Организация рабочего процесса: принципы, контроль и оптимизация

Если вы являетесь руководителем компании, то вам необходимо знать, как правильно организовать работу всего коллектива. Для того чтобы это сделать, необходимо располагать специфическими знаниями, а также опытом. Вы должны правильно распределять обязанности, добиваясь, таким образом, максимальной производительности. Для начала нужно тщательно изучить работу, ознакомиться с методиками, применяемыми во время работы, а также попытаться их усовершенствовать. Весь рабочий процесс, желательно, разделить на блоки. Кроме того, нужно подумать, к какому именно результату вы стремитесь.

Что такое рабочие процессы?

Глоссарий Болдриджа дает следующее определение: «Термин “рабочие процессы” относится к важнейшим внутренним процессам создания ценности. Эти процессы охватывают большую часть персонала компании и приводят к созданию ценности для клиентов, акционеров и других заинтересованных лиц».

Если вы хотите свести это к более понятному объяснению, вот вариант попроще: рабочие процессы — это стандартные способы достижения важных целей. Для каждой профессиональной компании нужен рекламно-информационное издание, чтобы описать представляемые товары или услуги. Поэтому мы советуем вам задуматься о каталоге. Здесь вам напечатают каталог на выгодных условиях! А также, подскажут, как осуществить печать каталога дёшево и достигнуть при этом высокого уровня исполнения.

Составляете ли вы отчет или запускаете новый продукт, у вас всегда будет систематизированный поток информации и стандартный набор задач, которые должна выполнить ваша команда.

Но почему эти процессы так важны? Они помогают согласовать работу участников команды, и благодаря им каждый знает, что ему нужно сделать и как его часть работы укладывается в общую картину.

«Чтобы участники команды могли выполнить определенные задачи, им необходимо оперативное руководство. Это может быть инструкция или человек, который скажет точно, что и когда нужно делать, — объясняет Уоттс Хамфри в своей статье для Института программирования Университета Карнеги-Меллон. — В этом и заключается роль операционного процесса. Он дает простое и краткое описание этапов выполнения конкретного рабочего задания».

Однако процессы не могут быть жесткими и неизменными — они должны меняться по мере того, как меняется ваша команда, поставленные перед ней цели и доступный набор ресурсов. Но прежде чем корректировать рабочие процессы, нужно выявить процессы, которыми вы пользуетесь сейчас

Принципы организации рабочего процесса, которые необходимо соблюдать

Технология организации рабочего процесса подразумевает обязательное выполнение нескольких основных правил:

  1. Содержание трудового процесса должно быть оптимальным. Для равномерной загрузки сотрудника необходима рациональная последовательность и наилучшее сочетание используемых в работе приемов. Эту же цель преследует правильная организация интенсивности и ритмичности трудового процесса, а также разработка для сотрудника оптимального сочетания умственной и физической деятельности. Достичь всего этого можно, применив на производстве принцип разделения труда, верно рассчитав рабочую норму и оснастив предприятие высококачественным и соответствующим всем современным требованиям эргономики оборудованием.
  2. Человек и техника должны действовать одновременно. То есть, пока включено оборудование, сотрудник может заниматься обслуживанием рабочего места, подготовительной/заключительной работой или выполнять вспомогательные трудовые операции.
  3. При организации рабочего процесса нужно предоставить сотруднику возможность экономить движения. Это достигается путем установки хорошего оборудования, четкой планировки рабочих мест, максимально удобного расположения инструментов.
  4. Движения, совершаемые работником, должны быть налаженными и доведенными до автоматизма. Достичь ритмичности помогает продуманная последовательность приемов, совершаемых с расчетом, чтобы сотрудник затрачивал за конкретный отрезок времени определенное количество энергии — и так до конца смены. Благодаря автоматизму, то есть постоянному повтору одних и тех же операций в течение долгого времени, внимание человека концентрируется на быстром и качественном выполнении работы.
  5. Интенсивность труда также обязана быть оптимальной. Организация рабочего процесса на предприятии предполагает удобство выполнения тех или иных операций, перемену видов деятельности, переход с мышечных нагрузок на нервные и наоборот, заботу о минимизации влияния производственной среды на человека. Исследования в области физиологии и экономики выявили ту степень загрузки рабочего и уровень напряженности его труда, при которых будет обеспечена оптимальная производительность.

Условия производственной деятельности на разных предприятиях могут сильно отличаться, а значит, и организация рабочих процессов имеет свои особенности. Чтобы добиться повышения эффективности труда, нужно все вышеперечисленные требования адаптировать к конкретному случаю.

Как организовать рабочий процесс

Также нужно познакомиться со всеми, кто работает в данном подразделении. Это даст вам возможность определить, насколько опытные работники, какой у каждого из них характер. Если вы будете все знать, то сможете спрогнозировать будущий результат, а также определить поведение человека в определенной ситуации. Учитывая все это, вы сможете правильно распределить обязанности, а также максимально оптимизировать рабочий процесс.

Вам необходимо приложить все усилия для того, чтобы сплотить всех сотрудников. При этом каждый из них должен знать свои обязанности, а также четко выполнять поставленную задачу. Для того чтобы максимально контролировать рабочий процесс, вам необходимо постоянно проводить планерки. В этом случае вы сможете исключить некачественную работу.

Для того чтобы увеличить производительность, необходимо постоянно мотивировать собственных сотрудников, прилагать все усилия. Так, вам стоит поощрять материально тех, кто этого заслуживает. Это приведет к тому, что каждый будет уверен, что он полезен. Учтите, что вы не должны выделять кого-то среди других, а также поощрять льстецов. В противном случае, спокойная рабочая обстановка будет нарушена. Все это негативно отразиться на производительности и эффективности рабочего процесса.

Работа с сотрудниками на внештатной, удалённой основе

Исследование аналитической компании eMarketer под названием “Удаленная рабочая сила меняет мировой рынок труда” начинается словами: “Если Вы сомневаетесь, что удаленно работающие сотрудники начинают играть существенную роль на рынке труда, имейте в виду, что данный отчет написан в парижском кафе с беспроводным доступом к Интернету австралийским экспертом, работающим на американскую компанию, и был отправлен на утверждение менеджеру, который работает дома в Нью-Джерси”.

Действительно, учитывая тенденции рынка труда, процессы информатизации и глобализации, а также потребности стартующего бизнеса, можно смело утверждать, что качественная работа с внештатными сотрудниками уже стала не менее важной составляющей бизнеса, чем работа со штатниками. Как именно выстроить эффективную работу с людьми на расстоянии, с которыми к тому же по условиям работы созданы либо устная договоренность, либо заключено соглашение типа агентского договора?

Решить эти проблемы существенно помогают различные онлайн-инструменты, например, социальные сети, позволяющие собрать вместе необходимых для работы над проектом специалистов, предварительно познакомив их друг с другом. Эффект совместной работы обязательно должен присутствовать и здесь. У коллег, которые не встречаются лично для обсуждения рабочих моментов, зачастую не возникает того взаимопонимания, которое присуще командам, работающим в одном офисе. А это немаловажное условие для создания благоприятной атмосферы внутри коллектива и высокой эффективности деятельности.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

Москва, Московская обл. +7(499)113-16-78

СПб, Ленинградская обл. +7(812)603-76-74

Звонки бесплатны. Работаем без выходных!

Ссылка на основную публикацию
×
×