Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания
Каждый год работающий гражданин РФ имеет право получить оплачиваемый отпуск, на протяжении которого за ним сохраняется средний заработок.
Более подробно о порядке оформления отдыха, необходимых документах, а также о некоторых нюансах, которые должны быть соблюдены, рассмотрено в этом материале.
|
Работник предприятия может взять оплачиваемый отпуск в следующих случаях:
- если он трудится в организации не менее полугода, то имеет право взять отпуск за первый год работы;
- если сотрудник работает 1-й год, то по прошествии 6 месяцев работы он может взять отпуск только с разрешения руководства;
- со второго года работы и далее работник имеет право уходить в отпуск согласно внутреннему графику.
Оформление отпуска. Шаг 1. Определение расчётного периода
Этот период не должен быть более одного года. Он зависит от срока, в течение которого сотрудника трудится у конкретного работодателя.
При определении расчётного периода следует учитывать следующие нюансы:
- если начало отпуска приходится на один год, а его окончание — на другой, то в качестве расчётного периода берётся календарный год, предшествующий отпуску;
- если срок работы сотрудника на предприятии составляет менее 1 года, то расчётным периодом будет то время, которое он отработал по факту. Отсчёт начинается с 1-го дня работы и до последнего числа месяца, предшествующего отпуску.
- если работник берёт отпуск в том же месяце, в каком он трудоустраивался, то в расчёт берётся фактически отработанное время;
- если сотрудник не получал зарплату в предшествующем отпуску календарном году, то расчётным периодом будут последние месяцы, в течение которых он её получал.
Трудовой Кодекс РФ допускает, чтобы предприятия устанавливали и другой расчётный период, упоминая о нём в коллективных договорах или иных внутренних документах. Положение сотрудников при этом не должно быть ухудшено.
|
Выплаты, по которым не начисляются отпускные
Законодательство предписывает не включать в расчётный период те дни, когда сотрудник:
- был на больничном;
- получал среднюю зарплату;
- находился в неоплачиваемом отпуске;
- уезжал в командировку;
- принимал участие в забастовках;
- был в оплачиваемом отпуске;
- имел простои и так далее.
При расчёте отпускных не учитываются следующие выплаты:
- командировочные;
- пособие по нетрудоспособности;
- социальные компенсации;
- оплата больничного;
- пособие по беременности и родам;
- отпускные;
- премии, которые не включены в оплату работы;
- проценты от кредитов, вкладов и т.д.;
- оплата выходных по уходу за ребенком-инвалидом;
Статьи, с образцами документов
|
Оформление отпуска. Шаг 2. Заработок за расчётный период
Чтобы его определить, нужно рассчитать заработок работника в его рамках. Для этого необходимо учесть все доходы, которые закон допускает применять для расчёта отпускных. Это могут быть:
- премии и вознаграждения;
- зарплата за фактически отработанное время;
- компенсационные выплаты;
- различны надбавки и доплаты.
Затем рассчитывается среднедневной заработок и сами отпускные. При этом следует учитывать, целиком ли был отработан расчётный период. От этого будет зависеть формула расчета средней зарплаты.
Если расчётный период был отработан полностью, то базовая формула для определения среднего дохода сотрудника выглядит так:
Средняя зарплата (СДЗ) = Зарплата за расчётный период (ЗП) / (12 месяцев * 29,3 дня)
В данной формуле 29,3 дня — это среднемесячное число дней. При неполностью отработанном расчётном периоде средняя дневная зарплата (СДЗ) определяется следующим образом: СДЗ = ЗП / (полное число отработанных месяцев (КПМ) * 29,3 дня + сумма неполностью отработанных календарных дней в месяцах (КНМ)). Здесь КНМ = 29,3 дней / количество дней в месяце (КД) * отработанные дни (ОД). |
После того, как будет рассчитана среднедневная зарплата, полученный результат нужно умножить на число отпускных дней. Полученная сумма и будет являться отпускными работника.
Комплект документов для отпуска
Рассмотрим необходимые документы для оформления отпуска работника. Если работник работает первый год, то основанием и первым документом для оформления отпуска будет его заявление с просьбой предоставить отпуск. Если работник работает не первый год, то его отпуск вносится в график отпусков. Ниже представлены необходимые документы для первого и второго случая.
Комплект документов для оформления отпуска работника: инфографика
|
Пример расчёта отпускных
При полностью отработанном расчётном периоде:
Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.
Полностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г.
За этот срок размер начислений составил 300000 рублей.
СДЗ = 300000 / (12*29,3) = 853,24 руб.
Затем рассчитывается сумма отпускных: 853,24 * 28 = 23890,72 рубля.
При неполностью отработанном:
Сотруднику Петрову А.Н. предоставляется оплачиваемый отпуск 08.06–05.07.2015 г. – 28 дней.
Неполностью отработанный Петровым период – 01.06-31.05.2015 г., 20 дней из которого он болел.
Начисления за расчётный период составили 350000 руб., из которых 50000 – это компенсационные социальные выплаты.
Доход за расчётный период: 350000 – 50000 = 300000 руб.
ОД = 30 – 20 = 10 дней;
КНМ = 29,3 / 30 * 10 = 9,77 дней;
СДЗ = 350000 / (11*29,3+9,77) = 1053,99 руб.;
Сумма отпускных составляет: 1053,99 * 28 = 29512,85 руб.
Оформление отпуска
При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.
Определяемся с отпуском
Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:
- ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
- отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
- отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
- учебный отпуск ( ст. 173-ст.177 ТК РФ).
Как оформить отпуск
Для того чтобы пойти в отпуск, работник подает работодателю соответствующее заявление. Без заявления работника можно обойтись, если работник будет отдыхать в соответствии с графиком отпусков. В этом случае наоборот, работодатель должен напомнить работнику за 2 недели до начала его отпуска о том, что ему пора отдохнуть (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 ).
Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.
Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ ).
В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».
Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий листок нетрудоспособности и заявление.
Учебный отпуск предоставляется также на основании заявления работника, которое должно быть подкреплено соответствующими документами, обосновывающими право на отпуск (справка-вызов из образовательной организации, решение диссертационного совета и др.).
Заявления на отпуск: образцы
Образцы заявлений на отпуск по всем перечисленным выше основаниям можно найти в нашем отдельном материале.
На основании заявлений и подтверждающих документов (в случае необходимости) для правильного оформления отпуска работнику работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.
Оформление документов для отпуска — какие нужны
Согласно положениям российского законодательства, каждый трудящийся имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, который оформляется в соответствии с нормативами кадрового делопроизводства. Однако и самим трудящимся, и руководителям или сотрудникам кадрового отдела организации необходимо знать, какие документы нужны для отпуска в различных ситуациях. Ведь от правильного оформления документов на отпуск может зависеть достаточно много — ошибка в них может привести к нарушению прав любой из сторон взаимоотношений и к последующим штрафам и разбирательствам со стороны контролирующих органов.
Оформление документов для отпуска — правовое регулирование
Право на отдых является неотъемлемой составляющей трудовых взаимоотношений и обязательно к исполнению работодателем. Одной из разновидностей отдыха является отпуск, который, в свою очередь также имеет отдельные разновидности. Согласно ТК РФ, предусмотрены следующие виды отпусков:
- Основной ежегодный оплачиваемый. Данный вид отпуска предусмотрен для каждого человека, состоящего в трудовых взаимоотношениях с работодателем. Его продолжительность составляет 28 дней в течение календарного года.
- Дополнительный оплачиваемый. Некоторые категории трудящихся, в связи с особыми условиями их трудовой деятельности, или принадлежностью к определенным социальным слоям населения, могут рассчитывать на дополнительные гарантии в виде предоставления дней оплачиваемого отпуска сверх вышеопределенных минимальных нормативов.
- Неоплачиваемый. В случае наступления определенных обстоятельств в жизни трудящегося, например — смерти близкого родственника, свадьбы или рождения ребенка, а также просто в отношении некоторых категорий трудящихся, например — инвалидов, законодательство предполагает возможность предоставления сотрудникам по их заявлению отпуска без сохранения заработной платы, на время которого за такими трудящимися сохраняется рабочее место и должность.
С точки зрения законодательства, регулируются вопросы предоставления отпусков и оформления связанных с ними документов, положениями следующих нормативно-правовых актов:
- Ст.122 ТК РФ устанавливает порядок обретения сотрудником права на отпуск и указывает на возможность его получения отдельными категориями трудящихся по их заявлению.
- Ст.123 ТК РФ определяет общую очередность предоставления сотрудникам их отпусков и регламентирует понятие графика отпусков, как одного из основных документов, на основании которого сотрудники получают своё законное время отдыха.
- Ст.128 ТК РФ регулирует вопросы, связанные с предоставлением отпуска без сохранения заработной платы по заявлению сотрудников.
- Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 содержит ряд основных форм первичной кадровой и учетной документации, в том числе и график отпусков. Применение данных форм является добровольным, а не обязательным с 2013 года.
Какие документы нужны для отпуска — советы кадровикам
Учитывая действующие нормативы законодательства, кадровики должны внимательно подходить к оформлению отпусков. Так, основным документом, оформляемым для предоставления сотрудникам отпусков, является их график.
Он представляет собой внутренний локальный нормативный акт организации, введенный в действие отдельным приказом работодателя или ответственного лица с распорядком отпусков всех штатных трудящихся. При этом составляться график должен с учетом мнения трудящихся и профсоюзной организации, но без ультимативного их права на принуждение работодателя к определенным действиям. Принят график должен быть не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, на который он составлен.
Следующий документ, который необходимо учитывать кадровикам при выходе сотрудника в отпуск — уведомление трудящегося. Несмотря на то, что каждый сотрудник обязан быть ознакомлен с графиком отпусков и иными касающимися его деятельности локальными нормативными актами, законодательство также обязывает работодателя обеспечить предварительное уведомление трудящегося о приближающемся отпуске за 2 недели до его начала.
За три дня до отпуска или ранее сотруднику следует выдать отпускные, а так как они являются расходами на оплату труда — то и расчетный лист, подтверждающий правильность начисления и учета отпускных. Кроме этого, следует также оформить приказ о направлении сотрудника в отпуск, указав в этом документе даты отпуска. Ещё одним документом, который имеет свои особенности оформления при отправлении сотрудника в отпуск, является табель учета рабочего времени — ведь на период отдыха сотрудник будет отсутствовать по уважительной причине.
Должен ли сотрудник предоставлять для отпуска документы
Прямых требований для трудящихся перед отправлением в отпуск предъявлять работодателю какие-либо документы трудовое законодательство не содержит. Однако, в случае если сотрудник относится к категориям трудящихся, которые имеют возможность внеочередного выхода в отпуск вне графика, работодатель или кадровый сотрудник вправе потребовать для оформления документов в отпуск дополнительных подтверждений.
В первую очередь, это должны быть документы, подтверждающие наличие у сотрудника права требовать предоставление отпуска в удобное для него время. Другим документом, который должен предоставить сотрудник, является заявление на отпуск. Подавать заявление следует только в том случае, если планируется выход в отпуск вне графика. Каких-либо дополнительных бумаг от трудящихся в общем случае не требуется. Аналогичным образом оформляется и неоплачиваемый отпуск.
Также, законодательство предполагает право сотрудника на продление его отпуска, если во время отдыха он вышел на больничный. В таком случае, ещё одним обязательным для трудящегося документом для предъявления работодателю является и больничный лист.
Пошаговый порядок оформления ежегодного отпуска по ТК РФ – образцы документов и правила их составления
Право на отдых имеет каждый трудящийся. Задача работодателя при этом правильно оформить необходимую кадровую документацию и своевременно выплатить отпускные.
Процесс оформления ухода в очередной отпуск регулируется главой 19 ТК РФ.