Оформление личного дела сотрудника: образец по ГОСТу

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

• Обязательно ли вести личные дела работников?
• Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах
• Формирование личного дела работника: образец 2022-2021
• Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
• Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2022-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Личные дела работников: кто должен оформлять

Личная карточка работника

Руководство коммерческих организаций самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения личных дел работников. Закон требует формировать личное дело только на гражданского служащего (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»). Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

Но в любом случае на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника». Обязанность по оформлению такой карточки установлена п. 12 Правил ведения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Закон требует формировать личные дела только на гражданских служащих. Все другие работодатели формируют личные дела своих сотрудников на добровольных началах.

2. В обязательном порядке на каждого сотрудника у работодателя должна быть заведена «Личная карточка работника», где раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д.

3. Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена.

4. Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

5. Представленные работником для оформления трудоустройства документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника.

6. Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

7. Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

В Правилах прямо говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке. Более того, в карточке необходимо продублировать запись, внесенную в трудовую книжку.

В личной карточке раскрываются все данные о работнике: ФИО, адрес, образование, профессия, сведения о приеме на работу, увольнении, предоставленных отпусках и наградах и т. д. Личная карточка работника в совокупности с другими документами, связанными с трудовыми отношениями, и составит личное дело работника.

Оформление личной карточки работника

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение унифицированной формы необязательно, но именно она позволяет наиболее полно и наглядно раскрыть информацию о сотруднике (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Личная карточка работника составляется исключительно в форме бумажного документа. Возможность ведения электронных карточек законом не предусмотрена, поскольку работодатель обязан под подпись знакомить работника с записями в карточке (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.

Некоторые записи, например о владении работником иностранными языками или о месте его фактического проживания, вносятся в личную карточку со слов работника. Сведения, отраженные в личной карточке, визируются работником и изменяются сотрудником кадровой службы по мере необходимости.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм рекомендуется указывать степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

• паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

• документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
• загранпаспорт;
• справка о наличии (отсутствии) судимости.

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.

В тексте согласия работника необходимо отразить:

• ФИО, адрес работника, реквизиты документа, удостоверяющего его личность, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе;
• ФИО, адрес, реквизиты документа, удостоверяющего личность представителя работника, включая дату выдачи и сведения о выдавшем его органе при получении согласия от представителя работника, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя;
• наименование или ФИО и адрес работодателя;
• цель обработки персональных данных;
• перечень персональных данных, которые подлежат обработке;
• ФИО и адрес лица или наименование организации, осуществляющих обработку персональных данных по поручению работодателя, если она поручена такому лицу или организации;
• перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дано согласие, общее описание способов их обработки;
• срок, в течение которого действует согласие работника на обработку его персональных данных, и способ отзыва согласия.

Согласие подписывается работником. При этом работник имеет право в любой момент отозвать согласие на обработку персональных данных (п. 2 ст. 9 Закона №152-ФЗ).

Получив согласие работника на обработку его данных и оформив его личную карточку, работодатель принимает на себя обязанность по хранению и защите полученной информации.

Хранение личных дел сотрудников

Работодатель обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты личных дел сотрудников от неправомерного или случайного доступа к ним. Хранение личных дел должно исключать их уничтожение, изменение, копирование или распространение.

Конкретные особенности хранения личных дел определяются организациями и ИП самостоятельно. Личные дела хранятся у ответственных сотрудников бухгалтерии или кадровой службы.

Личные дела могут храниться в сейфах или недоступных для третьих лиц закрытых помещениях. Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход.

Личные дела сотрудников должны храниться не менее 75 лет (приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). Личные дела уволенных сотрудников не уничтожаются, а передаются на хранение в архив организации.

Сбор избыточных сведений для личного дела

Работодатели должны помнить, что приобщение к личным карточкам работников копий документов, содержащих персональные данные, могут посчитать нарушением.

Одним из главных принципов обработки персональных данных является соответствие заявленным целям обработки данных их содержания и объема. Избыточные персональные данные – это незаконно (п. 5 ст. 5 Закона №152-ФЗ).

Поэтому работодателя, дополнившего данные личной карточки работника копиями документов, можно обвинить в избыточности информации о работнике по отношению к заявленным целям обработки персональных данных.

Так, например, ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 11.03.2014 № А53-10287/2013 подтвердил, что хранение работодателем копии паспорта на рабочем месте – это нарушение прав и свобод гражданина. Данное нарушение грозит наложением штрафа.

Гражданам нарушение обойдется в 3000 – 5000 рублей, должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, компания может потерять от 15 000 до 75 000 рублей.

Чтобы избежать штрафных санкций, работодателю следует обрабатывать персональные данные работника только с его согласия и избегать приобщения к личной карточке работника копий его документов.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2022-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
3. Каждый лист дела нумеруется.
4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2022 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2022 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2022 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Состав личного дела работника

Ведение личных дел работников — это оформление и хранение документов для систематизации данных о трудовой деятельности. Документирование информации на государственных служащих регламентируется федеральными законами и предусматривает обязательное выполнение.

• Компенсацию госслужащим размером до 4 окладов можно не облагать взносами
• Что такое волонтерская деятельность
• Статистическая отчетность в 2022 году: что и куда подавать
• Что такое немодифицированное заключение аудитора
• Как написать заявление на налоговый вычет за обучение

В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2004 № 79, порядок ведения личных дел работников предусматривается для государственных учреждений и распространяется на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. В се юрлица и ИП имеют возможность их не вести или вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела (ЛД) позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями.

О чем речь

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению нет (есть только для гос. и муниципальных служащих). Н о если компания решила вести персональные дела, придется утвердить соответствующее положение о ведении личных дел работников и регламентировать этот процесс на уровне предприятия. В этом внутреннем нормативном акте определяется:

• какие бумаги будут храниться (состав) и с какой целью;
• порядок ведения;
• перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
• порядок доступа к информации;
• сроки и режим хранения;
• особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании назначается сотрудник, который отвечает за этот процесс.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят :

• резюме, составленное соискателем для вакансии;
• бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
• заявление о приеме на работу;
• характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
• копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, что должно быть в личном деле сотрудника в 2019 году и с какой целью документы туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то персональные дела становятся многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков про хранение копии паспорта в личном деле работника, то многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в персональном деле обязательно присутствует копия паспорта, или вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение признается законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций — уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности — в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в персональных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически есть возможность в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. К адровики должны ориентироваться на приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы хранятся длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, заполняется справка о составе документов, входящих в личное дело работника. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или используется образец для государственных учреждений.

Как оформить титульный лист

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа личного дела содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренном решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его разрабатывают самостоятельно.

На титульном листе пишут название компании и Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные персональные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель разрабатывает ее самостоятельно. Журнал прошивается и пронумеровывается, а в его графы заносятся все номера ЛД, даты их заведения, заголовки и даты закрытия.

Образец завещания на квартиру

Переход наследства по завещанию является одним из способов наследования. В завещании можно указывать выгодополучателей и доли имущества, которые им отойдут после смерти человека. Форма распорядительного документа закреплена законом. Содержание завещания наследодатель определяет самостоятельно. Человек может распоряжаться личным имуществом, как считает нужным. Рассмотрим образец завещания на квартиру.

Что такое завещание

Под завещанием подразумевается письменный документ:

• составленный наследодателем на случай смерти;
• определяющий состав наследников;
• устанавливающий перечень имущества, которое подлежит наследования;
• определяющий доли получателей (по желанию собственника).

Важно! Завещание – это односторонняя сделка. Согласие других лиц при составлении документа не требуется.

Распоряжение не имеет силы при жизни наследодателя. Он может многократно изменять или отменять распорядительный документ. Однако после гибели гражданина завещание не подлежит корректировкам.

Его можно только признать недействительным по решению суда. Например, если документ нарушает права других лиц или составлен недееспособным гражданином.

После смерти наследодателя распоряжение регулирует имущественные отношения между наследниками. Объектом регулирования выступает имущество усопшего человека.

Где можно оформить завещание на квартиру

Для составления завещания наследодателю нужно обратиться к любому нотариусу РФ. На территории России завещания подлежат нотариальному удостоверению.

Нотариус обязан:

• установить личность наследодателя;
• проверить его дееспособность;
• разъяснить права/обязанности;
• оказать помощь в составлении распорядительного документа.

Важно! Также в обязанности нотариуса входит начисление и удержание госпошлины за совершение нотариального действия.

Если такая возможность отсутствует, то нужно будет исходить из жизненных обстоятельств, в которых оказался человек. Если завещатель оказался в чрезвычайной ситуации, то закон позволяет составить обычный письменный документ. Распоряжение подписывает наследодатель. Также в нем должны расписаться свидетели.

Под термином подразумевается наличие реальной угрозы для жизни гражданина – преступное посягательство, стихийное бедствие, катастрофа. Однако такой документ подлежит нотариальному удостоверению в течение месяца, например, если человек не погиб. Иначе распоряжение утратит свою значимость.

В случае гибели гражданина от чрезвычайных обстоятельств после оформления документа, наследники могут получить долю по завещанию исключительно по решению суда. Для этого правопреемники должны обратиться в суд с заявлением о признании ситуации чрезвычайной. Подать иск нужно в течение 6 месяцев после гибели завещателя.

Пример. Гражданин Л. посещал зимой дачный участок. Иногда он неделями жил в дачном домике. Члены семьи знали об этом и не волновались. На него напали неустановленные граждане и нанесли побои. Соседи прогнали преступников. Однако скорая помощь не могла проехать к участку. Поэтому гражданин Л. написал завещание. Соседи заверили его. Через несколько часов он умер. Сыну пришлось обратиться в суд, чтобы признать ситуацию оформления распоряжения чрезвычайной. Иск был удовлетворен.

Как быть если человек не может обратиться к нотариусу? Законодатель предусмотрел ряд ситуаций, когда завещание могут удостоверить другие лица.

Перечень лиц, которые имеют право удостоверить распоряжение

№ п/п	Должность	Комментарий
1	Начальник тюрьмы	Если гражданин отбывает срок в местах заключения, то он лишен возможности посетить нотариуса. Поэтому законодатель наделил соответствующими полномочиями начальников тюрем.
2	Начальник сезонной полевой базы	Гражданин наделяется правами нотариуса в отношении лиц, которые находятся к арктической экспедиции. По окончанию экспедиции, он теряет такую возможность.
3	Капитан корабля	Указанное лицо может удостоверить распоряжение гражданина, который находится в продолжительном плавании
4	Главврач больницы	Если завещатель проходит длительное лечение в медучреждении, то завещание может подписать главврач или его заместитель. Такими же правами обладают дежурные врачи, начальники госпиталей.
5	Командир воинской части	Командир может заверить волеизъявление лиц, проходящих военную службу в армии. Правило действует и в отношении членов их семей.
6	Руководитель органа местного самоуправления	Должностное лицо наделяется полномочиями нотариуса исключительно в случае, если в населенном пункте отсутствует нотариальная контора
7	Руководитель дома престарелых	Гражданин наделяется правом удостоверения завещаний исключительно в отношении постояльцев дома престарелых

Распоряжение подписывается в присутствии вышеуказанных лиц. Позже документ направляется по адресу прописки завещателя или нотариусу.

Можно ли оформить завещание в МФЦ («Мои документы»)?

Нет. Многофункциональный центр не уполномочен законодателем на удостоверение подобных документов. Гражданский кодекс не предусматривает возможность посредничества при оформлении наследства. Человек должен посетить нотариуса или обратиться к иному уполномоченному лицу.

Однако при оформлении права собственности на квартиру, гражданин должен пожать документы в Росреестр. Только после надлежащей регистрации он наделяется правом собственности на объект.

Одним из вариантов подачи заявления является обращение в МФЦ. Однако через центр можно зарегистрировать только недвижимость. Другие виды имущества (автомобиль, ценные бумаги) подлежат регистрации в соответствующих организациях (ГИБДД, акционерное общество).

Можно ли оформить завещание на дому?

Да. Закон не запрещает вызывать нотариуса на дом. Особенно если человек болеет и ему тяжело самостоятельно передвигаться.

Установление личности и проверка его дееспособности происходит по месту жительства. Все необходимые данные заносятся в книгу учета наследственных дел (приказ Минюста от 16.04.2014 №78).

Единственная разница заключается в стоимости нотариальных услуг. Сумма возрастает в 1,5 раза от базовой ставки (ст. 333.25 НК РФ).

Как правильно написать завещание на квартиру

При составлении распорядительного документа нужно учитывать требования законодательства:

1. Форма завещания. Документ составляется исключительно в письменном виде. Устные сделки относительно наследства признаются недействительными.
2. Нотариальное удостоверение документа. Причем 1 образец остается у нотариуса, а 2 отдается на руки наследодателю.
3. Целенаправленность и понятность воли наследодателя. При прочтении документа должно быть понятно, что гражданин отписывает имущество выгодополучателям на случай своей смерти.

Распорядительный документ должен содержать:

• место, дату составления;
• наименование документа;
• адрес регистрации гражданина;
• данные паспорта (серия, номер, дата выдачи);
• сведения о наследодателе;
• суть распоряжения;
• перечень отписываемой собственности (месторасположение);
• список претендентов (Ф.И.О., адреса прописки);
• обозначение долей имущества, которые полагаются наследникам;
• номер документа (для нотариальных бланков);
• ссылка на ознакомление с текстом документа;
• доказательства уплаты госпошлины;
• подпись наследодателя, расшифровка его фамилии.

Содержание завещания зависит от предпочтений наследодателя, объема наследственной массы, количества претендентов на имущество.

На кого можно написать завещание?

Закон не ограничивает свободу волеизъявления наследодателя. Он может отписать личное имущество любому человеку или предприятию.

Также допускается отчуждение собственности в пользу местных органов управления. Если выгодополучателей несколько, то при обращении к нотариусу нужно будет представить список всех претендентов на имущество.

Образец завещания на квартиру 2022

Образец завещания на квартиру в 2022 году

Порядок оформления завещания на квартиру

Чтобы оформить завещание наследодатель может обратиться в любую нотариальную контору. К тому времени уже следует определить выгодополучателя.

Пока нотариус будет готовить бумаги, потребуется оплатить госпошлину. После чего нотариус зачитает наследодателю текст документа. Готовое завещание подписывается, и второй экземпляр отдается гражданину.

Алгоритм действий наследодателя:

1. Определить перечень имущества и состав наследников.
2. Обратиться в нотариальную контору.
3. Предоставить текст документа или взять за основу образец нотариуса.
4. Оплатить госпошлину.
5. Изучить текст завещания.
6. Поставить подпись, забрать распорядительный документ.
7. Передать распоряжение потенциальному наследнику.

Последний пункт – остается на усмотрение наследодателя. Однако если наследник не узнает о наличии завещания, то он может так и не вступить в свои права, если наследодатель внезапно скончается. Поэтому нужно, по крайней мере, сообщить человеку о его наличии.

Пример. Гражданин Н. оформил распоряжение на племянника. Однако он не сообщил молодому человеку информацию о документе. После смерти наследодателя, его дети нашли волеизъявление в его документах. Чтобы избежать лишения наследства, они решили умолчать и выкинули его. Племянник не узнал о наличии завещания и не смог вступить в наследство.

Сколько стоит

Затраты при оформлении завещания в 2022 году:

1. Регистрация. За удостоверения нотариусом распорядительного документа наследодателю необходимо заплатить 100 р. За каждый новый документ госпошлина взимается повторно. Оплата сбора осуществляется в любом банке РФ или непосредственно у нотариуса.
2. Оплата нотариальных услуг. Стоимость услуг зависит от региона обращения. Уточнить величину тарифов можно на сайте Федеральной нотариальной палаты. В среднем по стране, в 2022 году, стоимость завещания составляет 2500 р. Однако в отдельных регионах тариф варьируется. Например, в Дагестане распорядительный документ стоит 900 р., а в Алтайском крае – 3300 р.
3. Оформление вне нотариальной конторы. При выезде нотариуса за пределы офиса цена поднимется в 1,5 раза.

Обычно завещание составляется и регистрируется в день обращения наследодателя в нотариальную контору. Если у гражданина большой перечень имущества, которое нужно расписать между несколькими наследниками, то нотариус может предложить прийти на следующий день. Например, если осталось мало времени до конца рабочего дня или большая загруженность по работе.

Но, если у наследодателя будут проблемы с документами или возникнут сложности с описанием имущества, а правоустанавливающих бумаг при себе не окажется, то процедуру регистрации завещания могут перенести.

Документы

Что нужно для оформления завещания на квартиру? При составлении завещания обычно требуется:

• паспорт наследодателя;
• список претендентов на его имущество;
• правоустанавливающие бумаги (чтобы избежать ошибок или описок при наборе текста);
• медицинские документы о вменяемости (если завещание составляется пожилым гражданином, то нотариус может потребовать справку от психиатра).

Подобная мера является дополнительной защитой от признания распоряжения недействительным, например, из-за невозможности завещателем осознавать последствия своих действий при оформлении документа.

Завещательный отказ

Распорядительный документ с условием практически ничем не отличается от обычного завещания. Однако в нем содержится оговорка об исполнении наследником последнего поручения наследодателя (ст.1137 ГК РФ).

Завещание может содержать:

• требование о предоставлении права пользования помещением в унаследованной квартире;
• требование передать какие-то вещи или часть стоимости имущества другому лицу;
• принять на содержание животных наследодателя.

Ограничение свободы волеизъявления

При составлении завещания наследодатель должен учитывать интересы граждан, которым полагается обязательная часть имущества. Сюда входят нетрудоспособные лица (родители, супруг, иждивенцы) и малолетние дети наследодателя.

Завещание не может устранить от наследства вышеуказанных граждан. Поэтому если на момент смерти нотариус выявит таких лиц, то независимо от содержания распоряжения они могут претендовать на часть активов умершего человека.

Можно ли вносить изменения в завещание?

Да, можно. После того как документ был оформлен у нотариуса, последующее переписывание подразумевает составление нового распоряжения.

Наследодатель может в любое время откорректировать текст или отменить предыдущее завещание (ст.1130 ГК РФ). Однако за каждое новое нотариальное действие будут удерживаться расходы в полном объеме.

Чтобы внести правки нужно обратиться к тому нотариусу, у которого составлялся первичный документ. Если такая возможность отсутствует, тогда наследодатель может посетить другую нотариальную контору.

Одновременно следует отправить письмо нотариусу, который удостоверял первичное распоряжение. Это нужно для уведомления о факте и сути внесенных правок.

Правила действия завещания:

1. Если волеизъявление гражданина касается тех же участников и состава имущества, то новое распоряжение отменяет предыдущее.
2. Если очередное распоряжение касается только части наследства, то одновременно будут действовать оба документа.
3. В случае признания конечного распоряжения недействительным наследование имущества происходит на основании предыдущей редакции документа.

При подаче нового завещания нотариус делает отметку на предыдущем бланке. Также в госреестр вносится соответствующая запись.

Сколько раз можно переписать завещание

Наследодатель может оформлять завещание неограниченное количество раз. Новый документ полностью или частично отменяет предыдущий.

Если наследодатель в очередном завещании решает судьбу того же имущества, но меняет состав наследников, тогда предыдущий документ утрачивает силу. Но, если новое завещание касается другой собственности, тогда текущая редакция документа также сохраняет актуальность.

На протяжении жизни наследодатель может вносить правки в распоряжение или отменить его. Если документ отменяется полностью, то завещателю нужно подать нотариусу соответствующее распоряжение.

Нужно ли передавать завещание наследнику

Нет, не обязательно. Закон не обязывает наследодателя извещать наследников о наличии распорядительного документа. Однако отсутствие подобной информации может привести к утрате преимущества перед остальными родственниками. Например, из-за пропуска сроков подачи заявления.

Следовательно, распоряжение теряет смысл. Поэтому, чтобы не усложнять процедуру вступления в наследство лучше передать распоряжение или сообщить о нем наследникам.

Обзор законодательства показывает, что при составлении завещания могут возникнуть определенные трудности. Наследодателю необходимо учитывать разные факторы – количество наследников, возможную смерть выгодополучателя, наличие имущества не указанного в завещании, перечень обязанностей, накладываемых на претендентов, интересы социального незащищенных граждан. Чтобы не пришлось многократно корректировать завещание лучше проконсультироваться у профильного юриста. При необходимости у него можно будет заказать проект распорядительного документа. Заказать обратный звонок можно на сайте. Юрист перезвонит в указанное время и поможет разобраться в возникшей ситуации. Консультации предоставляются на безвозмездной основе.

• В связи с постоянным изменением законодательства, подзаконных актов и судебной практики, порой мы не успеваем обновлять информацию на сайте
• Ваша юридическая проблема в 90% случаев индивидуальна, поэтому самостоятельная защита прав и базовые варианты решения ситуации зачастую могут не подходить и приведут лишь к усложнению процесса!

Поэтому обратитесь к нашему юристу за БЕСПЛАТНОЙ консультацией прямо сейчас и избавьтесь от проблем в дальнейшем!

Задайте вопрос эксперту-юристу бесплатно!

Задайте юридический вопрос и получите бесплатную
консультацию. Мы подготовим ответ в течение 5 минут!

Все данные будут переданы по защищенному каналу

Заполните форму, и уже через 5 минут с вами свяжется юрист

Как оформить завещание на имущество

Рассказываем в статье, почему завещание нужно подготовить заранее, какие документы нужны для его оформления, какие детали нужно учесть при составлении, и как оформить завещание на квартиру.

• Что такое завещание
• Как составить завещание
  • Как выбрать состав имущества
  • Как выбрать наследников
  • Что нужно указать
  • Заверение завещания
• Какие документы нужны для оформления
• Как оформить завещание на квартиру
• Образец завещания

Стереотипы о завещаниях, как о предвестниках смерти, постепенно исчезают. Многие перестают верить в приметы и стараются осознанно заботиться о наследниках. Мало кто хочет, чтобы после его смерти близкие ругались из-за имущества или остались ни с чем.

Завещание – это хороший способ передать имущество тем, кому вы хотите, и гарантировать безопасность преемников.

Что такое завещание

Завещание – письменный документ, в котором человек указывает, каким образом и между кем нужно распределить его собственность в случае смерти.

Этот документ можно составить столько раз, сколько вы захотите (каждое новое аннулирует предыдущее), а еще его можно сделать анонимным.

Как составить завещание

Человек, решивший составить завещание, делает это при жизни, в любой момент. Он сам выбирает, кому именно передает свое имущество. Это могут быть как его близкие родственники, так и друзья, знакомые или незнакомые лица, и даже фонды. Объяснять кому бы то ни было, чем именно мотивирован выбор, не нужно.

Возможно, вы как завещатель захотите сохранить решение в секрете. В этом случае составьте завещание тайно, и о нем не узнает даже нотариус. Главное – соблюдать все правила, потому что в случае ошибок его посчитают недействительным, а проверить при вашей жизни никто не сможет.

Например, муж Марии настойчиво требует составить завещание на него. А она хочет оставить все свое имущество детям. Мария составляет закрытое завещание, вскрыть которое смогут только посмертно. При жизни Мария может обещать мужу что угодно, но делить имущество будут согласно документу.

Единственное ограничение – право на обязательную долю. То есть вы можете завещать собственность кому угодно, но ни в коем случае нельзя забывать о несовершеннолетних или нетрудоспособных детях, родителях, супругах – они в любом случае претендуют на свою часть в имуществе. Размер – не менее половины доли, положенной им по закону.

Значит, если бы муж Марии был нетрудоспособным, то несмотря на завещание он унаследовал бы как минимум половину той части собственности, которая ему полагается.

Чтобы составить завещание, нужно сделать несколько шагов:

1. выберите, что именно будете завещать;
2. выберите наследников;
3. составьте документ;
4. заверьте его у нотариуса.

Разберем подробно каждый пункт по отдельности.

Как выбрать состав имущества

Ваше право – свободно распорядиться своей собственностью: той, которая есть у вас сейчас и даже той, которая будет у вас после составления документа.

Допустим, вам принадлежат дом и автомобиль, а в планах есть покупка дачи. Вы запишете только дом и машину, так как на данный момент именно они находятся в вашей собственности. Но тогда дача не уйдет напрямую тем, кому вы хотите, а будет делиться между преемниками согласно закону.

В случае, если вы хотите передать всю свою собственность, которая будет вашей на момент кончины, можете так и написать в завещании. Пример формулировки лучше уточнить у нотариуса.

Не обязательно передавать наследникам все имущество целиком. Можете завещать им только часть. Например, отдать половину дома дочери, а половину – сыну. Или по одной трети сыну и дочери, а треть – приюту для собак. Или по одной трети сыну и дочери, а оставшаяся треть будет распределяться между наследниками согласно закону.

Кроме такого привычного имущества, как дом или автомобиль, вы можете передать наследникам счет в банке. Сделать это можно без нотариуса, достаточно составить в финансовой организации завещательное распоряжение.

Как выбрать наследников

Преемником вашей собственности может стать кто угодно: брат, троюродная тетя, знакомый по переписке или благотворительный фонд.

Чтобы у наследников не возникло разногласий и различий в трактовке написанного, завещателю лучше уточнить, кому именно он передает наследство.

Например, прописать: «Завещаю дом моей жене Кузнецовой Ирине Владимировне». Такое уточнение также подстрахует на случай ошибочного написания ФИО.

На случай, если преемника не будет в живых или он откажется от наследства, вы можете подназначить нового человека, к которому перейдет наследство.

Например, Василий назначил наследником своего сына. Но, если он откажется, наследство уйдет брату Василия, как подназначенному лицу.

Также завещать имущество можно детям, которые могут родиться после смерти завещателя. А еще можно указать в документе тех, кого вы хотите лишить наследства.

Формулировка: «Лишаю наследства свою сестру Иванцову Марию Вячеславовну».

Что нужно указать

Если вы хотите составить завещание самостоятельно, соблюдайте следующий порядок.

• Во-первых, напишите заявление от руки – это строгое правило при написании закрытого завещания; или наберите текст на ПК, распечатайте и обязательно поставьте подпись.

Укажите дату и место составления документа. Обязательно пропишите свои ФИО и паспортные данные.

Важно: подтвердите свою дееспособность строчкой о том, что вы пишете текст в ясном уме и делаете это без принуждения.

• Далее переходите к основному тексту документа. Опишите, что, кому и как вы хотите передать. Не забудьте уточнить ФИО преемников. Добавьте уточняющие факты о них. Например, степень родства и дату рождения.

Бывают ситуации (например, инвалидность), при которых невозможно поставить подпись самостоятельно, тогда этот момент доверяется рукоприкладчику. Он ставит подпись, указывает паспортные данные и обстоятельства, при которых оставляет свою подпись именно он.

Заверение завещания

Чтобы ваш документ имел законную силу, необходимо нотариально удостоверить его.

При заверении документа нотариус:

• проверяет личность,
• устанавливает дееспособность,
• составляет текст в 2 экземплярах.

Услуга заверения облагается госпошлиной – 100 рублей.

Также можно обратиться к нотариусу за помощью в составлении завещания – в этом случае вы можете быть уверены, что не совершите ошибок, оформите все правильно, а у преемников будет меньше поводов для оспаривания. Стоимость таких услуг нотариуса составит около одной тысячи рублей.

Если человеку сложно самостоятельно посетить нотариуса, можно вызвать его на дом.

Если завещание открытое, то второй образец останется у нотариуса, а все сведения он внесет в Единую Информационную Систему нотариата, чтобы восстановить документ, если физическая копия потеряется.

Кроме того, завещатель может выбрать душеприказчика – человека, который проследит за исполнением «последней воли», когда она начнет действовать.

Важно: в исключительных случаях заверить документ может не нотариус, а кто-то другой.

Если завещатель…

… то завещание заверяет

главный и дежурный врач

в местах лишения свободы

начальник исправительного учреждения

Если вы попали в ситуацию, когда нотариуса нет рядом, вместо него должны присутствовать свидетели. Они подписывают ваш документ и обязательно удостоверяют личность. Стать свидетелем не может заинтересованное в получении своей доли лицо.

Какие документы нужны для оформления

Составить документ о наследовании собственности может только совершеннолетний дееспособный человек. Если права собственности нет, то и передавать нечего.

Даже если получится составить документ – ведь нотариус доверится вам только со слов – то при вступлении завещания в силу все тайное станет явным, и преемники останутся ни с чем.

Для оформления завещания нужно:

• подтвердить личность – значит, предъявить паспорт;
• предоставить данные наследников – ФИО, дата рождения; реквизиты, если завещание предназначено для юрлиц;
• предоставить данные завещаемого имущества.

Все, кроме паспорта, можно предоставить в видео копии или в устной форме. Имейте в виду, чем больше характеристик собственности и наследников вы приведете в документе, тем меньше будет рисков для ошибки и опротестования.

Как оформить завещание на квартиру

Чаще всего завещание на квартиру оформляют на близких родственников.

Рассмотрим на примере. Марина может завещать своим детям дачу, находящуюся в ее личной собственности, и ничего не оставить супругу Олегу. Как только завещание вступит в силу, Олег может оспорить сделку через суд. А Марина даже не узнает об этом, ровно как и о решении суда.

Чтобы ее воля была исполнена беспрекословно, важно оформить завещание на квартиру правильно.

На что нужно ориентироваться, оформляя завещание на квартиру между близкими родственниками:

1. Лучше избежать закрытых завещаний, чтобы нотариус сразу проверил правильность оформления документа. Иначе легко допустить ошибку, на которую никто не укажет.
2. Составляйте текст максимально ясно, чтобы у преемников не возникло разночтений. Рекомендуется указывать как можно больше фактических данных: что, кому и в каком объеме завещается.
3. Документально подтвердите право собственности на квартиру, приложите копию свидетельства или выписку из ЕГРЮЛ.
4. Укажите верные адрес, кадастровый номер, площадь квартиры. Напишите, какую именно часть вы передаете наследникам – квартиру целиком или определенную долю.
5. Чтобы у наследников не возникало сомнений в дееспособности завещателя, лучше приложить к документу медицинское заключение.

Важно: не забывайте, что несовершеннолетние дети и нетрудоспособные родственники должны получить свою часть в наследстве.

Чаще всего завещания оспариваются именно из-за допущенных ошибок в оформлении или сомнении в дееспособности наследодателя.

Образец завещания

Давайте рассмотрим пример, как оформить завещание на квартиру:

Город Казань, Республика Татарстан, Российская Федерация

Девятое сентября две тысячи двадцать первого года

Я, Максютов Фархад Алмазович, 18.05.1950 года рождения, уроженец города Казань, гражданин РФ, пол мужской, проживающий в г. Казань по улице Гвардейская, д.33, кв.6 (паспорт 50 08 235658, выдан Вахитовским РУВД г. Казань 20.05.08), находясь в здравом уме и ясной памяти, действуя добровольно, настоящим завещанием делаю следующее распоряжение:

1. Квартиру, расположенную по адресу: Республика Татарстан, г. Казань, ул. Гвардейская, д.33, кв. 6, кадастровый номер 78:56:1234567:4444 завещаю сыну Максютову Ильгизу Фархадовичу – 30.01.1975 года рождения (паспорт 65 07 524658 выдан Вахитовским РУВД г. Казань 15.02.15.)
2. Содержание статей 1130, 1149 ГК РФ мне известно.
3. Текст завещания написан мною лично.
4. Настоящее завещание составлено в двух экземплярах, каждый из которых собственноручно подписан завещателем. Один экземпляр хранится в делах нотариуса города Казань Пехтеревой Г.В., а другой экземпляр выдается завещателю Максютову Фархаду Алмазовичу.

Подпись завещателя: ______________