Личные карточки и личные дела работников

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

на букву П – о руководителе организации Прохорове Иване Сергеевиче;
на букву Ф – о его заместителе Федорове Кирилле Петровиче;
т.к. Петров Никита Викторович поступил на работу позже Прохорова, в Алфавитную книжку он будет вписан на букву П после Прохорова и это будет нарушением алфавитного порядка внутри буквы П. Если Алфавитная книжка рукописная, то нарушение алфавитного порядка после первой буквы фамилии естественно – здесь фамилии располагаются в порядке поступления людей в организацию (точнее, даты приказа о приеме на работу).

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

с постоянным сроком хранения для личных дел руководителей и
с 50-летним для личных дел остальных работников (напомним, что нормативно установленные сроки хранения организация может изменять в сторону увеличения).

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Обязательно ли вести личные дела работников?
Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах
Формирование личного дела работника: образец 2022-2021
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2022-2022 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

анкета, заполняемая при приеме на работу;

Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.

трудовой договор;
должностная инструкция;
копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.

Формирование личного дела работника: образец 2022-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
Каждый лист дела нумеруется.
В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Сдача документов в архив

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

Отражение в «1С: Документооборот»

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период – в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Обложка дела: образец оформления для архива

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ОБЛОЖКИ ДЕЛ ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Covers of length-term custody records. Specifications*

* Наименование стандарта. Измененная редакция, Изм. N 2.

Дата введения 1973-07-01

ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года N 1411

Проверен в 1980 г. Срок действия продлен до 01.01.85*

* Ограничение срока действия снято по протоколу N 3-93 Межгосударственного Совета по стандартизации, метрологии и сертификации (ИУС N 5-6, 1993 год). – Примечание изготовителя базы данных

ПЕРЕИЗДАНИЕ (март 1981 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июле 1980 г. (ИУС 9 – 1980 г.)

ВНЕСЕНО Изменение N 2, введенное в действие Постановлением Государственного комиетета СССР по стандартам от 13.10.82 N 3956 с 01.03.83 и опубликованнное в ИУС N 1, 1983 год

Изменение N 2 внесено изготовителем базы данных по тексту ИУС N 1, 1983 год

1. Типы и размеры

1.1 Обложки должны выпускаться трех типов:

А – обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке двумя шнурами (черт.1);

Б – обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны с креплением документов в корешке двумя шнурами для хранения документации статистической, финансовой и др. (черт.2);

В – обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов без крепления в корешке (черт.3).

Тип А

Тип Б

Тип В

1.2. Размеры обложек должны соответствовать указанным на черт.1-3.

1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. N 2).

1.3. Пример условного обозначения обложки

Обложка Б ГОСТ 17914-72.

(Введен дополнительно, Изм. N 2).

2. Технические требования

2.1. Обложки должны изготовлять цельнокартонными.

2.2. На корешке обложки должна быть нанесена биговка, как указано на черт.1-3.

2.3. На корешках обложек А и Б должны быть пробиты 16 отверстий диаметром (5±1) мм для крепления документов. Отверстия должны быть расположены симметрично и совпадать при сгибании корешка по линии биговки.

2.4. Для крепления документов в обложках А и Б корешок сгибают по линии биговки с левой и правой внутренних сторон обложки, образуя два гребешка шириной (20±1) мм.

2.5. Обложки А и Б должны иметь шнуры диаметром (4±1) мм и длиной (450±10) мм для крепления документов.

2.6. Завязки обложек Б и В диаметром (4±1) мм длиной (450±10) мм должны быть приклеены на внутренней стороне обложки с выводом концов через просечки на внешнюю сторону. Для заклеивания завязок в просечках следует применять бумагу писчую N 1 массой 1 м не менее 70 г по ГОСТ 18510-73. Допускается применять любую другую белую клееную бумагу такой же массой.

2.7. Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3-0,5 мм, соответствующий по составу волокна картону марки ЭВ по ГОСТ 2824-75. Допускается применять прокладочный (непропитанный) картон марки Б толщиной 0,3-0,5 мм по ГОСТ 9347-74 и картон для язычковых музыкальных инструментов толщиной 0,55 мм по нормативно-технической документации.

2.8. Концы шнуров и завязок должны быть запрессованными.

2.9. Для изготовления шнуров и завязок должны применять ботиночный полуштапельный шнур 16 класса по нормативно-технической документации. Допускается применять шнур льняной нормальный по ГОСТ 1765-70, технический специальный хлопчатобумажный шнур марок ШХБ-125, ШХБ-110, ШХБ-60, ШХБ-50, ШХБ-25, ШХБ-20 по ГОСТ 2297-70.

2.10. Для заклеивания завязок следует применять поливинилацетатную гомополимерную грубодисперсную дисперсию по ГОСТ 18992-80.

Допускается применять клей на основе поливинилацетатной дисперсии по нормативно-технической документации.

2.11. Обрез кромок обложек и клапанов должен быть чистым и ровным. На обложках не должно быть следов клея, царапин, порезов, надломов и пятен диаметром более 3 мм.

2.12. На лицевой стороне обложки должна быть напечатана форма описания дел длительных сроков хранения (черт.4).

На оборотной стороне обложки должна быть нанесена маркировка, содержащая:

наименование предприятия-изготовителя и его товарный знак;

обозначение настоящего стандарта;

2.13. Изображения на лицевой и оборотной сторонах обложек должны быть четкими, ясными, без перекосов, подтеков и пятен.

2.14. Текст на лицевой стороне обложки должен быть нанесен типографским способом. Текст должен быть набран кеглем от 6 до 16 в зависимости от размеров элементов.

Раздел 2. (Измененная редакция, Изм. N 2).

3. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение

3.1. Обложки дел длительных сроков хранения следует упаковывать в кипы или деревянные и картонные ящики по ГОСТ 6658-75.

3.2. Перед упаковыванием в кипы или ящики обложки дел длительных сроков хранения упаковывают в пачки по 50 шт. по ГОСТ 6658-75 со следующим дополнением.

3.2.1 Для закрепления пачек допускается применять ленту из бумаги, показатели качества которой не ниже показателей оберточной бумаги марки А по ГОСТ 8273-75, или мешочной бумаги массой 1 м не менее 78 г по ГОСТ 2228-81. Ширина ленты должна быть 50-100 мм.

3.3. Маркировка кип и ящиков, транспортирование и хранение – по ГОСТ 6658-75.

Раздел 3. (Введен дополнительно, Изм. N 2).

Текст документа сверен по:
официальное издание
М.: Издательство стандартов, 1981

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО “Кодекс”

Готовим кадровые документы к сдаче в архив организации

Некоторые кадровые документы передаются на хранение в архив организации. Рассмотрим алгоритм действий по их подготовке к сдаче в архив.

Шаг 1. Определяем, кто, что и когда должен передать

Дела с кадровой документацией передает в архив структурное подразделение (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (далее — отдел кадров), в котором они заводились .

Передать в архив следует дела, которые хранятся постоянно или более 10 лет . Узнать сроки хранения дел можно из номенклатуры дел. Отметим, что такой документ должен быть в каждой организации .

Обратите внимание!
По общему правилу дела, которые хранятся менее 10 лет, в архив передавать не нужно. Однако по решению руководителя организации в исключительных случаях это допускается .

Срок передачи дел в архив организации — по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством . Например, дело «Приказы по личному составу за 2018 год» должно быть передано в архив не ранее 01.01.2020, но не позднее 31.12.2020.

Шаг 2. Готовим дела к передаче

После завершения делопроизводственного (календарного) года в отношении дел, которые заведены в отделе кадров, необходимо произвести следующие действия :

1. Подшить (переплести) каждое дело.

Подшивке (переплету) подлежат все дела, сдаваемые в архив организации. При этом необходимо :

— удалить металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов;

— подшить дело в твердую обложку не менее чем в четыре прокола или переплести;

— подшить документы в дело за левое поле с соблюдением возможности свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них. При этом документы, оформленные на листах бумаги формата А4, складываются.

Обратите внимание!
Документы, которые невозможно подшить в дело, необходимо вложить в конверт и подшить их в дело в конверте .

2. Пронумеровать листы каждого дела.

Все листы документов, находящиеся в делах, следует пронумеровать. При этом необходимо соблюдать следующие правила :

— нумеровать листы арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Обратите внимание!
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа;

— использовать для нумерации черный графитный карандаш.

Обратите внимание!
Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;

— нумеровать отдельно листы каждого тома дела;

— не включать в нумерацию листов дела лист-заверитель дела и листы внутренней описи;

— разворачивать и нумеровать в правом верхнем углу документы, подшитые в сложенном виде. Например, оформленные на листе формата А4 альбомной ориентации;

— нумеровать отдельно конверт и документы, которые находятся в нем. То есть вначале пронумеровать конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

— нумеровать на оборотной стороне в левом верхнем углу чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле.

На заметку
Если в нумерации допущено большое количество ошибок, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой и рядом проставляется новый.
Если ошибки незначительные, можно использовать литерные номера листов (например, 23а, 23б) .

3. Проверить наличие внутренней описи документов.

Отметим, что внутренняя опись составляется только в отношении дел, учет которых вызывается спецификой документации. К ним относятся, в частности, дела :

— особо ценные. Ценность документов определяет постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК) или Центральная экспертная комиссия при проведении экспертизы ценности документов ;

— сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела. Например, внутренняя опись документов ведется в отношении дел с приказами по личному составу.

Конкретный перечень дел, в которых необходимо вести внутреннюю опись, организация может закрепить в ЛПА, в частности в инструкции по делопроизводству.

На заметку
Внутренняя опись документов оформляется по установленным правилам и форме. При этом для личных дел установлена своя форма внутренней описи.

Внутренняя опись должна быть помещена в начало дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, ее следует подклеить к внутренней стороне обложки дела .

Обратите внимание!
Листы внутренней описи нумеруют отдельно от общей нумерации дела .

4. Составить заверительную надпись в каждом деле.

Она составляется на отдельном листе-заверителе дела, подписывается составителем и помещается в конце дела .

При оформлении листа-заверителя необходимо указать цифрами и прописью :

количество пронумерованных листов;

количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Обратите внимание!
Количество листов внутренней описи указывается отдельно после общего количества листов в деле через знак «+» ;

наличие литерных и пропущенных номеров листов;

номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел);

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Обратите внимание!
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле .

5. Оформить и уточнить реквизиты обложки каждого дела.

Обложки дел должны быть оформлены по установленным форме и правилам. При подготовке дел к сдаче в архив обычно на обложке каждого дела необходимо дополнить такие данные, как даты дела и количество листов в деле.

Обратите внимание!
Датами дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом датой дела является только год для планов, отчетов, штатного расписания, личных карточек уволенных работников, лицевых счетов. А датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело .

6. Систематизировать документы каждого дела в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, систематизация документов осуществляется при разработке номенклатуры. При ее составлении, в частности, учитывают сроки хранения документов, правила группировки приказов и т.д.

Подготавливая документы к сдаче в архив, необходимо обратить внимание, что :

— объем дела не должен превышать 300 листов;

— толщина дела не должна быть более 40 мм.

На заметку
При большем объеме документов дело необходимо разделить на самостоятельные тома .

Шаг 3. Составляем опись дел

Описи дел необходимо составить и оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года .

Пример

Личные дела работников были завершены делопроизводством в 2019 году. Составить описи данных дел необходимо не позднее 31.12.2020, а сдать их в архив организации — не позднее 31.12.2021.

Описи дел необходимо составлять ежегодно по установленной форме отдельно на дела :

— временного (свыше 10 лет) хранения;

— по личному составу;

— со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

На заметку
Обычно опись дел составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в структурном подразделении, второй — передается в архив организации вместе с делами.
Если в структурном подразделении имеется ЭК, опись составляется в трех экземплярах и третий подшивается к протоколу заседания ЭК .

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие основные правила :

1) вносить каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным порядковым номером;

2) соблюдать валовый порядок нумерации дел. Это значит, что нумерация включенных в нее дел продолжается из года в год.

Читайте также:

Оформление по ГПХ: расшифровка

Пример

Если в описи дел по личному составу за 2019 год были включены дела с N 1 по N 10, то валовая нумерация дел в описи за 2022 год начнется с N 11.

Отметим, что номер описи состоит:

из индекса отдела кадров по номенклатуре дел организации;

года, за который дела включаются в опись.

Обратите внимание!
К номеру описи дел:
по личному составу надо добавить буквенное обозначение «лс»;
временного (свыше 10 лет) хранения — «в» .

Пример

Номер дела по личному составу может выглядеть так — 05/2019лс, а номер дела временного (свыше 10 лет) срока хранения — 05/2019в, где:

5 — номер раздела отдела кадров по номенклатуре дел;

2019 — год, в котором были заведены дела;

«лс» или «в» соответственно — обозначение категории дел;

3) вносить заголовки дел в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Перед их внесением необходимо проверить :

соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета;

нумерацию листов дела;

наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, когда она должна была быть оформлена;

наличие и правильность оформления заверительной надписи.

На заметку
Если дело, указанное в номенклатуре дел, отсутствует, следует принять меры по его поиску. Если оно не будет обнаружено, необходимо составить справку, в которой изложить причины отсутствия дела. Данную справку подписывает начальник отдела кадров. Затем она передается вместе с описью дел в архив организации ;

4) заполнять графы описи в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел;

5) при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывают полностью, а заголовки последующих дел обозначают словами «То же». При этом другие сведения о делах вносят в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводят полностью).

Пример

Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Том 1

То же. С буквы «Л» по букву «Я». Том 2;

6) при формировании в деле документов за несколько лет — относить данное дело к тому году, в котором оно начато.

На заметку
В описи дел каждого последующего года, в течение которого дело продолжалось в делопроизводстве, за последней описательной строкой необходимо делать ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены. Например: «Документы за 2019 год см. также в описи N 3/2018 за 2018 год, дела N 4, 3»;

7) воспроизводить заголовок дела полностью на каждом новом листе описи. Перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается;

использовать графу описи «Примечание» для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.;

9) составлять в конце описи дел итоговую запись. В ней цифрами и прописью указывать количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговаривать особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера) .

Обратите внимание!
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет начальник отдела кадров .

Шаг 4. Подписываем, согласовываем и утверждаем опись дел

Опись дел должна быть:

— подписана ее составителем с указанием его должности, расшифровки подписи и даты составления;

— согласована руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии);

— утверждена руководителем структурного подразделения.

После подписания, согласования и утверждения описи дел она вместе с делами подлежит передаче в архив организации согласно графику. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то данный график не составляется (например, в небольших организациях, в которых не выделены бухгалтерия, отдел кадров) .

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Оформление самозахвата земли в собственность

Что можно считать самовольным занятием земельного участка?
Под самовольным занятием земельных участков понимается определенные действия лиц, указывающие и подтверждающие о фактическом использовании конкретного земельного участка, когда отсутствует решение органа исполнительной власти или местной администрации о том, что данный участок был передан в собственность, в аренду, в пользование, пожизненно наследуемое владение.

Данное правонарушение представляет собой посягательство на установленный законом земельный распорядок. Следовательно, любой самоуправный захват участка земли любым лицом – физическим или юридическим – есть прямое нарушение земельного распорядка, которое приносит урон экономике, вред землепользователям, собственникам, владельцам. В том случае, если участок самовольно захвачен из государственных земель или земель запаса, то вред наносится государству. Самовольно занятый участок подлежит обязательному возврату без каких-либо возмещений лицу, совершившему самозахват, затрат на освоение земельного участка. За совершение данного правонарушения наступает административная и имущественная ответственность (ст. 7.1 Кодекса РФ).
За самовольное занятие или использование участка без наличия на данный земельный участок правоустанавливающих документов, а в случае необходимости при отсутствии документов, позволяющих исполнение хозяйственной деятельности, установлены административные штрафы для гражданских, юридических и должностных лиц.
При самовольном занятии земельного участка лицо (физическое или юридическое) использует определенный участок земли против воли собственника, не имея на это законных оснований. Но если законом не установлено за пользование каким-либо участком земли оформление правоустанавливающих документов, то пользование данным земельным участком в отсутствии документов не будет создавать состав правонарушения.
К самовольному захвату земельного участка относится противоправная застройка данного земельного участка, также сюда причисляется постоянное или временное складирование. Лицам, которые самовольно занимают пустующие участки, надлежит знать, что по ст. 16 ЗК РФ те участки земли, которые не находятся в собственности муниципальных образований, юридических или гражданских лиц, являются собственностью государства. Другими словами, любой земельный участок имеет своего собственника, которым может выступать гражданское или юридическое лицо, муниципальное образование, субъект РФ или государство.
Кроме того, самовольным занятием земельного участка являются действия собственника или арендатора, которые направлены на расширение пределов своего участка путем необоснованного, самоуправного вынесения ограждения собственного участка за его законные границы и размещения различных строений, а также складирования чего-либо за пределами предоставленного участка. Ни физическое, ни юридическое лицо, выполнившее самовольную застройку, не может оформить на нее право собственности, следовательно, данное лицо не вправе делать распоряжения относительно таких построек, то есть нельзя будет продать, подарить, сдать в аренду или совершить иные сделки.
Обязательно наличие зарегистрированных документов при использовании земельного участка.
В соответствии с п. 1 ст. 60 Земельного кодекса лицо, осуществившее самозахват земельного участка, обязано восстановить нарушенные им права.
В ст. 76 Земельного Кодекса Российской Федерации говорится, что все самовольно занятые участки земли должны быть возвращены их законным собственникам, арендаторам, землевладельцам, землепользователям без компенсирования затрат, которые были совершены лицами, виноватыми в нарушении земельного законодательства, за период незаконного пользования данными земельными участками. Сюда относится снос возведенных зданий, сооружений, а также привидение в пригодное состояние земельных участков.
Земельный участок в обязательном порядке должен использоваться при наличии оформленных документов в установленном законом порядке. В Гражданском кодексе РФ ст. 131 говорится, что права на недвижимое имущество, а также разного рода сделки и ограничения должны пройти обязательную государственную регистрацию. Следовательно, располагая на руках постановлением о предоставлении в собственность земельного участка, договором аренды или каким-либо иным документом, надо в обязательном порядке посетить органы Росреестра и произвести регистрацию права на предоставленный земельный участок. То есть правоустанавливающие документы, независимо от их вида, должны пройти регистрацию в установленном порядке.2
В том случае, если осуществляется отчуждение земельного участка (продажа, дарение), то должен быть подан надлежащий договор отчуждения на данный земельный участок обеими сторонами договора в Росреестр для проведения регистрации перехода к новому владельцу прав собственности. Если сделка заключена в устной или письменной форме без оформления государственной регистрации, которая закрепит переход права, прежний собственник (даритель, продавец) остается полноправным собственником не прошедшего перерегистрацию земельного участка. Действия одаряемого лица или покупателя, которое будет пользоваться земельным участком без обязательной регистрации права, классифицируются по ст. 7.1 Кодекса о совершенных административных правонарушениях. Исключение составят договоры безвозмездного срочного пользования, договоры аренды и субаренды, которые заключаются на срок до одного года (п. 2 ст. 26 ЗК РФ).
Использование земельного участка без наличия оформленных в установленном законом порядке документов, дозволяющих исполнение хозяйственной деятельности, занимает ряд норм законодательства РФ. Это и строительство без получения надлежащего разрешения от органа исполнительной власти, в ведении которого находятся вопросы строительства и архитектуры, это и мелкорозничная торговля, а также проведение земельных работ, которое требует согласования с Государственным архитектурно-строительным надзором и др.
Оформление «замозахвата» земельного участка при наличии свидетельства регистрации старого образца1
• Определить границы земельного участка (работу выполняет геодезист).
• Обратиться заявлением в местную администрацию.
• Если вновь определенные размеры не совпадают с размерами, которые указаны в первоначальных документах (по новым измерениям площадь участка больше), то придется обращаться в суд, чтобы узаконить границы.
• Государственная регистрация права на земельный участок

Легализация (сохранение) объектов недвижимого имущества, обладающих признаками самовольного строительства

Легализация (сохранение) объектов недвижимого имущества, обладающих признаками самовольного строительства

Оглавление

Понятие самовольного строительства;
Обязательное условие для легализации (сохранения) объекта недвижимого имущества, обладающего признаками самовольного строительства;
Способы легализации (сохранения) объекта самовольного строительства;
Заключение.

Понятие самовольного строительства

Действующее законодательство к самовольным постройкам относит здания, сооружения или иные строения, если они:

– возведены на не предоставленном в пользование земельном участке;

-размещены на земельном участке, у которого установленные виды разрешенного использования не допускают строительства;

– построены без обязательных разрешений и согласований;

– возведены с нарушением строительных правил и норм.

Следует отметить, что перечисленные нарушения уже должны были существовать на момент начала строительства и сохраняться на дату выявления самовольного строительства.

Вместе с тем, не считается постройка самовольной, если на момент ее возведения правообладатель не знал и не должен был знать о каких-либо ограничениях.

Иными словами самовольная постройка – это объект недвижимого имущества, возведенный там, где строительство было запрещено или ограничено. На законном основании возможно возводить частные или многоквартирные дома, нежилые объекты, если соблюдены следующие условия:

– заранее получен участок из муниципального или государственного фонда, либо приобретен в собственность, иное законное владение (например, земельный участок под застройку могут выделить на основании договора аренды, с последующим оформлением в собственность);

– в случае если видом разрешенного использования земельного участка, установлено возведение построек;

– в случае наличия необходимых согласований и разрешений (например, наиболее сложной процедурой является оформление разрешения для строительства многоквартирных домов);

– в случае если при разработке проектной документации, согласованиях и строительстве были соблюдены обязательные нормы и правила;

– в случае если строительные работы не привели к нарушению законных интересов третьих лиц.

Самовольным строительством является незаконное возведение на чужом участке, муниципальных и государственных территориях, в том числе при частичном пересечении границы таких земель.

Обязательное условие для легализации (сохранения) объекта недвижимого имущества, обладающего признаками самовольного строительства

Любой объект недвижимого имущества неразрывно связан с земельным участком. В этой связи, для легализации (сохранения) объекта самовольного строительства необходимо подтвердить права на земельный участок, с соблюдением вида разрешенного пользования (далее ВРИ), а также провести экспертизу на соответствие объекта самовольного строительства требованиям безопасности.

Читайте также:

Что нужно для оформления медкнижки

В случае отсутствия прав на земельный участок потребуется оформление земельно-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством. Это может быть заключение договора аренды или выкуп земельного участка.

Изменение ВРИ достаточно сложная процедура, так как ВРИ установлен ПЗЗ -правилами землепользования и застройки.

Кроме того, в отношении земельного участка могут существовать ограничения (сервитуты, санитарно-защитные и водоохранные зоны). Примером сервитута может быть зона вдоль линейного объекта (газопроводы, линии электропередач), на которой практически полностью запрещено возведений иных строений. Водоохранные зоны устанавливаются вдоль рек, озер, прудов или иных водоемов, а изменить эти границы очень сложно.

Вместе с тем, объект самовольного строительства должен быть безопасен и соответствовать строительным нормам и правилам

При возведении любых объектов недвижимости требуется соблюдение строительных норм и правил, требований Градостроительного кодекса РФ, а так же санитарно-гигиенических и иных нормативов.

Для легализации (сохранения) объекта самовольного строительства потребуется:

– подготовить соответствующую документацию (проект, экспертные заключения, ГПЗУ и т.д.), при необходимости получить разрешения на строительство;

– заказать технические планы;

– получить заключения СЭС, ОГПН и иных уполномоченных ведомств;

– согласовать спорные вопросы с владельцами соседних объектов и участков.

Безопасность объекта недвижимости по строительным нормам должна подтверждаться проектными организациями. Для отдельных видов объектов требуется пройти экспертизу.

Следует отметить, что необходимо учитывать ограничения, указанные в ГПЗУ – минимальные отступы от границ, количество этажей и площадь, соблюдение технических условий на подключение инженерных сетей. Подтверждать соответствие требованиям безопасности придется в административном или судебном порядке.

Способы легализации (сохранения) объекта самовольного строительства

– оформление разрешения на строительство;

– признание права собственности в судебном порядке;

– получение решения ГЗК о возможности сохранения объекта, признание права собственности в судебном порядке на основании пунктов 3 и 3.2 статьи 222 ГК РФ;

– установление, что здание или его часть не обладает признаками самовольного строительства.

Оформление разрешения на строительство:

При оформлении разрешения на строительство органы исполнительной власти проверяют земельный участок на наличие признаков самовольного строительства, а также запрашивают документы в уполномоченных органах (в Москве – в административной инспекции, БТИ, Департаменте городского имущества, Росреестре).

Законодательством РФ не предусмотрена возможность проведения экспертизы проектной документации и выдача разрешения на строительство на уже возведенные объекты. Поэтому при обнаружении объектов самовольного строительства органы государственной власти имеют право отказать в выдаче документа.

При обнаружении объектов самовольного строительства в Москве Мосгосстройнадзор не выдает такое разрешение. Поэтому на документально зафиксированный инстанциями объект самовольного строительства оформить разрешение на строительство невозможно.

Однако если уполномоченные органы не зафиксировали незаконную реконструкцию документально, и она была проведена без увеличения габаритов здания (например, был возведен антресольный этаж в пределах габаритов здания), оформить разрешение на строительство возможно.

Признание права собственности на объектов самовольного строительства в судебном порядке основании пункта 3 статьи 222 ГК РФ:

Легализовать (сохранить) объект самовольного строительства на основании пункта 3 статьи 222 ГК РФ можно при одновременном соблюдении всех следующих четырех условий:

– земельный участок находится в собственности, пожизненном наследуемом владении, постоянном (бессрочном) пользовании;

– имеются права, допускающие строительство на земельном участке объекта;

– на день обращения в суд постройка соответствовала нормативным требованиям;

– сохранение постройки не нарушает права и охраняемые законом интересы других лиц и не создает угрозу жизни и здоровью граждан.

В судебные органы необходимо представить:

– проект строительства (реконструкции) здания в объеме разделов: «архитектурный», «конструктивный», «вентиляция», «водопровод, канализация», «электрика», «пожаротушение, пожарная сигнализация»;

– заключение о техническом состоянии несущих конструкций и коммуникаций с выводами, что здание не нарушает прочностных характеристик, норм, не создает угрозы для жизни и здоровья людей;

– заключения Роспотребнадзора и МЧС о соответствии здания нормативам и возможности его эксплуатации;

– архитектурно-градостроительное решение объекта капитального строительства (АГР) и свидетельство о его утверждении, выданное Москомархитектурой, которые служат доказательством соответствия фасада и этажности здания градостроительным нормам;

– договоры с организациями, эксплуатирующими внешние сети (если здание эксплуатируется).

Признание права собственности на объектов самовольного строительства в судебном порядке на основании пункта 3.2 статьи 222 ГК РФ:

В соответствии с п. 3.2 статьи 222 Гражданского Кодекса РФ, лицо, которому в целях строительства предоставлен во временное владение и пользование земельный участок, находящийся в государственной или муниципальной собственности, где возведена или создана самовольная постройка, приобретает право собственности на такое здание, сооружение или другое строение в случае выполнения требования о приведении самовольной постройки в соответствие с установленными нормами, если это не противоречит закону или договору.

При этом, необходимо доказать, что объект соответствует нормативам, а его сохранение не угрожает жизни и здоровью людей, не нарушает права и интересы граждан.

В этой связи, для легализации объекта самовольного строительства через суд на основании второго абзаца пункта 3.2 статьи 222 Гражданского Кодекса РФ необходимо представить в судебные органы:

– договор аренды земельного участка с указанием, что земельный участок предоставлен в аренду для строительства или реконструкции здания;

– проект строительства (реконструкции) здания;

– заключения Роспотребнадзора и МЧС о соответствии здания нормативам и возможности его эксплуатации;

– архитектурно-градостроительное решение объекта капитального строительства (АГР) и выданное Москомархитектурой свидетельство о его утверждении.

Получение решения ГЗК о возможности сохранения объекта. Признание права собственности на объектов самовольного строительства в судебном порядке на основании пункта 3.2 статьи 222 ГК РФ (применимо для объектов недвижимости города Москвы):

Для получения решения ГЗК необходимо подать заявление и документы в Градостроительно-земельную комиссию (ГЗК) г. Москвы с просьбой рассмотреть возможность сохранить и узаконить объект самовольного строительства.

Деятельность этой комиссии регламентирована постановлениями правительства Москвы от 16.11.2010 г. № 1019-ПП «О создании Градостроительно-земельной комиссии города Москвы», от 31 мая 2011 г. № 234-ПП «Об организации работы по выявлению и пресечению самовольного строительства на территории города Москвы» и положением, утвержденным постановлением правительства Москвы от 02.10.2012 г. № 528-ПП «О внесении изменений в правовые акты Правительства Москвы».

Кроме того, необходимо представить заключение о техническом состоянии несущих конструкций и коммуникаций объекта с выводами, что здание не нарушает прочностных характеристик, норм, не создает угрозы для жизни и здоровья людей, Архитектурно-градостроительное решение объекта капитального строительства (АГР) и выданное Москомархитектурой свидетельство о его утверждении.

Комиссия, при участии заинтересованных лиц, устанавливает возможность легализации объекта самовольного строительства и дает рекомендации органам исполнительной власти об оформлении документации на объект или устанавливает невозможность сохранения объекта самовольного строительства и необходимость подачи в суд иска о признании здания или его части самовольной постройкой и демонтажа.

На основании решения комиссии потребуется уплата штрафа за незаконное использование земельного участка.

В случае, если комиссия установит неосуществимость легализации объекта самовольного строительства в Москве, подписать договоры аренды земельного участка будет невозможно.

В соответствии с нормами статьи 222 ГК РФ положительное решение Градостроительно-земельной комиссии не является основанием для признания права собственности на объект самовольного строительства. Однако наличие договора аренды земельного участка, предоставленного для целей строительства/реконструкции здания, позволит суду удовлетворить иск о признании права собственности на самовольную постройку на основании абзаца второго пункта 3.2 статьи 222 ГК РФ.

Установление, что здание или его часть не является объектом самовольного строительства:

В соответствии с п. 1 статьи 222 Гражданского Кодекса РФ, здание, сооружение или другое строение, возведенное или созданное с нарушением установленных законом ограничений использования земельного участка, не является самовольной постройкой, если собственник данного объекта не знал и не мог знать о действии указанных ограничений в отношении принадлежащего ему земельного участка.

В этой связи, имеется основание просить суд установить, что здание не является самовольной постройкой, при одновременном соблюдении следующих трех условий:

– право собственности на здание или его часть зарегистрировано в ЕГРН;

-земельный участок принадлежит собственнику здания или его части по праву собственности или находится у него в аренде;

– судебным органам необходимо доказать, что собственник объекта недвижимости не знал и не мог знать о наличии ограничений в отношении принадлежащего ему земельного участка (например, об ином назначении земельного участка или предоставлении ему участка для эксплуатации здания меньшей площади).

Важно: Если постройка не соответствует нормативам, ее необходимо заранее привести в соответствие!