Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;
трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2022-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Читайте также:

Порядок оформления медкнижки

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?
Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах
Формирование личного дела работника: образец 2022-2021
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Читайте также:

Оформление задатка при продаже квартиры

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2022-2021

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2022 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2022 году, если он является государственным служащим (п. 16):

заявление о приеме на работу;
анкета;
копия паспорта;
копии актов гражданского состояния;
копии документов воинского учета;
копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
приказы о поощрениях или наложении взысканий;
договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
докладные и объяснительные записки;
акты нарушения трудовой дисциплины;
приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

страницы паспортов;
свидетельства о присвоении ИНН;
карточки СНИЛС;
свидетельства о браке и рождении детей;
военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2022 году (по нормам делопроизводства):

на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
каждый лист нумеруется;
документы подшиваются в хронологическом порядке;
сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
максимальное количество листов в одном томе — 250;
каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Личная карточка работника

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
трудовая книжка;
страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
военный билет (для военнообязанных);
документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
загранпаспорт;
справка о наличии (отсутствии) судимости.

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
наименование или ФИО и адрес работодателя;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте – это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

Как правильно сформировать личное дело работника

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2022 года

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

анкета (если ведется);
заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
второй экземпляр трудового договора;
заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Оформление ДТП без ГИБДД: порядок действий

Настоящая памятка предназначена для оказания помощи водителям, которые стали участниками дорожно-транспортного происшествия и в связи с этим должны произвести целый ряд различных действий. Одним из них является оформление документов, необходимых для последующего возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших.

Законодательством Российской Федерации предусмотрены различные варианты действий водителей на месте ДТП. В случае ДТП с несколькими участниками (больше двух), при наличии пострадавших или погибших, а также в случае причинения значительного вреда транспортным средствам и имуществу иных лиц на место ДТП должны прибыть сотрудники правоохранительных органов, а при необходимости – работники медицинских служб, МЧС России и др.

Однако если в ДТП участвовали только два транспортных средства, нет пострадавших или погибших, а вред, причиненный имуществу участников ДТП, сравнительно невелик, законодательство допускает упрощенную процедуру оформления дорожного инцидента. Это позволяет существенно сократить время на оформление документов, необходимых для получения возмещения причиненного вреда от страховой компании.

Вместе с тем обращаем внимание на то, что положения памятки не являются обязательными и носят исключительно рекомендательный характер.

I. Условия, при наличии которых возможна процедура упрощенного оформления документов о ДТП без привлечения сотрудников ГИБДД

Прежде чем принять решение о том, будете ли Вы вызывать для оформления документов о ДТП сотрудников ГИБДД или оформите эти документы без их участия, Вам необходимо убедиться в следующем.

1. В результате данного ДТП не был причинен вред здоровью участников ДТП (включая пассажиров и пешеходов).

2. В ДТП участвовало не более двух транспортных средств.

3. Ответственность каждого из водителей – участников ДТП должна быть застрахована по договору ОСАГО, заключенному в отношении транспортного средства, участвовавшего в ДТП. Это означает, что необходимо проверить наличие полиса ОСАГО у другого участника ДТП, причем полис обязательно должен действовать на момент ДТП. Отсутствие водителя в числе лиц, указанных в полисе ОСАГО как допущенных к управлению, не означает, что его ответственность не застрахована.

Если одно из транспортных средств зарегистрировано в иностранном государстве и ответственность его владельца застрахована в соответствии с международной системой «Зеленая карта», то данный случай не соответствует критериям упрощенного оформления ДТП, и участники должны вызвать сотрудников ГИБДД.

4. Обстоятельства ДТП, характер и перечень видимых повреждений транспортных средств не вызывают разногласий у участников данного ДТП. Отсутствие разногласий должно быть подтверждено подписями двух водителей – участников ДТП в Извещении о ДТП.

Если имеются подозрения в том, что второй участник находится в состоянии опьянения или если он ведет себя неадекватно, лучше вызвать для оформления ДТП сотрудников ГИБДД. Показания такого участника могут в дальнейшем измениться, а это в свою очередь может привести к проблемам при урегулировании страхового случая.

5. Размер ущерба, причиненного Вашему транспортному средству, не превышает 50 тысяч рублей. В соответствии с законодательством Российской Федерации при упрощенной форме оформления ДТП страховщик может осуществить возмещение ущерба, причиненного Вашему транспортному средству, в объеме не более 50 тысяч рублей.

В случае оформления документов о дорожно-транспортном происшествии, произошедшем на территориях городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга, Московской области, Ленинградской области, без участия уполномоченных на то сотрудников полиции ограничение по размеру страховой выплаты в размере 50 тысяч рублей не применяется. Страховая сумма, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая (независимо от их числа в течение срока действия договора обязательного страхования) обязуется возместить вред, причиненный имуществу каждого потерпевшего, составляет 400 тысяч рублей. Вместе с тем данное правило действует при условии представления страховщику данных об обстоятельствах причинения вреда транспортному средству в результате дорожно-транспортного происшествия, которые зафиксированы с помощью технических средств контроля, обеспечивающих некорректируемую регистрацию информации (фото- или видеосъемка транспортных средств и их повреждений на месте дорожно-транспортного происшествия, а также данные, зафиксированные с применением средств навигации, функционирующих с использованием технологий системы ГЛОНАСС или ГЛОНАСС совместно с иными глобальными спутниковыми навигационными системами).

Итак, если все указанные выше условия выполняются, то Вы можете оформлять ДТП без участия уполномоченных сотрудников полиции. В этом случае Вам необходимо зафиксировать обстоятельства происшествия, а также совместно с другим участником ДТП приступить к заполнению Извещения о ДТП в соответствии с требованиями, установленными Правилами ОСАГО.

II. Действия водителей на месте ДТП

При столкновении транспортных средств необходимо вести себя в строгом соответствии с Правилами дорожного движения: немедленно остановиться, выставить знак аварийной остановки, вызвать, при необходимости, карету «Скорой помощи» и оказать первую помощь пострадавшим.

Следует по возможности, без риска для жизни и здоровья, сохранить максимально возможное количество следов, возникших в результате ДТП.

Необходимо успокоиться и трезво оценить обстановку на месте ДТП, понять размеры причиненного вреда, проанализировать поведение других участников. Рекомендуется дать возможность высказаться другим участникам ДТП и только после этого излагать свою позицию, в том числе по вопросу упрощенного оформления документов о ДТП. При попытках запугивания, наличии агрессивного или неадекватного поведения со стороны второго участника ДТП и иных лиц следует прекратить переговоры и вызвать сотрудников ГИБДД (тел. 02, 112).

При заполнении Извещения о ДТП и составлении схемы ДТП необходимо наиболее подробно зафиксировать все обстоятельства и следы, возникшие в результате ДТП.

Особое внимание следует обратить:

– на признаки, характеризующие место ДТП как участок местности (проезжая часть улицы населенного пункта, либо вне его, дворовая территория жилого массива, парковка и т.д.);

– на размерные характеристики места ДТП и средства организации дорожного движения на нем (ширина проезжей части, количество и ширина полос для движения транспортных средств (при их наличии), наличие и характер разметки, наличие и расположение дорожных знаков, светофоров и т.д.);

– особенности обстановки на месте ДТП (дефекты на проезжей части, предметы или стоящие транспортные средства, ограничивающие обзорность, и т.д.);

– на расположение транспортных средств, участвовавших в ДТП. Следует измерить и указать в схеме ДТП расстояние от неподвижных объектов на месте ДТП до характерных точек (колес, крайних габаритных точек транспортных средств);

– на размерные характеристики следов, осыпей, а также места их расположения относительно неподвижных объектов на месте ДТП.

Следует быть максимально внимательным при заполнении п. 14 Извещения о ДТП. Этот пункт является частью раздела, в котором указывается перечень и характер всех видимых повреждений деталей и элементов транспортного средства, полученных в результате произошедшего ДТП. Необходимо описать их максимально точно и кратко, выбрав в зависимости от степени повреждения одно из перечисленных: царапина, вмятина (деформация), разрыв (трещина). Невидимые (скрытые) повреждения будут выявлены и описаны при осмотре Вашего транспортного средства специалистами страховой компании.

Рекомендуем по возможности сфотографировать место ДТП и поврежденные транспортные средства с помощью фотоаппарата, камеры мобильного телефона, планшета и т.п. Фотографирование лучше производить с разных ракурсов, выполняя как обзорные снимки, по которым возможно идентифицировать место нахождения ДТП, так и детальные снимки, на которых должны быть отражены:

– элементы организации дорожного движения (дорожные знаки, светофоры, дорожная разметка и т.д.),

– следы (царапины, отпечатки протекторов колес на дорожном полотне, осыпи разбитых элементов транспортных средств и т.д.).

При фотографировании следов необходимо обратить особое внимание на то, чтобы на выполненных снимках просматривалось начало и окончание следов, а сами снимки были выполнены вдоль (по линии съемки) и поперек фиксируемых следов.

Следует сфотографировать крупным планом с четырех сторон оба транспортных средства, а также детально зафиксировать повреждения на них, чтобы по снимкам возможно было определить характер их образования.

Если Ваш автомобиль оборудован видеорегистратором, необходимо остановить запись событий с целью предотвращения наложения последующей записи, затем извлечь либо сам видеорегистратор, либо карту памяти, на которую производилась запись событий, и сохранить. В дальнейшем при необходимости Вы сможете воспользоваться сделанной видеозаписью в части подтверждения своей версии события.

При наличии свидетелей и с их согласия следует зафиксировать их фамилии, имена и отчества, контактные телефоны и адреса. В случае если свидетели готовы дать письменные показания об обстоятельствах ДТП, зафиксировать их с указанием места, даты и времени случившегося и попросить поставить подпись.

Следует напомнить, что заполнение и подписание Извещения о ДТП не является актом, признающим виновность или невиновность водителя – участника ДТП. Тем не менее, правильно заполненный бланк Извещения о ДТП, если Вы хотите воспользоваться своим правом на урегулирование страхового случая в упрощенном порядке, ускорит работу страховой компании и позволит Вам сократить сроки получения страхового возмещения.

Обзор документа

Если в ДТП участвовали только 2 автомобиля, нет пострадавших, а размер ущерба имуществу не превышает 50 тыс руб., то возможно упрощенное оформление инцидента – без участия сотрудников полиции. Ответственность каждого водителя должна быть застрахована по договору ОСАГО. Если одно из т/с зарегистрировано за границей и ответственность его владельца застрахована “Зеленой картой”, то оформление ДТП по европротоколу невозможно.

Необходимо заполнить извещение о ДТП и схему ДТП. Рекомендовано сфотографировать место происшествия и поврежденные т/с с разных ракурсов. С согласия свидетелей можно зафиксировать их контакты, письменные показания о ДТП.

Правильно заполненные документы ускорят работу страховой компании и сократят сроки получения страхового возмещения.

Оформление ДТП без ГИБДД

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье рассмотрено самостоятельное оформление ДТП без ГИБДД, возможность которого предусмотрена отечественным законодательством достаточно давно.

Тем не менее упрощенное оформление ДТП используется лишь небольшим числом водителей, т.к. многие просто не представляют, каким образом нужно оформлять документы.

В этой статье будут рассмотрены ситуации, в которых возможно оформление ДТП по европротоколу в 2022 году, а также особенности заполнения извещения о дорожно-транспортном происшествии.

Подготовка извещения о дорожно-транспортном происшествии

Для того, чтобы оформить ДТП без ГИБДД Вам потребуется извещение о дорожно-транспортном происшествии, которое должно выдаваться вместе с полисом ОСАГО. Предлагаю Вам прямо сейчас проверить, есть ли у Вас этот документ:

Естественно, имеющийся у Вас бланк должен быть незаполненным.

Давайте рассмотрим особенности, которые позволят понять, подходит ли извещение о ДТП для самостоятельного оформления происшествия:

1. Проверьте, на месте ли все 3 листа документа (извещение, копия извещения, инструкция по заполнению).

2. Проверьте, в каком состоянии находится второй лист (самокопирующийся). Дело в том, что со временем второй лист под воздействием высоких температур, влаги и т.п. может прийти в состояние, непригодное для использования.

3. Проверьте, является ли бланк действующим. Для этого посмотрите на верхнюю часть лицевой стороны бланка. В современном бланке пункт номер 2 называется “Дата ДТП”, а пункт номер 3 – “Свидетели ДТП”. В старой версии бланка (она изображена на картинке выше) между полями 2 и 3 были еще несколько полей “Количество раненых и погибших”, “Производилось ли освидетельствование участников ДТП на состояние опьянения”, “Материальный ущерб, нанесенный другим ТС и другому имуществу”. Этих полей в бланке быть не должно. Подробнее про новые бланки извещений Вы можете узнать в статье “Новый бланк извещения о ДТП с 10 ноября 2019 года”.

Если Ваш бланк пришел в негодность или устарел, то следует получить новый документ в Вашей страховой компании. Бланки выдаются бесплатно и их получение не вызывает никаких проблем.

Примечание. В 2022 году законодательство позволяет также оформлять европротоколы в электронном виде с помощью приложения. Этот вопрос рассмотрен в отдельной статье.

Условия самостоятельного оформления ДТП

Наверняка Вам известно, что оформление ДТП без участия сотрудников ГИБДД возможно далеко не всегда. Давайте рассмотрим условия, при которых это возможно (статья 11 1 закона “Об ОСАГО”):

ДТП произошло с участием двух автомобилей;
вред причинен только этим автомобилям (механические повреждения);
каждый из водителей имеет действующий полис ОСАГО.

Начиная с 1 июня 2018 года разногласия участников по поводу обстоятельств аварии и повреждений транспортных средств не являются препятствием для самостоятельного оформления ДТП. Однако при наличии разногласий нужно, чтобы хотя бы у одного из участников было специальное приложение РСА для оформления ДТП, либо хотя бы на одном автомобиле была установлена система ЭРА-ГЛОНАСС (тревожная кнопка), позволяющая зафиксировать и передать информацию о ДТП.

Обратите внимание, при оформление ДТП по европротоколу максимальная выплата страховой компании не будет превышать:

400 000 рублей при отсутствии разногласий водителей;
100 000 рублей при наличии разногласий водителей.

Этой суммы может не хватить на ремонт серьезных повреждений, поэтому перед тем как самостоятельно оформлять ДТП, нужно убедиться, что денег хватит на устранение имеющихся повреждений. Для этого можно позвонить в любую автомастерскую (автосервис) и уточнить примерную стоимость ремонта.

Рассмотрим таблицу, которая позволяет понять, в каких случаях возможно оформление документов без ГИБДД:

Ущерб	Разногласия	Наличие ГЛОНАСС или приложения	Оформление
до 100 000	есть	есть	самостоятельно
	есть	нет	ГИБДД
	нет	самостоятельно
от 100 000 до 400 000	есть	ГИБДД
	нет	есть	самостоятельно
	нет	нет	ГИБДД

Естественно, для самостоятельного оформления хотя бы у одного из участников ДТП должно быть извещение о дорожно-транспортном происшествии или приложение для электронного оформления европротокола (с 10 ноября 2019 года). Намного лучше, если документ есть у каждого из водителей. При этом в случае ошибки можно воспользоваться другим экземпляром.

Самостоятельное оформление ДТП в 2022 году

С 1 октября 2019 года на всей территории России можно получить страховую выплату, ограниченную суммой 400 000 рублей.

Однако для этого должны быть соблюдены дополнительные условия. Участники ДТП должны предоставить страховщику данные, зафиксированные одним из следующих способов:

С помощью специального приложения союза автостраховщиков;
С помощью оборудования ЭРА-ГЛОНАСС, установленного на автомобиле.

Также у участников не должно быть разногласий по поводу обстоятельств ДТП и повреждений транспортных средств.

Если ни у одного из участников нет ни ГЛОНАСС, ни приложения, то можно рассчитывать на стандартную максимальную выплату в 100 000 рублей.

Порядок оформления ДТП без ГИБДД

Прежде чем переходить непосредственно к заполнению бланка извещения, нужно устно обговорить со вторым участником ДТП все детали и выяснить, нет ли разногласий.

Если разногласия есть, то следует выяснить, есть ли у кого-то приложение союза автостраховщиков или оборудование ГЛОНАСС.

Если ни того, ни другого нет, то заполнять извещение бесполезно – нужно звонить в ГИБДД. То же самое касается случаев, где нанесен вред здоровью или в ДТП участвуют более 2-х автомобилей.

Если предварительная договоренность достигнута, можно приступать к заполнению бланка извещения:

Для начала необходимо заполнить лицевую сторону документа (она на картинке). Эта часть заполняется водителями совместно. Для этого лучше всего сесть в один из автомобилей и заполнить первый лист.

Обратите внимание, что на этом листе есть как совместно заполняемые части, так и части, относящиеся лишь к одному из автомобилей (синие колонки).

Заполнять документ нужно разборчиво. При этом нужно следить за тем, чтобы информация копировалась на второй лист и при необходимости сильнее нажимать ручкой на бумагу.

Все графы рекомендую заполнять печатными буквами. Оставшиеся незаполненными места следует прочеркивать, чтобы исключить добавление лишней информации.

После того, как лицевая сторона извещения заполнена совместными усилиями, следует разделить бланк. Каждый из водителей должен подписать как первый экземпляр, так и второй. Рекомендую оригинал передать водителю, который будет обращаться в страховую за выплатой. Хотя в целом это и не имеет значения.

Что касается оборотной стороны, то заполнить её можно самостоятельно и необязательно делать это на месте ДТП. Гораздо удобнее дооформить документ дома в спокойной обстановке, проконсультировавшись, например, со знакомым юристом или на форуме pddclub.ru.

При заполнении оборотной стороны следует обратить внимание на графу “обстоятельства ДТП”. Если Вы в ДТП невиновны, то не следует в графу писать лишнего о своих действиях. Лучше подробнее опишите пункты правил, которые нарушил второй участник ДТП.

Если информация не умещается на обратной стороне листа, то к документу можно приложить дополнительный лист бумаги. При этом в самом извещении нужно сделать отметку “с приложением”.

После того, как документ заполнен, нужно обратиться в свою страховую компанию с заявлением о страховом возмещении, к которому и следует приложить извещение.

В целом, оформление ДТП без ГИБДД – довольно удобная процедура, однако она до сих пор не приобрела популярности у водителей. И основная причина этого состоит в том, что далеко не каждому понятно, как заполнить европротокол. Кстати, если Вам понадобится помощь при самостоятельном оформлении ДТП, Вы всегда можете обратиться к третьему листу извещения, на котором расписаны основные моменты.

Ну и последнее. Если Вы не уверены, что сможете правильно оформить европротокол, то звоните ГИБДД. В этом случае придется потерять несколько часов, однако ошибка при оформлении извещения может лишить Вас ремонта по страховке.