Должностные инструкции и обязанности менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Общие положения

  1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
  2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
  4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

  • законченное высшее образование;
  • высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
  • опыт работы по профилю от 1,5 лет.

Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

  • профильное законодательство и нормативные акты;
  • особенности внешнеторговых операций;
  • деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
  • ведение документооборота по закупкам;
  • ведение процесса деловой переписки;
  • специфика формирования цен на закупаемые товары;
  • основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
  • мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
  • заключение договоров с иностранными контрагентами;
  • контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
  • отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
  • поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
  • использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
  • взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
  • требуемым аспектам процессов закупок.

Менеджер по закупкам руководствуется:

  • действующим законодательством;
  • документами фирмы;
  • содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

  1. Организация закупки соответствующих товаров.
  2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
  3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
  4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
  5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
  6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
  7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
  8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
  9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
  10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
  11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
  12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
  13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
  14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
  15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
  16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

  1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
  2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
  3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.

4. Права

Менеджер по закупкам имеет права:

  1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
  3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
  4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
  5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
  6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
  7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
  8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
  9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера ООО «Нижегородметалл-Сервис» (далее – Общество).

1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора Общества.

1.3. Менеджер относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику ПЗУ Общества.

1.4. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее 1 года.

1.5. Менеджер должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;

– рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;

– конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения;

– теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;

– теорию и практику работы с персоналом;

– формы и методы ведения рекламных кампаний;

– этику делового общения;

– основы технологии производства;

– методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;

– основы законодательства о труде;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. Менеджер в своей деятельности руководствуется:

– локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

– правилами внутреннего трудового распорядка;

– правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

– указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

– настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия менеджера его обязанности возлагаются на лицо, назначенное Директором Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функциональные обязанности

Менеджер осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Организация и ведение закупок:

– поиск потенциальных поставщиков;

– ведение коммерческих переговоров с поставщиками в интересах Общества;

– оперативное реагирование на информацию, поступающую от поставщиков, и доведение ее до сведения Начальника ПЗУ;

– мотивация поставщиков на работу с Обществом.

2.2. Планирование и аналитическая работа:

– составление ежемесячного плана закупок;

– анализ статистических данных закупок, определение наличия и потребности в материалах на текущий момент и на будущие периоды, оптимизация складских запасов;

– предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом Общества;

– обеспечение маркетинговых исследований по изучению предложений от поставщиков, уровню цен, перспектив развития рынка сбыта;

– составление прогнозов по поставкам продукции на склад.

2.3. Обеспечение закупок:

– прием и обработка заказов от клиентов Общества;

– окончательное согласование с поставщиком условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции на склад;

– взаимодействие с подразделениями Общества с целью выполнения возложенных задач;

– участие в рабочих совещаниях;

– ведение рабочей и отчетной документации.

– поддержание в активном состоянии данных о поставщиках в информационной системе.

– участие в рассмотрении поступающих претензий и жалоб от поставщиков.

– обеспечение своевременного поступления продукции на склад на основании документов от поставщиков, заполненных в соответствии с законодательством;

– недопущение дебиторской задолжности по расчетам с поставщиками;

Менеджер имеет право:

3.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

3.2. Запрашивать лично или по поручению начальника ПЗУ отчеты и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.3. Требовать от Начальника ПЗУ оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.4. Требовать от руководства обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

3.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов по закупкам, входящих в компетенцию менеджера.

Менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, – и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

5. Условия работы

5.1. Режим работы менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Должностную инструкцию прислала Дарья Кривенкова

Должностная инструкция менеджера по закупкам, должностные обязанности менеджера по закупкам, образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Должностные обязанности менеджера по закупкам – это постоянные переговоры с поставщиками (с целью получения более выгодных условий), контроль за оборотом закупленных товаров, и конечно, немало бумажной работы (отчеты, договоры, счета). В должностной инструкции менеджера по закупкам также стоит предусмотреть рабочие контакты с коллегами – из отдела маркетинга и продавцами. Все это есть в нашем образце должностной инструкции менеджера по закупкам.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
– основы гражданского и коммерческого права;
– типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
– ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
– методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
– принципы организации закупок;
– действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
– законодательными актами РФ;
– Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
– приказами и распоряжениями руководства;
– настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.
2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4. Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Менеджер по закупкам

Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно – правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

Д ОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам _______ _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.

1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.

1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.

1.6. Менеджер по закупкам должен знать:

– тенденции мировой моды;

– принципы организации закупок;

– ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;

– действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;

– производителей и поставщиков детских товаров;

– методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;

– этику делового общения.

– компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).

1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.

2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.

2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.

2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.

2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:

– своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;

– обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;

– обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.

2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.

2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.

2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.

2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.

Менеджер по закупкам имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.

3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.

3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.

3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.

3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.

Менеджер по закупкам несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Ссылка на основную публикацию