Аутсорсинг кадрового делопроизводства: плюсы и минусы, стоимость

Стоит ли передавать кадровое делопроизводство на аутсорсинг?

Рынок аутсорсинговых услуг России растет. Владельцы бизнеса концентрируются на ключевых вопросах, отдавая вторичные специалистам. Рассмотрим плюсы и минусы услуги кадрового учета.

Ведение кадрового делопроизводства является обязательным для любой компании со штатом сотрудников. Это регламентировано Трудовым кодексом РФ и накладывает на руководителя организации ряд обязанностей и полномочий. Однако все больше бизнесменов предпочитает обратиться к специализированным фирмам, которые квалифицированно осуществляют услуги HR. Почему это происходит?

Преимущества аутсорсинга решения кадровых вопросов

Результаты опросов и аналитических исследований говорят о том, что при отдаче кадрового учета специалистам:

  1. Владельцы бизнеса могут сосредоточиться на прямых задачах фирм: маркетинге, сервисе, экономической составляющей, расширении, осуществлении новых идей.
  2. Не допускается ошибок. Трудовое законодательство РФ терпит постоянные изменения и имеет немало спорных моментов, которые можно интерпретировать не в пользу работодателя. Специалисты, которые имеют большой опыт кадрового учета, знают, как сделать так, чтобы владелец бизнеса всегда оставался в плюсе, и устраняют возможность допуска ошибок, карающихся штрафами.
  3. Исключается рутинная деятельность. Решение всех вопросов, связанных с отпусками и декретами, учетом рабочего времени, обновлением кадровых данных в системе занимает много времени и сил.

Однако существует три минуса.

Недостатки аутсорсинга кадрового учета

Передав полномочия по работе с таким сложным объектом права, как Трудовой кодекс РФ, предприниматель сталкивается с:

  1. Передачей персональных данных. Для решения этого вопроса необходимо собрать подписи сотрудников о том, что они соглашаются с хранением и обработкой информации.
  2. Большим выбором компаний-аутсорсеров. Для того чтобы сделать правильный выбор, обращайтесь к специалистам с опытом работы более 10 лет и хорошими отзывами.
  3. Временными издержками. Для того чтобы исключить такую возможность, можно нанять специалиста из компании, который будет работать на вашей территории.

Услуга кадрового учета включает своевременное внесение, поддержку и обработку информации в соответствии с Трудовым законодательством РФ. Также она предусматривает работу в системе управления персоналом.

Доверяйте кадровый учет профессионалам!

03 июн., 2016, 22:56, 346 просмотров Понравилась статья? Поделись ей с другими:

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг — это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.

Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.

Плюсы и минусы аутсорсинга

Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.

Получение результата от бизнес-процессов без управления ими. Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.

Привлечение компетентных специалистов. Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.

Экономия на трудовых ресурсах. Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.

Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.

Рост эффективности основной деятельности. Избавиться от выполнения непрофильных функций — значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.

Сохранение юридического статуса компании. Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.

Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство. Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.

Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами. Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.

Исключение споров и разногласий с персоналом. Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.

Исключение проблем с государственными службами. Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.

Контрактная форма отношений. Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.

Оплата за результат. Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.

Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство — предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.

Минусы аутсорсинга:

Риск некачественного решения задач. По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.

Риск непонимания корпоративного стиля компании. По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.

Риск утечки информации. Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.

Зависимость от внешних исполнителей. Доверить выполнение определенных функций партнеру — значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.

Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.

Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга. В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.

Риск банкротства подрядной организации. Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.

Выгоден ли внешний менеджмент?

Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента — снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.

Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.

Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании. Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей. Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

В качестве альтернативного метода разрешения вопросов, связанных с управлением персоналом и ведением документации, сейчас пользуется спросом аутсорсинг кадрового делопроизводства и HR-менеджмента. Как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет свои плюсы и минусы. Однако его стоимость с каждым годом уменьшается и позволяет реализовывать практически полный спектр необходимых действий с минимальными затратами – именно поэтому аутсорсинг кадрового учета широко используют как крупные корпорации, так и индивидуальные предприниматели.

Аутсорсинг кадрового делопроизводства – что это такое

Под аутсорсингом кадрового делопроизводства в современном бизнесе подразумевается передача ведения всех соответствующих мероприятий по оформлению и ведению документации сторонним компаниям или отдельным специалистам. Как и другие виды аутсорсинга, этот рынок появился в Российской Федерации относительно недавно, однако количество вовлеченных в него специалистов с каждым годом увеличивается, причем в геометрической прогрессии.

Более подробно о том, что такое аутсорсинг в целом можно прочитать в отдельной статье, далее же будут рассматриваться именно принципы, применяемые в сфере кадрового делопроизводства, а также особенности этого рынка. Также, следует отличать рассматриваемое понятие и от аутстаффинга, который в том числе может решать вопросы в сфере кадров – он тоже будет рассмотрен далее.

Взаимоотношения при кадровом аутсорсинге регламентируются двумя сферами деятельности. Так, один субъект хозяйствования, который нуждается в ведении кадрового учета рассматривается исключительно как заказчик определенных услуг и его взаимоотношения с предоставляющим аутсорсинг лицом регулируются исключительно как гражданские соответственно положениям ГК РФ. Тот же субъект, который предоставляет услуги по аутсорсингу кадрового учета, одновременно с этим может находиться в трудовых взаимоотношениях со своими сотрудниками, которые будут отвечать за непосредственное предоставление кадровых услуг.

Задачи аутсорсинга кадрового учета

Прежде, чем рассматривать основные особенности рынка кадрового аутсорсинга, стоит обратить внимание на то, какой спектр задач может решать подобный подход. В целом, кадровый аутсорсинг дает возможность не только обеспечить эффективное функционирование системы кадров на предприятии, но также предоставляет и ряд других преимуществ при выборе подходящего исполнителя. Так, в полный спектр задач, решаемых при помощи аутсорсинга кадрового учета можно отнести:

  1. Аудит кадровой документации. Проведение детальной проверки качества имеющейся кадровой документации, соответствия ее нормативам законодательства РФ – это хороший повод обратиться к услугам аутсорсинга даже при наличии действующего на предприятии отдела кадров или соответствующих специалистов.
  2. Ведение кадрового учета в целом. Это – одна из главных причин оформления взаимоотношений с аутсорсерами, которая позволяет с нуля начать ведение всей документации в соответствии с требованиями законодательства и заказчика.
  3. Восстановление документации за предыдущие периоды. Утеря, порча документации или ее ненадлежащее состояние, в том числе и в архивах также являются популярными причинами для обращения за услугами кадрового аутсорсинга.
  4. Контакты с государственными органами. Кадровая служба предприятия обычно работает не только с внутренней документацией, но также и обеспечивает контакт с контролирующими органами в виде подачи и оформления соответствующей отчетности, равно как и взаимодействует с профсоюзами. И эту задачу аутсорсинговые организации также могут взять целиком и полностью в свое ведение.
  5. Консалтинговые услуги. Кадровый аутсорсинг позволяет также улучшить работу имеющегося на предприятии отдела кадров, разработать эффективные инструменты для управления внутренней документацией и обеспечить внедрение и контроль за использованием наиболее подходящих методик.

Помимо вышеозначенных услуг, многие компании, предоставляющие аутсорсинг отдела кадров, также могут брать на себя и другие функции. Например – ведения HR-менеджмента и управления персоналом, а также оформление бухгалтерского учета и всей соответствующей документации. Подобный комплексный подход дает возможность компаниям целиком сосредоточиться на фактическом ведении экономической деятельности вместо решения процессуальных и сугубо технических вопросов.

Плюсы и минусы аутсорсинга кадрового делопроизводства

Аутсорсинг кадрового делопроизводства как целостный подход, обладает своими определенными плюсами и минусами. Так, в отдельных ситуациях он может быть попросту неприменимым, в то время как в других – является куда более выгодной и удобной альтернативой содержанию специалистов в собственном штате. Так, к однозначным преимуществам кадрового аутсорсинга можно отнести:

  • Снижение расходов компании или перевод их из разряда постоянных в периодические. За счет того, что аутсорсинг кадрового делопроизводства в целом подразумевает решение конкретных проблем, а не непосредственно фактическое постоянное нахождение специалистов на рабочих местах с соответствующими расходами, может обеспечиваться оптимизация затрат субъекта хозяйствования. Особенно актуально это для небольших предприятий, где просто нет практической необходимости в наличии постоянного сотрудника, который занимался бы решением кадровых вопросов.
  • Уменьшение размеров штата. Многие виды налогообложения, а также иные нормативы законодательства привязываются к размерам штата компании. За счет использования системы аутсорсинга есть возможность сократить необходимый штат сотрудников, что может привести к уменьшению расходов, сокращению издержек и получению возможности пользоваться преференциями, предоставляемыми государством для организаций с меньшим числом работников.
  • Уменьшение затрат на техническое и материальное обеспечение. Работодателю при наличии собственных кадровых специалистов необходимо нести затраты на приобретение различных программ, упрощающих кадровый учет и на обустройство рабочих мест для таковых сотрудников. В то же время компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, чаще всего уже имеют все необходимые инструменты для эффективной деятельности, что не требует несения дополнительных расходов заказчиком.
  • Упрощение подбора специалистов. При аутсорсинге все вопросы, связанные с подбором специалистов, их обучением и иными мероприятиями возлагаются не на заказчика, а на исполнителя, что позволяет уменьшить общую нагрузку на организацию.
  • Снижение рисков и возможность их возмещения. В компаниях, предоставляющих услуги кадрового аутсорсинга однозначно работают высококлассные специалисты, разбирающиеся в своих задачах и требованиях законодательства. Кроме этого, любые издержки из-за возможных ошибок в кадровом делопроизводстве могут согласно договору предусматривать компенсацию, в то время как оштрафовать штатного сотрудника работодатель не имеет права.
  • Отсутствие необходимости обеспечения социальных гарантий. Субъект хозяйствования, пользующийся услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства не должен обеспечивать никаких социальных гарантий сотрудникам компании-аутсорсера. Таким образом также снижаются риски потери сотрудника и необходимости поиска замены при выходе его в декрет, болезни или уходе в отпуск.
  • Возможность сосредоточиться на экономической деятельности. Ведение кадрового аутсорсинга освобождает работодателя от необходимости решать сугубо технические вопросы, связанные с ведением кадрового учета и соблюдением требований законодательства. Это позволяет освободить личные ресурсы как основного руководителя, так и топ-менеджмента организации в целом.

Однако, как и любой другой подход, аутсорсинг кадрового делопроизводства имеет и определенный ряд недостатков. К минусам аутсорсинга кадрового учета можно отнести следующие особенности такого взаимодействия:

  • Необходимость обеспечения контакта с аутсорсером. Полностью освободиться от решения кадровых вопросов и избавиться от технических проблем заказчику не удастся. Так, ему придется тратить свое время или выделять работников, которые бы обеспечивали связь с аутсорсером, проводили расчеты и выполняли иные соответствующие операции.
  • Сложность перехода. Перевод уже действующего бизнеса на модель аутсорсинга кадрового делопроизводства является задачей, которая будет сама по себе связана со значительными организационными издержками и необходимостью пересмотра практически всех бизнес-процессов.
  • Отсутствие механизмов воздействия на фактических исполнителей. Так как заказчик услуг кадрового аутсорсинга не будет состоять в трудовых взаимоотношениях с фактически занимающимися решением поставленных задач специалистами, он также не будет иметь никаких административных рычагов воздействия на них. Так, подобные сотрудники не должны будут ему подчиняться, соблюдать правила внутреннего распорядка и следовать иным локальным нормативам организации.
  • Снижение скорости выполнения задач. В случаях, когда важно оперативное разрешение поставленных вопросов, далеко не все механизмы аутсорсинга кадрового делопроизводства могут обеспечить решение проблемы, так как длительность связи часто может подразумевать отдельную постановку задачи компании-аутсорсеру и последующую ее передачу конкретным специалистам для исполнения, которое также может иметь более длительные сроки в сравнении с управлением сотрудниками из штата организации.
  • Неопределенность. При переходе на систему аутсорсинга, заказчику необходимо удостовериться в хорошей репутации исполнителя, квалификации его специалистов и возможности осуществлять все необходимые кадровые мероприятия, что может быть достаточно сложно и потребовать дополнительных усилий.
  • Меньшая территориальная доступность. В отдаленных населенных пунктах и некоторых регионах воспользоваться услугами аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть намного сложнее, чем просто подобрать нескольких специалистов в штат.
  • Риски утечки информации. При работе с кадровой документацией возможна утечка конфиденциальных данных компании, что может быть недопустимо для некоторых организаций и видов деятельности. Обращение к аутсорсерам всегда повышает данные риски в сравнении с работой с собственными штатными сотрудниками.
  • Сложность в обработке персональных данных. Все сотрудники по умолчанию в соответствии с трудовым законодательством дают согласие на обработку их персональных данных в целях ведения кадрового учета на предприятии. Однако так как аутсорсер не является работодателем других штатных сотрудников, а фактически выступает как третье лицо, заказчик не может передавать ему персональные данные своих работников без их согласия. При отказе сотрудников от подобной передачи данных, использование системы аутсорсинга кадрового делопроизводства может быть просто невозможным.

Стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства

Для многих российских субъектов хозяйствования важнейшим аспектом в вопросах смены организационных механизмов является стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства. Она может значительно отличаться как в зависимости от региона, так и от конкретного исполнителя и объемов решаемых задач.

Например, для индивидуального предпринимателя стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства будет минимальной даже в сравнении с содержанием собственного специалиста. Ведь фактический объем рабочего времени, необходимый для решения минимального спектра задач также является крайне низким – порой кадровому специалисту может потребоваться всего несколько часов, чтобы выполнить всю месячную работу по оформлению необходимой документации.

Для крупной же компании стоимость аутсорсинга кадрового делопроизводства может оказаться напротив – слишком большой в сравнении с содержанием собственного отдела кадров, что при иных недостатках подобного подхода может сделать его попросту нецелесообразным. Поэтому прежде, чем принимать решение об использовании подобной системы взаимодействия, следует однозначно как провести прямые экономические расчеты, так и оценить преимущества и недостатки ее применения в целом для конкретного предприятия.

Кадровый аутстаффинг – в чем его отличия

Сходным с аутсорсингом понятием является аутстаффинг. В сфере кадрового делопроизводства аутстаффинг распространен не так широко, однако все равно имеет место. Более подробно о том, что представляет собой аутстаффинг или аренда персонала можно прочитать в отдельной статьей. В целом же, аутстаффинг кадрового делопроизводства не предполагает передачу всех функций кадрового отдела третьим лицам, а является простой альтернативой поиска временного или постоянного специалиста для дополнения штата.

Кадровый аутсорсинг

Содержание:

Кадровый аутсорсинг

Кадровый аутсорсинг (кадровое сопровождение) — это привлечение сторонних компаний, специализирующихся на управлении персоналом и обладающих необходимым опытом для обеспечения четкого функционирования всех HR-процессов. Клиенту остается лишь поставить необходимые задачи перед компанией, предоставляющей эти услуги.

Кадровый аутсорсинг особенно привлекателен для небольших предприятий, не имеющих возможности принять необходимого специалиста на постоянной основе, а так же для крупных организаций, у которых функции бухгалтерского учета также переданы на аутсорсинг специализированной организации, в этом случае целесообразно передавать работы в «одни руки» и тогда нет необходимости держать собственный штат сотрудников, который будет отвечать за зарплатный проект.

Вне зависимости от масштаба работы специалисты «БАЛИОТА» обеспечивают высокопрофессиональное ведение и оптимизацию кадрового учета в рамках нынешнего трудового законодательства РФ.

К большому сожалению, исходя из текущей загрузки сотрудников кадрового блока в нашей компании, мы не сможем предложить новым большим компаниям (с числом сотрудников более 100) услуги полного кадрового аутсорсинга (в том объеме, в которым мы считаем его следует вести).

При этом будем рады предложить фирмам и индивидуальным предпринимателям следующие услуги кадрового сопровождения (которые тесно связаны с бухгалтерским обслуживанием фирм и ИП):

  1. Подготовка приказов о приеме и увольнении сотрудников
  2. Приказы об отпусках и перемещениях
  3. Начисление заработной платы и налогов и взносов с фонда оплаты труда
  4. Формирование ведомостей на выплату заработной платы и аванса
  5. Формирование и сдача отчетности в ИФНС, ФСС и ПФР
  6. Возмещение по больничным листам и пособиям по уходу за ребенком
  7. Предоставление сотрудникам справок о заработной плате для получения субсидий и кредитов по форме 2-НДФЛ или в свободном виде

Стандартная стоимость комплекса данных услуг для организаций составляет 2500 рублей в месяц (при количестве работников не более 5) +500 руб. за каждого дополнительного сотрудника. Актуальное коммерческое предложение Вы можете запросить через форму заказа услуг на нашем сайте, либо просто позвонив или приехав к нам в офис.

Вы можете безоговорочно поручить выполнение указанных работ по кадровому делопроизводству сотрудникам нашей Компании. Мы же гарантируем максимально ответственный подход к выполнению поставленной задачи.

Предоставляя данный спектр услуг в сфере кадрового аутсорсинга, «БАЛИОТ» превращает рутинную работу в наиболее удобное и выгодное сотрудничество.

Кадровик на проводе. Плюсы рекрутингового аутсорсинга

Основные плюсы для компаний кадрового аутсорсинга (передачи сторонней организации функций отдела кадров) — делегирование управления побочными бизнес–процессами, возможность сосредоточиться на профильном бизнесе и сокращение постоянного штата сотрудников, которое снижает затраты на заработную плату. Иногда для малого бизнеса кадровый аутсорсинг — это возможность сохранить свой юридический статус. Что было бы невозможно при большем штате.

Найди, если сможешь. Как нанять HR–менеджера в компанию

В случае компаний со штатом до 20 человек для ведения кадрового делопроизводства организация будет вынуждена нанять работника, зарплата которого составит не меньше 25 тыс. рублей в месяц. А кадровое сопровождение в таком случае обойдется в 500 рублей за одного работника, что в сумме составит около 10 тыс. в месяц. Рекрутер обойдется компании не менее чем в 35–40 тыс. рублей. В случае необходимости подбора единичного сотрудника компания может найти кадровое агентство и заплатить ему за поиски специалиста 30 тыс. разово.

На крупных предприятиях кадровый аутсорсинг также может быть востребован в период интенсивного развития организации, расширения сети филиалов, заключения крупного контракта на короткий период. Нанимать штат кадровых работников на недолгий срок, а затем увольнять их, следуя трудовому законодательству, непросто и недешево. Ведь заключение срочного трудового договора должно быть обоснованным, а расставание с сотрудником предполагает выплату ему всех полагающихся компенсаций.

Но, как всегда, возможности влекут за собой ряд рисков. Например, опасность утечки информации. Конфиденциальность прописывается в договоре. Но юридически доказать причастность аутсорсера к разглашению коммерческой информации заказчика невозможно. Появляется зависимость от внешних исполнителей, нарушается корпоративное единство фирмы, отсутствует полноценный контроль над ведением делегированных бизнес–процессов. Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения сложно. К тому же в России не вполне развита законодательная база аутсорсинга, и это усложняет разрешение судебных споров.

Кадровый аутсорсинг востребован в Петербурге. Количество компаний, оказывающих данный вид услуг, с каждым годом растет. Высокая конкуренция заставляет кадровых аутсорсеров снижать стоимость оказываемых услуг, а потребителю позволяет найти свою ценовую нишу. Но слишком низкая цена предполагает недоброкачественный сервис — безграмотное оформление документов, несвоевременную сдачу отчетов, передачу персональных данных работников без их согласия третьим лицам. Впоследствии это влечет за собой многочисленные проверки, судебные разбирательства, наложение штрафов на организацию–работодателя.

Елена Кошелева, директор по персоналу группы компаний “Мегатэкс”

Кадровый аутсорсинг: особенности, стоимость, риски

Одно из условий для успешного развития бизнеса — максимальная концентрация на профильной деятельности и грамотное управление ресурсами. А что же делать с непрофильными задачами – бухгалтерией, юридическим отделом, IT? Эти задачи можно вывести на аутсорсинг, сэкономив при этом время и финансы компании. Но данный инструмент требует правильного подхода.

Что такое кадровый аутсорсинг персонала?

В переводе с английского «outsourcing» дословно означает привлечение чужих ресурсов. В бизнесе это можно описать простым словом – аренда сотрудников сторонней компании или целого подразделения на договорной основе, без привлечения их в штат, без выделения рабочего места и так далее.

Читайте также: ОСНО для ООО в 2018-2020 году: особенности налогообложения

В каких случаях целесообразно использовать аутсорсинг кадров?

Главное правило: передавайте сторонним исполнителям только не ключевые задачи, чтобы сосредоточиться на главных бизнес-целях.

Например, производственный аутсорсинг предполагает, что часть задач по изготовлению продукции будет ложиться на другую организацию. Классическая иллюстрация такого вида сотрудничества – бренд Apple, который поручил сборку своей продукции китайским заводам и сэкономил на этом миллиарды долларов.

Чаще всего компании передают на аутсорс бизнес-процессы (бухгалтерия, кадровый отдел, юридическое сопровождение) и IT. Но этот список можно дополнить многими позициями, начиная от логистики и заканчивая уборкой помещений.

Читайте также: Что ждет малый бизнес в 2020 году: 25 главных изменений в законодательстве

Кадровый аутсорсинг: плюсы и минусы

Данная стратегия имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому, прежде чем принимать решение, оцените все скрытые риски.

Минусы, риски и пути их решения

Снижение затрат на дополнительную структуру и содержание штата. Работа осуществляется в удаленном порядке, поэтому вам не нужно обустраивать рабочее место, платить за повышение квалификации и т.д. Также снижается налоговая нагрузка на предприятие.

Экономической выгоды можно добиться только в том случае, если вы проведете четкий финансовый анализ. Если компания отдает много процессов на аутсорс, это может привести к убыткам.

Возможность сохранить нужный юридический статус (числиться как малое предприятие, и при этом иметь большое количество сотрудников).

Опасность разглашения конфиденциальной информации. Чтобы предотвратить такую возможность, необходимо:

а) сотрудничать с фирмами, которые имеют хорошую репутацию;

б) четко прописать в договоре ответственность за разглашение информации.

Отсутствие человеческих факторов – болезни сотрудника, декрета, отпуска. Компания-аутсорсер для перестраховки имеет большой штат, поэтому работа будет проходить без задержек и форс-мажоров.

Отсутствие гибкости и оперативности в некоторых организационных процессах.

Возможность работать с настоящими профессионалами.

Всегда есть риск неудачного выбора поставщика услуг.

Оплата по факту, а не заработная плата. В контракте вы прописываете необходимые цели и результат.

Если требования к услуге изменились, вы не сможете оперативно их изменить (необходимо будет заключать новый договор).

Ольга Данилова, заместитель руководителя отдела бухгалтерского аутсорсинга Главбух Ассистент:

Около 70% времени компании уходит на рутинные и «бесполезные» с точки зрения прибыли задачи – ведение документации, общение с налоговыми и другими государственными органами, подготовку отчетности. Поручив такие задачи профессионалам-аутсорсерам, вы сможете освободившееся время использовать более рационально, сосредоточиться на развитии и получении прибыли.

Что касается стоимости сотрудничества, то это зависит от конкретной профессии и объема работ. В любом случае, привлечение кадров на аутсорсе значительно экономичней, чем традиционное сотрудничество по найму. Также необходимо учитывать фактор экономии времени и ресурсов – ведь вы будете пользоваться уже готовыми решениями и структурами, а не создавать их с нуля.

Кадровый аутсорсинг компании: правовое регулирование

В российском законодательстве не существует такого понятия, как аутсорсинг. Но юрлица и граждане имеют свободу в заключении договора (ст. 421 ГК РФ). Поэтому стороны могут заключать любую удобную форму договора – возмездного оказания услуг, подряда, либо смешанный договор.

Обратите внимание! В пункте 2 ст. 6 Закона РФ «О бухгалтерском учете» указано, что руководитель предприятия имеет право на договорных началах поручить ведение бухучета централизованной бухгалтерии, либо бухгалтеру, работающему как частный специалист». Таким образом, законодательство дает прямое разрешение на аутсорсинг бухгалтерии. При составлении договора рекомендуем как можно более конкретно очертить круг обязанностей и ответственности сторон. Очень важный момент – обеспечение конфиденциальности, гарантия защиты коммерческой тайны. Как и в любом документе, тут нужно четко сформулировать предмет, сроки, порядок выполнения услуг и оплаты.

Читайте также подробную статью о бухгалтерском аутсорсинге.

Не забывайте о возможности больше времени уделять бизнесу, передав часть рутинных функций на аутсорс.

  • Ведем бухгалтерский учет за вас
  • Сами сдаем налоговую и бухгалтерскую отчетность
  • Оптимизируем налоги

Аутсорсинг кадрового учета

Кадровый аутсорсинг – это ведение кадрового учета и управление персоналом, которое осуществляется силами сторонней компанией. Обычно на аутсорс отдают такие функции:

  • HR-консалтинг – поиск, подбор и обучение кадров;
  • оформление и расторжение трудовых договоров;
  • разработка внутрикорпоративной культуры, мотивации для персонала и стратегии его развития;
  • все задачи по кадровому документообороту, ведение архива;
  • управление выплатами заработной платы и премий;
  • консультации опытных профессионалов.

Это неполный перечень услуг, на основании договоренности с клиентом он может быть расширен.

Важно знать! Кадровый аутсорсинг подходит для большого, среднего и малого бизнеса. Но наиболее полезен он малому бизнесу. Если в вашей компании работает не более 20 человек, то штатный кадровик будет свободен около 80% от всего рабочего времени, аналогичная ситуация будет с юристом и кадровиком. Крупные аутсорсинговые компании, такие как Главбух Ассистент, могут брать на себя сразу бухгалтерские, кадровые и юридические дела.

Кадровик на аутсорсинге: стоимость, преимущества сотрудничества

Стоимость такого сотрудничества зависит перечня и объема необходимых задач, количества сотрудников, а также от финансовой политики компании-аутсорсера. Минимальные цены стартуют от 1500 рублей в месяц. В среднем, при заключении договора с подрядчиком, вы сможете сократить затраты на кадровика в 5-7 раз.

  1. Экономия – не единственное преимущество такого сотрудничества. Поручив кадровое делопроизводство профессионалам, вы получаете следующие выгоды. Профессиональная и комплексная помощь. Крупные и надежные аутсорсинг-компании имеют в своем штате не только кадровиков, но и бухгалтеров, юристов, других специалистов. Только при такой совместной работе можно добиться положительного результата. Например, в спорных вопросах увольнения нужна помощь юриста, а правильно рассчитать выплаты и компенсации сможет только бухгалтер.
  2. Минимизация рисков ошибок и штрафов. За нарушение трудового законодательства предполагаются серьезные штрафные санкции. При сотрудничестве с опытными специалистами такой риск исключен (в противном случае ваш партнер компенсирует все убытки, это нужно прописать в договоре).
  3. Правильная коммуникация с государственными органами. Фирма-партнер берет на себя обязанности по своевременной отчетности, решении всех вопросов с госучреждениями, а также контролирует правильное начисление зарплат/премий/пособий.
  4. Удобство и эффективность. Многих пугает перспектива удаленного сотрудничества. На самом деле, благодаря постоянной связи по Интернет и телефону все задачи решаются оперативно, а вас никто не будет отвлекать от текущих дел. Аутсорсинговая компания – это коллективный опыт и разум, который работает на ваше благо.

Таким образом, ваша компания получит все услуги «под ключ».

Полезно знать: Стратегия маркетинга в бизнес-плане: пример написания

Кому поручить ведение кадрового аутсорсинга? Выбор компании

Главный принцип при выборе партнера – это его опыт работы на рынке и уровень надежности. Ведь вы доверяете на аутсорс важную документацию и информацию о своей коммерческой деятельности.

Теперь о ценах. Тут нужно ориентироваться не на стоимость пакета услуг, а на то, какие именно услуги в него входят. Давайте для примера сравним 2 предложения. В одном вам предоставляют только помощь кадровика за 3 тысячи рублей в месяц, в другом – комплексное бухгалтерское, юридическое и кадровое обслуживание за 10 тысяч рублей. Очевидно, что второе предложение более выгодное, так как вашей компании не придется нанимать штатного бухгалтера, оплачивать консультации и помощь юриста. Поэтому при рассмотрении разных вариантов советуем тщательно просчитать выгоду.

Аутсорсинг: кадровые услуги от Главбух Ассистент

Главбух Ассистент — одна из самых опытных компаний на рынке. Стоимость пакета услуг стартует от 6000 рублей в месяц для ИП (до пяти сотрудников) и 7000 рублей для ООО. Сюда входит помощь специалистов по бухгалтерии, трудовому праву и кадровым вопросам. То есть, за эту сумму вы получаете сразу трех сотрудников, которые будут заниматься:

  • бесплатной регистрацией ИП или ООО;
  • ведением бухгалтерии, сдачей отчетности, общением с государственными органами;
  • оформлением и увольнением сотрудников, ведением кадровой документации, отчетами в ПФР и ФСС;
  • начислением зарплат, больничных и прочих платежей;
  • открытием и ведением банковских счетов;
  • консультированием по вопросам оптимизации налогов и другим важным темам;
  • проверкой договоров, контрагентов, составлением претензий.

Принять окончательное решение иногда непросто. Поэтому, чтобы развеять сомнения и оценить преимущества такого сотрудничества, вы можете заказать тестовый бесплатный период.

Кадровый аутсорсинг

Аутсорсинг кадрового делопроизводства (КДП)– это передача ведения кадрового учета сторонней компании, т.е. аутсорсинговая компания выполняет функции отдела кадров. Кадровый учет – это разработка, поддержание в актуальном состоянии и хранение документации, регламентирующей трудовую деятельность в организации. К кадровому делопроизводству относятся все документы, связанные с приемом на работу сотрудников, их перемещением и увольнением.

В кадровую документацию входят: приказы о приеме на работу/увольнении, переводе на другую должность, трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, личные карточки работников, правила внутреннего трудового распорядка, локальные нормативные акты. При аутсорсинге КДП все эту документацию разрабатывает и ведет аутсоринговая компания, специализирующаяся на кадровом учете.

В каких случаях аутсорсинг кадрового делопроизводства выгоден для Вас

У вас небольшая компания и нет возможности содержать специалиста по кадрам

Вы хотите сократить нагрузку на отдел персонала для решения ключевых задач

Вы хотите оптимизировать затраты на непрофильные функции бизнеса (оплата труда штатного специалиста по кадрам + оборудование его рабочего места стоят значительно дороже, чем услуги специализированной компании)

Преимущества аутсорсинга кадрового делопроизводства

  • Сокращение затрат. Вы получаете штат профессиональных кадровиков по цене значительно меньше, чем заработная плата штатного специалиста по кадрам. Отдел кадров на аутсорсинге в отличие от штатного работает без отпусков и больничных. Вы платите только за проделанную работу.
  • Снижение финансовых рисков. Отсутствие необходимых кадровых документов или их неправильное оформление приводит к штрафам, достигающим 1 миллион рублей. При аутсорсинге КДП кадровая документация в вашей компании всегда будет соответствовать всем требованиям законодательства.
  • Профессиональный подход к ведению КДП. В аутсорсинговой компании работают кадровики с большим опытом работы, они знают все нюансы российского законодательства в сфере трудовых отношений, за год проходят не одну проверку государственных органов.

подробнее

Что входит в услугу

Услуга аутсорсинга кадрового учета включает разработку и ведение всей необходимой кадровой документации. Все документы соответствуют требованиям российского законодательства. С ними ваша компания успешно пройдет все проверки. В аутсорсинг кадрового делопроизводства входит:

Прием и оформление сотрудников на работу, увольнение

Ведение личных дел. Мы создаем и ведем личные дела ваших сотрудников

Составление приказов. Наши специалисты составят все приказы по кадровому перемещению

Составление должностных инструкций. Разработаем все необходимые инструкции

Ведение обязательных журналов регистрации документов кадрового делопроизводства

онтроль сроков действия всех разрешительных документов иностранных работников

Что вы получаете

Работающий отдела кадров на аутсоринге. Ваша кадровая документация будет в идеальном порядке. Вы же сможете сосредоточиться на основной деятельности вашей компании.

Отсутствие санкций со стороны ГИТ. Кадровая документация вашей организации будет соответствовать всем требованиям российского законодательства. Проверяющему из трудовой инспекции не к чему будет придраться.
Уменьшение издержек за счет сокращения затрат на кадровую службу. Вам не надо брать в штат специалиста по кадрам, всю его работу сделаем мы. При этом наши услуги аутсорсинга КДП будут стоить значительно меньше заработной платы штатного сотрудника.

Стоимость

От 500 рублей. Стоимость услуги зависит от количества персонала, по которому необходимо вести кадровую документацию, а также от объема документации.

Хотите узнать стоимость аутсоринга кадрового делопроизводства именно для вашей компании? Звоните или оставьте заявку!

Ссылка на основную публикацию