Как оформить дубликат трудовой книжки
Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:
- Принять заявление от сотрудника.
- Собрать сведения о предыдущем стаже.
- Заполнить новый бланк.
- Записать номер, серию, дату выдачи в книгу учета, получить подпись сотрудника.
Когда выдается дубликат трудовой
Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:
- работник или наниматель ее потерял;
- признана негодной;
- в результате ЧП утеряны документы, в том числе кадровые;
- работник настаивает на его оформлении по причине недействительной записи.
Кто оформляет дубликат
Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.
Порядок оформления
Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.
В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.
Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:
- Принимается заявление от работника.
- Собираются сведения о рабочем стаже.
- Оформляется приказ о выдаче.
- Заполняется бланк.
- Указывается дата выдачи, номер бланка вписывается в журнал учета.
- Работник расписывается в получении копии.
Заявление на оформление
Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.
Приказ о выдаче
В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.
В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.
Какие документы понадобятся
Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.
Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.
Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.
Алгоритм действий кадровика
Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- На титульном листе в верхнем правом углу указать: «дубликат».
- Заполняются базовые данные: Ф.И.О., сведения об образовании, другие. Если информация изменялась, вписываются актуальные данные.
- Титульный лист заверяется печатью организации, отдела кадров и подписью кадровика.
- В графе 3 указывается общий подтвержденный стаж.
- В хронологическом порядке расписываются периоды работы отдельно по каждому работодателю.
- Документ выдается на руки работнику под подпись в книге учета ТК и вкладышей, в ней же фиксируются серия и номер бланка, дата выдачи.
Срок выдачи
Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.
Стоимость
Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.
Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2022
- Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
- Как сделать дубликат трудовой книжки
- Как оформить дубликат трудовой книжки – образец
- Итоги
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н, далее Правила):
- оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
- книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
- если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2022 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2022 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
Как оформить дубликат трудовой книжки – образец
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2022 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2022 году
Основным документом, подтверждающим наличие у человека опыта работы, можно считать трудовую книжку. При утрате можно сделать дубликат трудовой книжки. Образец заполнения в 2022 году остался прежним. Рассмотрим, какие есть правила в отношении дубликата книжки.
Как получить дубликат трудовой книжки при утере
Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.
При отсутствии трудовой вообще работодатель оформляет этот документ с нуля, если прежде человек нигде не работал. Либо заполняет дубликат трудовой книжки при утере ее сотрудником.
Если перед началом очередной трудовой деятельности документ отсутствует, руководству необходимо потребовать с работника объяснение в письменном виде с указанием причин.
Соискатель вправе восстановить утерянный документ. Для этого может потребоваться:
- Изначально необходимо заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. С ним следует обратиться на прежнее место занятости.
- Предыдущий работодатель формирует всю доступную информацию об общем стаже, полученных поощрениях, периоде работы и вносит соответствующие записи не позднее 15-ти рабочих дней.
- Если трудовая деятельность имела ранее место у нескольких нанимателей, то образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере должен соответствовать реальным фактам. Данные вносят на основании справок и иных документов. Иногда можно воспользоваться даже показаниями свидетелей о наличии стажа. А при факте ликвидации предприятия требуемую информацию обычно ищут в местных архивах.
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки
Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.
Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.
Нередко документ утерян или приходит в негодность по вине самого сотрудника. В таких случаях обращаются на прежнее место трудоустройства за оформлением дубликата трудовой книжки.
Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Вслед за обращением бывшего сотрудника за выдачей дубликата утерянного документа закон дает руководству 15 рабочих дней для восстановления книжки. При этом изначально потребуется получить письменное прошение сотрудника. Единой обязательной формы для такого обращения нет. Поэтому совсем не трудно составить заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. Образец может быть выполнен в произвольной форме.
Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.
Бывает и так, что предприятия, где ранее трудился сотрудник, уже давно ликвидированы. Тогда возникает необходимость обращения в архивные службы за получением дополнительной информации. Работодателю следует оказать содействие своему сотруднику в этом.
Кроме того, оформлению дубликата трудовой книжки по образцу может предшествовать создание особой комиссии из чиновников и работодателей. Делают это в случае непредвиденных бедствий и т. п. Комиссия собирает информацию о работнике: стаже, должности, периоде исполнения трудовых обязанностей. Она также привлекает сведения о стаже их других организаций.
В состав комиссии, по итогам деятельности которой нужно сгенерировать образец оформления дубликата трудовой книжки по справкам, могут входить руководители подразделений, представители профсоюзов и прочие заинтересованные лица.
Установление факта работы допустимо на основе показаний не менее 2-х свидетелей.
По результатам проведенных исследований составляют акт, содержащий необходимые сведения о стаже. В итоге выдачу дубликата трудовой книжки сопровождает использование полученной информации.
При невозможности получения сведений об опыте работы иным путем допустимо установление стажа и в судебном порядке.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Используя полученные данные, работодатель вносит соответствующие записи. Среди них могут быть и сведения об имеющихся трудовых наградах. Если документы не содержат все требуемые показатели, то заносят лишь имеющиеся сведения. Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере следующий:
| 1 | Указывают общий стаж работы, который есть у сотрудника до поступления к работодателю, ответственному за выдачу дубликата. |
| 2 | В первой графе проставляют порядковый номер записи. Как правило, это – № 1. |
| 3 | Графа 2 содержит сведения о дате события. |
| 4 | В графу 3 заносят информацию о занимаемой должности. Данные о работодателях в дубликате трудовой книжки приводят после указания даты (в отличие от оригинала). Затем действует общий порядок: наименование места работы предшествует данным графы 2. |
| 5 | Перечисляют документы, сведения которых позволили внести запись о работе, стаже. |
Помимо данных о приеме на работу, следует указывать информацию об увольнениях. Образец, как правильно заполнить дубликат трудовой книжки в этом случае полностью соответствует приведенному выше алгоритму.
После внесения в продублированный документ данных о местах работы и отражении продолжительности стажа наниматель, согласно требованиям законодательства, снимает копии со всех предоставленных справок, приказов и прочих документов, возвращая оригиналы владельцу книжки. Те же действия проводят и при необходимости оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку.
Если записи в трудовую были занесены работодателем неправильно, допустимо просто заменить документ, продублировав данные и исправив некорректные сведения.
Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.
На нашем сайте бланк этой книги можно скачать здесь.
Теперь вы знаете, как оформить дубликат трудовой книжки по образцу 2022-го года. Процедура особой сложности не представляет. Достаточно иметь заявление сотрудника и внести требуемые сведения в новый бланк с пометкой «дубликат».
Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам
Специалисты кадровых служб нечасто сталкиваются с необходимостью оформлять дубликат трудовой книжки. Поэтому поговорим о нюансах, о которых ни в коем случае нельзя забывать.
Новая трудовая книжка может потребоваться в трех случаях: документ утерян или безнадежно испорчен самим работником, утрачен работодателем в результате какого-либо стихийного бедствия или запись об увольнении / переводе на другую должность признана недействительной.
В любом из этих вариантов оформление дубликата трудовой книжки при утере или по решению суда ложится на плечи последнего работодателя. Если от вас уволился специалист и непоправимо испортил документ, не успев устроиться на новое место, его восстановлением займетесь вы. Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и лишь после этого заявил об утере — теперь это тоже ваша забота.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте. Открыв новый бланк, проставьте на титульном листе запись «Дубликат». Помните: общие требования к его оформлению точно такие же, как и к оригиналу документа. С ними можно ознакомиться в утвержденных Правительством РФ Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года).
Работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил).
Основные различия касаются раздела «Сведения о работе»: первой в дубликате должна быть запись об общем стаже сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на последнее место. И уже ниже вписывайте отдельные периоды его занятости с указанием порядкового номера записи, даты приема, занимаемой должности и пр.
Контур-Персонал ведет учет любых видов стажей и мгновенно рассчитывает стаж сотрудника на любую дату
Помните, что любая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. Если книжки утеряны на предприятии из-за форс-мажорных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте утверждает специальная комиссия. Также по ее решению делаются запросы предыдущим работодателям. Если в утрате трудовой виноват сотрудник, он и должен самостоятельно запрашивать необходимые справки со всех мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказывать ему помощь. Форма запроса — свободная. Сколько организаций — столько запросов.
Сложности начинаются, если предприятие, где когда-то числился человек, уже не существует или реорганизовано. Тогда запросы следует адресовать в территориальный архив или компании-преемнику. Подтверждающими документами могут стать справки, выписки из приказов, личных дел или личных карточек, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и пр.
Прежде чем запрашивать у предыдущего работодателя персональные данные сотрудника, вам нужно получить у него разрешение в письменном виде.
Если представленные документы не содержат всех нужных сведений, то в дубликате фиксируются лишь те факты, которые есть в этих документах.
Многие кадровики допускают серьезную ошибку: указывают в качестве основания исходный документ — приказ о приеме / увольнении / переводе. Однако хочу обратить ваше внимание на то, что вписываться может только документ, который вы лично видели, например, справка или выписка из приказа, полученная с предыдущего места работы сотрудника. Заверять печатями можно только последнюю запись, ранние просто вписываются согласно Правилам.
Если надо выдать новый документ, потому что одна из записей была признана недействительной − внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист кадровой службы проводит оформление дубликата трудовой книжки на основании оригинала.
От потери документов никто не застрахован, поэтому можно заранее сделать ксерокопии трудовых и заверить их. Это не займет много времени, но существенно облегчит их восстановление в случае необходимости.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере
Дата публикации 27.10.2021
Основания и порядок выдачи дубликата трудовой книжки содержатся в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденном приказом Минтруда России от 19.05.2022 № 320н, далее – Порядок № 320н.
Случаи выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается сотруднику по его заявлению в случаях:
- утраты трудовой книжки работником;
- массовой утраты трудовых книжек работодателем;
- если трудовая книжка пришла в негодность;
- наличия в трудовой книжке недействительной записи.
Разберем каждый из случаев.
Утрата трудовой книжки работником
При утрате трудовой книжки сотрудник подает заявление об утрате работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. В течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работодатель выдает дубликат трудовой книжки.
Таким образом, Порядок № 320н не позволяет организации оформить дубликат трудовой книжки работнику, который пришел трудоустраиваться без трудовой книжки. Однако в силу ч. 5 ст. 65 ТК РФ работнику, поступающему на работу не впервые и утратившему трудовую книжку, работодатель оформляет новую трудовую книжку. Для этого соискателю необходимо написать заявление с указанием причины отсутствия трудовой книжки (утратил, пришла в негодность). Разница в этом случае будет в том, что в дубликат вносятся данные о прежних местах работы.
Чтобы работодатель заполнил дубликат сведениями о работе, сотруднику необходимо представить документы о занятости с прежних мест работы. Это могут быть трудовые договоры, справки бывших работодателей или из архивов, выписки из приказов или их копии. Помогать сотруднику получать эти документы работодатель не обязан.
В дубликат в разделе “Сведения о работе” в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже, подтвержденном документами. Если за какие-то периоды данных нет, они не учитываются. Общий стаж вносится суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
Записи по отдельным периодам работы делаются в том объеме, в каком они подтверждаются документами. Требований о соблюдении хронологии при внесении записей Порядок № 320н не содержит.
Поэтому записи можно вносить по мере появления подтверждающих документов. При этом если какие-то сведения будут предоставлены позже, отказать в их внесении в трудовую книжку нельзя.
Если документ, представленный работником, не содержит всех необходимых сведений по месту работы (например, есть дата приема, но нет даты увольнения), то сведения вносятся частично.
Все записи вносятся исключительно на основании оригиналов документов, с которых работодатель снимает копии и заверяет их. После этого оригиналы возвращаются их владельцу (п. 29 Порядка № 320н).
Подтвержденные периоды работы заносятся в трудовую книжку в следующем порядке:
- после суммарного указания стажа (в графе 3) в новой строке графы 2 указывается дата приема на работу;
- в графе 3 указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник, а также сведения о переводах на другую постоянную работу, если такие сведения подтверждаются соответствующим образом;
- далее в графе 2 указывается дата увольнения;
- в графе 3 указывается основание прекращения трудового договора, если такая информация представлена работником;
- если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись в графе 3;
- затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
- в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Массовая утрата трудовых книжек работодателем
При массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается специальной комиссией. Эту комиссию создает орган исполнительной власти в субъекте РФ.
В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Такие правила установлены п. 31 Порядка № 320н.
Например, в Московской области Распоряжением Министерства социального развития Московской области от 22.05.2018 № 19РВ-47 утверждено Положение о комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций. В Ростовской области Постановлением Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 297 утверждено Положение об областной комиссии по установлению стажа работы при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников. В Нижегородской области Распоряжением Правительства Нижегородской области № 163-Р от 28.03.2002 утверждено Положение об областной межведомственной комиссии по установлению стажа работы по утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций.
Комиссия по результатам работы составляет акт, в котором на каждого работника указывает периоды работы, профессию (должность) и продолжительность трудового стажа.
Комиссия устанавливает эти сведения на основании (п. 31 Порядка № 320н):
- сведений по форме СТД-ПФР, СТД-Р;
- свидетельских показаний двух или более лиц, знающих работника по совместной деятельности у одного работодателя (в одной системе);
- судебного решения о подтверждении стажа работы.
Если у сотрудника кроме текущего места работы, были и другие, комиссия принимает меры для получения документов о работе.
Дубликат в этом случае оформляется на основании акта комиссии.
Сроки созыва комиссии и сроки оформления дубликатов не оговорены в Порядке № 320н. Полагаем, что работодателю необходимо организовать оформление в кратчайшие сроки.
Также стоит помнить, что если в период со дня массовой утраты до дня оформления дубликатов, кто-то из сотрудников будет уволен, то работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). При задержке выдачи трудовой книжки с работодателя может быть взыскана оплата вынужденного прогула (ст. 234, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ).
Выдача дубликата, если трудовая книжка пришла в негодность
Порядок № 320н не содержит правил выдачи дубликата в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).
Однако, в п. 31 Порядка № 320н, который описывает правила выдачи дубликата при массовой утрате работодателем трудовых книжек с участием комиссии, указано, что в случае негодности трудовой книжки применяется аналогичный порядок.
Из буквального толкования этой нормы следует, что выдавать дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность, необходимо на основании акта комиссии.
Однако Минтруд России в письме от 28.09.2022 № 14-6/ООГ-9180 разъяснил, что получить дубликат трудовой книжки, которая пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана), работник может в том же порядке, что и при утрате, обратившись с заявлением в порядке, установленном п. 27 Порядка № 320н.
Это означает, что если повредил трудовую книжку работник, то он должен обратиться с заявлением о выдаче дубликата к работодателю, чья запись в трудовой книжке является последней.
Если трудовая книжка пришла в негодность в период занятости, то текущий работодатель обязан выдать дубликат. При этом возникает вопрос, в каком порядке заполнять его сведениями о прошлых местах работы.
По нашему мнению, если степень повреждения трудовой книжки позволяет восстановить записи, то их необходимо перенести в дубликат. Если же записи не читаемы, то дубликат необходимо заполнять на основании документов, подтверждающих периоды занятости, в том же порядке, что и при утрате. И в этом случае, если виноват в повреждении трудовой книжки работодатель, он должен помочь работнику в получении этих документов.
Вопрос о том, что делать, если потенциальный работник принес пришедшую в негодность трудовую книжку, в законодательстве не решен. Отказать ему в приеме по причине отсутствия трудовой книжки нельзя, даже если в представленной трудовой книжке записи не читаются.
По нашему мнению, работодатель может поступить одним из следующих способов:
- Сделать запись о приеме в поврежденной трудовой книжке, после чего выдать дубликат.
- Оформить новую трудовую книжку в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ.
Дело в том, что эта норма предписывает работодателю при отсутствии у соискателя трудовой книжки в связи с утратой, повреждением или по иной причине выдать ее. Буквальный ее смысл означает, что выдача возможна не только при отсутствии трудовой книжки, но и при повреждении.
Напомним, что при выдаче новой трудовой книжки (в отличие от выдачи дубликата), работодатель не обязан вносить записи о прежних трудоустройствах.
При выдаче дубликата взамен трудовой книжки, пришедшей в негодность, в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.
Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.
Недействительная запись в трудовой книжке
Если работодатель внес запись в трудовую книжку об увольнении или переводе, которая признана недействительной в судебном порядке (или по решению комиссии по трудовым спорам), он обязан выдать сотруднику дубликат трудовой книжки. Дубликат выдается на основании письменного заявления сотрудника, и документа о признании записи недействительной.
Зачеркивать (закрашивать и стирать) недействительную запись в трудовой книжке нельзя (п. 12 Порядка № 320н). Если сотрудник не подал заявление о выдаче дубликата, то исправить запись необходимо в общем порядке (п. 12 Порядка № 320н). Подробнее об этом см. статью.
Эти правила установлены п. 30 Порядка № 320н. Сроки выдачи дубликата в этом случае не определены законодательством. Полагаем, что можно руководствоваться общим сроком – 15 календарных дней.
Если неправильная запись внесена организацией, которая реорганизована, то дубликат выдает ее правопреемник.
Если неправильная запись сделана ликвидированным работодателем (организацией или ИП), то дубликат выдает:
- текущий работодатель, если сотрудник трудоустроен;
- работодатель, который сделал последнюю запись, если сотрудник не трудоустроен.
В последнем случае дубликат оформляется и возвращается владельцу.
При выдаче дубликата взамен трудовой книжки с недействительной записьюв правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: “Дубликат”. На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: “Взамен выдан дубликат” с указанием его серии и номера.
Эти правила установлены п. 31 Порядка № 320н.
Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка.
В дубликате отражаются следующие сведения, установленные п. 28 Порядка № 320н.
1. Сведения о работнике.
Прежде всего – это фамилия, имя, отчество (при наличии). Указываются эти данные полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
Также полностью указывается дата рождения (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Сведения об образовании.
Запись осуществляется на основании представленных документов об образовании, указывается вид образования (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)).
3. Сведения о профессии (специальности).
Эта запись также осуществляется на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Указанные сведения (о работнике, образовании и профессии) указываются на титульном листе.
4. Сведения об общем стаже работы до поступления к работодателю.
Порядок заполнения этих сведений зависит от того, с чем связана выдача дубликата. Так при утрате трудовой книжки запись об общем стаже вносится в графу 3 “Сведения о работе” дубликата.
5. Сведения о работе ранее внесенные работодателем, выдающим дубликат.
Каких-либо правил заполнения этих данных Порядок № 320н не содержит, полагаем, что эти записи могут быть сделаны на основании издаваемых в период осуществления записей документов (приказов) или их копий.
6. Сведения о награждении (поощрении), если они вносились по последнему месту работы.
На титульном листе указывается дата заполнения, после чего правильность записей в дубликате подтверждает своей подписью работник (пп. “г” п. 28 Порядка).
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии), в которой впервые заполнена трудовая книжка.
Виды пенсии в России
В России существует четыре основных вида пенсии: страховая, по государственному пенсионному обеспечению, накопительная, добровольная.
Обязательное пенсионное обеспечение, которое охватывает всех работающих россиян, основывается на страховых принципах. Рассмотрим подробнее каждую разновидность пенсии.
Страховая пенсия – ежемесячная денежная выплата для компенсации гражданам заработной платы или другого дохода, которые они получали в период трудовой деятельности, а также компенсация дохода, который утратили нетрудоспособные члены семьи застрахованного лица в связи с его смертью. К страховой пенсии устанавливается фиксированная выплата в твердом размере, которая зависит от вида страховой пенсии. Размер выплаты ежегодно индексируется государством.
Страховая пенсия имеет три вида:
– страховая пенсия по старости – это самый распространенный вид пенсии в России. Право на нее имеют мужчины, достигшие возраста 60 лет, и женщины, достигшие возраста 55 лет, при наличии необходимого страхового стажа и минимальной суммы пенсионных баллов (с учетом переходных положений пенсионного законодательства). Отдельные категории граждан могут получить право на страховую пенсию раньше.
– страховая пенсия по инвалидности – назначается инвалидам I, II или III группы при наличии страхового стажа, продолжительность которого не имеет значения, и независимо от причины инвалидности и времени ее наступления. Также не имеет значения, работает в данный момент инвалид или нет.
– страховая пенсия по случаю потери кормильца – назначается нетрудоспособным членам семьи умершего кормильца, состоявшим на его иждивении. Исключение – лица, совершившие умышленное уголовно наказуемое деяние, повлекшее за собой смерть кормильца и установленное в судебном порядке.
Пенсия по государственному пенсионному обеспечению – ежемесячная государственная денежная выплата гражданам в целях компенсации им заработка (дохода), утраченного в связи с прекращением федеральной государственной службы при достижении выслуги при выходе на пенсию по старости (инвалидности); либо в целях компенсации утраченного заработка гражданам из числа космонавтов или из числа работников летно-испытательного состава в связи с выходом на пенсию за выслугу лет; либо в целях компенсации вреда, нанесенного здоровью граждан при прохождении военной службы, в результате радиационных или техногенных катастроф, в случае наступления инвалидности или потери кормильца, при достижении установленного законом возраста; либо нетрудоспособным гражданам в целях предоставления им средств к существованию.
Пенсия по государственному пенсионному обеспечению имеет пять видов:
– государственная пенсия за выслугу лет – назначается военнослужащим, космонавтам и работникам летно-испытательного состава, федеральным государственным служащим.
– государственная пенсия по старости – назначается гражданам, которые пострадали в результате радиационных или техногенных катастроф.
– государственная пенсия по инвалидности – назначается военнослужащим; гражданам, пострадавшим в результате радиационных или техногенных катастроф; участникам Великой Отечественной войны; гражданам, награжденным знаком «Жителю блокадного Ленинграда»; космонавтам.
– государственная пенсия по случаю потери кормильца – назначается нетрудоспособным членам семей погибших (умерших) военнослужащих; граждан, пострадавших в результате радиационных или техногенных катастроф, космонавтов.
– социальная пенсия – назначается нетрудоспособным гражданам, постоянно проживающим в Российской Федерации по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца при отсутствии необходимого страхового стажа и минимальной суммы пенсионных баллов (с учетом переходных положений пенсионного законодательства).
Накопительная пенсия – это ежемесячная пожизненная выплата пенсионных накоплений, сформированных за счет страховых взносов работодателей и дохода от их инвестирования. Накопительная пенсия может формироваться у граждан 1967 года рождения и моложе в случае, если до конца 2015 был сделан выбор в ее пользу.
У граждан 1966 года рождения и старше формирование пенсионных накоплений может происходить только за счет добровольных взносов в рамках Программы государственного софинансирования пенсионных накоплений, а также за счет направления средств материнского (семейного) капитала на накопительную пенсию. Если гражданин работает, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование направляются только на формирование страховой пенсии. При этом определенные пенсионные накопления есть у мужчин 1953-1966 года рождения и женщин 1957-1966 года рождения, в пользу которых в период с 2002 по 2004 гг. включительно уплачивались страховые взносы на накопительную пенсию. С 2005 года эти отчисления были прекращены в связи с изменениями в законодательстве.
В случае отказа от формирования накопительной пенсии все ранее сформированные пенсионные накопления граждан сохраняются: они продолжают инвестироваться и будут выплачены в полном объеме, когда граждане получат право выйти на пенсию и обратятся за ее назначением. Кроме того, застрахованные лица по-прежнему вправе распоряжаться своими пенсионными накоплениями и выбирать, кому доверить управление ими.
Пенсия по добровольному (негосударственному) пенсионному обеспечению. Наряду с государственной системой обязательного пенсионного страхования в России существует негосударственное добровольное пенсионное страхование, в рамках которого у россиян есть возможность формировать ещё одну пенсию. Чтобы получать такую пенсию, будущему пенсионеру надо заключить договор с негосударственным пенсионным фондом (НПФ) и в течение определённого времени делать личные взносы. Кроме самого гражданина в его негосударственном пенсионном обеспечении может принимать участие и его работодатель. Если работодатель делает отчисления на добровольную пенсию своих работников, такая пенсия называется корпоративной.
Пенсия по старости в 2022 году
Что такое пенсия по старости
— Когда мы говорим о пенсии по старости для большинства граждан России, мы подразумеваем так называемую страховую пенсию по старости, — объясняет Елена.
Юрист подчеркивает, что есть и иные пенсии, выплачиваемые отдельным категориям граждан. К таким, например, отнести можно следующие: пенсии за выслугу лет для военнослужащих и приравненных к ним лиц, пенсия по старости для граждан, пострадавших от радиационных катастроф и так далее.
— Однако большая часть населения страны получают или будут получать в будущем именно страховую пенсию по старости, — указывает Воронина.
Таким образом, страховая пенсия по старости — самый распространенный вид пенсий в нашей стране. Ее люди получают по достижении соответствующего возраста.
Условия назначения пенсии по старости
По словам эксперта, если говорить в общих чертах, для назначения страховой пенсии по старости необходимо соблюсти три условия.
1. Достижение возраста назначения пенсии.
— 60 лет для женщин и 65 для мужчин. Однако такой пенсионный возраст начнет действовать только в 2028 году, — говорит Елена. — Поскольку реформа пенсионной системы произошла не так давно, сейчас действует переходный период: каждый год пенсионный возраст немного увеличивается. Например, в 2022 году женщины должны выходить на пенсию в 57 лет, а мужчины — в 62 года.
Наша собеседница добавляет, что в законе есть еще одна льгота для тех, кто достиг пенсионного возраста в 2019 и 2022 годах: они могут начать получать пенсию на 6 месяцев раньше этого срока (в 55,5 и 61,5 лет соответственно).
— Ранее достижения пенсионного возраста пенсия назначается людям, которые проработали установленное в законе время на подземных, тяжелых работах. Сюда же относятся граждане, длительное время занимавшиеся профессиональной деятельностью, медицинские, педагогические работники и другие. В списке и те, кто длительное время работал в районах Крайнего Севера. Есть и другие категории, для которых помимо страхового стажа имеет значение стаж работы на этих видах работ.
Кстати, льготный период и уход на пенсию в 55,5 и 61,5 лет для женщин и мужчин сохраняется и в 2022 году. Теперь им смогут воспользоваться женщины 1965 года рождения и мужчины 1960-го.
2. Наличие страхового стажа не менее 15 лет.
Такая продолжительность начнет действовать в 2024 году, а, например, в 2022 году нужен страховой стаж не менее 12 лет. В страховой стаж включаются периоды работы, в которые работодатель уплачивал за сотрудника страховые взносы, а также засчитываются другие значимые периоды, например период ухода за ребенком:
— С момента присвоения гражданину номера СНИЛС стаж подтверждается сведениями, уже имеющимися у Пенсионного фонда РФ. В период до этого требуется подтверждение стажа документами: трудовой книжкой, трудовыми договорами, приказами.
3. Наличие индивидуальных пенсионных коэффициентов не менее 30.
Как объясняет специалист, это значение начнет действовать в 2025 году, в 2022 году с учетом переходного периода ИПК составляет 21. ИПК рассчитывается исходя из размера страховых взносов, которые поступали в Пенсионный фонд РФ за работника от всех его работодателей. Сами страховые взносы работников рассчитываются в зависимости от их заработной платы: чем больше зарплата работника, тем больше взносов за него нужно платить работодателю.
