Кадровый аудит делопроизводства организации: зачем нужен

Аудит кадрового делопроизводства

“Отдел кадров бюджетного учреждения”, 2008, N 6

Аудит кадрового делопроизводства

Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.

Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.

Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства

Аудит кадрового делопроизводства (далее – аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:

– при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;

– при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;

– при смене руководителя организации;

– при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

– при изменении системы оплаты труда;

– при массовом высвобождении работников.

Кто проводит аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.

Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.

Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства

1. Организационный этап.

2. Определение перечня подлежащих проверке документов.

3. Сверка документов.

4. Проверка кадровой документации.

5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.

Рассмотрим каждый этап более подробно.

На первом, организационном, этапе необходимо:

– определить цели и задачи проведения кадрового аудита;

– сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;

– определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного – двух месяцев);

– издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:

– трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);

– график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

– штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;

– трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);

– приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 “О трудовых книжках” (далее – Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”;

– табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;

– личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) (“Личная карточка государственного (муниципального) служащего”). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;

– приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;

– личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ “О службе в таможенных органах Российской Федерации”, согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 “О Прокуратуре Российской Федерации”. В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации – Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;

– локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.

Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:

– коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

– должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

– договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

– договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);

– положение об охране коммерческой тайны;

– положение об адаптации работников;

– положение о порядке прохождения испытательного срока;

– положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

– журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);

– журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы – прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;

– журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.

Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.

Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.

Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.

Зачем проводить кадровый аудит?

Аудит системы управления персоналом – это экспертиза кадрового потенциала компании, которая дает возможность оценить его и сопоставить со стратегией компании, оценить, насколько процессы управления персоналом соответствуют целям компании, выявить предпосылки возникающих в организации проблем и пути их решения.

Аудит системы управления персоналом позволяет определить оптимально ли распределены затраты, выявить узкие места и понять причины их возникновения, оценить работу функций управления персоналом, профессиональный уровень команды менеджеров, сотрудников и специалистов по персоналу, уровень вовлеченности, лояльности и удовлетворенности сотрудников компании. Среди основных причин, по которым компании проводят кадровый аудит:

  • Планирование организационных изменений, связанных с расширением компании.
  • Трудности и ошибки в работе организации.
  • Приход в компанию нового руководителя.

В любом случае каждая из причин связаны с системой управления персоналом, анализ которой проводится в течение кадрового аудита. Даже если у компании казалось бы нет трудностей и дела идут хорошо аудит также необходим, так как руководство всегда стремится к развитию, ставит новые цели и задачи. Аудит поможет оценить эффективность системы управления кадрами организации, выявлению ошибок, которые в дальнейшем могут привести к большим проблемам.

Результатом аудита может быть не только снижение уровня текучести кадров, но и повышение производительности труда, выявления новых направление в обучении персонала, модернизация системы поиска персонала и пр.

Наиболее известными являются метод экспресс-аудита и комплексного аудита. Их суть исходит из названия. Экспресс-аудит – это аудит одной из hr-систем или какого-либо подразделения для определения соответствия системы или работы подразделения стратегическим целям в управлении персоналом. Этот метод чаще всего используется если в системе или подразделении есть проблема, например, высокая текучесть персонала, низкая производительность труда, или в стратегии компании произошли изменения и это требует изменению одной из системы управлении персоналом. Комплексный аудит – это расширенный аудит управления персоналом компании в целом. Он содержит наибольший объем работы и более длительные сроки.

Зачастую результаты кадрового аудита выражаются в цифрах для того, чтобы обеспечить объективность результатов проекта. Результатом является разработка плана мероприятий по выстраиванию системы управления персоналом в соответствии с действующей корпоративной культурой и стратегией развития компании. Обязательными составляющими отчета по аудиту, проходящий расширенным методом, являются пункты с выявленными проблемами и рекомендации по их решению. Результат минимального кадрового аудита включает отчет по системе или подразделению компании.

Прежде чем проводить аудит необходимо понимать, что важно не только пройти все этапы, но и быть готовым к тому, что возможно придется многое поменять в работе компании, столкнуться с сопротивлением, вкладывать средства, произвести замену кадров. Однако то, что руководство компании получит в итоге, стоит всех этих нелегких решений. Зачастую, именно после аудита и выполнения рекомендаций по его результатам, компания выходит на новый уровень, повышая не только общую производительность, но и прибыль.

Кому и зачем нужен кадровый аудит?

Начнем с самого главного. Согласно федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” – статья 19 пункт 1, экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. То есть проведение внутреннего аудита по всем видам действий внутри компании является обязанностью работодателя, а то, что действий в области персонала и оформления документов в любой компании достаточно много, понятно всем. Естественно, эти действия являются основной для осуществления бухгалтерских операций по учету, оплате труда персонала, предоставления компенсаций и гарантий и т.д., что тоже понятно всем.

Но мы не об этом. Мы часто делаем вид, что закон не обязывает нас что-то делать, особенно если нам не понятна цель таких действий или нет внутреннего ресурса. И поэтому проведением внутреннего аудита по всем видам хозяйственной деятельности работодатели в большинстве своем не занимаются. Или занимаются, но тайно. Тайно не от работников, конечно, а от внешних органов. Работодатель, осуществляя проверку какого-либо аспекта работы внутри компании, не документирует такую задачу, процедуру осуществления и ее итоги. И самое главное – действия после проведения такой проверки. А почему, кстати? Ведь проверка была проведена внутри компании? Да. И итоги есть? Да. И какие-то недоработки были выявлены? Да. И самое главное, после проведения такой проверки должностные лица внутри компании начинают осуществлять какие- то действия: что-то доделывать, что-то исправлять, что-то оптимизировать, кого-то наказывать… А вот тут – стоп.

Чтобы кого-то за что-то наказать, нужна доказательная база по факту вины. И что нужно работодателю для наложения дисциплинарного взыскания? Правильно, задокументированное подтверждение проступка, а еще и возможность подтвердить, когда эти нарушения были выявлены. То есть документировать внутренние проверки работодателю, конечно, необходимо, чтобы иметь возможность наказывать виновных должностных лиц и даже официально прекращать с ними трудовой договор в связи с совершенными проступками.

А если действиями должностного лица компании был нанесен и материальный ущерб? Вам ведь для официального привлечения к материальной ответственности тоже нужны будут факты, определение размера ущерба, виновного лица – и, конечно, роль таких «бумаг» резко возрастает.

Почему в России работодатели нечасто привлекают работников к материальной ответственности? Ведь не потому, что работники не наносят ущерб своему работодателю? Конечно, наносят. А порой еще какой! Просто не привыкли мы документировать такие вещи, и когда у работодателя реально терпение заканчивается, и он «рвет и мечет» тут-то юристы и уверенно заявят, что «доказательств у вас нет, дорогой работодатель, для применения официальных карательных мероприятий». И вот уже, наверное, эту претензию надо разворачивать в сторону тех же внутренних юристов и службы персонала: почему при наличии виновных действий со стороны работника я не могу его уволить, привлечь к ответственности и т.д.?

Кроме возможности разбираться с виновными лицами, часто работодатель не понимает того, что он проводит внутренние проверки и выявляет нарушения, является смягчающим обстоятельством при наложении административного взыскания. То есть, если работодатель регулярно проводит проверки, выявляет нарушения и их исправляет, он подстраховывает себя. При проверке у него появляются аргументы к тому, что он сам нашел нарушения, принимает меры к устранению этих нарушений и их последствий. И в этой ситуации применить максимальный размер административных санкций инспектор уже не может. Но чаще всего у работодателя срабатывает естественный страх того, что, возможно, при проверке инспектор этих нарушений не нашел бы, а тут мы сами на блюдечке с голубой каемочкой инспектору в виде протокола, или акта, или отчета о внутренней проверке такие нарушения и выставляем.

На самом деле с таким страхом можно спокойно справляться, оформляя эти документы как конфиденциальные и вытаскивая на свет только в том случае, когда будет понятно, что проверка идет и какие-то аргументы в свою пользу нам нужны, а не вручать эти документы о проверке инспектору сразу на входе. Хотя, могу сказать по своей практике, даже когда инспектору реально на входе вручаются документы о том, что в компании есть внутренний аудит, он регулярно по графику проводит внутренние проверки: вот результаты этих проверок, вот отчеты о том, что было исправлено на основании таких проверок, – отношение к работодателю сразу резко меняется. И это те единственные случаи, которые я наблюдала, когда санкции к работодателю не применялись вообще. Может, потому что инспектор просто был в шоке, конечно. Но факт остается фактом.

Даже если вы очень оптимистичный и миролюбивый работодатель, то есть искренне надеетесь, что все работники реально работают добросовестно и на благо компании, что наказывать вы никого не будете и инспекционных проверок в нашей организации не будет никогда, то, может быть, вопрос оптимизации работы внутри компании и бизнес-процессов будет для Вас аргументом?

То, что работа отдела персонала одна из самых «бюрократичных», неэффективных, трудозатратных, неоптимизировнных служб в любой компании, я могу говорить вполне обоснованно. Количество ненужных документов, которые оформляются в кадровой службе, всегда очень большое. При этом ненужных, с точки зрения закона. Эти документы ни от чего работодателя не защищают и по закону не требуются, но все равно отдел кадров продолжает упорно их оформлять – видимо, просто по инерции. Но большей частью выявляются при таких анализах не столько лишние действия, операции и документы, сколько нехватка критически важных документов, которые нужны для защиты интересов компании и работодателя. Просто потому, что нет фокуса внутри отдела: какие документы какое значение имеют? какие документы должны быть обязательно? какие закон не требует? какие новые требования появились в законе по оформлению документов? какие новые веяния судебной практики? какие документы можно вести в электронном виде? какие документы «критически» важны потому что за их отсутствие санкции высокие?

В большинстве своем такие вопросы ставят в тупик должностных лиц. Хотя как у любой службы внутри компании отдел персонала должен иметь план развития и оптимизации работы.

А если у Вас в компании его нет, то и удивляться не приходится тому, насколько часто работодатель в суде не может доказать свою правоту, даже если она реальна. Но зато при этом огромное количество времени и сил отдел персонала тратит на документы, которые по закону не нужны и никто никогда их не спросит.

Можно ли для проведения такого аудита привлекать сторонние организации? Не можно, а нужно. Какие самые главные преимущества есть у сторонних аудитов?

Первое – объективность и непредвзятость,

Второе – взгляд со стороны.

Третье – объективно больший профессионализм в этой работе.

А единственный минус – это стоит денег.

Но можно обойтись и внутренним аудитом, конечно. Но это не всегда эффективно. В любом случае аудиты надо проводить, неважно внутренними или внешними силами, если Вы хотите:

· соблюсти требования закона,

· накладывать на виновных лиц официально дисциплинарные взыскания,

· привлекать к материальной ответственности,

· снижать риски административных санкций,

· и уже начать подходить к оформлению кадровых документов цивилизованно,

· и, в конце концов, по-хорошему шокировать инспекторов.

И тогда обязательно понемножку, мелкими шагами российский бизнес будет двигаться в сторону оптимизации работы внутри компании по всем направлениям, в том числе оптимизации работы административного персонала. То, что в западных компаниях уже десятилетиями сложившаяся практика, нам предстоит только осваивать.

Кадровое делопроизводство

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;

Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).

Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;

оформление кадровых приказов;

заполнение трудовых книжек;

ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

Положения об оплате труда;

Правил внутреннего трудового распорядка;

Положения о персонале;

Положения о премировании и иных поощрениях

Положения о материальной ответственности работников;

Положения о коммерческой тайне;

Положение об отпусках;

Положение о командировках;

Положение о структурных подразделениях;

Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные.

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.

Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.

Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.

Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;

на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме “Зарплата и кадры”.

Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства

Во многих фирмах возникают ситуации, когда необходимо убедиться в качестве работы кадровой службы и в том, что все их задачи выполняются правильно. Поможет в этом аудиторская проверка. Кадровый аудит — это то, без чего не обходится ни одна организация. Эта процедура помогает избежать многочисленных проблем и оптимизировать работу кадров на предприятии.

Понятие кадрового аудита

Кадровый аудит — это оценка организационной структуры компании и ее системы управления персоналом. Она является независимой и проводится комплексно, что имеет наибольший положительный эффект для фирмы.

Если рассматривать это понятие подробнее, то под ним подразумеваются проверка и анализ всей документации, связанной с кадрами и не только. Проверяется соответствие нормам законодательства РФ (трудовому, налоговому и другим кодексам и законам) и последним изменениям в нем. Также затрагивается и сама работа кадров, что проверяется путем анализа экономических показателей.

Невозможно не согласиться с масштабностью и пользой для всех сторон этого вида аудита.

Ситуации, когда проверка необходима

Проведение кадрового аудита нужно выполнять в следующих случаях.

  1. При смене сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации. Это позволит обнаружить и устранить ошибки и облегчит вступление в должность новому работнику.
  2. При изменениях в законодательстве — все документы должны соответствовать действующим нормам, и необходимые дополнения и изменения нужно вносить сразу.
  3. При смене руководства компании. Вступая в должность, новый начальник должен быть уверен в том, что нет никаких нарушений, и работа может продолжаться в том же темпе, в котором и шла.
  4. Перед различными проверками со стороны. Это придаст уверенности не только подразделению, но и всей фирме в том, что соблюдается закон по отношению к работникам.
  5. При желании проверить или улучшить работу кадровой службы. Выявленные проблемы говорят о слабых сторонах отдела кадров и показывают направление для его совершенствования.

Но, безусловно, лучше эту процедуру сделать постоянной (например, раз в квартал или полугодие). Это будет занимать не так много времени и сил на ее проведение и принесет организации намного больше пользы, чем разовая проверка.

Кем выполняется кадровый аудит в организации?

Кто уполномочен осуществлять данную процедуру? Эту миссию может выполнить кадровая служба компании или сторонние специалисты из фирм, предоставляющих подобные услуги.

Оба варианта приемлемы для любых организаций. При проведении проверки собственными силами необходимо создать комиссию. В нее должны входить квалифицированные специалисты, которые имеют знания и опыт, касающиеся законодательства, делопроизводства и работы с документами. Это позволит выявить нестыковки, нарушения и несоответствия либо их отсутствие.

Приглашение аудиторов со стороны

Если руководство сомневается в компетенции своих менеджеров по кадрам, то лучше воспользоваться вторым вариантом. Это даст независимый взгляд и оценку на работу отдела кадров с разных сторон и поможет ее усовершенствовать.

Также не стоит забывать и о том, что со стороны всегда виднее даже самые мелкие недочеты. Сотрудник, который постоянно занимается одной и той же работой, может просто не замечать, что допускает ошибки, а приглашенные аудиторы их с легкостью увидят.

Еще одним плюсом второго варианта является и то, что у этих людей уже наработан опыт, и процедура займет наименьшее количество времени при высоком качестве исполнения. И знания таких сотрудников относительно заполнения документов, оформления договоров и законов на высоком уровне.

Не стоит обращать особое внимание при выборе такой компании на рекламу. Лучше узнать репутацию по отзывам других компаний, которые пользовались услугами сторонних аудиторов. Это позволит избежать некачественной проверки и сотрудничества с недобросовестным аудиторами.

Методы аудита

Какие есть способы осуществления данной процедуры? Аудит кадрового делопроизводства может проводиться с применением таких методов, как:

  • Организационно-аналитические — проводится проверка отчетов, документов и трудовых показателей. Выявление и своевременное исправление ошибок в этом блоке позволяют избежать ответственности (от уплаты штрафов до уголовного наказания).
  • Социально-психологические — разные виды опросов и беседы с персоналом. Их результатом является получение представлений о желании сотрудника работать в организации, о способах мотивации, об адаптации и отношениях в коллективе. Этот метод позволяет найти более простые и результативные пути увеличения работоспособности персонала.
  • Экономические методы — сравнение различных показателей с общепринятыми и внутриотраслевыми нормативами. Помогают выявить, насколько результативен труд работников компании.

Перечисленные методы аудита эффективны как при комплексном использовании, так и при самостоятельном. Каждый из них несет большую пользу для фирмы, выявляя проблемные места и помогая определить методы решения трудностей. Вместе они охватывают все области, которые влияют на производительность труда и прибыль компании.

Проведение и результат

Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.

  1. Выборочный — занимает меньше времени и направлен на поиск несоответствий в проблемных и слабых местах кадровой службы.
  2. Полный — проверяется весь объем в течение длительного времени. По его итогам устраняются все возможные ошибки, и дается полный комплекс рекомендаций по улучшению работы с кадрами.

Найденные несоответствия и нарушения обычно расписаны по пунктам. При этом дается описание того, как внести необходимые исправления, и сроки, в которые кадровая служба должна это сделать.

Отчетность по аудиту

Для этого специально разрабатывается форма отчетности по проверке. Она может содержать информацию как по каждому сотруднику, так и по отделам или проверяемым документам. Чем точнее эта форма, тем быстрее и легче в дальнейшем устранить найденные ошибки.

Исправлению недочетов также следует уделить особое внимание. По окончании сроков, данных на устранение ошибок, необходимо проверить, было ли это выполнено, и насколько правильно. Это позволит убедиться в том, что распоряжения выполняются по плану, и сотрудники понимают, в чем допущены ошибки. Это, в свою очередь, позволит избежать их в дальнейшем.

Польза для фирмы

Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.

Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.

Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию