепкого алкоголя. И ИП придется перейти на ООО, если он планирует:

производить, продавать оптом или в розницу крепкий алкоголь;
разрабатывать, производить, ремонтировать, испытывать авиационную технику или обеспечивать ее безопасность;
разрабатывать, производить, ремонтировать, утилизировать или торговать вооружением и военной техникой;
производить, продавать оружие, патроны, части огнестрельного оружия;
экспонировать или коллекционировать оружие, его части или патроны;
разрабатывать, производить или утилизировать боеприпасы и их составные части;
хранить, перевозить, уничтожать химическое оружие;
проводить экспертизы промышленной безопасности;
производить, хранить, использовать или распространять взрывчатые материалы промышленного назначения;
производить пиротехнику;
распространять пиротехнику IV и V классов;
выполнять работы по активному воздействию на гидрометеорологические или геофизические процессы и явления, например разгонять облака;
заниматься частной охраной;
трудоустраивать граждан РФ за пределами РФ;
открывать инвестиционные фонды;
управлять инвестиционными или паевыми негосударственными пенсионными фондами;
вести космическую деятельность;
производить лекарства;
культивировать растения, которые используются для производства наркотиков и психотропов;
вести деятельность, которая связана с оборотом наркотиков и психотропов;
или с продажей электроэнергии гражданам.

Например, если ИП открыл бар и продавал в нем только пиво, а потом решил расширить ассортимент и продавать водку и коньяк, ему придется открыть ООО. Потому что для продажи крепкого алкоголя нужна лицензия, а получить ее может только ООО. И так со всеми видами деятельности из списка.

ООО понадобится, когда появятся партнеры

ООО — это коллективная форма ведения бизнеса. Например, есть три учредителя: один вкладывает деньги, второй дает помещение, а третий — знания и уникальную технологию. В уставе они прописывают, кому какая доля компании принадлежит, и пропорционально размеру доли получают прибыль — дивиденды.

А ИП — это способ вести бизнес одному, без партнеров. Всё имущество, прибыль, технологии, товарные знаки ИП принадлежат ему одному.

Если ИП хочет привлечь партнеров в бизнес, например, чтобы купить новое оборудование или открыть еще одну точку, сделать это ему будет сложнее, чем учредителю ООО. Нужно будет заключать дополнительные договоры, например договор займа и договор о совместном владении имуществом.

При этом партнерам, которые будут участвовать в бизнесе, иметь дело с ИП рискованно: ИП будет единственным владельцем бизнеса и вправе принимать все решения сам. С ООО же нужно будет лишь распределить доли между партнерами, например 30% на 70% или 51% на 49%, чтобы владеть бизнесом и принимать решения вместе.

Читать в Деле

С ООО проще продать компанию, привлечь инвесторов и работать с государством

Есть еще три вещи, которые проще делать с ООО, чем с ИП: продавать бизнес, привлекать инвесторов и работать с государством.

Продать бизнес. ИП не может продать бизнес: он продает помещение, оборудование, товарный знак, но не само ИП. При этом новому владельцу придется перезаключать договоры с арендодателем, поставщиками и сотрудниками.

А ООО можно продать целиком, для этого заключают, например договор купли-продажи 100% доли в ООО. И уже в долю входит имущество, оборудование, контракты с поставщиками и всё остальное. И новому владельцу не нужно будет переоформлять сотрудников: они остаются работать в той же компании.

Читать в Деле

Привлечь инвесторов. Когда инвестор вкладывает деньги в чужой бизнес, он хочет что-то взамен, обычно — долю в компании и часть прибыли. Но ИП не может выделить долю и отдать ее инвестору, поэтому нужно открывать ООО.

Инвестору в ООО выделяют долю: чем больше инвестиции, тем больше доля. И как владелец доли он может получать свою часть прибыли в виде дивидендов или продать ее дороже через какое-то время.

Работать с государством. У государства и крупных компаний есть стереотип: ИП — это несерьезный бизнес. Этот стереотип не так силен, как десять лет назад, но всё ещё существует.

К тому же ИП не может участвовать в тендерах по гособоронзаказам — это требование закона. Возможно, это требование произвольно распространяется организаторами тендеров и на другие конкурсы, в которых ИП вправе участвовать.

На практике ИП может столкнуться с тем, что в тендерах госзаказчики при прочих равных выбирают ООО. В такой ситуации ИП вправе оспорить результаты тендера в Федеральной антимонопольной службе, но придется потратить время, заплатить юристам и найти доказательства.

Не стоит переходить на ООО, чтобы избежать ответственности

ИП несет ответственность по долгам бизнеса своим имуществом, а у ООО ограниченная ответственность — в пределах уставного капитала. И может показаться, что, если перейти на ООО, риски будут ниже. Но это не так.

Номинально ответственность учредителей ООО меньше, об этом в законе есть такая фраза:

«Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества».

Кажется, что учредители ООО отвечают по долгам только той суммой, которую внесли в уставный капитал. Но на практике ситуация другая: активно работает закон о банкротстве, который предусматривает субсидиарную ответственность — это когда учредители, директор, члены совета директоров и другие должностные лица ООО, решения которых привели к банкротству, отвечают по долгам компании личным имуществом.

Добиться наступления субсидиарной ответственности кредиторам будет сложнее, но вполне возможно. Особенно если у ООО один учредитель, и он же директор.

Если учредителя привлекут к субсидиарной ответственности, а потом признают банкротом — человеком, у которого ничего нет, он всё равно останется должником и обязан будет расплатиться с кредиторами.

Читать в Деле

Что еще нужно учесть

Есть еще четыре фактора, которые стоит учитывать при переходе с ИП на ООО: штрафы, процедура ликвидации бизнеса, бухучет и вывод денег.

Размер штрафов. Почти по всем нарушениям штрафы для ООО в несколько раз больше, чем для ИП. Например, за задержку зарплаты максимальный штраф для ИП — 5000 рублей, а для ООО — 50 000 рублей.

Процедура ликвидации. Чтобы закрыть ИП, нужно заплатить взносы, пошлину в 160 рублей и отправить заявление через сайт налоговой, а с ликвидацией ООО всё намного сложнее: процесс может занять четыре месяца или больше и привести к внеплановым проверкам.

Бухучет. ИП может подключить онлайн-бухгалтерию за пару тысяч в год, а для ООО нужно нанимать бухгалтера.

Вывод денег. Все деньги ИП принадлежат ИП, и он может пользоваться ими как хочет. А учредитель ООО не вправе снимать и тратить деньги компании — только свои дивиденды. При этом дивиденды выплачиваются раз в квартал, и с них нужно платить 13% налога.

Когда ИП пора регистрировать ООО?

Регистрировать компанию нужно, когда бизнес ведут несколько партнеров, его нужно разделить, масштабировать или продать как единое целое. Еще ООО открывают, когда решили заняться деятельностью, недоступной для ИП

Евгений Бельский

Эксперт по праву

Елена спрашивает: «Я предприниматель, у меня кафе в Иваново. Собираюсь продавать в нем крепкий алкоголь, но прочитала, что лицензию выдают только юридическим лицам. Значит, теперь мне придется ИП перевести в ООО?»

ООО регистрируют, когда бизнес нужно разделить, масштабировать или продать как единое целое. А еще — когда решают заняться деятельностью, недоступной для ИП

Есть ряд случаев, когда не получится работать как ИП и нужно зарегистрировать компанию:

вид деятельности недоступен для ИП;
бизнес ведут несколько партнеров;
бизнес нужно продать как единое целое;
бизнес нужно масштабировать;
бизнес хочет заработать на гособоронзаказе.

Вид деятельности недоступен для ИП. Для предпринимателей есть много ограничений по видам деятельности. Единого списка нет, поэтому нужно проверять профильные законы той сферы, в которой планируете вести бизнес.

Популярные виды деятельности, недоступные для ИП, но разрешенные для ООО:

производство или продажа крепкого алкоголя, лекарств, оружия;
страхование, банковская деятельность, микрозаймы, инвестфонды;
туроператорская, детективная и охранная деятельность.

Например, автору вопроса Елене для получения лицензии на продажу крепкого алкоголя потребуется зарегистрировать компанию.

Для ООО ограничение только одно — не заниматься ничем противозаконным.

Бизнес ведут несколько партнеров. В отличие от ИП, у ООО может быть несколько владельцев, каждый из которых несет ответственность и получает прибыль в соответствии со своей долей. Например, трое ИП хотят объединить активы и вести совместный бизнес: они регистрируют общую компанию и определяют в ней свои доли.

Бизнес нужно продать как единое целое. ИП нельзя переоформить на другого человека, а ООО — можно. ИП может продать отдельно остатки товаров, товарный знак, помещение и так далее. А если продать ООО, новый собственник 100% его долей автоматически получает все материальные и нематериальные активы — остатки товаров, оборудование, товарный знак и так далее.

Бизнес нужно масштабировать. ООО лучше, чем ИП, подходит для привлечения инвестиций. Компания кажется более надежным партнером, чем предприниматель.

На инвестора можно оформить часть компании, он будет получать дивиденды, а потом сможет продать свою долю дороже и заработать. С ИП так не получится, инвестиции можно привлечь только как личный заем.

ООО в дальнейшем можно реорганизовать в АО, ПАО или выйти с ним на первичную продажу акций — IPO.

Бизнес хочет заработать на гособоронзаказе. По закону ИП не может участвовать в тендерах по государственным оборонным заказам, а ООО — может.

Когда необязательно переходить с ИП на ООО

Есть распространенное мнение, что нужно закрывать ИП и регистрировать ООО, чтобы уменьшить риски бизнеса, нанять много сотрудников или декларировать высокий доход. На самом деле в таких ситуациях регистрировать компанию необязательно. Объясняем почему.

Цель — уменьшить риски. ООО расплачивается по своим обязательствам активами компании, а ИП отвечает за долги бизнеса личным имуществом. Поэтому кажется, что ИП рискует больше, чем участник ООО.

На практике не получится вести бизнес через ООО без учета коммерческих рисков: набирать долги или кредиты, надеясь, что если дело не заладится, банкротство компании все спишет и участники общества останутся при своем имуществе.

Если кредиторы докажут, что действия участников способствовали разорению ООО, для них наступит субсидиарная ответственность — директору и участникам придется расплачиваться по долгам компании-банкрота.

У бизнеса много сотрудников или высокие доходы. Ограничения по количеству сотрудников и доходам зависят от системы налогообложения, а не от формы регистрации бизнеса. Поэтому расширение штата или увеличение прибыли ИП не повод регистрировать ООО.

Например, предприниматель и компания на одном и том же налоговом режиме могут нанимать одинаковое количество сотрудников: на ОСН количество сотрудников не ограничено, а на упрощенке можно нанимать до 130 человек.

Как перейти из ИП в ООО

Перевести ИП в ООО нельзя, потому что реорганизация формы бизнеса доступна только для компаний, а ИП — это особый статус гражданина. И поэтому человек не может превратиться в организацию.

Условно говоря, реорганизация ИП в ООО — это просто регистрация новой компании. При этом учредитель ООО вправе продолжать или прекратить деятельность в качестве ИП. Статус предпринимателя и участие в деятельности компании никак между собой не связаны. Можно одновременно быть ИП и участником ООО.

Если вы приняли решение открыть компанию, соберите пакет документов и подайте их для регистрации бизнеса. Мы подробно рассказываем об этом процессе в отдельной статье — ссылку оставили на полях.