Оформление покупки гаража в гаражном кооперативе

Порядок оформления права собственности на гараж

Как оформить право собственности на гараж?

Земельный надел, на котором расположен индивидуальный гараж, его владелец может бесплатно оформить в собственность при соблюдении ряда условий:

– участок получен ранее 30 октября 2001 г.;

– участок предназначен для ИЖС, ЛПХ, садоводства или гаражного строительства;

– имеются документы о предоставлении лицу данного участка на праве собственности или пожизненного владения (или даже без указания конкретного вида права).

Для регистрации права на землю владельцу участка необходимо обратиться в подразделение Росреестра и представить:

– сохранившиеся документы на землю (постановление, акт, свидетельство о праве на участок или предоставлении участка) либо выписку из похозяйственной книги, если участок отнесен к категории ЛПХ;

– кадастровый паспорт (план участка);

– общегражданский паспорт заявителя;

– документ об уплате госпошлины.

После получения в Росреестре свидетельства о праве на земельный участок можно приступать к легализации построенного на нем гаража. Для этого придется вновь обратиться в службу Росреестра и представить:

– заполненную в двух экземплярах по утвержденной форме декларацию на гараж (в ней гражданин самостоятельно указывает адрес объекта, его площадь, материал стен и иные сведения);

– паспорт владельца гаража;

– документы на участок, на котором расположен гараж;

– квитанцию, подтверждающую уплату госпошлины.

Если при проверке поданных документах не обнаружится ошибок и нарушений закона, то через 10 рабочих дней хозяин гаража получит свидетельство о праве собственности на него.

Для оформления в собственность гаража, входящего в состав ГСК, потребуется иной пакет документов, чем при оформлении гаража индивидуального. В частности, для регистрации права на кооперативный гараж понадобятся:

– удостоверение личности заявителя;

– справка о членстве данного лица в кооперативе и о полной выплате пая, подписанная председателем и главбухом;

– кадастровый паспорт на гараж;

– квитанция об уплате пошлины.

Ситуация несколько усложнится, если ни один гараж в составе ГСК еще не был оформлен в собственность. В таком случае дополнительно потребуются:

– свидетельство о регистрации ГСК в качестве организации и постановке его на учет в налоговом органе;

– выписка из протокола общего собрания членов ГСК об избрании председателя;

– приказ о назначении гл. бухгалтера;

– список членов ГСК;

– документы, подтверждающие права ГСК на землю (договор аренды или распоряжение муниципального органа о предоставлении земли под гаражное строительство).

Порядок оформления в собственность гаража, входящего в состав ГСК, включает следующие этапы:

1. Обращение к председателю гаражного объединения за получением:

– справки о членстве хозяина гаража в кооперативе и полной выплате паевого взноса за гараж;

– документов, подтверждающих статус ГСК как юридического лица и полномочия его должностных лиц (эти бумаги нужны в случае, если еще ни один гараж в данном кооперативе не был приватизирован).

2. Обращение к кадастровому инженеру для составления тех. плана гаража.

3. Постановка гаража на кадастровый учет. Для этого необходимо обратиться в Кадастровую палату и представить технический план гаража и документы, выданные председателем ГСК.

Следует отметить, что на данном этапе владелец гаража может столкнуться с определенной проблемой: если его гараж является частью линейки гаражей, т.е. имеет с соседними гаражами общие стены, то такой гараж считается помещением, а вся линейка гаражей — зданием. В этом случае постановка на кадастровый учет помещения производится после постановки на учет здания или одновременно с ней. Следовательно, в подобной ситуации может потребоваться постановка на учет всей линейки гаражей как единого здания — и только после этого на учет может быть поставлен конкретный гаражный бокс.

После того, как гараж будет взят на кадастровый учет, его хозяин получает кадастровый паспорт объекта.

4. Подача документов в Росреестр для регистрации права собственности. При обращении в этот орган гражданину понадобится написать заявление о регистрации (бланк будет выдан специалистом) и представить документы, перечень которых был рассмотрен выше. По истечении установленного срока (10 рабочих дней) владелец гаража сможет получить свидетельство о праве собственности.

Также следует учесть, что земельная территория, на которой располагается гаражный кооператив, чаще всего находится в муниципальной собственности, кооператив же владеет этой землей на праве постоянного пользования или договора аренды.

Важной особенностью оформления земли в таком случае является то, что участок под конкретным боксом нельзя приватизировать в личную собственность владельца гаража. Это связано с тем, что территория ГСК является неделимым земельным участком, т.е. ее невозможно разделить на множество мелких земельных наделов. Таким образом, владельцы кооперативных гаражей могут приватизировать землю под ними только в общую долевую собственность. Иными словами, каждый владелец гаража станет собственником определенной доли земельного участка ГСК.

Необходимое условие приватизации земли ГСК — наличие оформленного права собственности на гаражи у всех членов кооператива. Только у законных собственников гаражей появляется право оформить землю под ними в долевую собственность. При этом, если участок был передан кооперативу на праве постоянного пользования ранее 30 октября 2001 г., передача земли в собственность членов ГСК происходит бесплатно — в ином случае за нее будет назначена выкупная цена.

Для оформления земли в долевую собственность членов ГСК им следует подать совместное заявление в муниципальный орган, занимающийся имущественными вопросами. К заявлению необходимо приложить документы, подтверждающие статус кооператива и его права на землю, список членов ГСК, копии их паспортов, а также копии свидетельств о праве собственности на гаражные боксы. Местными нормативными актами может быть предусмотрено представление и некоторых дополнительных документов.

Как быстро продать и выгодно купить кооперативный гараж

Сделки с гаражами, расположенными в ГСК, требуют особой внимательности и со стороны продавца, и со стороны покупателя. Чтобы правильно продать гараж в кооперативе, придется собрать множество документов и затратить достаточно времени, сил и средств.

Документальное оформление купли-продажи недвижимости возможно лишь при условии зарегистрированного в установленном порядке праве собственности. Кооперативная автостоянка считается собственностью члена ГСК сразу после того, как все паевые взносы в полном объеме уплачены.

Регистрация права собственности на кооперативный гараж

Автовладельцы, имеющие машиноместа в кооперативе, пользуются ими по членской книжке, откладывая официальную регистрацию «на потом». Такое время наступает, когда возникает необходимость продать гараж в кооперативе.

Упрощенная схема продажи гаража в ГСК без оформления

Самый простой способ продажи кооперативного гаража – его отчуждение без регистрации перехода права собственности. В таких случаях обе стороны должны обратиться к председателю кооператива. Бывший владелец гаража должен получить у председателя справку о полном погашении пая и написать заявление о выходе из ГСК.

В свою очередь, покупатель письменно извещает председателя и членов ГСК о своем намерении вступить в кооператив. На основании решения общего собрания председатель выдает новому владельцу гаража членскую книжку, и он становится владельцем кооперативного гаража.

Преимущество такого неофициального и неправильного вида купли-продажи гаража – в быстроте и простоте оформления. Дополнительным бонусом для покупателя может стать и более низкая, по сравнению с рыночной, цена на гараж.

Минусы, которые имеет подобная покупка, значительно перевешивают сомнительную прибыль:

• покупатель не имеет законного права собственности на имущество и не вправе распоряжаться им;
• если земля под кооперативными гаражами будет изъята на государственные нужды, доказать свое право на достойную компенсацию без права собственности не удастся.

Что потребуется для регистрации права собственности

Регистрационные действия в отношении кооперативного гаража проводится территориальным подразделением Росреестра. Для правильного оформления вместе с соответствующим заявлением владелец должен представить:

• гражданский паспорт или удостоверение личности;
• справка о действительном членстве в ГСК и полной выплате паевых взносов;
• квитанция, подтверждающая факт уплаты госпошлины;
• кадастровый паспорт на гараж, полученный в БТИ по результатам обмера.

Если продавец машиноместа будет первым из членов кооператива, инициирующих оформление права собственности, то к перечисленному пакету справок следует добавить документы на ГСК:

• свидетельство о государственной регистрации ГСК, как юридического лица, и свидетельство ИФНС о постановке на учет;
• устав кооператива;
• протокол общего собрания членов ГСК об избрании председателя;
• правоустанавливающие документы на земельный участок под кооперативными комплексами (договор долгосрочной аренды, постановление органа городской власти о выделении земли под строительство гаражей).

Сложности при оформлении кооперативного гаража в собственность

Чтобы получить кадастровый паспорт на гараж, его владельцу потребуется обратиться в Кадастровую палату, имея на руках технический паспорт сооружения. Если кооперативные авто-места построены в виде линейного сооружения, разделенного на отдельные боксы, поставить на кадастровый учет можно только весь комплекс.

Особенной проблемой для членов кооператива можно назвать оформление земельного участка под стояночным комплексом. Для приватизации земли потребуется провести межевание, которое возможно только при полном согласии всех членов кооператива.

Помимо этого, в силу несерьезного отношения к требованиям законодательства, возможны случаи несвоевременного продления договора аренды земельного участка председателем кооператива. В случае истечения срока аренды или при распаде ГСК все постройки, возведенные на муниципальной земле, будут снесены.

Сделка купли-продажи кооперативного гаража

Чтобы покупка автостоянки в ГСК была составлена правильно и не подлежала дальнейшему оспариванию в суде, обе стороны должны предпринять ряд действий.

Что требуется от продавца

Продавец гаража в ГСК должен иметь следующие документы:

• свидетельство из Росреестра о праве собственности на гараж;
• согласие супруга/супруги на отчуждение имущества (нотариально удостоверенное);
• справка о кадастровой (инвентаризационной) стоимости гаража;
• подготовленный договор купли-продажи.

Что надлежит знать покупателю

Во избежание потенциального риска по признанию покупки недействительной и финансовых потерь, покупателю имеет смысл заранее проверить все правоустанавливающие документы на продаваемый гараж. Запрос на получение выписки из ЕГРП доступен каждому заинтересованному лицу. Для этого достаточно уплатить небольшую пошлину и подать заявление в Росреестр.

В выписке будет указан истинный собственник объекта, который имеет право на проведение сделок по отчуждению недвижимости. Кроме того, здесь можно получить информацию о любых имеющихся обременениях (арест, залог, аренда).

Правильным шагом будет проверка договора аренды земли под гаражным комплексом и учредительных документов ГСК.

Договор купли-продажи

Законодательство позволяет заключать договор по покупке-продаже гаража без нотариального удостоверения, в простой письменной форме. Одновременно с составлением договора, должен быть оформлен акт приема-передачи объекта недвижимости.

Заключенный договор обязательно нужно зарегистрировать в Росреестре переход права собственности к новому владельцу машиноместа.

Кто платит налоги

При покупке-продаже кооперативного гаража налоги должен заплатить только продавец. Покупка места в ГСК никакими налогами не облагается. Размер налога зависит от двух обстоятельств:

• цена продаваемого объекта недвижимости;
• период нахождения в собственности.

Если хозяин гаража владел им более трех лет, то никаких налогов при продаже ему платить не придется.

В случае владения машиноместом сроком, меньшим, чем три года, собственник должен уплатить в бюджет государства налог на доходы в размере 13% от стоимости.

Однако Налоговый кодекс предусматривает льготы для продавца – он может применить необлагаемый вычет в сумме 250 тысяч рублей.

Если продажная цена существенно превышает эту сумму, то гражданину выгоднее предъявить в ИФНС справки и документы, обосновывающие расходы на покупку(строительство) и содержание гаража. В таком случае налоговая база будет уменьшена на сумму подтвержденных расходов.

После оформления всех документов по купле-продаже кооперативного гаража новый собственник становится полноправным членом ГСК.

Не совершайте ошибки — документальное оформление покупки гаража в ГСК

Не секрет, что сохранность и внешний вид автомобиля во многом зависят от того, насколько бережно к нему относится владелец. Автостоянки под открытым небом резко уменьшают срок эксплуатации транспортного средства, поэтому любые виды защищённых конструкций всегда пользуются повышенным спросом и имеют высокие цены. И если в ближайшее время планируется покупка гаража в ГСК документы, оформление – вот на что необходимо обращать внимание, в первую очередь, чтобы не стать жертвой мошеннических действий со стороны продавцов. Как оформить покупку гаража в гаражном кооперативе правильно и юридически грамотно, на какие моменты, в первую очередь, следует обратить внимание, будет рассмотрено в этой статье, что поможет избежать многих ошибок.

Нюансы сделки купли-продажи

Все сделки по оформлению недвижимости регламентируются Федеральным законом № 218-ФЗ. В последнее время участились случаи мошенничества с различными видами недвижимости, начиная с незаконных построек и заканчивая подлогом документации. Поэтому необходимо знать, как купить гараж в ГСК и не стать жертвой обмана. Прежде, чем оформлять сделку купли-продажи, нужно максимально тщательно изучить правоустанавливающие документы и выяснить следующие моменты:

• Какой статус имеет земельный участок под постройками.
• Оформлен ли конкретный бокс в собственность.
• Если объект не является собственностью, то уплачен ли полностью пай.
• Поставлен ли объект на кадастровый учет.

Важно! Только с зарегистрированными по установленным правилам объектами недвижимости, находящимися в собственности, сделки считаются законными.

На что обратить внимание?

Нередко, выплатив пай, владельцы гаражного бокса успокаиваются и не занимаются дальнейшим оформлением для регистрации объекта. Необходимость узаконить, как правило, возникает в том случае, когда принято решение его продать. Конечно, можно купить гараж в гаражном кооперативе неприватизированный по упрощённой схеме без этапа передачи прав. Стоимость будет ниже, но и рисков остаться у «разбитого корыта» больше. Процедура переоформления проста. Обратившись к председателю ГСК, владелец пишет заявление на выход из кооператива и получает справку о выплате пая, а покупатель просит принять в него и выдать членскую книжку. Нового члена принимают на общем собрании с количеством голосов не менее 73%, и он становится полноправным владельцем автобокса.

С точки зрения законодательства, покупка гаража по членской книжке является незаконной, но имеет явные преимущества по скорости оформления и низкой цене. Однако, в этом случае слишком высок риск оказаться жертвой обмана, кроме того, новый владелец не сможет им свободно распоряжаться. Поэтому, если принято решение покупки гаража по членской книжке, то обязательно следует уточнить перспективы, а именно: можно ли будет в дальнейшем оформить свидетельство на право владения.

Главным негативом такой ситуации является невозможность получения денежной компенсации, в случае изъятия органами самоуправления земли для других государственных нужд. Как небольшой компромисс, сразу после приобретения заняться самостоятельно законным оформлением объекта. Особое внимание следует уделить выяснению статуса земельного участка. Если он предоставляется в аренду, то нужно уточнить её срок, так как по истечении этого периода кооператив может быть ликвидирован, а земля изъята для других нужд. Как правило, аренда бывает длительной, но уточнить этот вопрос нужно обязательно. А также следует обратить внимание, для каких целей выделен участок, находящийся под гаражным кооперативом.

Важно! Необходимо разрешение на возведение зданий и сооружений.

Как оформить право собственности?

Законное право собственности на гараж в кооперативе подтверждается выпиской, выданной Росреестром территориального отделения. Владельцем, которому принадлежит строение, предоставляется следующий пакет документации:

• Удостоверение личности.
• Технический план.
• Справка, подтверждающая погашение пая в полном объёме и членство в данном кооперативе.
• Квитанция, об оплате гос пошлины в размере 2000 рублей.
• Заявление владельца.

Если никто из соседей не занимался узакониванием своих автобоксов в собственность, то необходимы ещё дополнительные справки на ГСК:

• Уставные документы.
• Свидетельства, подтверждающие гос регистрацию данного кооператива в качестве юр лица и постановки на налоговый учёт в ИФНС.
• Протокол об избрании председателя на общем собрании членов кооператива.
• Документы на участок под строительство гаражного кооператива (разрешение органов власти на строительство и выделение участка, договор аренды земли).

Внимание! Если автобоксы построены в виде единого комплекса, то разделению они не подлежат, поэтому обязательно весь комплекс ставится на кадастровый учёт.

Приватизация земли на месте ГСК возможна только после проведения межевания и соглашения со всеми членами кооператива. При нарушении договорных обязательств аренды или незаконности постройки ГСК может быть ликвидирован.

Как осуществляется покупка гаража в ГСК и оформление документов?

Только юридически грамотное оформление покупки гаража в гаражном кооперативе позволяет в случае форс-мажорных обстоятельств получить финансовую компенсацию или избежать судебных разбирательств после сделки купли-продажи.

Пакет документов продавца:

• Свидетельство на право собственности в ГСК или выписка из ЕГРН, выданные Росреестром.
• Нотариально заверенное согласие второго супруга на продажу имущества.
• Документ, удостоверяющий право на землю (долгосрочная аренда, бессрочное пользование и другое).
• Документ, подтверждающий получение права законного владения продавцом (обмен, купля-продажа, дарение, наследство).
• Справка с указанием кадастровой стоимости объекта.
• Проект договора, который вступит в силу после его подписания обеими сторонами.

Гражданин РФ для покупки гаража в кооперативе со своей стороны должен проявить бдительность и внимательно проверить правоустанавливающую документацию. Максимально снизит риск сделки запрос выписки из ЕГРН из Росреестра, который можно даже подать и оплатить госпошлину в режиме онлайн. Выписка позволит проверить собственника строения и наличие обременений, залога или ареста, а также предоставит все необходимые сведения кадастрового учёта. Следует также изучить уставные документы ГСК и статус земельного участка.

Соглашение купли-продажи гаража в ГСК

Согласно ст. 550 ГК РФ настоящий договор продажи кооперативного автобокса аналогичен сделкам с другой недвижимостью, должен быть составлен единым документом и включать в себя следующие этапы:

• В шапке указывается название сделки с фиксацией даты и места её заключения, паспортные данные представителей обеих сторон. Если одна из сторон – юрлицо, то предоставляются все сведения с контактными телефонами и юридическим адресом. При участии представителя по доверенности указываются необходимые реквизиты документа или свидетельства о рождении.
• Предоставить точные сведения об объекте договора с указанием его основных кадастровых параметров (в том числе стоимости), земельном участке под строением.
• Указать местонахождение, название гаражного кооператива, из чего построен, обособленно стоящий или в едином блоке с другими боксами, площадь, номер, под которым существует в ГСК, из скольких уровней состоит и другие индивидуальные параметры.
• Прописать цену за строение в двух вариантах: цифрами и прописными буквами, что избавит от возможных ошибок.
• Соглашение прописывает способ оплаты, точные сроки, возможность рассрочки платежа или всей суммой единоразово.
• Проставить подписи с обеих сторон.

Дополнительно составить акт приёма-передачи, являющийся неотъемлемым дополнением соглашения. В нём описать особенности объекта на момент сделки, требуется ли ремонт, отразить перечень вещей, которые перейдут новому владельцу либо в договоре указать, что акт прием-передачи не составляется, факт передачи подтверждается договором. Образец договора купчей выглядит следующим образом.

Документы для продажи гаража могут включать дополнительно различные условия. К примеру, если существует договорённость оплаты с рассрочкой платежа, то следует указать график проводимых выплат. Возможен вариант договорённости по освобождению объекта бывшим владельцем и другие спорные вопросы. Российское законодательство не обязывает сделку заверять у нотариуса, кроме случаев продажи доли в праве, но лучше всего эту процедуру выполнить, тем самым придать документу большую юридическую значимость. В случае неправильно сформулированных требований, нотариус внесёт коррективы. В соглашении также можно прописать порядок наложения штрафных санкций, если будет нарушена договорённость по оплате задолженности.

Как зарегистрировать объект на нового владельца?

Необходимо знать, что право собственности на гараж в ГСК будет не с момента подписанного и заверенного у нотариуса соглашения, а после его регистрации в Росреестре по месту расположения. При этом происходит переход прав собственности от одного гражданина к другому. Это означает, что вне зависимости от момента оплаты строение становится узаконенным только после момента гос регистрации.
На регистрацию в Росреестр необходимо подать следующий пакет документов:

• Подлинники и копии паспортов.
• Соглашение купли-продажи.
• Приёмо-передаточный акт.
• Квитанцию оплаты гос пошлины в размере 2000 рублей.
• Согласие второго супруга на сделку с недвижимостью, заверенное нотариально.

Законность сведений будет проверена регистратором до 10 дней с последующей выдачей выписки из ЕГРН на нового собственника. И только после получения пакета документов из Росреестра, новый владелец имеет право распоряжаться своим имуществом.

Нюансы налогообложения

Продавец после продажи недвижимости обязан заплатить 13% — налог от стоимости только в том случае, если данное строение было в собственности менее трёх лет. При длительной эксплуатации гаража налог не начисляется. Для тех граждан, кто официально трудоустроен и регулярно отчисляет в бюджет государства подоходный налог, согласно Налоговому Кодексу, положен не облагаемый вычет в размере 250 тысяч рублей. Если гражданин работает неофициально, то и соответствующих льгот он не имеет. Если рыночная стоимость значительно выше размера вычета, то продавцу нужно собрать справки, чеки, квитанции, подтверждающие высокие расходы на обслуживание строения и сдать их в свой региональный отдел ФНС. Это поможет уменьшить налоговую базу.

Где ещё можно оформить куплю-продажу гаража?

Ускорить процесс переоформления недвижимости, проконсультировать по различным вопросам и разгрузить подразделения Росреестра, могут специально созданные Многофункциональные центры. С точки зрения законодательства, нет никаких противоречий. МФЦ является промежуточным звеном между клиентом и регистрирующей службой. Его специалисты оказывают содействие по подготовке документов, проверяют их и подают в Росреестр. Срок регистрации увеличивается на два дня, а гражданам не приходится высиживать в очередях длительное время. Электронная запись позволяет максимально уменьшить период ожидания. Пакет документов такой же, как и при самостоятельном обращении в регистрирующий орган.
Статьи 131, 132 ГК РФ определяет необходимость регистрации сделки с недвижимостью. В случае ее непроведения риск мошенничества очень велик. Покупатель должен хорошо разбираться в тонкостях юриспруденции, чтобы самостоятельно проверить правомочность документации на приобретаемый объект. Заказав выписку из ЕГРН, потенциальный покупатель получает все необходимые сведения об объекте недвижимости. Если Росреестр не располагает полными сведениями о предмете сделки, то лучше от такого варианта отказаться.

Право собственности на гараж в ГСК: сложности и особенности оформления

Изучая правила, как купить гараж в кооперативе, следует учитывать ещё некоторые нюансы. Законодательство запрещает оформление металлических конструкций, здания должны иметь статус недвижимости, то есть быть капитальными строениями на стационарном фундаменте со стенами кирпичными или из другого массивного материала. Боксы из металла недвижимостью не являются. Даже, если покупатель предложит оформить соглашение через нотариальную контору, сделка будет незаконной, поэтому платить за такой бокс рыночную цену не стоит.

Самыми опасными сделками являются предложения, купить незаконно построенные объект. Самострой никогда не будет зарегистрирован без решения суда и считается серьёзным нарушением законодательства. В любой момент объект будет снесён и ликвидирован. Но иногда из-за низкой цены покупатель может согласиться приобрести металлический бокс или незаконную постройку. Необходимо обязательно осмотреть объект и только после этого принимать решение. Подтверждением передачи денег может быть только расписка. Металлический бокс имеет некоторые преимущества, так как позволит при форс-мажоре перевести конструкцию на новое место.

Несмотря на высокую конкуренцию среди агентств недвижимости, всё ещё можно встретить объявления с заголовками «Куплю гараж» или «Продаю дом». Для тех, кого интересует, как продать гараж в кооперативе и узаконить купленный объект недвижимости в собственность, какие могут ожидать покупателя «подводные камни»: не оказаться жертвой мошенников – есть главное правило: осуществлять все сделки, не нарушая российское законодательство. И если отсутствуют обстоятельства, вынуждающие совершить покупку срочно, то лучше не торопиться с выбором.

Продажа и покупка гаража в кооперативной собственности – нюансы и тонкости

Покупка гаража в гаражном кооперативе – сделка, требующая особой внимательности на всех стадиях, как со стороны покупателя, так и стороны продавца. Чтобы продать гараж в кооперативе, придется достаточно много потрудиться, собрать большое количество документов, и потратить много средств, сил и времени.

О тонкостях продажи машиноместа в кооперативе – далее в статье.

1. Что необходимо знать
2. Покупка в гаражном кооперативе – когда можно сделать
3. Где оформить документы
4. Какие документы необходимы
5. Пошаговая инструкция
6. Пошлина и сроки
7. Предупреждения и советы
8. Итог

Что необходимо знать

Право собственности на гаражный бокс в ГСК является общим, а сама постройка в целом находится в собственности ГСК, что в свою очередь, является НКО – некоммерческой организацией.

Из данной специфики полномочий учредителя вытекают базовые правила и капитальные особенности покупки гаража.

Передача недвижимости.

Одновременно с этим специфика оформления имущества отражает нормы продавца-правообладателя, что могут иметь отличия:

1. Представлять собой только совместную собственность, без выдела в праве установленной доли. В подобном варианте свидетельства о собственности и кадастрового паспорта нет.
2. Доля в праве на недвижимость может быть официально оформлена, в таком случае имеется кадастровый паспорт и оформленное свидетельство о собственности.

В случае официального оформления доли переход права владения боксом от владельца к покупателю допускается, но необходимо обязательно оповестить о проведении сделки членов кооператива. У них имеется преимущественное право на приобретение части находящегося в совместном владении имущества.

В случае отсутствия официального выдела доли в основе будет лежать передача паевого имущества с разрешением на право владения частью недвижимости ГСК аналогичного размера.

Сделка по покупке данного типа объекта опирается на нормы 556, 552, 551, 292, 288, 223, 209 и 167 статей ГК РФ. Во время оформления покупки гаража в гаражном кооперативе прилагаются ссылки на указанные выше законодательные источники.

Передача имущества в собственность с заключением сделки возможна только с дееспособным лицом, достигшим совершеннолетия, с установлением соразмерной стоимости на объект. В противном случае можно расторгнуть договор, основываясь на нормах статей 178 и 177 ГК РФ.

Покупка в гаражном кооперативе – когда можно сделать

Перед тем как оформить продажу гаража в гаражном кооперативе, продавец обязан уведомить совладельцев о сделке минимум за три месяца до ее начала. В этот период правление кооператива проводит собрание, на котором одобряется предстоящая сделка купли-продажи.

Одобрение сделки осуществляется при помощи открытого голосования, в случае, если большинство проголосует «за».

Позже к протоколу собрания прикрепляется протокол голосования. Он является аналогом нотариально заверенного согласия совладельцев на проведение сделки. После получения вышеуказанных документов можно приступать к передаче права собственности на данный гараж.

Если на собрании было принято отрицательное решение, владелец бокса может оспорить его через суд. В таком случае вместо протокола прикрепляется выписка из решения суда, в которой иск признан действительным.

Где оформить документы

После подготовки необходимых документов можно приступать к заключению сделки, для чего заключается купчая.

Оформление купли-продажи гаража в ГСК возможно в:

• риэлтерской компании;
• юридической компании;
• нотариальной конторе;
• офисе учредителя ГСК;
• также документацию оформить можно и в другом месте, по согласию продавца и покупателя.

После того как договор купчей подписан, сделку оформляют в МФЦ либо кадастровой палате. Информация о передаче прав на владение боксом передается в информационный банк ЕГРП, после чего гражданская сделка уже имеет юридическую силу.

Если нотариально удостоверить договор, стороны могут быть освобождены от оплаты пошлины в Росреестре.

Какие документы необходимы

Покупка гаража в кооперативе – какие документы необходимо предоставить:

• если бокс находится в совместной собственности – заверенное у нотариуса разрешение супруга;
• квитанция, подтверждающая оплату пошлины за услуги регистрации;
• кадастровая справка, подтверждающая отсутствие ареста и задолженностей;
• свидетельство о собственности и кадастровый паспорт (при наличии);
• членская книжка владельца гаража;
• паевая книжка либо справка, подтверждающая отсутствие задолженностей и полную выплату пая;
• протокол от ГСК, разрешающий проведение сделки;
• паспорта владельца бокса и покупателя;
• три экземпляра договора купли-продажи.

Поверенные от одной из сторон сделки предоставляют нотариально заверенную доверенность и собственный паспорт.

Пошаговая инструкция

Правила покупки гаража в гаражном кооперативе можно разбить на следующие пункты:

1. Собственник оформляет на себя право пользования долей в совместной собственности либо пакет документов на право собственности.
2. Получает утвержденный учредителем протокол с разрешением от совладельцев кооператива. Если владелец постройки находится в браке – разрешение от супруга, удостоверенное нотариусом, согласно статье 35 СК РФ.
3. Покупатель проверяет правильность оформления документов и их правоспособность, осматривает кооперативный гараж-автостоянку, и решает, стоит ли покупать в гаражном кооперативе бокс.
4. После завершения всех устных договоренностей составляется ПДКП – предварительный договор купли-продажи. В нем указываются условия, на которых проводится сделка, проставляется дата проведения.

Отдельным пунктом можно внести оценочную стоимость объекта, что позже не подлежит изменению. Вносится аванс, после чего гараж снимается с торга.

Есть ряд случаев, в которых оформление ПДКП бессмысленно, к примеру:

• бокс находится в собственности ГСК, без выделенных долей;
• спрос на объект продажи очень низок;
• стоимость гаража не превышает полмиллиона рублей.

В подобных случаях можно сразу составлять основной договор, из которого следует, что стороны завершили сделку по продаже имущества согласно нормам гражданского законодательства.

Если стоимость приобретаемого бокса относительно низкая, договор параллельно принимает силу акта передачи-приема недвижимого имущества, о чем в акте упоминается в отдельном пункте.

Образец акта передачи-приема недвижимого имущества можно скачать ЗДЕСЬ.

В купчей также указываются все сопутствующие сделке основные положения, после чего покупатель и продавец ставят подписи.

Если гаражный бокс находится в совместном владении без выделенных долей, то договор необходимо удостоверить у учредителя (председателя правления).

После подписания купчей покупатель отдает деньги за имущество, после чего стороны отправляются в кадастровую (регистрационную) палату.

Важный момент! Во время передачи финансовых средства важно заручиться присутствием третьих лиц, что в случае возникновения споров смогут подтвердить факт передачи денег. Продавец обязан выдать расписку о том, что получил требуемую сумму за бокс.

• В МФЦ либо кадастровой палате под расписку принимают документы.

Свидетельство о праве собственности.

К расписке прилагаются следующие заявления от обеих сторон сделки:

• продавец подтверждает юридическую силу подтвержденной сделки, и просит внести в ЕГРП сведения о новом владельце;
• покупатель подтверждает, что на основании заключенного сторонами договора он становится правообладателем гаражного бокса, и просит сделать соответствующую запись в кадастре.

В расписке указывается список поданной документации, после чего она оформляется на имя покупающей стороны. На основании данной расписки позже покупатель сможет получить удостоверенный договор и ряд других документов. После завершения регистрации гаражный бокс в ГСК поступает в фактическое владение покупателя.

Если Продавец и покупатель живут в населенном пункте, где отделений МФЦ нет, необходимую документацию можно отправить заказным письмом, с описью вложения и уведомлением о получении. В такой ситуации вместо паспортов вкладываются их ксерокопии, заверенные у нотариуса.

Пошлина и сроки

Во время посещения сторонами регистрирующего органа им выдается расписка. На ее обороте указана дата повторного посещения. Срок подготовки регистрации – не больше 21 рабочего дня, но в основном все готово намного раньше.

Внимание: Если по обращению сторон или при оформлении будут обнаружены ошибки, регистрация может быть остановлена сроком до месяца. При возникновении судебного спора – до трех месяцев.

Для физических лиц пошлина составляет 2000 рублей. Если она не уплачена, документы не будут приняты. Исключение – договор купчей заверен нотариально.

Квитанция об оплате является не обязательным, но желательным приложением к пакету документов – в любом случае при регистрации платеж будет проверен по базе.

Предупреждения и советы

На рынке существует множество мошеннических схем, благодаря которым преступники обманывают покупателей, поэтому на протяжении всей сделки необходимо соблюдать предельную осторожность. Помимо заведомо корыстных мотивов продавца источником неприятностей может стать и халатность покупателя.

Первое, на чем играют мошенники – нормы нарушения сделки, в том числе и со стороны покупателя.

Если после приобретения недвижимости у мошенника выйдет наружу вина покупателя, сделка может быть признана незаконной на основании статьи 178 ГК РФ, а объект спора изъят в пользу государства.

Статья 167 ГК РФ.

К подобным случаям относятся:

• отсутствие оформленного договора купли-продажи;
• нарушение регламента проведения сделки;
• отсутствие всей необходимой документации;
• неправомерно завышенная либо заниженная стоимость имущества;
• недееспособность либо неправоспособность продавца;
• оформление сделки с наркозависимым либо алкоголиком;
• приобретение имущества, находящегося под арестом.

Главная ошибка – передача денежных средств в обмен на ключи от гаража на основании одной лишь устной договоренности. Оформление должно быть только письменным, заверенным и с подписями обеих сторон. В документе должно быть указано, что передача собственности состоялась на возмездной основе, а также – о каком конкретно объекте идет речь.

Если со стороны покупающей стороны нарушений сделки не выявлено, то все недобросовестные действия со стороны продавца, включая сбыт арестованного имущества, останутся в ответственности нарушившей стороны, без ущерба для покупателя.

Исходя из указанных выше особенностей, покупателю необходимо обязательно официально проверить правоспособность продавца и учредителя, чтобы избежать возможных рисков, или свести их к минимуму.

В статье подробно изложены тонкости приобретения и продажи гаража в собственности ГСМ в согласии со всеми законодательными нормами. Также указаны последствия, к которым могут привести нарушения договора сторонами.

Документы для личного дела работника и его формирование

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Что представляет собой личное дело
2. Обязательно ли вести личные дела
3. На кого заводят личные дела
4. Сроки оформления личного дела
5. Особенности формирования личного дела
6. Какие документы включаются в состав личного дела
7. Как правильно оформить личное дело
8. Ведение личных дел
9. Кому можно выдать личное дело

Всем известна поговорка о том, что кадры решают все. Кадровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной базы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде специального сборника документов – личного дела.

Поскольку специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постараемся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Что представляет собой личное дело

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Сроки оформления личного дела

Как правило, впервые личное дело заводится на сотрудника после подписания приказа о его трудоустройстве и его ознакомления с этим приказом.

Личное дело ведется, пополняется документацией, обновляется в течение всего времени работы сотрудника на данного работодателя. В отличие от личных дел на государственной службе, у частных предпринимателей не принято предавать личные дела при смене рабочего места. Актуальность личного дела длится до его передачи в архив вследствие увольнения сотрудника.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.

ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических персональных данных. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных персональных данных, как то: паспортные данные, адрес и прочее. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
Посмотреть ответ

Как правильно оформить личное дело

ВАЖНО! Рекомендации по ведению личных дел от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия.

Его обязанности составляют:

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

• сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
• сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
• ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
• номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
• фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
• правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
• здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
• срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2022 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2022 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2022 году (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.